TFSAIAF15R0005_-_EC_LLAS_-_Spanish.pdf

05 De Febrero de 2015

Estimado potencial ofertante:

Adjunto la licitación #TFSAIAF15R0005 de la Oficina del Servicio Fiscal, a para Servicio de Enlace y Apoyo Local (SEAL) en Ecuador por parte de la Fundación Interamericana. Aunque lo aliento a estudiar toda la licitación, particularmente debería familiarizarse con las siguientes secciones:

1. Secciones B y C, que proporcionan importante información de contexto sobre el tipo, alcance y lugar para los servicios a ser proporcionados, así como sobre requisitos, calificaciones principales del personal y los siguientes criterios básicos de elegibilidad para su consideración:

1) La organización posee personería jurídica en Ecuador o el consultor particular reside en Ecuador para viajar trabajar (véase B.3.)

2) El coordinador de proyecto propuesto posee una licenciatura en una disciplina apropiada (véase B.3)

3) El coordinador de proyecto propuesto posee un mínimo de 5 años de experiencia en varios ámbitos relacionados con las actividades del donatario de la IAF (véase B.3)

4) El coordinador de proyecto propuesto posee vastos conocimientos y experiencia en el ámbito de las actividades de base y de las ONG en la Ecuador (véase B.3)

5) El coordinador del proyecto propuesto domina el idioma local de la Ecuador (español).

2. Sección H, que describe los Requisitos Especiales del Contrato.

3. Secciones L y M, que describen el proceso de preparación y evaluación de propuestas.

Sírvase notar que las instrucciones sobre la presentación de propuestas están contenidas en L.8 y a ellas debe adherirse plenamente para asegurar la presentación oportuna.

Para que se considere que la propuesta está completa, ella debe incluir una copia electrónica (e-mail) de la información posteriormente indicada en esta carta. La propuesta debe ser presentada en inglés o en español, pero los precios deben estar en dólares de EE.UU.

Las propuestas electrónicas deben ser enviadas a purchasing@fiscal.treasury.gov deben mencionar como referencia la licitación #TFSAIAF15R0005,LLAS-EC-ATTN: SG/TW en el espacio referente al tema o asunto.

La propuesta debe incluir la información que aparece a continuación en el listado. La lista no refleja un orden de importancia.

1. Formulario OF 308 de Licitación y Oferta – página 1 del formulario, completada y firmada por el

Ofertante (Bloques 11 y 12A-12E.)

2. Propuesta sobre precios (ver secciones B, L y M) – Esto debe incluir información de precios para el año base y cada uno de los años opcionales, y no debe exceder los costos anuales de viaje.

Nota: El SEAL debe prever que su carga de trabajo será proporcional al volumen y actividades de la cartera de la Ecuadorian y corresponderá a las necesidades de la agencia, y podrá aumentar o disminuir de acuerdo con cambios en la cartera. Las fluctuaciones en la cartera afectarán la carga de trabajo y el monto pagado en virtud de este contrato.

Además, le informo que esta licitación refleja una nueva política global de la IAF destinada a incorporar un mayor uso de consultores técnicos en todos los contratos futuros para la prestación de Servicios de Enlace y Apoyo Local. Esto tiene como resultado un aumento considerable del mailto:purchasing@fiscal.treasury.gov número de horas por consultor que se pueden necesitar, que será significativamente superior al que implican los contratos vigentes.

3. Propuesta técnica (ver Secciones L y M) – Esto debe incluir información suficiente como para demostrar una comprensión plena de los requisitos para Servicios de Enlace y Apoyo Local, incluyendo enfoque, como se expresa en la Sección C – Descripción/ Especificaciones/ Declaración de Trabajo. La propuesta técnica describirá el modo en que el Ofertante espera lograr las metas que aparecen en la Declaración del trabajo. La propuesta debe incluir información sobre la configuración personal y los marcos metodológico y filosófico que determinarán el enfoque. Además, la propuesta debe incluir el curriculum vitae del personal principal propuesto, incluyendo información sobre sus calificaciones (ver Secciones B.3 y L.8.2.)

4. Listado de referencias – Nómina de tres referencias de clientes actuales, incluyendo una breve descripción del servicio proporcionado, así como información de contacto: nombre, dirección actual, número de teléfono actual y dirección electrónica actual para cada referencia.

Las propuestas recibidas tardíamente, luego de la fecha y hora límites, 2PM hora del este de EE.UU., del 09 de marzo de 2015, no serán puestas a consideración. Es responsabilidad del Ofertante la verificación de la recepción de su propuesta.

Cualquier consulta sobre esta licitación debe ser presentada a más tardar quince días antes de la fecha límite para ofertas; no podemos asegurar una respuesta a las preguntas presentadas luego de esta fecha tope. Las consultas deben ser enviadas a purchasing@fiscal.treasury.gov y deben tener como referencia el número de la licitación #TFSAIAF15R0005,LLAS-EC-ATTN: SG/TW. En relación a esta licitación, usted no debe contactar con ningún otro empleado de la IAF o del Tesoro que no sea yo o Sherri Gandee.

Le agradecemos su interés en participar en esta licitación.

Atentamente, (see English versión)

Tina White

Jefa de Contrataciones

TFSAIAF15R0008

OMB CONTROL NO. 1505-0080/0081

AUTORIZADO PARA REPRODUCCIÓN LOCAL FORMULARIO OPTATIVO 308 (9-97)

GENERADO POR COMPUTADORA Prescrito por GSA - FAR (48 CFR) 53.215-1(f)

LICITACIÓN Y OFERTA —

ADQUISICIÓN NEGOCIADA

PÁGINA DE

PÁGINAS

I. LICITACIÓN DE OFERTAS

1. NÚMERO DE LA LICITACIÓN

TFSAIAF15R0005

2. FECHA DE EMISIÓN

El 05 de febrero de 2015

3. OFERTAS A SER

PRESENTADAS HASTA

El 09 de marzo de 2015, 2:00 pm (hora del este de

EE.UU.)

4. OFERTAS VÁLIDAS POR 60 DÍAS A

MENOS QUE AQUÍ SE ESPECIFIQUE

UN PERÍODO DIFERENTE

120 dias

5. EMITIDO POR

Department of the Treasury Bureau of the Fiscal Service Division of Procurement 200 Third Street, Avery 5F Parkersburg, WV 26106-5312

6. ENVIAR OFERTA A (Si dirección distinta de la especificada en rubro 5)

7. PARA OBTENER INFORMACIÓN LLAMAR (No se aceptan llamadas a cobro revertido)

A. NOMBRE B. TELÉFONO C. DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

Sherri Gandee

PREFIJO

NÚMERO DE TELÉF.

purchasing@fiscal.treasury.gov

8. BREVE DESCRIPCIÓN

Esta licitación tiene por fin resultar en la adjudicación de un contrato para Servicios de Enlace y Asesoramiento Local (SEAL) en Ecuador para apoyar a la Fundación Interamericana (IAF).

9. ÍNDICE

(X) S

DESCRIPCIÓN PAG.(S) (X) SEC

DESCRIPCIÓN PÁGINA

PARTE I — CRONOGRAMA PARTE II — CLÁUSULAS DEL CONTRATO

x A FORMULARIO DE SOLIC. DE OFERTAS /

CONTRATO

1 x I CLÁUSULAS DEL CONTRATO 16-18 x B SUMINISTROS O SERVICIOS Y PRECIOS/COSTOS 2-4 PARTE III — LISTA DE DOCUMENTOS, GRÁFICOS Y OTROS ADJUNTOS x C DESCRIPCIÓN/ESPECIFICACIONES/EXPOSICIÓN

DEL TRABAJO

5-9 x J LISTA DE ADJUNTOS 19 x D EMPAQUES Y MARCAS 9 PARTE IV — DECLARACIONES E INSTRUCCIONES x E INSPECCIÓN Y ACEPTACIÓN 10 K DECLARACIONES, CERTIFICACIONES Y OTRAS

MANIFESTACIONES DE LOS OFERTANTES

20-22 x F ENTREGAS O DESEMPEÑO 10 x G DATOS SOBRE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS 11-12 x L INSTRUC, CONDICIONES Y AVISOS A LOS

OFERTANTES O PROPONENTES

23-25 x H REQUISITOS CONTRACTUALES ESPECIALES 13-15 x M FACTORES DE EVALUACIÓN PARA LA

ADJUDICACIÓN

26-29

II. OFERTA

El que suscribe conviene en proporcionar y entregar los productos o prestar los servicios en el grado que se indica en este documento por la consideración expresada.

Los derechos y obligaciones de las partes para con el contrato resultante estarán sujetos a este documento y a cualesquiera documentos adjuntos o incorporados por referencia, y se regirán por ellos.

10A. PERSONAS AUTORIZADAS PARA

NEGOCIAR

10B. CARGO 10C. TELÉFONO

PREFIJO NUMERO

11. NOMBRE Y DIRECCIÓN DEL OFERTANTE

12A. FIRMA DE LA PERSONA AUTORIZADA PARA FIRMAR

12B. NOMBRE DEL SIGNATARIO

12C. CARGO DEL SIGNATARIO

12D. FECHA 12E. TELÉFONO

PREFIJO NÚMERO NÚMERO

mailto:psb3@bpd.treas.gov

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PARTE I - CRONOGRAMA

SECCIÓN B - SUMINISTROS O SERVICIOS Y PRECIOS/COSTOS

B.1. RESUMEN DEL CONTRATO

Este contrato comprende una base de un año con cuatro períodos optativos de un año. Será un contrato de entrega, con tarifas horarias fijas. La Tarea bajo Formulario de Contrato (TUC) se emitirán anualmente con tarifas horarias fijas. Los períodos de este contrato son los siguientes:

Periodo De A Período base Adjudicación del contrato Mes 12º Período optativo I Mes 13º Mes 24º Período optativo II Mes 25º Mes 36º Período optativo III Mes 37º Mes 37º Período optativo IV Mes 49º Mes 49º

Servicios de Enlace y Asesoramiento Local (SEAL) de Ecuador debe prever que su carga de trabajo será proporcional al tamaño de las actividades de la cartera de Ecuador y corresponderá a las necesidades de la agencia, y puede aumentar o disminuir de acuerdo con cambios en la cartera. Las fluctuaciones en la cartera afectarán la carga de trabajo y los montos pagados bajo este contrato.

B.2. TARIFAS HORARIA Y PRECIOS UNITARIOS (Todas las tarifas deberán cotizarse en dólares de EE.UU.)

Las tarifas horarias y los precios unitarios incluidos en esta sección para todas las partidas presupuestarias son fijos mientras dure el contrato. Para los consultores técnicos, el Ofertante proporcionará una tarifa horaria tope. Se recurrirá a los consultores técnicos mediante el Tarea bajo Formulario de Contrato (TUC) anual y/o mensual planes de trabajo, y las tarifas reales se negociarán cuando se requieran los servicios.

Las tarifas horarias deben completarse totalmente de forma que incluyan los beneficios, los impuestos de nómina, vacaciones, licencia por enfermedad, gastos generales y gastos de oficina. Estas tarifas se utilizarán para calcular el costo mensual de los servicios profesionales.

El siguiente esquema constituye un ejemplo del tipo de personal que pudiera considerarse para la realización de este contrato. Sin embargo, el Ofertante debería proponer su propia estructura y la configuración de su dotación de personal conforme a su comprensión del desarrollo de base y a su conocimiento de las necesidades y capacidad de las comunidades en este país. Esto puede incluir un único coordinador del proyect, o una combinación de un coordinador del proyecto, asistente coordinador del proyecto y/o un asistente administrative.

Tarifas horarias de mano de obra para el personal permanente El Ofertante añadirá toda categoría laboral adicional que se requiera.

Período Período Período Período Período base optativo I optativo II optativo III optativo IV

(Año 1) (Año 2) (Año 3) (Año 4) (Año 5)

Coordinador(es) del proyecto US$ _______ _______ _______ _______ _______

(OPTATIVO)

Asistente Administrativo US$ _______ _______ _______ _______ _______

Tarifas laborales horarias para consultores técnicos (tareas ocasionales, de corto plazo)

(Año 1) (Año 2) (Año 3) (Año 4) (Año 5)

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Consultor/consultores técnicos US$ _______ _______ _______ _______ _______

Costos de viajes El viaje real bajo contrato variará, dependiendo del número y ubicación de los donatarios actualmente activos durante el curso del contrato. Cuando se someta la TUC, se establecerá una estimación de los costes de alojamiento y transporte. Un precio fijo firme para comidas diarias será establecido.

Se exigirán recibos de todos los gastos por cualquier cantidad relacionada con hoteles y todos los gastos de transporte superiores a los $25. Los costos estimados de transporte y alojamiento y los costos diarios de comida fijos serán incluidos en cada plan de trabajo mensual y serán aprobados por adelantado por el Representante del Oficial de Contratos (COR) por correo electrónico o por escrito, de otra manera. Al contratista se le pagará basado en los costes incurridos en transporte y alojamiento, con un precio fijo para comidas y gastos incidentales. El reembolso de gastos de viaje no será superior a las tarifas apropiadas para el área establecidas a través de razonables cálculos del COR, las cuales raras veces deberían exceder las tasas del Departamento de Estado, establecidas por la Secretaria de Estado y publicacadas por la Oficina de prestaciones. En circunstancias excepcionales, el reembolso por gastos de viaje podría exceder estos lineamientos, basado en las necesidades de la IAF y con aprobación escrita por adelantado, por parte del COR.

Los lugares de los talleres y actividades relacionadas con la divulgación serán seleccionados conjuntamente por el Contratista y la IAF, en base a las necesidades y los lugares del donatario en la fecha en que se lleven a cabo las actividades.

Costos estimativos de viajes Costos fijos de comida y costos máximos de alojamiento y transporte relacionados con visitas a los donatarios serán establecidos cuando el plan de trabajo sea presentado.

Costo anual de viaje – Para propósitos de evaluación de precio Utilizando los sitios indicados en el Adjunto A, el Ofertante calculará la cantidad de días/noches de alojamiento, manutención y costos de viaje relacionados con visitas a los donatarios (como se muestra en la Sección M.2.2.)

(Año 1) (Año 2) (Año 3) (Año 4) (Año 5) Costo de viaje (maximo) US $ _______ _______ _______ _______ _______

B.3. DESCRIPCIONES DE CATEGORÍA LABORAL

El Contratista será un consultor particular, una empresa privada o una organización no gubernamental (ONG) con presencia física a tiempo completo en la Ecuador y personería jurídica para operar en la Ecuador mientras dure el contrato. Los Ofertantes proponer una configuración apropiada de personal, que puede incluir personal a tiempo completo o tiempo parcial.

Se anticipa que una ejecución satisfactoria de la exposición del trabajo podría requerir una dotación de personal equivalente a uno cargo a tiempo completo por año.

Las secciones B.3 contienen descripciones de las categorías laborales sugeridas incluidas en el ejemplo de fijación de precios proporcionado en la sección B.2. Si el Ofertante opta por añadir categorías laborales adicionales deberá incluirlas en su propuesta. Si se añaden categorías adicionales, por lo menos una de las categorías laborales deben cumplir el con los requisitos de la sección B.3.1. El Ofertante debe mostrar la conformación o distribución laboral (porcentaje del trabajo a ser completado por cada categoría), si se agregan categorías adicionales.

B.3.1. Coordinador o coordinadores de proyecto El coordinador (o coordinadores) de proyecto debe poseer al menos una licenciatura en una disciplina apropiada tal como administración pública, administración de empresas, planificación urbana/regional, o ciencias sociales. El coordinador de proyecto deberá tener un mínimo de cinco años de experiencia laboral en ámbitos tales como desarrollo comunitario, alianzas intersectoriales, responsabilidad social empresarial, planificación y ejecución de programas, gestión fiscal, etc., y deberá contar con conocimiento y experiencia profundos relativos al variado universo de las ONG de este pais.. El coordinador del proyecto demostrará una amplia y profunda experiencia administrativa en varias áreas técnicas pertinentes para la ejecución de programas de los donatarios. Además, demostrará habilidad y experiencia para organizar tareas de apoyo a proyectos y para facilitar actividades de supervisión y evaluación y su implementación por parte del personal y consultores. Demostrará también capacidad para relacionarse con una amplia gama de protagonistas del desarrollo que participan en el programa de la IAF en la este pais y en la región, y para articular conceptos y programas básicos de desarrollo. También, el coordinador de proyecto debe demostrar conocimiento y habilidad para trabajar con fundaciones nacionales y privadas en la Ecuadorn. (Véase Secciones L.8.2. y M.2.1.) El asistente administrativo debe dominar el idioma español. Es preferible aunque no necesario dominar el idioma inglés.

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B.3.2. Asistente Administrativo La implementación exitosa de la Descripción de Tareas quizás necesite la contratación de un asistente administrativo a tiempo parcial. Si esa posición es necesaria, él/ella deberá haber graduado de la escuela secundaria y tener dos o más años de experiencia en la habilidades de oficinas y en el apoyo de programas. Él/ella será responsable de la comunicación con ofertantes y donatarios, la divulgación de información, la infraestructura y la logística del proyecto. Él/ella debe ser capacitado/a en Microsoft Word y Excel y tener aptitud en el uso del correo electrónico y del Internet. El asistente administrativo debe dominar el idioma español. Es preferible aunque no necesario dominar el idioma inglés.

B.3.3. Consultores técnicos Los consultores técnicos demostrarán experiencia y conocimiento sobre campos específicos tales como agricultura, ganadería, microfinanzas, educación no formal, desarrollo artesanal, promoción de la mujer u otras áreas relacionadas al desarrollo de base y las actividades de los donatarios de la IAF, tal como comercialización, comunicaciones o evaluación. Los consultores técnicos proporcionarán servicio de monitoreo y asistencia técnica para profundizar la comprensión de la IAF del proceso de desarrollo de base. Los consultores técnicos serán aprobados por el Representante del Agente de Contrataciones (COR) en base a sus conocimientos y necesidades del proyecto solo cuando deban prestar servicios.

Es posible que ahora las labores de consultoría exijan la actuación ocasional de especialistas que cuenten con una maestría, para realizar algunos análisis sobre los proyectos de la IAF. La IAF tiene la plena expectativa de que este cambio de política elevará los valores de muchos de los nuevos contratos para la prestación de Servicios de Enlace y Apoyo Local, de modo que se pueda obtener el nivel de conocimientos técnicos y el número posible de horas de servicios de consultoría que se puedan requerir. Las tarifas por hora y los requisitos de cada caso recibirán la aprobación del COR.

B.4. LA OBLIGACIÓN DE FONDOS

En virtud de este contrato, el gobierno obligará fondos de acuerdo con los parámetros de precios expuestos en esta sección y las instrucciones de la Sección H.7. Cuando el la tarea bajo contrato (TUC) es enviado al Contratista (cada doce meses), el Contratista presentará un presupuesto para cada visita prevista. Además del número estimado de días requeridos para completar las visitas, la propuesta de precio del Contratista pude incluir costos de viaje (transporte, alojamiento, comidas y gastos accesorios) y gastos administrativos (transferencia bancarias electrónicas, llamadas telefónicas, courier, cotos de copias y fax). Los costos de viaje de entrada o salida del país no pueden ser incluidos, excepto en los casos en que el COR lo considere apropiado.

También habrá fondos obligados para el Contratista en el país anfitrión de la reunión hemisférica, para asistir en el encuentro hemisférico, participar en las sesiones de capacitación, y para los servicios requeridos durante la vigencia del contrato.

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SECCIÓN C - DESCRIPCIÓN/ESPECIFICACIONES/DECLARACIÓN DE DESEMPEÑO (SOW)

C.1. ANTECEDENTES

La Fundación Interamericana (IAF, por su sigla en inglés) es un organismo autónomo del Gobierno de Estados Unidos, establecido en virtud de la Ley de Ayuda Externa de 1969. La misión de la IAF consiste en promover el desarrollo de base sostenible en toda América Latina y el Caribe. Con ese fin, la IAF otorga donaciones en efectivo directamente a organizaciones de base y fundamento comunitario de América Latina y el Caribe para ayudarles a poner en práctica sus propias ideas creativas en pro del desarrollo y la reducción de la pobreza.

Desde el comienzo de sus operaciones en 1972, la IAF ha distribuido más de US$708 millones por medio de unas 5.000 donaciones. Muchas de estas donaciones han apoyado a organizaciones de base tales como cooperativas agrícolas y asociaciones o pequeñas empresas vecinales; otras se otorgaron a organizaciones intermediarias que ofrecen crédito, asistencia técnica, capacitación y asistencia en comercialización a grupos de base. La mayor porción de las donaciones de la IAF ha sido invertida en la producción alimentaria y agricultura, seguida por desarrollo de microempresas y la educación y capacitación. Para más información sobre la IAF visite www.iaf.gov.

La IAF busca propuestas para proyectos que satisfagan los criterios siguientes:

• Ofrecer soluciones innovadoras a problemas de desarrollo entre las poblaciones que, en general, están fuera del alcance de los organismos tradicionales de ayuda externa.

• Demostrar una participación substancial de los beneficiarios en el diseño, gestión e implementación del proyecto.

• Generar beneficios prácticos para la población pobre de manera que aumente su capacidad de autoayuda.

• Fortalecer la capacidad de las organizaciones de personas de bajos ingresos, las técnicamente factibles y las que tengan potencial de sostenibilidad.

• Mostrar contribuciones de contrapartida del proponente e, idealmente, de otras fuentes de apoyo local.

La IAF da preferencia a organizaciones que no han recibido directamente financiamiento de otros organismos del gobierno estadounidense. También da preferencia a solicitudes en las que se demuestra una estrategia de formación de alianzas para el desarrollo con instituciones privadas y públicas.

Los proyectos de desarrollo de base respaldados por la IAF los realizan con frecuencia grupos de comunidades pobres con capacidad administrativa y conocimiento técnico limitados. Como resultado, a veces es necesario proporcionar capacitación y asistencia técnica junto con las donaciones. La IAF tiene su sede en Washington, D.C. y todo su personal reside en los EE.UU. Los servicios mencionados, y el apoyo a las organizaciones de base han llevado a la IAF a establecer alianzas fructíferas con organizaciones y personas locales. La actual estructura propuesta para ayudar a realizar estos objetivos se denomina “Servicios de Enlace y Asesoramiento Local” (SEAL) y es el objeto de esta Exposición del Trabajo. (Véase la Sección C.3.). El SEAL asiste al Representante del Agente de Contrataciones (COR) en el monitoreo y la administración de la cartera de Ecuador; puede ayudar con el alcance relacionado con el programa de la IAF en estos países y proporciona apoyo en el país en variados asuntos y actividades logísticos y administrativos relativos al programa.

Las funciones en el país complementarias a las del SEAL incluyen la auditoria financiera y la verificación de los resultados programáticos. La IAF contrata actualmente a una empresa en el país para que se encargue de proporcionar los servicios de auditoria financiera. Un segundo Contratista en el país presta actualmente servicios de verificación de resultados que se emplean para elaborar los informes de la IAF al Congreso de EE.UU. El SEAL no tiene la responsabilidad de las auditorias financieras ni de la verificación de los resultados, pero puede ayudar a los donatarios a obtener asistencia técnica relacionada con estos temas. Aparte de los Contratistas de la IAF para auditorías financieras y verificación de datos, la IAF no tiene otro sostén local.

Desde noviembre de 2013, el programas de la IAF en Ecuador consta de 9 donatarios activos (Adjunto A). Los donatarios actuales y potenciales realizan proyectos en toda una gama de campos temáticos, entre ellos, agricultura, ecología, desarrollo microempresarial, educación, y empoderamiento de mujeres y jovenes. El programa de la IAF pone énfasis en el desarrollo de alianzas entre donatarios.

La cartera de la IAF en cada país puede cambiar en cantidad y clase de proyectos financiados en el curso del contrato adjudicado por esta licitación. El SEAL de Ecuador debe prever que su carga de trabajo será proporcional al tamaño de las actividades de la cartera el de Ecuador y corresponderá a las necesidades de la agencia, y puede aumentar o disminuir de acuerdo con cambios en la cartera. Las fluctuaciones en la cartera afectarán la carga de trabajo y los montos pagados bajo este contrato.

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C.2. OBJETIVO

El objetivo de este licitación es obtener servicios profesionales para apoyar la labor de la Fundación Interamericana en la promoción del desarrollo de base en este pais.

C.3. EXPOSICIÓN DEL TRABAJO

C.3.1. Enfoque El Contratista apoyará la misión de la IAF de promover el desarrollo de base proporcionando asistencia técnica a los donatarios y facilitando la comunicación entre los donatarios y la IAF. Las actividades del contrato reflejarán el interés de la IAF de apoyar modelos innovadores de desarrollo sostenido y alianzas intersectoriales de iniciativa comunitaria.

En cooperación con el equipo de Ecuador y otros funcionarios de la IAF, el Contratista proveerá asistencia técnica y capacitación en administración y presentación de informes de donaciones, facilitará información sobre programas de la IAF y organizará talleres.

El enfoque programático debe responder a las siguientes necesidades:

• La asistencia técnica que sea necesaria dentro de las organizaciones donatarias;

• Ejecución efectiva de prácticas de administración e informes de las donaciones;

• Comunicación efectiva entre IAF y los donatarios;

• Desarrollo y mantenimiento de cartera.

Se define al desarrollo de la cartera como el hecho de mantener informado al COR sobre las nuevas tendencias de donantes internacionales, programas gubernamentales y Organizaciones No Gubernamentales (ONG) y la identificación de innovaciones en cuanto al desarrollo de Base en este pais. Mantenimiento de cartera es proporcionar apoyo al COR en la respuesta ante problemas y necesidades administrativos relativos a las donaciones y para satisfacer los requisitos de flujo de trabajo de la IAF.

Además, para obtener propuestas sólidas de potenciales solicitantes de donación, a pedido del COR el SEAL diseminará información en todo este pais sobre los programas de la IAF y el proceso de propuestas. El SEAL organizará talleres informativos e intercambios entre donatarios a solicitud del COR.

El enfoque del SEAL debe estar dirigido a identificar y apoyar modelos innovadores de desarrollo sostenido y alianzas intersectoriales de iniciativa comunitaria. Además, el enfoque debe destacar las siguientes acciones:

• Monitoreo de la cartera activa y trabajo con el COR para ampliarla y/o diversificarla haciendo alcance a poblaciones marginadas y regiones geográficas sub-representadas.

• Construcción de liderazgo individual y capacidad institucional dentro de las organizaciones donatarias.

• Apoyo y aliento a las prácticas democráticas.

• Análisis de efectos del programa de la IAF dentro de los contextos local y nacional.

• Construcción de relaciones y redes con individuos, organizaciones y organismos filantrópicos.

• Alentar intercambios entre los donatarios.

El Contratista debe poseer todas las destrezas de la lengua española necesarias para el país (español). Además del dominio del español es útil, aunque no necesario, que el Contratista cuente con conocimiento práctico del inglés.

C.3.2. Tareas El SEAL desempeñará las tareas siguientes en conformidad con un plan de trabajo desarrollado con, y aprobado por el COR. Este plan de trabajo debe ser aprobado antes de que se haga el primer desembolso al SEAL. Todas las actividades contempladas en este contrato se realizarán en consulta con el COR y con su aprobación, y serán concluidas durante el período del contrato.

1. Monitoreo/Administracion/Informes Utilizando una agenda desarrollada por el COR, el SEAL participará en una visita de orientación a nuevos donatarios de la IAF. Esto podría ser realizado en conjunto con el COR, el auditor y el verificador de datos, según lo decida el COR.

En coordinación con el COR, realizará visitas a cada uno de los proyectos financiados por la IAF en este pais aproximadamente dos veces por año, o como se le solicite, para observar actividades de proyecto, avances, logros, y para proporcionar análisis detallados a la IAF.

Preparará informes detallados luego de la visita a cada donatario, refiriéndose a la situación del proyecto, problemas encontrados o potenciales, recomendaciones al COR, lecciones aprendidas y cumplimiento de los requisitos de la IAF, e incorporará las perspectivas del donatario y los beneficiarios del proyecto.

Se asegurará de que los donatarios estén informados sobre los procedimientos de la IAF en cuanto a desembolsos, requisitos de informes, etc.

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Estudiará los informes financieros, programáticos y otros del donatario, y proporcionará comentarios al COR y los donatarios, según lo solicite el COR.

Apoyará a, y se reunirá con personal de la IAF que visite Ecuador (aproximadamente cuatro visitas al año).

Proporcionará al COR informes mensuales y facturas de actividades realizas de acuerdo con este contrato, como se describen posteriormente en C.4.

Redactará un resumen anual de fortalezas y debilidades de la cartera de donaciones de la IAF en Ecuador incluyendo oportunidades y recomendaciones, para poner a consideración de la IAF.

2. Asistencia técnica

• Proporcionará asistencia técnica a los donatarios en temas tales como incorporación de prácticas eficientes de administración y fortalecimiento institucional para ONG; diseño de planes estratégicos de trabajo y recaudación de fondos; incorporación de mejores prácticas para involucrar a las poblaciones-meta; implementación de actividades exitosas de programas y proyectos; apoyo y aliento al desarrollo de prácticas democráticas participativas; análisis de efecto de programas dentro de los contextos local y nacional, u otras que surjan.

Hará arreglos para que se proporciones asistencia técnica en temas especiales en caso de que sea solicitado por un donatario y que esto sea aprobado por el COR. Identificará temas e identificará otros asesores para llevar a cabo proyectos de aprendizaje. Podrá supervisar a varios asesores técnicos para que apoyen a los donatarios o lleven a cabo investigaciones relacionadas a la cartera de proyectos.

3. Comunicación y divulgación de información A pedido del COR, realizará visitas y organizará presentaciones regionales de información a organizaciones que deseen presentar propuestas para financiamiento de la IAF, asegurándose de aclarar todos los criterios y requisitos necesarios de la solicitud. Facilitará la misma información a otros potenciales proponentes por teléfono o correo electrónico según sea necesario.

Realizará eventos ocasionales de diseminación de información de la IAF dirigidos a grupos comunitarios y otros actores del desarrollo interesados en el desarrollo económico a nivel local y en alianzas iniciadas por la comunidad con gobiernos locales. El calendario y lugar de estos talleres serán coordinados con, y aprobados por el COR.

A pedido del COR, realizará o participará en actividades ocasionales de divulgación, como exposiciones, discursos, redacción de artículos, etc.

De ser solicitado por el COR, analizará propuestas presentadas por ONGs Ecuador u organizaciones de base y participará en las visitas correspondientes. Investigará a las organizaciones proponentes y las actividades propuestas cuando sea solicitado por el COR.

4. Liderazgo y construcción de capacidad A solicitud del COR, organizará y realizará por lo menos un intercambio de aprendizaje de campo para donatarios por año para facilitar el compartir de información sobre lecciones aprendidas, mejores prácticas y resultados de programa con respecto a los actuales donaciones/proyectos de la IAF. Las agendas y otros detalles para los intercambios de aprendizaje serán decididos en el plan de trabajo.

Facilitará intercambios entre los donatarios de Eduador, estableciendo un sistema para que los donatarios puedan solicitar estas oportunidades. También recomendara posibles intercambios a los donatarios y al COR y realizará las tareas de apoyo para viajes, estadías y demás logística.

Una vez que COR y LLAS hayan seleccionado los temas de discusión, se deberán organizar todos los aspectos de los intercambios entre los donatarios y/o acontecimientos de aprendizaje, según sea necesario, lo que podrá incluir pero sin limitación alguna lo siguiente:

Hacer disposiciones de logística para el acontecimiento de aprendizaje y para los donatarios, incluso pero sin limitación alguna, las salas de reunión, reservaciones de hotel y aerolíneas, materiales audiovisuales, comidas, pausas para café, etcétera. Ya que el gobierno solo pagará precios que son justos y razonables para los costes de las reuniones relacionadas a este contrato, LLAS deberá adquirir múltiples cotizaciones de precios competitivos (tres como máximo) para el costo de instalaciones y conferencias relacionadas, para que COR pueda determinar el mejor precio. LLAS creará una tabla/cuadro detallando los costos a ser incurridos por el acontecimiento, lo cual constituirá un registro contra el cual COR validará las facturas actuales y aprobará los pagos y reembolsos.

Pago para los gastos de las reuniones podrán hacerse de acuerdo con la opción de pagos por adelantado (mediando la aprobación previa de COR) o con la aceptación de las facturas/recibos sometidos por LLAS con la factura mensual.

LLAS quizás deba hacer pagos por adelantado para vuelos por aerolínea y depósitos para hoteles y salas de reunión, etc., antes del acontecimiento, los cuales a menudo se efectúan con cargo a la tarjeta de crédito de LLAS, siendo ésta disponible. LLAS enviará copias de toda la correspondencia y facturas a COR, para que COR pueda verificar y aprobar cualquier pago/reembolso.

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Es posible que se le requiera a LLAS proveer fondos para viajes de intercambio de donatarios vinculados a IAF (autorizados por COR y según acuerdos firmados con donatarios); los dontarios deberán reembolsar a LLAS al recibir copias de facturas pagadas que LLAS les haya proporcionado, habiendo fondos de donación disponibles para tal propósito. (Dependiendo del país y de sus acuerdos de donación individuales, los dontarios participantes podrán disponer y pagar sus propios gastos de viaje, o someter un presupuesto a LLAS para fondos de viaje a ser desembolsados a partir de un presupuesto de viaje establecido bajo contracto con LLAS.)

Participará en y facilitará la coordinación de intercambios con donatarios de otros países.

5. Extensión y desarrollo de redes A pedido del COR asistirá a reuniones con organismos donantes, autoridades y/o con entidades públicas y privadas interesadas en colaborar en el apoyo al desarrollo de base por medio de alianzas, movilización de recursos o educación pública sobre el desarrollo de base participativo.

Facilitará la coordinación e intercambio de información con otros contratistas de la IAF en la República Dominicana, virtualmente y a través de reuniones periódicas.

6. Otros servicios que sean solicitados La IAF puede requerir otros servicios de asistencia técnica para donatarios de la IAF, proponentes u otros actores del desarrollo de base en virtud del presente contrato. Ocasionalmente, tales servicios pueden involucrar la participación en eventos, conferencias o talleres de la IAF fuera de la Ecuador. Los requisitos exactos de tales servicios adicionales se describirán en los TUC apropiados de órdenes de trabajo. Estos servicios adicionales podrán tener sus precios en forma separada o ser proporcionados además de los servicios básicos de SEAL, según lo determine el COR.

La reunión hemisférica - Si la IAF elige conducir la reunión hemisférica en el país por el cual el contratista es responsable de proporcionar servicios bajo este contrato, entonces, el contratista asumirá deberes adicionales para asistir con el planeamiento y la logística para la reunión hemisférica. En ese caso, el contratista asistirá a la IAF en recoger hasta cinco cotizaciones de hoteles para que la IAF los considere y decida sobre el precio más efectivo para la IAF. Las cotizaciones incluirán precios de habitaciones individuales, salas de reunión, uso de equipo y comidas colectivas para los participantes para que la IAF pueda ahorrar tiempo y dedicar ese tiempo a reuniones y la discusión de asuntos. Una vez que la IAF decida sobre el hotel, entonces, el contratista firmará el acuerdo con el hotel y hará todos los arreglos necesarios previos a la reunión, incluyendo pagar al hotel costos relacionados con la reunión, tales como salas de reunión de grupo, comidas colectivas y equipo necesarios para las reuniones. Además, si fuera solicitado, el contratista asistirá a la IAF arreglando una visita de campo a un donatario actual o anterior de la IAF, incluyendo el transporte de participantes desde y hasta el hotel al sitio del donatario. Finalmente, no más de dos semanas después de la conclusión de la reunión, el contratista escribirá y presentará una copia de las actas de la reunión al COR. Una vez que el COR apruebe las actas, el contratista distribuirá a cada participante de la reunión una copia del informe. La IAF reembolsará al contratista, incluyendo, de ser aplicable, hacer un anticipo en efectivo, al contratista, de acuerdo con los procedimientos detallados en este contrato.

El pago de facturas para la Conferencia Hemisférica de SEAL depende del cumplimiento de este requisito y la aceptación del informe asociado, por parte de la IAF. Tarifas de trabajo por hora serán pagadas por la Conferencia Hemisférica de SEAL, cuando las actas de la conferencia sean aprobadas por el COR y distribuidas a todos los participantes.

C.3.3. Coordinación La IAF aspira a trabajar en estrecha coordinación con otros donantes bilaterales e internacionales, socios del sector privado, de las ONG y del sector público en apoyo del desarrollo de base. La IAF desea evitar la duplicación de esfuerzos, asegurar un uso más eficiente de los recursos y forjar alianzas. Por tanto, se prevé que el Contratista ayude al equipo nacionales de cada país a mantenerse informado en este ámbito. Además, el Contratista mantendrá informado los equipos de país sobre eventos y/o debates importantes en los campos político, económico y social, en tanto se relacionen con el papel, el programa o las prioridades futuras de la IAF. Tal información puede ser comunicada por correo electrónico, por teléfono, por inclusión en el informe mensual, según lo establezca el COR.

C.3.4. Ubicación de oficinas y capacidad técnica El Contratista proporcionará un espacio de trabajo para la oficina del SEAL, pero no se le requiere que reciba a donatarios o visitantes. La oficina de SEAL estará equipada con computadora, teléfono, fax y servicio de Internet.

El personal clave del proyecto deberá estar familiarizado con el uso de Microsoft Word y Excel; todos los archivos electrónicos deberán ser compatibles con los programas ya existentes en la IAF (Word y Excel de Microsoft Office 2013). Todos los datos y la información recopilados durante el contrato serán considerados confidenciales y no se proporcionarán a terceros sin previa aprobación de la IAF.

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C.4. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES

En virtud de este contrato, se deberá entregar lo siguiente:

(a) Un plan de trabajo anual aprobado, que deberá presentarse dentro de los 30 días de la adjudicación del contrato;

(b) Plan de trabajo mensual aprobado que deberá ser presentado al fin de cada mes y que corresponderá al mes siguiente;

(c) Informes mensuales sintetizados de situación que contengan una descripción de las actividades emprendidas;

un informe de situación sobre cada proyecto visitado; un resumen de potenciales problemas, limitaciones y oportunidades en la cartera; recomendaciones para resolver problemas; e identificación de cualquier acción específica que requiera una respuesta de parte del personal de la IAF. A pedido del COR, el informe mensual incluirá una revisión escrita u oral de eventos políticos y socioeconómicos que afecten las actividades de la IAF en Ecuador Los informes mensuales de situación deberán ser presentados cada mes sobre el trabajo realizado durante el mes previo;

(d) Plan de trabajo aprobado para servicios especiales, que deberá presentarse a finales de cada mes, según proceda;

(e) Sesiones informativas verbales cuando las solicite la IAF;

(f) Copias de todos los materiales producidos por el SEAL para su uso durante el programa.

(g) Factura presentada cada mes junto con el informe mensual al COR y a Fiscal Service/Accounting.

Todos los informes serán presentados en español o inglés por correo electrónico al COR/Representante de la Fundación (FR) para Ecuador; una copia impresa será enviada solo si lo solicita el COR.

SECCIÓN D - EMPAQUES Y MARCAS

D.1. PAGO DEL FRANQUEO Y CARGOS

Todo el franqueo y los cargos relacionados con la presentación de información y materiales al Jefe de Contrataciones (CO) o al Representante del CO (COR) serán pagados por el Contratista a menos que se acuerden arreglos alternativos entre el COR y el Contratista.

D.2. PREPARACIÓN PARA ENTREGA

Todos los ítems serán empacados de acuerdo con la práctica comercial normal.

D.3. MARCAS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS ENVÍOS

Para facilitar la identificación, el Contratista y cada subcontratista que efectúe envíos al Gobierno marcarán cada pieza, paquete o contenedor (por dentro y por fuera) con el número de contrato del Gobierno y marcará todos los envíos de acuerdo con la práctica comercial normal.

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SECCIÓN E - INSPECCIÓN Y ACEPTACIÓN

E.1. 52.252-2 CLÁUSULAS INCORPORADAS POR REFERENCIA (FEBRERO DE 1998)

Este contrato incorpora una o más cláusulas por referencia, con la misma fuerza y efecto que si se incluyeran con su texto completo. Al solicitársele, la Oficina de Contrataciones pondrá a disposición el texto completo. Además, puede accederse al texto completo de una cláusula por vía electrónica en la dirección: www.acquisition.gov/far.

La siguiente cláusula se incorporan por referencia:

E.2. 52.246-6 INSPECCIÓN –TIEMPO Y MATERIALES Y HORAS-MANO DE OBRA (MAYO DE 2001)

E.3. INSPECCIÓN Y ACEPTACIÓN

Los servicios prestados serán inspeccionados por el COR para su aceptación.

E.4. ARCHIVOS

El Contratista mantendrá todos los documentos y archivos en relación con los servicios realizados durante el contrato y proporcionará acceso a los mismos al CO y al COR. El Contratista deberá cumplir con los requisitos de la disposición FAR 4.7, Retención de Registros por el Contratista.

E.5. CONTROL DE CALIDAD

El Contratista debe notificar de inmediato al COR acerca de problemas o situaciones que podrían afectar negativamente al cumplimiento de las disposiciones del contrato y, e informar al COR sobre el plan que el Contratista pondrá en práctica para resolver problemas.

SECCIÓN F - ENTREGAS O DESEMPEÑO

Las siguientes cláusulas se incorporan por referencia:

F.1. 52.242-15 ORDEN DE DETENER EL TRABAJO (AGOSTO DE 1989)

F.2. 52.247-34 DESTINO F.O.B. (NOVIEMBRE DE 1991)

F.3. PRODUCTOS A ENTREGAR

Además de los productos a entregar indicados en la exposición del trabajo (C.3.), productos a entregar asociados con Otros Servicios (C.3.2.6), se identificarán en una orden la TUC y/o mensual planes de trabajo emitida en virtud de este contrato.

F.4. LUGAR DE ENTREGA

La entrega de todos los artículos al COR se efectuará en 1331 Pennsylvania Avenue NW, Suite 1200 North, Washington, DC 20004.

http://www.acquisition.gov/far

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SECCIÓN G - DATOS SOBRE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

G.1. REPRESENTANTES DE LA OFICINA DE CONTRATACIONES

Jefe de Contrataciones (CO): Tina White Jefe de Contrataciones de Administración: cualquier Oficial de la Oficina de Contrataciones del Servicio Fiscal

Dirección:

Department of the Treasury Bureau of the Fiscal Service Division of Procurement 200 Third Street, Avery 5F Parkersburg, WV 26106-5312

G.2. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

En ningún caso será efectivo u obligatorio para el Gobierno ninguna comprensión o acuerdo, modificación de contrato, orden de cambio u otro asunto que entrañe una desviación de los términos del presente contrato entre el Contratista y personas distinta de los Agentes de Contrataciones. Los Agentes de Contrataciones son las únicas personas autorizadas a efectuar o aprobar cualquier cambio en cualquier requisito del presente contrato y, no obstante cualquier disposición contenida en otro lugar del presente contrato, dicha autoridad recae únicamente en los Agentes de Contrataciones. En caso de que el Contratista efectúe algún cambio a discreción de algunas personas distintas de los Agentes de Contrataciones, se considerará que este cambio se hizo sin autoridad y no se efectuará ningún ajuste en el precio del contrato para sufragar cualquier aumento de costo que haya acarreado dicho cambio.

G.3. DTAR 1052.201-70 NOMBRAMIENTO Y AUTORIDAD DEL REPRESENTANTE DEL AGENTE DE

CONTRATACIONES (COR) (AGOSTO DE 2011)

a) El Representante del Agente del CO será nombrado la adjudicarse

b) El desempeño del trabajo en virtud de este contrato estará sujeto a las directrices técnicas del COR mencionado anteriormente, o de un representante designado por escrito. El término “directriz técnica” incluye, sin limitación, directrices al Contratista que dirija o redirija la actividad de mano de obra, cambie el trabajo entre áreas o lugares de trabajo y/o complete los detalles y, por lo demás, sirva para asegurar que las tareas delineadas en la exposición del trabajo se lleven a cabo satisfactoriamente.

c) Las directrices técnicas han de mantenerse dentro del marco del contrato y sus especificaciones/exposición del trabajo. El COR no tiene autoridad para emitir directrices técnicas que:

(1) Constituyan un cambio de asignación o trabajo adicional fuera del ámbito del contrato y su(s) especificación o especificaciones/exposición del trabajo;

(2) Constituyan una modificación tal como se define en la cláusula titulada “Modificaciones”;

(3) De algún modo ocasione un incremento o disminución en el precio del contrato o el tiempo requerido para el cumplimiento del contrato;

(4) Cambie cualquiera de los términos, condiciones, o especificación o especificaciones/exposición del trabajo del contrato;

(5) Interfiera en el derecho del Contratista a desempeñarse conforme a los términos y condiciones del contrato; o

(6) Dirija, supervise o de otra forma controle las acciones de los empleados del Contratista.

d) Las instrucciones técnicas puede ser verbales o escritas. El COR deberá confirmar la instrucción verbal por escrito dentro de los cinco días hábiles, con copia al CO.

e) El Contratista deberá actuar con prontitud en el desempeño resultante de las instrucciones técnicas emitidas por el COR. Si, en opinión del Contratista, cualquier instrucción del COR, o de la persona por éste designada, está sujeta a las limitaciones indicadas en el inciso c) arriba, el Contratista deberá notificar de inmediato al CO a más tardar al comienzo del siguiente día hábil del Gobierno.

f) Si el Contratista y el CO no están de acuerdo en que las instrucciones técnicas recaen dentro del marco del contrato, este desacuerdo se ajustará como lo indica la cláusula titulada “Controversias” (o “Disputas”).

G.4. REQUISITOS DE FACTURACIÓN

(a) Las facturas de mano de obra por hora y gastos relacionados con viajes, conferencias, o materiales serán presentadas mensualmente, una vez cumplido el mes de trabajo. El Contratista presentará facturas luego que el COR haya aceptado. El Contratista podrá presentar facturas de lo realizado mientras continúa el trabajo, pero con una frecuencia no mayor que mensual, a menos que el CO autorice intervalos más frecuentes. El Contratista deberá conservar una copia de todas las facturas para su inspección si las solicita el CO.

(b) Las facturas deberán presentarse en forma electrónica. El formato de los archivos preferible es Microsoft Excel

Protegido; sin embargo, también se acepta el formato PDF (Portable Document Format) de Adobe Acrobat, y Word, de Microsoft. La dirección electrónica se proporcionará al adjudicarse el contrato.

(c) Una factura apropiada deberá incluir la información siguiente o llevar adjunta la siguiente documentación:

(1) Nombre del ente empresarial y fecha de la factura.

(2) Número del contrato u otra autorización para la entrega del bien o servicio.

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(3) Descripción, precio, cantidad de los servicios realmente prestados o proporcionados y su fecha.

(4) Condiciones de expedición y pago.

(5) Nombre, cargo y número de teléfono del funcionario responsable de preparar la factura.

(6) Nombre y firma del funcionario que certifica en nombre del Contratista, cargo, número de teléfono y dirección de correos completa del funcionario responsable al que deberá enviarse el pago.

(7) Documentación que corrobore el tiempo facturado (por ej., copias de las planillas de control de horas o una lista pormenorizada de las horas trabajadas, y descripción de las tareas realizadas), facturas del subcontratista o cualquier otra documentación que confirme la factura.

(d) Las facturas se pagarán al recibirse y una vez certificadas por el COR.

G.5. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

Para promover una administración oportuna y eficaz, la correspondencia (con la excepción de las facturas) se someterá a los siguientes procedimientos:

(a) La correspondencia técnica se dirigirá al COR.

(b) Toda otra correspondencia se dirigirá al CO.

G.6. PRECIOS DE AJUSTES

Cuando los costos constituyen factores de un ajuste de precios del contrato de conformidad con la cláusula “Modificaciones” o cualquier otra cláusula de este contrato, dichos costos estarán de acuerdo con los principios y procedimientos de costos del contrato contenidos en la Parte 31 del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) (48 CFR 31) vigente en la fecha en que se adjudicó el contrato.

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SECCIÓN H - REQUISITOS CONTRACTUALES ESPECIALES

H.1. DIVULGACIÓN PÚBLICA DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON ESTE CONTRATO

Toda propuesta de divulgación pública de información concerniente a este contrato o al trabajo exigido por el mismo deberá presentarse al CO para su aprobación antes de la divulgación. No se divulgará información alguna sin la aprobación por escrito del CO.

H.2. REQUISITO DE SEGURIDAD DEL PERSONAL

El Gobierno puede requerir que el personal del Contratista complete y firme un Acuerdo de no Divulgación como condición para otorgar a dicho personal acceso, o acceso potencial, a información delicada o confidencial.

H.3. INTERPRETACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL CONTRATO

Si el Contratista considera que se necesita aclaración con respecto al…