RFI 72011521RFA00007 final.pdf

Request for Information

Subject: United States Agency for International Development (USAID)/Kyrgyz Republic

Local Works in the Kyrgyz Republic

Reference: RFI-72011521RFA00007

Issued: April 8, 2021 Due Date: April 29, 2021, 09:00 am Bishkek time

This request for information from The United States Agency for International Development (USAID)/Kyrgyz Republic is exclusively for local Kyrgyz partners, defined as organizations which: are registered or legally organized under the laws of, and have its principal place of operations in the Kyrgyz Republic; are majority owned by individuals who are citizens or lawful permanent residents of the Kyrgyz Republic; and are managed by a governing body the majority of who are citizens or lawfully permanent residents of the Kyrgyz Republic.

This request for information is issued to obtain input related to interest, capabilities, and market information from potential bidders. Responses to this notice are not proposals and will not be accepted by the Government; only the information requested in this notice will be reviewed.

Responses received may be used for planning and design purposes.

Release of this notice in no way obligates the United States Government or USAID to release a solicitation for this proposed activity, nor to pay for any costs incurred in preparing responses to this request for information.

Responses must be submitted electronically to AlmatyAASolicitations@usaid.gov with a copy to Aliya Baioralova, Acquisition and Assistance Specialist, at abaioralova@usaid.gov and Leona Sasinkova, Supervisory Regional Contracting Officer at lsasinkova@usaid.gov under the title: RFI72011521RFA00007 for USAID/Kyrgyz Republic Local Works in the Kyrgyz Republic.

Sincerely, Leona Sasinkova Supervisory Regional Contracting Officer mailto:AlmatyAASolicitations@usaid.gov mailto:abaioralova@usaid.gov mailto:lsasinkova@usaid.gov

USAID Local Works in the Kyrgyz Republic

72011521RFA00007

Request for Information

Subject: Request for Information from Local organizations and individuals with capabilities in qualitative data analysis; reporting; communications; translation; and logistics coordination across the southern oblasts of the Kyrgyz Republic, specifically Jalal-Abad and Batken Oblasts.

To: All Interested Respondents/Parties:

The USAID’s Local Works is designed to empower local communities and organizations to take the lead in addressing the development challenges that affect them (https://www.usaid.gov/localworks). In the Kyrgyz Republic, Local Works will work with local stakeholders to identify the key health and nutrition issues that affect their communities; village health committees (VHCs) will be key stakeholders in both identifying and eventually addressing any issues that arise. To identify such issues, Local Works is currently designing a listening tour, which will include focus groups and individual discussions with community members, VHCs, and other stakeholders in communities across Jalal- Abad and Batken oblasts that are receiving USAID assistance through the USAID/Advancing Nutrition program. The information from the listening tour will help USAID/Kyrgyz Republic determine which health and nutrition issues and approaches Local Works should prioritize going forward.

In this context, USAID/Kyrgyz Republic defines intentional and active listening as a deliberate act that signals an interest in learning and is the foundation for good relationships. It is both a skill and a discipline. Listening allows for unexpected responses and open-ended conversation, through an intentional, deliberative, and considerate process drawing upon local knowledge. Open listening enables one to show respect to another and creates space for dialogue. USAID Missions in many countries have conducted listening through focus group discussions, individual conversations, and other types of respectful dialogue with local actors in diverse communities.

Listening can lead to the following benefits for both USAID and communities:

Stronger relationships, better collaboration, and greater trust

• A better understanding of the challenges, capacities, opportunities, and power dynamics in communities

• Greater community engagement in the process to address potential challenges during implementation

• The chance to identify and support positive deviants, innovations, and good practices

• Greater transparency and accountability

• Increased local ownership of both challenges and solutions

• Improved possibilities for sustainable outcomes and impacts

This Request for Information seeks to identify local entities and individuals with capabilities needed to support the listening tour. It is projected that the listening tour will occur on/around July 2021, and will last approximately three weeks; target communities will be located in Jalal Abad and Batken oblasts and currently receiving USAID assistance through the USAID/Advancing Nutrition program.

https://www.usaid.gov/localworks https://linclocal.org/2019/08/07/which-systems-approach-is-right-for-you-2/

USAID has identified the following capabilities needed to support the listening tour:

1. Facilitation

a. Experience in facilitating focus groups or other large group discussions.

b. Ability to train other team members in the skills of listening and facilitation.

2. Qualitative Data Analysis

a. Ability to conduct audio recording and capture detailed notes from discussions in Kyrgyz and/or Uzbek (Tajik language skills desirable but not required).

b. Ability to organize, code, and analyze notes in Kyrgyz and Uzbek (Tajik language skills desirable but not required).

c. Ability to produce a report documenting key themes, priorities, and recommendations.

3. Production of Learning Products

a. Experience with - or ability to successfully outsource - production of learning products from qualitative research that share findings in compelling ways.

b. Products may include reports, fact sheets, case studies, and videos.

4. Translation

a. Ability to provide high quality, immediate verbal translation of listening discussions into

Russian and/or English.

b. Ability to provide written translation of reports into Russian and/or English.

5. Local Coordination

a. Ability to identify relevant local stakeholders (e.g., via a snowball approach) and set up meetings in targeted areas. Locations will include cities as well as remote, rural areas.

b. Examples of relevant local stakeholders:

i. Informal and clan leadership

ii. Religious leadership

iii. Leaders from VHCs and other local health facilities

iv. Agricultural actors

v. Village government leaders

c. The listening tour must identify stakeholders who are female and are able to share the views with the team despite the fact that many leaders may be male.

d. Advise on and coordinate lodging and other travel logistics in targeted areas.

For the purposes of the Local Works program, “local entities” include but are not limited to individuals, non-governmental organizations, academic institutions, and private sector organizations that:

1. Are legally organized under the laws of the Kyrgyz Republic, and;

2. Have identified their principal place of business or operation as the Kyrgyz Republic, and;

3. Majority owned by individuals who are citizens or lawful permanent residents of the

Kyrgyz Republic, and;

4. Are managed by a governing body comprised of a majority of citizens or lawful permanent residents of the Kyrgyz Republic.

Additionally, per the Local Works legislation, eligible entities must not have received more than $5 million (USD) directly from USAID in the past five years. Fluency in Kyrgyz is required for the anticipated work.

Requested Content:

Please provide the following information in a maximum of three typed pages (font size 12):

1. Feedback on the listening tour approach

a. How do you think USAID could structure this listening tour to best elicit the thoughts and feedback of local communities?

b. How can USAID ensure the feedback we receive includes a balance of perspectives from both men and women?

c. Are there any potentially challenging aspects of the listening tour approach that USAID should be alert to?

2. General Institutional Information

a. Organization/individual name, physical address, and contact information (phone, email).

b. Proof that your organization qualifies as “local” according to the above definition of “local entities.”

c. Number of full and part time staff members and consultants.

d. Overview of your mission, technical expertise, language capabilities, and current services and programs.

e. Areas of geographic presence and focus in the Kyrgyz Republic. This can include where you have an office as well as where you have experience working.

3. Areas of expertise

In addition to the requested content above, please provide ONLY the following information, as it applies to your organizational or individual experience. Feel free to omit information that does not apply to your experience or capacity. Please do NOT send any letters of recommendation, legal documents or registration documents at this time.

a. Overview of your capabilities in any/all of the five areas specified in this request for information: Facilitation; qualitative data analysis; production of learning products;

translation; and local coordination.

b. Past expertise/experience working with local health and/or governance structures, in particular VHCs.

c. Recent projects, results, and publicly available products in any/all of the capability areas, noting the location of performance, funding sources, and program focus.

d. Relevant specialized education and training in any/all of the capability areas.

e. Experience training others in any/all of the capability areas.

Submission Instructions:

Please send submissions in Kyrgyz, Russian, or English no later than April 29, 2021, 09:00 am Bishkek time via this form:https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe6aXgTQDgWl_bG4xWMtYtxxb32MmNhqP kWF18lGQDAf3Bm1A/viewform?vc=0&c=0&w=1&flr=0&gxids=7628 . USAID will also accept submissions by email to AlmatyAASolicitations@usaid.gov no later than April 29, 2021, 09:00 am Bishkek time. Please include the following on the email subject line: Subject: Local Works RFI - Name of Organization or Individual.

Disclaimer Notice:

This is NOT a solicitation. This Request for Information is issued solely for information and planning purposes - it does not constitute Notice of Funding Opportunity (NOFO)/Request for Proposal(RFP)/Request for Quotation(RFQ) or a promise to issue an NOFO/RFP/RFQ in the future.

USAID may release a full solicitation at a later date through the U.S. Government portal at https://beta.sam.gov/ or https://www.grants.gov.

Interest will be treated as information only. Responses to this request for information are not official proposals and in no way will be deemed to form any binding agreement with the U.S.

Government and will not be construed as a commitment by the U.S. Government to issue a solicitation or pay for any information submitted as a result of this request.

Organizations/individuals responding to this request are solely responsible for bearing all expenses associated with preparation and submission of the responses to the request for information. It is the respondent’s responsibility to monitor https://beta.sam.gov/ or https://www.grants.gov for the release of any further information. Note that responding to this request for information will not give any advantage to any organization in any subsequent procurement.

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe6aXgTQDgWl_bG4xWMtYtxxb32MmNhqPkWF18lGQDAf3Bm1A/viewform?vc=0&c=0&w=1&flr=0&gxids=7628 https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe6aXgTQDgWl_bG4xWMtYtxxb32MmNhqPkWF18lGQDAf3Bm1A/viewform?vc=0&c=0&w=1&flr=0&gxids=7628 mailto:AlmatyAASolicitationsXXXX@usaid.gov https://beta.sam.gov/ https://www.grants.gov/ https://beta.sam.gov/ https://www.grants.gov/

ЗАПРОС НА ВЫРАЖЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННОСТИ (RFI)/УВЕДОМЛЕНИЕ О

ЗАПРАШИВАЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ

Тема: Запрос на выражение заинтересованности/Информация об участниках: Местные организации и частные лица, с опытом анализа качественных данных; написания отчетов и в сфере коммуникации и информации; перевода; и координации логистики в южных областях Кыргызской Республики, в частности, в Жалал-Абадской и Баткенской областях.

Кому: Всем заинтересованным респондентам/партнерам:

Программа USAID "Местные инициативы" (Local Works) предназначена для того, чтобы дать возможность местным сообществам и организациям взять на себя ведущую роль в решении проблем развития, которые их затрагивают (https://www.usaid.gov/localworks). В Кыргызской Республике "Местные инициативы" будут работать с местными заинтересованными сторонами для определения ключевых проблем в их сообществах в сфере здравоохранения и питания; сельские комитеты здоровья (СКЗ) будут основными партнерами как в выявлении, так и в решении любых вопросов, требующих решения. Для выявления таких вопросов "Местные инициативы" в настоящее время разрабатывает ряд ознакомительных мероприятий, которые будут включать в себя проведение фокус-групп и индивидуальных обсуждений с членами сообществ, СКЗ и другими заинтересованными сторонами в тех сообществах Жалал-Абадской и Баткенской областях, которые поддерживаются USAID через проект USAID/Мыкты Азыктануу. Информация, полученная в ходе этих мероприятий, поможет Миссии USAID в Кыргызской Республике определить приоритетные вопросы здоровья и питания, а также подходы для программы "Местные инициативы".

В данном контексте, USAID определяет вышеназванные ознакомительные мероприятия как listening, что в дословном переводе означает сам процесс или действие “слушания”. USAID “Местные инициативы” считает, что процесс целенаправленного и активного слушания демонстрирует стремление услышать своих партнеров и является основой для хороших отношений. Слушание это одновременно и навык, и дисциплина. В ходе этого процесса - открытой, совещательной и внимательной беседы, основанной на местных знаниях- могут выявляться новые или неожиданные мнения, ввиду возможности проявления уважения к другим и создания пространства для диалога. Миссии USAID во многих странах проводят процесс слушания посредством обсуждений в фокус-группах, индивидуальных бесед и других видов уважительного диалога с местными участниками в сообществах.

Слушание имеет следующие преимущества как для USAID, так и для сообществ:

• Более прочные отношения, лучшее сотрудничество и большее доверие

• Улучшенное понимание проблем, потенциала, возможностей и динамики взаимодействия в сообществах

• Более широкое вовлечение сообществ в процесс решения потенциальных проблем в ходе осуществления проекта

• Возможность выявления и поддержки позитивных девиантов, инноваций и передового опыта.

• Большая прозрачность и подотчетность

• Повышение ответственности за проблемы и их решение на местном уровне

• Расширение возможностей для достижения устойчивых результатов и воздействия

Данный запрос на выражение заинтересованности (RFI) направлен на выявление местных организаций и физических лиц с опытом, необходимым для проведения серии ознакомительных мероприятий с целью слушания. Данные мероприятия состоятся предположительно в июне 2021 года и продлятся около трех недель; целевые сообщества расположены в Жалал-Абадской и Баткенской областях, и в настоящее время получают поддержку USAID через проект USAID/Мыкты Азыктануу.

USAID определил следующий опыт и компетенции, необходимые для помощи в проведении ознакомительных мероприятий:

1. Фасилитация

a. Опыт содействия в проведении фокус-групп или других дискуссий в больших группах.

b. Способность обучать других членов команды навыкам слушания и фасилитации.

2. Качественный анализ данных

a. Возможность проведения аудиозаписи и ведения подробных заметок дискуссий на кыргызском и/или узбекском языках (владение таджикским языком желательно, но не обязательно).

b. Умение организовывать, кодировать и анализировать данные на кыргызском и узбекском языках (знание таджикского языка желательно, но не обязательно).

c. Умение составлять отчеты, документирующие ключевые темы, приоритеты и рекомендации.

3. Производство коммуникационных/информационных материалов

a. Опыт - или возможность успешного аутсорсинга - производства эффективных и убедительных коммуникационных/информационных материалов основанных на данных качественного исследования.

b. Продукты могут включать отчеты, фактологические бюллетени, кейс-методы, или короткие видео.

c. Продукты могут быть на кыргызском, русском, таджикском и/или узбекском языках.

4. Перевод

a. Обеспечение качественного, синхронного устного перевода дискуссий на русский и/или английский языки.

b. Возможность предоставления письменного перевода отчетов на русский и/или английский язык.

5. Координация на местах

a. Способность определять соответствующие местные заинтересованные стороны (например, с помощью метода снежного кома) и организовывать встречи в целевых районах. Места проведения слушания будут включать как города, так и отдаленные сельские районы.

b. Примеры соответствующих местных заинтересованных сторон:

i. Неформальные лидеры

ii. Религиозные лидеры

iii. Руководители СКЗ и местных медицинских учреждений

iv. Сельскохозяйственные субъекты

v. Руководители местных администраций

c. Способность определять и вовлекать женщин во встречи, беседы и фокус группы для активного участия, несмотря на то, что многие лидеры могут быть мужчинами.

d. Консультировать и координировать размещение и другую логистику во время перемещения по целевым районам.

В целях программы «Местные инициативы» к «местным организациям» относятся, в частности, неправительственные организации, частные лица, академические учреждения и частные организации, которые соответствуют следующим условиям:

1. Зарегистрированы в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

2. Основным местом ведения бизнеса или деятельности является Кыргызская

Республика.

3. Большая часть собственников - это физические лица, которые являются гражданами или законными постоянными жителями Кыргызской Республики.

4. Управление осуществляется руководящим органом, состоящим из большинства граждан или законных постоянных жителей Кыргызской Республики.

Кроме того, в соответствии с требованиями «Местных Инициатив», организации/лица имеют право участвовать в осуществлении данной программы, если они не являлись прямыми подрядчиками USAID за последние пять лет, и если сумма подряда не превысила 5 миллионов долларов США. Для предполагаемой работы требуется свободное владение кыргызским языком.

Запрашиваемая информация:

Пожалуйста, предоставьте следующую информацию не более чем на трех печатных страницах (размер шрифта 12):

1. Общая информация об организации:

a. Название организации/физического лица, физический адрес и контактная информация (телефон, электронная почта).

b. Доказательство того, что организация квалифицируется как «местная» в соответствии с приведенным выше определением «местных организаций».

c. Количество штатных и внештатных сотрудников и консультантов.

d. Описание миссии организации, технического опыта, языковых возможностей, а также текущих услуг и программ.

e. География присутствия и основной деятельности в Кыргызской Республике. Может включать в себя месторасположение офиса, а также места вашей деятельности.

2. Обратная связь о проведении ознакомительных встреч/слушания:

a. Как, по вашему мнению, USAID мог бы структурировать данные встречи для получения наибольшей обратной связи и мнения местных сообществ?

b. Как USAID может обеспечить баланс и услышать мнения и мужчин и женщин?

c. Имеются ли какие-либо потенциально сложные аспекты подхода к организации слушания, на которые USAID следует обратить особое внимание?

3. Сферы компетенции

В дополнение к запрошенной выше информации, предоставьте ТОЛЬКО ту информацию из нижеперечисленного, которая применима к вашему организационному или частному опыту. Вы можете опустить информацию, не относящуюся к вашему опыту и возможностям. Просим НЕ прикреплять рекомендательные письма, или копии юридических или регистрационных документов на данном этапе.

a. Описание вашего опыта и потенциала в любой или во всех пяти сферах компетенции, указанных в данном Запросе: фасилитация, анализ качественных данных, производство коммуникационных/информационных продуктов, перевод, и координация на местах.

b. Прошлый опыт работы с местными структурами здравоохранения и/или госуправления, в частности с сельскими комитетами здоровья.

c. Недавние проекты, их результаты и общедоступные материалы (отчеты, видеоматериалы, и т.п.) в любой или всех из вышеперечисленных сфер компетенции, с указанием места выполнения, источников финансирования и ключевого направления программы.

d. Соответствующее специализированное образование и тренинги в любой, или всех из указанных сфер компетенций.

e. Опыт обучения других в любой, или всех, из вышеперечисленных сфер компетенции.

Инструкции по подаче заявки:

Отправляйте подтверждение о заинтересованности и запрашиваемую информацию на кыргызском, русском или английском языках заполнив эту анкету https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe6aXgTQDgWl_bG4xWMtYtxxb32MmNhqPkWF 18lGQDAf3Bm1A/viewform?vc=0&c=0&w=1&flr=0&gxids=7628 не позднее 29 апреля 2021 года, 09:00 Бишкекского времени. USAID также принимает заявки по электронной почте на следующий адрес AlmatyAASolicitations@usaid.gov не позднее 29 апреля 2021, 09:00 Бишкекского времени. Пожалуйста, укажите в теме электронного письма следующее: Local Works RFI - Название организации или лица.

Уведомление об отказе от ответственности:

Данный запрос на выражение заинтересованности НЕ является приглашением к участию в закупках. Данный Запрос на выражение заинтересованности составлен исключительно для информации и в целях планирования - он не представляет собой Уведомление о возможности финансирования (NOFO)/Запрос на Предложение (RFP)/Запрос на Ценовое Предложения (RFQ) или обещанием о размещении NOFO/RFP/RFQ в будущем.

USAID может опубликовать приглашение к участию в закупках позднее через портал Правительства США по адресу https://beta.sam.gov/ или https://www.grants.gov.

Ваша заинтересованность будет рассматриваться только как информация. Ответы на данный Запрос не являются официальными заявками/предложениями/ценовыми предложениями и никоим образом не будут рассматриваться как обязательное соглашение со стороны правительства США, или обязательство правительства США разместить приглашение к участию в закупках или внести оплату за любую информацию, представленную в ответ на данный запрос. Организации, предоставляющие ответ на данный запрос, несут полную ответственность за оплату всех расходов, связанных с подготовкой и отправкой ответов на Запрос, а также за отслеживание сайта https://beta.sam.gov/ или https://www.grants.gov на предмет предоставления любой дополнительной информации. Обратите внимание, что ответ на данный Запрос не даёт никаких преимуществ какой-либо организации при любых последующих закупках.

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe6aXgTQDgWl_bG4xWMtYtxxb32MmNhqPkWF18lGQDAf3Bm1A/viewform?vc=0&c=0&w=1&flr=0&gxids=7628 https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe6aXgTQDgWl_bG4xWMtYtxxb32MmNhqPkWF18lGQDAf3Bm1A/viewform?vc=0&c=0&w=1&flr=0&gxids=7628 mailto:AlmatyAASolicitations@usaid.gov https://beta.sam.gov/ https://www.grants.gov/ https://beta.sam.gov/ https://www.grants.gov/