2026.01.20_PR15553820_Questions & Answer.pdf

U.S. Embassy, Quito Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro

Quito, Ecuador E-Mail: sevillamg@state.gov / Quito-INL-Procurement@state.gov

January 22, 2026

QUESTIONS AND ANSWERS

English Version

RFQ Number:15553820

Question 1 Configuration Confirmation: After reviewing Appendix A, we propose an alternative configuration that improves upon the originally requested specifications while maintaining a competitive price. Please confirm whether this proposed configuration is acceptable as the final configuration for CLIN 001, or if strict adherence to the original Appendix A specifications is required.

mailto:sevillamg@state.gov mailto:Quito-INL-Procurement@state.gov

RFQ Number: PR15553820

Embajada de los Estados Unidos de América

Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro – Quito – Ecuador ec.usembassy.gov

Answered 1 As stated in the Advertisement, Section 3.1.1 (Technical Specifications), “All items must be new, unused, and comply with the technical specifications in Appendix A.” Additionally, under Section 13 – Evaluation Criteria, proposals must “fully comply with the specifications outlined in Appendix A” to be considered technically acceptable.

While Appendix A allows for “Brand name or equal”, any proposed alternative configuration must meet or exceed all technical requirements specified in Appendix A and be clearly supported by manufacturer datasheets with the offered specifications clearly highlighted, as required in Section

13. Generic or unmarked datasheets will not be accepted.

Question 2 Keyboard Language Clarification: We noted a potential inconsistency in the keyboard requirements: Appendix A references an English (US) keyboard for CLIN #2, while the document note states that all equipment must be delivered with a Spanish-language QWERTY keyboard (LATAM) layout.

For purposes of technical compliance, standardization, and accurate pricing/lead times, please confirm the keyboard language required for CLIN #2, CLIN #3, and CLIN #5.

Answer 2 For clarification purposes, offerors shall refer to Appendix A – Technical Specifications, Page 7, which explicitly states: “All laptops must be equipped with a Spanish-language QWERTY keyboard, Latin American (LATAM) version”.

Question 3 Accessories Requirement: CLIN #2 includes the following accessories: external DVD writer, mouse, and backpack. Please confirm whether the same accessories are also required for CLIN #3.

Answer 3 Yes, those accessories are necessary.

Question 4 Graphics Card Consideration: For CLIN #002 and CLIN #003, please confirm whether it is acceptable to propose the NVIDIA GeForce RTX 5070, which is a newer and higher-performance successor to the RTX 4070 originally requested, while maintaining technical compliance and without negative cost impact.

Answer 4 While Appendix A allows for “Brand name or equal”, any proposed alternative configuration must meet or exceed all technical requirements specified in Appendix A and be clearly supported by manufacturer datasheets with the offered specifications clearly highlighted, as required in Section

13. Generic or unmarked datasheets will not be accepted.

Question 5 DDP (Delivered Duty Paid) Requirements: Considering that the applicable INCOTERM is DDP (Delivered Duty Paid) and that the equipment would be shipped from the United States to Ecuador, please confirm whether the Embassy will provide formal assistance with customs clearance and tax/duty exoneration applicable to foreign vendors, to ensure proper compliance with the DDP requirements.

Answer 5 Yes, the INL Ecuador team will provide the awarded vendor with the necessary documentation and procedures for tax exemption and importation. However, please note the following:

• As stated in Section 2.3 (Deliverables): “Equipment and services will be delivered in Quito, Ecuador – INCOTERM DDP (Door to Door – Delivery Duty Paid).”

• Section 4.1 (Resources) specifies: “The vendor shall provide all logistics, manpower, and equipment necessary to fulfill the delivery.”

• Furthermore, Section 9.3.1 (Warranty-Related Costs) and Section 10.1 (Supplies and Prices) clarify that all direct and indirect costs, including logistics and importation-related expenses, shall be the sole responsibility of the vendor and must be included in the offered price.

Question 6 Desktop Computer Specifications: Given the high performance required, do you need the equipment to be custom-built, or is there a specific brand and model (or reference code) that we should consider?

Answer 6 As stated in the Advertisement, Section 3.1.1 (Technical Specifications), “All items must be new, unused, and comply with the technical specifications in Appendix A.” Additionally, under Section 13 – Evaluation Criteria, proposals must “fully comply with the specifications outlined in Appendix A” to be considered technically acceptable.

While Appendix A allows for “Brand name or equal”, any proposed alternative configuration must meet or exceed all technical requirements specified in Appendix A and be clearly supported by manufacturer datasheets with the offered specifications clearly highlighted, as required in Section

13. Generic or unmarked datasheets will not be accepted.

Question 7 Partial Quotations: In the event that any item is not immediately available, is it possible to submit a partial quotation for the remaining supplies?

Answer 7

No, partial quotation is not acceptable.

Question 8 Whether you currently have an incumbent in place. Additionally, could you please let me know how many laptops and tablets you need?

Answer 8 Offerors are responsible for reviewing the solicitation in its entirety and submitting quotations that fully comply with the quantities and specifications outlined in Appendix A, in accordance with Section 13 – Evaluation Criteria and FAR 15.305(a)(3).

Question 9 Can we ship the order to US Despatch Agency Address below:

A. IKUN, LLC

2801 Route 130 Unit 1 North Brunswick, New Jersey, 08902

OR

B. Another US Despatch Agency Address within the US (Please specify)

Answer 9 No, as stated in Section 2.3 (Deliverables) and Section 5.1 (Place of Performance), all equipment and services under this solicitation must be delivered Incoterm Delivered Duty Paid (DDP) to the following location:

Embassy of the United States of America

Quito, Ecuador

Question 10 Are similar products acceptable for this bid?

Answer 10 Yes, as long as the products meet or exceed the technical specifications outlined in this RFQ, as stated in the Advertisement, Section 3.1.1 (Technical Specifications), “All items must be new, unused, and comply with the technical specifications in Appendix A.” Additionally, under Section 13 – Evaluation Criteria, proposals must “fully comply with the specifications outlined in Appendix A” to be considered technically acceptable.

While Appendix A allows for “Brand name or equal”, any proposed alternative configuration must meet or exceed all technical requirements specified in Appendix A and be clearly supported by manufacturer datasheets with the offered specifications clearly highlighted, as required in Section

13. Generic or unmarked datasheets will not be accepted.

Question 11 Do you have the Brand, or actual part number and/or picture of the item?

Answer 11 No, please refer to the Appendix A – Technical Specifications.

Question 12 I wanted to inquire if you all would accept partial bids for this request?

Answer 12 No, partial quotation is not acceptable.

Question 13 Item 1, Desktop Configuration (GAMING vs Workstation):

• According to all specifications, this equipment corresponds to a GAMING desktop, where several of its components are from the ASUS ROG (REPUBLIC OF GAMERS) brand. Our question is: are you seeking a gaming desktop or a corporate

WORKSTATION?

• Considering the first question, is it acceptable to offer a Workstation with a next-generation processor, such as the Intel Ultra 9 285H series, instead of the Intel i9- 14900KF processor (released in 2023), which is now end-of-life?

• Likewise, is it acceptable to offer memory that is not Kingston brand, but a certified equivalent?

• Can a NVIDIA RTX graphics card of equivalent memory capacity be offered, corresponding to the corporate segment rather than the GeForce RTX 5070Ti, which is intended for gaming?

• Is it acceptable to offer an advanced air-cooling solution instead of liquid cooling, as long as it fully meets the processor’s cooling requirements?

• The requested case corresponds entirely to a gaming system; is it acceptable to offer a system with a corporate-style chassis?

• Can the keyboard and mouse be offered in a corporate line rather than a gaming line?

• Can a monitor from another brand be offered, potentially even the same brand as the proposed Workstation?

Answer 13: As stated in the Advertisement, Section 3.1.1 (Technical Specifications), “All items must be new, unused, and comply with the technical specifications in Appendix A.” Additionally, under Section 13 – Evaluation Criteria, proposals must “fully comply with the specifications outlined in Appendix A” to be considered technically acceptable.

While Appendix A allows for “Brand name or equal”, any proposed alternative configuration must meet or exceed all technical requirements specified in Appendix A and be clearly supported by

Question 14 Items 2 and 3:

• Is it acceptable to offer systems with next-generation processors, such as the Intel Ultra 9 285H, instead of the Intel i9-14900HX processor, which is now end-of-life?

• Can a NVIDIA RTX graphics card of equivalent memory capacity be offered, corresponding to the corporate segment rather than the GeForce RTX 4070, which is intended for gaming?

• Can systems be offered with standard backlit keyboards instead of the requested 4-zone RGB backlit keyboard, which is designed for gaming?

• Regarding the external accessory, USB external DVD Writer units are no longer available on the market due to being technologically obsolete. We request that this item be omitted.

Answer 14 As stated in the Advertisement, Section 3.1.1 (Technical Specifications), “All items must be new, unused, and comply with the technical specifications in Appendix A.” Additionally, under Section 13 – Evaluation Criteria, proposals must “fully comply with the specifications outlined in Appendix A” to be considered technically acceptable.

While Appendix A allows for “Brand name or equal”, any proposed alternative configuration must meet or exceed all technical requirements specified in Appendix A and be clearly supported by

Question 15 Could you please share with us the U.S. Consolidation point for a shipment? Asimer Tech LLC ships to CONUS.

Answer 15 As stated in Section 2.3 (Deliverables) and Section 5.1 (Place of Performance), all equipment and services under this solicitation must be delivered under the Delivered Duty Paid (DDP) to the following location:

Embassy of the United States of America

Preguntas y Respuestas

Versión en Español

Número de RFQ: 15553820

Pregunta 1 Confirmación de Configuración: Después de revisar el Apéndice A, proponemos una configuración alternativa que mejora las especificaciones originalmente solicitadas, manteniendo un precio competitivo. Por favor, confirme si esta configuración propuesta es aceptable como la configuración final para el CLIN 001, o si se requiere cumplir estrictamente con las especificaciones originales del Apéndice A.

Respuesta 1:

Como se indica en la publicacion Sección 3.1.1 (Especificaciones Técnicas), “Todos los artículos deben ser nuevos, sin uso y cumplir con las especificaciones técnicas del Apéndice A”.

Adicionalmente, en la Sección 13 – Criterios de Evaluación, las propuestas deben “cumplir completamente con las especificaciones descritas en el Apéndice A” para ser consideradas técnicamente aceptables.

Aunque el Apéndice A permite “Nombre de marca o equivalente”, cualquier configuración alternativa propuesta debe cumplir o exceder todos los requisitos técnicos especificados en el Apéndice A y estar claramente respaldada por hojas de datos del fabricante, con las especificaciones ofrecidas claramente resaltadas, según lo requerido en la Sección 13. No se aceptarán hojas de datos genéricas o sin marcar.

Pregunta 2 Aclaración sobre el idioma del teclado:

Hemos detectado una posible inconsistencia en los requisitos del teclado: el Apéndice A hace referencia a un teclado en inglés (US) para el CLIN #2, mientras que la nota del documento indica que todo el equipo debe entregarse con un teclado en español tipo QWERTY (LATAM).

Para efectos de cumplimiento técnico, estandarización y cálculo preciso de precios y plazos de entrega, por favor confirme el idioma de teclado requerido para el CLIN #2, CLIN #3 y CLIN #5.

Respuesta 2 Para fines de aclaración, los oferentes deben referirse al Apéndice A – Especificaciones Técnicas, página 7, donde se establece explícitamente: “Todas las laptops deben estar equipadas con un teclado QWERTY en español, versión Latinoamérica (LATAM)”.

Pregunta 3 Requisitos de accesorios:

El CLIN #2 incluye los siguientes accesorios: grabadora externa de DVD, mouse y mochila. Por favor confirme si los mismos accesorios también son requeridos para el CLIN #3.

Respuesta 3 Sí, esos accesorios son necesarios.

Pregunta 4 Consideración sobre tarjeta gráfica:

Para el CLIN #002 y el CLIN #003, por favor confirme si es aceptable proponer la NVIDIA GeForce RTX 5070, que es una versión más reciente y de mayor rendimiento que la RTX 4070 originalmente solicitada, manteniendo el cumplimiento técnico y sin impacto negativo en el costo.

Respuesta 4 Aunque el Apéndice A permite “Nombre de marca o equivalente”, cualquier configuración alternativa propuesta debe cumplir o exceder todos los requisitos técnicos especificados en el Apéndice A y estar claramente respaldada por hojas de datos del fabricante, con las especificaciones ofrecidas claramente resaltadas, según lo requerido en la Sección 13. No se aceptarán hojas de datos genéricas o sin marcar.

Pregunta 5 Requisitos DDP (Delivered Duty Paid):

Considerando que el INCOTERM aplicable es DDP (Delivered Duty Paid) y que el equipo sería enviado desde Estados Unidos a Ecuador, por favor confirme si la Embajada proporcionará asistencia formal con el despacho aduanero y la exoneración de impuestos/aranceles aplicables a proveedores extranjeros, para garantizar el cumplimiento adecuado de los requisitos DDP.

Respuesta 5 Sí, el equipo de INL Ecuador proporcionará al proveedor adjudicado los documentos y procedimientos necesarios para la exoneración de impuestos y la importación. No obstante, tenga en cuenta lo siguiente:

• Como se indica en la Sección 2.3 (Entregables): “El equipo y los servicios se entregarán en Quito, Ecuador – INCOTERM DDP (Door to Door – Entrega con derechos pagados)”.

• La Sección 4.1 (Recursos) especifica: “El proveedor deberá proporcionar toda la logística, personal y equipos necesarios para cumplir con la entrega”.

• Además, la Sección 9.3.1 (Costos relacionados con la garantía) y la Sección 10.1 (Suministros y Precios) aclaran que todos los costos directos e indirectos, incluyendo logística y gastos relacionados con importación, serán responsabilidad exclusiva del proveedor y deben estar incluidos en el precio ofrecido.

Pregunta 6 Especificaciones de computadoras de escritorio:

Dado el alto rendimiento requerido, ¿el equipo debe ser construido a medida, o hay una marca y modelo específico (o código de referencia) que debamos considerar?

Respuesta 6 Como se indica en la publicación, Sección 3.1.1 (Especificaciones Técnicas), “Todos los artículos deben ser nuevos, sin uso y cumplir con las especificaciones técnicas del Apéndice A”.

Adicionalmente, en la Sección 13 – Criterios de Evaluación, las propuestas deben “cumplir completamente con las especificaciones descritas en el Apéndice A” para ser consideradas técnicamente aceptables.

Aunque el Apéndice A permite “Nombre de marca o equivalente”, cualquier configuración alternativa propuesta debe cumplir o exceder todos los requisitos técnicos especificados en el Apéndice A y estar claramente respaldada por hojas de datos del fabricante, con las especificaciones ofrecidas claramente resaltadas, según lo requerido en la Sección 13. No se aceptarán hojas de datos genéricas o sin marcar.

Pregunta 7 Cotizaciones parciales:

En caso de que algún artículo no esté disponible de inmediato, ¿es posible presentar una cotización parcial para los suministros restantes?

Respuesta 7:

No, no se acepta cotización parcial.

Pregunta 8 Proveedor actual e inventario requerido:

¿Actualmente cuentan con un proveedor en funciones? Además, ¿podrían indicarnos cuántas laptops y tabletas se necesitan?

Respuesta 8:

Los oferentes son responsables de revisar la licitación en su totalidad y presentar cotizaciones que cumplan plenamente con las cantidades y especificaciones detalladas en el Apéndice A, de acuerdo con la Sección 13 – Criterios de Evaluación y FAR 15.305(a)(3).

Pregunta 9 Envío a agencia en EE. UU.:

¿Podemos enviar el pedido a la dirección de agencia de despacho en EE. UU. indicada a continuación?

A. IKUN, LLC

2801 Route 130 Unit 1 North Brunswick, New Jersey, 08902 O B. Otra dirección de agencia de despacho en EE. UU. (por favor especifique)

Respuesta 9:

No, como se indica en la Sección 2.3 (Entregables) y en la Sección 5.1 (Lugar de Ejecución), todo el equipo y los servicios bajo esta solicitud deben entregarse bajo Incoterm Delivered Duty Paid (DDP) en la siguiente ubicación:

Embajada de los Estados Unidos de América

Pregunta 10 Aceptación de productos similares:

¿Se aceptan productos similares para esta licitación?

Respuesta 10:

Sí, siempre que los productos cumplan o superen las especificaciones técnicas detalladas en esta solicitud, tal como se indica en la publicación, Sección 3.1.1 (Especificaciones Técnicas):

“Todos los artículos deben ser nuevos, sin uso y cumplir con las especificaciones técnicas del Apéndice A”. Adicionalmente, en la Sección 13 – Criterios de Evaluación, las propuestas deben “cumplir completamente con las especificaciones descritas en el Apéndice A” para ser consideradas técnicamente aceptables.

Aunque el Apéndice A permite “Nombre de marca o equivalente”, cualquier configuración alternativa propuesta debe cumplir o superar todos los requisitos técnicos especificados en el Apéndice A y estar claramente respaldada por hojas de datos del fabricante, con las especificaciones ofrecidas claramente resaltadas, según lo requerido en la Sección 13. No se aceptarán hojas de datos genéricas o sin marcar.

Pregunta 11 Información de marca o número de parte:

¿Tienen la marca, el número de parte real o la imagen del artículo?

Respuesta 11:

No, por favor consulte el Apéndice A – Especificaciones Técnicas.

Pregunta 12 Cotizaciones parciales:

Quisiera consultar si aceptarían ofertas parciales para esta solicitud.

Respuesta 12:

No, no se acepta cotización parcial.

Pregunta 13 Item 1 – Configuración de escritorio (GAMING vs Workstation):

• De acuerdo con todas las especificaciones, este equipo corresponde a una computadora de escritorio para GAMING, donde incluso varios de sus componentes son de la marca ASUS ROG (REPUBLIC OF GAMERS). Nuestra pregunta es: ¿el producto que buscan es un desktop para juegos o un computador corporativo WORKSTATION?

• Tomando en cuenta la primera pregunta, ¿es aceptable ofertar una Workstation con procesador de última generación, como la serie Intel Ultra 9 285H, en lugar del procesador Intel i9-14900KF (lanzado en 2023) que ya se encuentra al final de su vida útil?

• Asimismo, ¿se puede ofertar memoria que no sea de marca Kingston, sino homologada?

• ¿Se puede ofertar una tarjeta gráfica NVIDIA RTX de igual capacidad de memoria pero que corresponda al segmento corporativo en lugar de la GeForce RTX 5070Ti, que es para gamers?

• ¿Se puede ofertar una solución de enfriamiento avanzada por aire en lugar de líquida, siempre que satisfaga plenamente las necesidades de refrigeración del procesador?

• El chasis solicitado corresponde totalmente a un equipo gamer; ¿se puede ofertar un equipo con chasis de línea corporativa?

• ¿Se puede cotizar teclado y mouse que correspondan a línea corporativa y no a línea gamer?

• ¿Se puede cotizar un monitor de otra marca, que pudiera ser incluso de la misma marca del equipo Workstation ofertado?

Respuesta 13:

Como se indica en la publicación Sección 3.1.1 (Especificaciones Técnicas), “Todos los artículos deben ser nuevos, sin uso y cumplir con las especificaciones técnicas del Apéndice A”.

Adicionalmente, en la Sección 13 – Criterios de Evaluación, las propuestas deben “cumplir completamente con las especificaciones descritas en el Apéndice A” para ser consideradas técnicamente aceptables.

Aunque el Apéndice A permite “Nombre de marca o equivalente”, cualquier configuración alternativa propuesta debe cumplir o exceder todos los requisitos técnicos especificados en el Apéndice A y estar claramente respaldada por hojas de datos del fabricante, con las especificaciones ofrecidas claramente resaltadas, según lo requerido en la Sección 13. No se aceptarán hojas de datos genéricas o sin marcar.

Pregunta 14:

ITEM 2 Y 3

• Se puede ofertar equipos con procesadores de última generación como lo son Intel Ultra 9 285H y no el procesador Intel i9-14900HX que se encuentra en fin de vida?

• Se puede ofertar una tarjeta gráfica NVidia RTX de igual capacidad de memoria pero que corresponda al segmento corporativo en lugar de la GeForce RTX 4070 que es para gamers?

• Se puede ofertar equipos con teclados con retroiluminación estándar en lugar del solicitado 4-zone RGB backlit que es para gamer?

• En cuanto al accesorio externo, las unidades externas DVD Writer USB ya no se encuentran disponibles más en el mercado por considerarse obsoletas tecnológicamente. Solicitamos se omita este ítem.

Respuesta 14:

Como se indica en la publicación Sección 3.1.1 (Especificaciones Técnicas), “Todos los artículos deben ser nuevos, sin uso y cumplir con las especificaciones técnicas del Apéndice A”.

Adicionalmente, en la Sección 13 – Criterios de Evaluación, las propuestas deben “cumplir completamente con las especificaciones descritas en el Apéndice A” para ser consideradas técnicamente aceptables.

Aunque el Apéndice A permite “Nombre de marca o equivalente”, cualquier configuración alternativa propuesta debe cumplir o exceder todos los requisitos técnicos especificados en el Apéndice A y estar claramente respaldada por hojas de datos del fabricante, con las especificaciones ofrecidas claramente resaltadas, según lo requerido en la Sección 13. No se aceptarán hojas de datos genéricas o sin marcar.

Pregunta 15 Punto de consolidación en Estados Unidos:

¿Podrían compartir con nosotros el punto de consolidación en los Estados Unidos para el envío?

Asimer Tech LLC realiza envíos dentro del territorio continental de los Estados Unidos

(CONUS).

Respuesta 15 Como se establece en la Sección 2.3 (Entregables) y en la Sección 5.1 (Lugar de Ejecución), todo el equipo y los servicios bajo esta solicitud deben entregarse bajo la modalidad Delivered Duty Paid (DDP) en la siguiente ubicación:

Embajada de los Estados Unidos de América