2025.08.19_PR15513972_Q&A.pdf

U.S. Embassy, Quito Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro

Quito, Ecuador E-Mail: ruedavj@state.gov

August 19, 2025

QUESTIONS AND ANSWERS

ENGLISH VERSION

RFQ Number: PR15513972

1. Will equivalent brands and models that meet or exceed the minimum specifications be accepted, even if they are not the reference models listed?

Equivalent brands and models that meet or exceed the minimum technical specifications will be accepted. The reference models listed are for guidance purposes only.

2. Is the mechanical keyboard with Spanish LATAM layout mandatory or is a standard LATAM layout keyboard acceptable?

The requirement refers to the integrated laptop keyboard. A standard integrated chiclet keyboard with Spanish-language LATAM layout (QWERTY, ISO) is required.

Mechanical keyboards are not mandatory.

3. Is the DVD Writer an obligatory requirement, or can it be omitted if all other specifications are met?

The DVD Writer is a required specification as listed in Appendix A of the Advertisement.

However, since the requirement states “DVD Writer or similar,” an equivalent solution such as an external DVD Writer will be acceptable, provided it ensures full functionality.

Omitting the DVD Writer entirely would render the proposal technically unacceptable.

4. Can the 3-year warranty be provided by an authorized distributor in Ecuador, or must it come directly from the manufacturer?

As established in the Advertisement – Section 54.1 Deliverables (Warranty), the requirement is for a minimum three-year warranty identical to that provided by the original manufacturer and fully valid in Ecuador. This warranty may be honored either directly by the manufacturer or through an authorized distributor in Ecuador, if it offers the same official coverage.

5. For non-Ecuadorian companies, does VAT still apply, or is there an exemption for contracts with the U.S. Embassy?

As established in the Advertisement – Section 10.4 Value Added Tax (VAT), VAT applies only to Ecuadorian offerors, in accordance with local law. Foreign providers are exempt

RFQ Number: PR15513972

Embajada de los Estados Unidos de América

Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro – Quito – Ecuador ec.usembassy.gov from Ecuadorian VAT; however, they remain responsible for any applicable import duties. Therefore, non-Ecuadorian companies will not charge VAT in their proposals.

6. Do you have a preferred brand for this procurement?

As established in the Advertisement – Evaluation Criteria, the selection process follows a Lowest Price Technically Acceptable (LPTA) approach. Therefore, the U.S. Embassy has no preference for a specific brand. Any brand will be considered acceptable, provided it fully complies with the technical specifications listed in Appendix A of the Advertisement.

7. Regarding services – What services are expected for the equipment (e.g., image loading, warranty management, maintenance, additional configurations)? Or is only basic operating system setup required?

As established in the Advertisement – Section 54.1 Deliverables (Warranty), the required three-year warranty must be identical to that provided by the original manufacturer and valid in Ecuador. The vendor shall serve as the Embassy’s sole point of contact for the management of warranty claims and must ensure proper coordination with the manufacturer or authorized distributor to guarantee full coverage during the three-year period. No additional services beyond the basic setup described in the Advertisement are required.

8. Since the equipment has specific configurations that must be imported, can an approximate delivery time of 45 days be accepted?

As established in the Advertisement – Schedule and confirmed in the Evaluation Criteria, delivery must occur within 15 calendar days after the purchase order is awarded. A proposed delivery time of 45 days would not be considered technically acceptable under this solicitation.

9. Is there a preference for processors, Intel or Ryzen?

As established in the Advertisement – Appendix A, Technical Specifications, the solicitation does not express a preference for either Intel or AMD Ryzen processors.

Both brands will be considered acceptable provided they are 2024 generation or newer and meet or exceed the required specifications.

10. There is a comment about VAT and a note that states: “10.4 Value Added Tax (VAT) is not included in the CLIN rates. Instead, it will be priced as a separate Line Item in the contract and on Invoices. Local law dictates the portion of the contract price that is subject to VAT; this percentage is multiplied only against that portion. For Ecuadorian offerors only. To be clear VAT is only addressable to Ecuadorian providers based on their value added. Foreign providers will only pay the import duty. Please advise if this is correct. Is there a due date for delivery?

As established in the Advertisement – Section 10.4 Value Added Tax (VAT), VAT applies only to Ecuadorian offerors in accordance with local law. Foreign providers will not charge VAT but remain responsible for any applicable import duties. Regarding delivery, the Advertisement – Schedule requires delivery within 15 calendar days after the purchase order is awarded.

11. Are you open to posting this request on Unison Marketplace?

For this solicitation, Unison Marketplace will not be used as a procurement channel.

This process is being conducted through SAM.gov. All proposals must be submitted following the procedures outlined in the current Advertisement.

VERSIÓN EN ESPAÑOL

1. ¿Se aceptarán marcas y modelos equivalentes que cumplan o superen las especificaciones mínimas, aunque no sean los modelos de referencia listados?

Sí. Se aceptarán marcas y modelos equivalentes que cumplan o superen las especificaciones técnicas mínimas. Los modelos de referencia listados son solo con fines de orientación.

2. ¿Es obligatorio que el teclado sea mecánico con distribución en español LATAM, o basta con un teclado estándar LATAM?

El requisito se refiere al teclado integrado de la laptop. Se requiere un teclado estándar integrado tipo chiclet con distribución en español LATAM (QWERTY, ISO). No es obligatorio que sea mecánico.

3. ¿El grabador de DVD es un requisito obligatorio, o puede omitirse si se cumplen las demás especificaciones?

El grabador de DVD es un requisito obligatorio según el Anexo A de la publicación. Sin embargo, dado que el requisito establece “DVD Writer o similar”, se aceptará una solución equivalente, como un grabador de DVD externo, siempre que garantice plena funcionalidad. Omitirlo por completo haría que la propuesta sea técnicamente inaceptable.

4. ¿La garantía de 3 años puede ser otorgada por un distribuidor autorizado en Ecuador, o debe provenir directamente del fabricante?

La garantía debe ser mínimo de tres años, idéntica a la que ofrece el fabricante original y válida en Ecuador. Puede ser gestionada directamente por el fabricante o a través de un distribuidor autorizado en Ecuador, siempre que ofrezca la misma cobertura oficial.

5. Para empresas no ecuatorianas, ¿aplica el IVA o existe exención por ser contrato con la

Embajada de EE. UU.?

Según la Sección 10.4 de la publicación, el IVA solo aplica a los oferentes ecuatorianos, conforme a la ley local. Los proveedores extranjeros están exentos de IVA, pero sí son responsables de pagar los aranceles de importación que correspondan. Por lo tanto, las empresas no ecuatorianas no deben incluir IVA en sus propuestas.

6. ¿Existe una marca preferida para esta compra?

No. El proceso de selección sigue el criterio Lowest Price Technically Acceptable (LPTA).

No existe preferencia por una marca específica. Se considerará cualquier marca que cumpla con las especificaciones técnicas del Anexo A.

7. Sobre los servicios, ¿Qué servicios se esperan con el equipo (ej. carga de imagen, gestión de garantía, mantenimiento, configuraciones adicionales)? ¿O solo se requiere la instalación básica del sistema operativo?

El requisito es únicamente la garantía de tres años válida en Ecuador. El proveedor debe ser el punto de contacto único para gestionar reclamos de garantía y coordinar con el fabricante o distribuidor autorizado. No se requieren servicios adicionales más allá de la instalación básica descrita en la publicación.

8. Dado que el equipo tiene configuraciones específicas que deben importarse, ¿se puede aceptar un tiempo de entrega aproximado de 45 días?

No. Según la publicación, la entrega debe realizarse en un máximo de 15 días calendario después de la adjudicación de la orden de compra. Un plazo de 45 días no sería técnicamente aceptable.

9. ¿Existe preferencia por procesadores Intel o Ryzen?

No. Según el Anexo A, no se establece preferencia. Tanto Intel como AMD Ryzen serán aceptados, siempre que cumplan con las especificaciones mínimas.

10. Hay una nota sobre IVA que indica que no se incluye en las tarifas CLIN y que se calcula como un ítem separado solo para oferentes ecuatorianos. ¿Es correcto? ¿Hay fecha límite de entrega?

Sí, es correcto. El IVA aplica únicamente a oferentes ecuatorianos. Los proveedores extranjeros no lo incluyen, pero sí deben pagar aranceles de importación. En cuanto a la entrega, la publicación establece que debe realizarse dentro de 15 días calendario posteriores a la orden de compra.

11. ¿Están abiertos a publicar esta solicitud en Unison Marketplace?

No. Esta solicitud no se publicará en Unison Marketplace. El proceso se lleva a cabo a través de SAM.gov. Todas las propuestas deben enviarse conforme a los procedimientos de la publicación.