2025.08.03_PR14971495_Q&A.pdf

U.S. Embassy, Quito Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro

Quito, Ecuador E-Mail: sevillamg@state.gov / Quito-INL-Procurement@state.gov

August 13, 2025

QUESTIONS AND ANSWERS

English Version

RFQ Number: 14971495

Question 1 May I know the delivery shipping address to include in my quote.

Answer 1 As specified in the solicitation Section 2.2 – Deliverables, the delivery location is in Quito, Ecuador, INCOTERM DDP (Door to Door – Delivery Duty Paid). The exact delivery address will be provided to the awarded vendor once the Purchase Order is issued.

Question 2 Do the following requirements indicate the offeror must have a company presence in Ecuador?

“Final Deliverable: 30 calendar days after the purchase order is awarded. Vendor must provide a detailed bill of materials to be verified and ratified by INL Ecuador Logistics Team at least 5 calendar days before transporting any item. Equipment and service will be delivered in Quito - Ecuador – INCOTERM DDP (Door to Door – Delivery Duty Paid). The exact address will be provided and coordinated with the vendor, when the items are ready to deliver. The contractor shall provide all logistics, manpower, and equipment necessary to fulfill the delivery.”

“9.3.1 All logistics, importation, or administrative costs related to warranty fulfillment shall be the sole responsibility of the Vendor. No additional charges shall be incurred by the U.S. Government or end user for warranty claims or servicing.”

Answer 2 The solicitation does not require offerors to have a physical company presence in Ecuador.

However, vendors must be able to fulfill all responsibilities stated in the solicitation, including logistics, importation, and warranty support.

As stated in Section 2.2, mailto:sevillamg@state.gov mailto:Quito-INL-Procurement@state.gov

RFQ Number: PR14971495

Embajada de los Estados Unidos de América

Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro – Quito – Ecuador ec.usembassy.gov

“Equipment and service will be delivered in Quito - Ecuador – INCOTERM DDP (Door to Door – Delivery Duty Paid). The exact address will be provided and coordinated with the vendor, when the items are ready to deliver.”

Additionally, Section 4.1 notes:

“The contractor shall provide all logistics, manpower, and equipment necessary to fulfill the delivery.”

And Section 9.3.1 clearly establishes that:

“All logistics, importation, or administrative costs related to warranty fulfillment shall be the sole responsibility of the Vendor. No additional charges shall be incurred by the U.S. Government or end user for warranty claims or servicing.”

Question 3 Who retains ownership and bears liability of equipment while it is in transit for warranty evaluation or repair?

According to section 9.3.1 of the solicitation, the vendor retains ownership and bears all liability for the equipment while it is in transit for warranty evaluation or repair. All logistics, importation, and administrative costs related to warranty fulfillment are the sole responsibility of the vendor.

The U.S. Government will not assume any risk or cost during this process.

Question 4 Is there a maximum allowable time for conducting product evaluations and determining warranty claim validity?

Section 3.2.2 and Section 8.2 state:

“Any defective or incorrect items shall be replaced by the vendor at no cost… within five (5) business days.”

Question 5 If a product is determined not to be covered under warranty, who bears the cost of returning it to INL?

Answer 5 Before any equipment is shipped for warranty evaluation, the vendor must provide remote technical support to verify that the device requires physical servicing. If it is confirmed that the issue is covered under warranty, all shipping and return costs must be covered by the vendor. This aligns with Section 9.3.1 of the solicitation, which states:

“All logistics, importation, or administrative costs related to warranty fulfillment shall be the sole responsibility of the Vendor. No additional charges shall be incurred by the U.S. Government or end user for warranty claims or servicing.”

Question 6 Can we offer DAP Incoterms with customs clearance instead of DDP, given the duty/ tax exemption documents will be provided by the U.S. Embassy?

Please note that the required Incoterm for this procurement is DDP (Delivered Duty Paid), as stated in Section 2.2 – Deliverables of the solicitation:

“Equipment and service will be delivered in Quito -Ecuador – INCOTERM DDP (Door to Door – Delivery Duty Paid). The exact address will be provided and coordinated with the vendor, when the items are ready to deliver.”

Question 7 Could you please confirm the exact email address for submission of our official offer?

Answer 7 The official offer must be submitted via email to: Quito-INL-Procurement@state.gov, with a copy sent to ruedavj@state.gov, as specified in the solicitation.

Question 8 My company is prepared to deliver the requested services outlined in the solicitation for a total of $3,500,000.00. In accordance with our supplier's requirements, an advance payment of $1,500,000.00 is necessary for shipping purposes upon receiving the award. A link for payment via PayPal will be provided following the award notification.

Answer 8 As stated in the solicitation under Section 10 – Supplies and Prices, 10.5 Payment Terms:

“The payment method used by the Embassy of the United States of America is: 100% payment in 30 days once the goods are received and the invoice is submitted. No advance payment is considered.”

mailto:Quito-INL-Procurement@state.gov

Preguntas y Respuestas

Versión en Español

Numero de RFQ: 14971495

Pregunta 1 ¿Podría indicarme la dirección de entrega para incluir en mi cotización?

Respuesta 1 Como se especifica en la solicitud, Sección 2.2 – Entregables, el lugar de entrega es en Quito, Ecuador. La dirección exacta de entrega se proporcionará al proveedor adjudicado una vez que se emita la Orden de Compra.

Pregunta 2 ¿Indican los siguientes requisitos que el oferente debe tener presencia física en Ecuador?

“Entregable final: 30 días calendario después de la adjudicación de la orden de compra. El proveedor debe proporcionar una lista detallada de materiales que será verificada y ratificada por el equipo logístico de INL Ecuador al menos 5 días calendario antes de transportar cualquier ítem. El equipo y servicio serán entregados en Quito - Ecuador – INCOTERM DDP (Entrega con derechos pagados hasta destino). La dirección exacta será proporcionada y coordinada con el proveedor cuando los artículos estén listos para entregar. El contratista debe proveer toda la logística, personal y equipo necesario para cumplir con la entrega.”

“9.3.1 Todos los costos logísticos, de importación o administrativos relacionados con el cumplimiento de la garantía serán responsabilidad exclusiva del proveedor. No se incurrirán cargos adicionales al Gobierno de EE.UU. ni al usuario final por reclamos o servicios de garantía.”

Respuesta 2 La solicitud no exige que los oferentes tengan presencia física en Ecuador. Sin embargo, los proveedores deben ser capaces de cumplir con todas las responsabilidades establecidas en la solicitud, incluyendo logística, importación y soporte de garantía.

Como se indica en la Sección 2.2:

“Equipo y servicio serán entregados en Quito - Ecuador – INCOTERM DDP (Entrega con derechos pagados hasta destino). La dirección exacta será proporcionada y coordinada con el proveedor cuando los artículos estén listos para entregar.”

Además, la Sección 4.1 señala:

“El contratista deberá proporcionar toda la logística, personal y equipo necesario para cumplir con la entrega.”

Y la Sección 9.3.1 establece claramente que:

“Todos los costos logísticos, de importación o administrativos relacionados con el cumplimiento de la garantía serán responsabilidad exclusiva del proveedor. No se incurrirán cargos adicionales al Gobierno de EE.UU. ni al usuario final por reclamos o servicios de garantía.”

Pregunta 3 ¿ Quién es responsable del equipo y mantiene la propiedad mientras está siendo enviado para revisión o reparación bajo garantía?

Respuesta 3 Según la sección 9.3.1 del documento, mientras el equipo esté siendo enviado para revisión o reparación por garantía, el proveedor sigue siendo el dueño y es responsable de el equipo.

Además, todos los gastos de envío, importación y trámites relacionados con la garantía deben ser cubiertos por el proveedor. El Gobierno de EE.UU. no pagará ni asumirá riesgos durante ese proceso.

Pregunta 4 ¿Existe un tiempo máximo permitido para realizar evaluaciones del producto y determinar la validez de un reclamo de garantía?

Respuesta 4 Las secciones 3.2.2 y 8.2 establecen:

“Cualquier artículo defectuoso o incorrecto deberá ser reemplazado por el proveedor sin costo alguno… dentro de cinco (5) días hábiles.”

Pregunta 5 Si se determina que un producto no está cubierto por la garantía, ¿quién asume el costo de devolverlo a INL?

Respuesta 5 Antes de que cualquier equipo sea enviado para evaluación de garantía, el proveedor debe proporcionar soporte técnico remoto para verificar que el dispositivo requiere servicio físico. Si se confirma que el problema está cubierto por la garantía, todos los costos de envío y retorno deben ser cubiertos por el proveedor. Esto está en línea con la Sección 9.3.1 de la solicitud, que establece:

“Todos los costos logísticos, de importación o administrativos relacionados con el cumplimiento de la garantía serán responsabilidad exclusiva del proveedor. No se incurrirán cargos adicionales al Gobierno de EE.UU. ni al usuario final por reclamos o servicios de garantía.”

Pregunta 6 ¿Podemos ofrecer Incoterms DAP con despacho aduanero en lugar de DDP, dado que la Embajada de EE.UU. proporcionará documentos de exención de impuestos/aranceles?

Respuesta 6 Tenga en cuenta que el Incoterm requerido para esta adquisición es DDP (Entrega con derechos pagados hasta destino), según lo indicado en la Sección 2.2 – Entregables de la solicitud:

“Equipo y servicio serán entregados en Quito - Ecuador – INCOTERM DDP (Entrega con derechos pagados hasta destino). La dirección exacta será proporcionada y coordinada con el proveedor cuando los artículos estén listos para entregar.”

Pregunta 7 ¿Podría confirmar la dirección exacta de correo electrónico para la presentación de nuestra oferta oficial?

Respuesta 7 La oferta oficial debe enviarse por correo electrónico a: Quito-INL-Procurement@state.gov, con copia a ruedavj@state.gov, según lo especificado en la solicitud.

Pregunta 8 Mi empresa está preparada para entregar los servicios solicitados en la licitación por un total de $3,500,000.00. De acuerdo con los requisitos de nuestro proveedor, se requiere un pago anticipado de $1,500,000.00 para propósitos de envío al recibir la adjudicación. Se proporcionará un enlace para pago vía PayPal tras la notificación de adjudicación.

Respuesta 8 Como se indica en la solicitud, en la Sección 10 – Suministros y Precios, 10.5 Condiciones de Pago:

“El método de pago utilizado por la Embajada de los Estados Unidos de América es: pago del 100% en 30 días una vez recibidos los bienes y presentada la factura. No se consideran pagos anticipados.”