PR14971495_Questions and Answers.pdf

U.S. Embassy, Quito Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro

Quito, Ecuador E-Mail: sevillamg@state.gov / Quito-INL-Procurement@state.gov

November 20, 2024

QUESTIONS AND ANSWERS

English Version

RFQ Number: 14971495

Question 1 Is the desired warranty the factory warranty, managed directly by the user or their contracting office with the manufacturer? Or, alternatively, should we, as the supplier, intervene in the warranty process?

Answered 1 The warranty will be managed by the end user, an Ecuadorian government entity. For any warranty request, the main point of contact for coordination with the manufacturer shall be the awarded contractor.

Question 2 The delivery timeline for the high-performance machines, considering these units will require custom configurations, there is a possibility of delays during the build process due to the need for specific components. In the event of such a delay, would it be preferable to request a modification (MOD) to the contract to accommodate the adjusted timeline, or would it be possible to request a grace period to address the delay prior to pursuing a MOD?

Answer 2 One of the evaluation criteria will be that the awarded supplier complies with the requirements specified in Item 2: Deliverables, "Estimated delivery 30 calendar days after the purchase order is awarded.".

mailto:sevillamg@state.gov mailto:Quito-INL-Procurement@state.gov

RFQ Number: PR14971495

Embajada de los Estados Unidos de América

Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro – Quito – Ecuador ec.usembassy.gov

Question 3 For the Spanish keyboard requirement, would it be acceptable to provide external Spanish keyboards, or must they be built into the machines?

Answer 3 The keyboard must be in Spanish and integrated into the machine; external keyboards are not acceptable.

Question 4 There are two different graphics cards referenced in the specs. Please confirm which is needed.

Answer 4

NVIDIA RTX™

Question 5 Would the government consider shipping the equipment to a consolidation site (typically NJ or PA)?

Answer 5 The delivery must be DDP (Delivered Duty Paid), therefore the contractor must be responsible for all the logistics process and costs involved until the delivery in final destination Quito, Ecuador.

Preguntas y Respuestas

Versión en Español

Numero de RFQ: 14971495

Pregunta 1 ¿La garantía deseada es la de fábrica, la cual es gestionada por el usuario o el oficial de contratación directamente con el fabricante? o por el contrario, debemos nosotros intervenir en el proceso de garantía?

Respuesta 1 La garantía será gestionada por el usuario final, una entidad del gobierno ecuatoriano. Para cualquier requerimiento relacionado con la garantía, el principal punto de contacto para coordinar con el fabricante deberá ser el proveedor adjudicado.

Pregunta 2 El plazo de entrega para las máquinas de alto rendimiento, considerando que estas unidades requerirán configuraciones personalizadas, podría experimentar retrasos durante el proceso de fabricación debido a la necesidad de componentes específicos. En caso de que ocurra tal retraso, ¿sería preferible solicitar una modificación (MOD) al contrato para ajustar el cronograma de entrega, o sería posible solicitar un período de gracia para abordar el retraso antes de proceder con una modificación al contrato?

Respuesta 2 Uno de los criterios a evaluar será que proveedor adjudicado cumpla con lo solicitado en el ítem 2.

Deliverables “Estimated delivery 30 calendar days after the purchase order is awarded.”.

Pregunta 3 Para el requisito del teclado en español, ¿sería aceptable proporcionar teclados en español externos o deben estar integrados en las máquinas?

Respuesta 3 El teclado debe ser en español e integrado en la máquina, los teclados externos no son aceptables.

Pregunta 4 Hay dos tarjetas gráficas diferentes a las que se hace referencia en las especificaciones. Por favor confirme cuál es necesario?

Respuesta 4

NVIDIA RTX™

Pregunta 5 ¿Consideraría el gobierno enviar el equipo a un sitio de consolidación (normalmente Nueva Jersey o Pensilvania)?

Respueta 5 La entrega debe ser DDP (Entregado con Derechos Pagados), por lo tanto, el contratista debe hacerse responsable de todo el proceso logístico y los costos involucrados hasta la entrega en el destino final en Quito, Ecuador.