Custodial_Mkt_Research_Questionnaires_-_11_Dec_18.pdf

DEPARTMENT OF THE AIR FORCE

PACIFIC AIR FORCES

7 December 2018

MEMORANDUM FOR PROSPECTIVE VENDORS

入札予定業者の皆様へ

FROM: 374 CONS/PKBA

Unit 5228

APO AP 96328-5228

SUBJECT: Market Research for “Base-Wide Custodial Services at Yokota Air Base” 市場調査協力のお願い

The Yokota Air Base is conducting market research to determine the customary commercial practices for custodial (janitorial) services in the local market. This market research questionnaire is solely used for research by Yokota Airbase. The intent of this research is to gather commercial practices so the contracting office can better prepare solicitations for future requirements.

在日米軍横田基地では、現在、清掃サービス契約に関する市場調査を行っております。これ

は、将来におけるより公正な入札のために当該サービスの日本の商習慣を調査するためです。

The market research and information you provide in response to this survey will be used by the US Government only and WILL NOT be shared with other contractors or organizations outside the US Government. The results of this research will not only help us determine if these services are available and offered in the market to meet our agency requirements. We have attached a summary of required services to this letter describing our requirements.

本市場調査ならびに頂いた回答は業務を確定するためにのみ利用するものであり、米国政府以

外他の業者および団体に公表・使用されることは一切ございません。なお、この結果は米軍の

要求するサービスが日本の商習慣に沿うものであるかを判断するためのものです。詳しい要求

内容につきましては添付資料をご参照ください。

We ask that you please complete and submit the attached market survey questionnaire to Mr. Yuki Watabe either by calling at 042-552-2511 Ext. 5-5416 or e-mail yuki.watabe.jp@us.af.mil if you have any questions.

We appreciate your assistance and thank you in advance for responding to the questionnaire.

本市場調査に関するお問い合わせは、担当の渡部が承ります。電話 042-552-2511 内線 5-5416 も

しくは E-mail yuki.watabe.jp@us.af.mil です。何卒ご協力のほど、よろしくお願い申し上げま

す。

<<General>>

1. Is the service required by Yokota Air Base generally customarily and commercially offered to the general public?

要求される横田基地内での作業は恒例上そして商業的に一般公衆に提供されるものと同じもの

ですか？ Please circle one Yes No はい いいえ

<<Standards/Regulations>>

2. Is there any guidelines or standards for janitorial service contract in the market? Please list if any.

清掃業務契約のためのガイドライン、もしくは標準仕様書はございますか？ Please circle one Yes No はい いいえ

もしありましたらお知らせください。

<<Background>> Currently, there are three different custodial contract issued from our office based on the performance area as follows:

Base-Wide Custodial Services at Yokota Air Base Provide services within Yokota Air Base, Japan for office buildings, Child Development Centers, schools, and common areas for residential towers.

Off-Base Custodial Services Provide services for office spaces at Tokorozawa (Tokorozawa-shi) , Owada (Niiza-shi) and Momote (Wako-shi).

Custodial Services at Tama Hills Provide services for Golf club house and at Tama hills (Tama-shi).

<<背景>> 現在弊事務所より、清掃作業契約として以下のものが存在しております。

横田基地における清掃契約 横田基地内に点在する事業所、保育園、学校およびタワーマンションの共用部分の清掃

横田基地以外の清掃契約 所沢通信基地（埼玉県所沢市）、大和田通信所(埼玉県新座市)ならびに百手基地（埼玉

県和光市）の中の事業所の清掃契約 多摩サービス補助施設の清掃契約

多摩サービス補助施設（東京都多摩市）にあるゴルフコースクラブハウスの清掃

3. Can you provide the services at all three areas listed above? If your response is “No”, please provide the reasons why.

上記に示されているすべての施設にてサービスを提供することは可能ですか? もしできない場

合はその理由もお知らせください。

If you circle “No”, Please describe the reasons checking one of the followings: 該当するものにチェッ

クをして理由をお知らせください。

[ ] Unable to arrange staff properly サービス規模に対応するための人員が不足しているため [ ] Unable to manage work 予測される事務管理作業の負担が多すぎるため [ ] Other その他 Please describe その他、下記にお知らせください。

4. Which do you think more cost effective, to issue the contract separately based on the performance area or consolidate these contract to one big contract? Please provide the reason why.

上記の契約を現行のままサービス提供地域によって別々に契約するのと、ひとつに統合するの

とではどちらの方が費用効果があると思いますか？その理由もお聞かせください。

Please circle one Separate contract Consolidate contract

別々の契約が良い 統合したほうが良い

Please describe the reasons 理由をお知らせください。

5. Please let us know the Pros and Cons about consolidating these three (3) contracts.

上記３つの契約を統合する良い点、悪い点をお知らせください。

Pros: 良い点

Cons: 悪い点

6. Would it be interested be interested in submitting your proposal in the even the three (3) contracts (for Yokota Air Base, Off-Base sites, and Tama) were considered as one (1) contract?

横田基地、横田基地以外の米軍施設ならびに多摩サービス施設の清掃契約が統合された場合の

入札案件にご興味はおありですか？

7. Is a quality control plan used for this type of services? What is your method of quality control for preventing non-conforming services? If you don’t have a quality control plan, how do you determine if the services you are providing are satisfactory?

<<Quality Control>>

このタイプの仕事にＱＣプランは用いられますか？

Please circle one Yes No はい いいえ

御社の提供しているサービスの質を判断する上でどのような方法を取りますか？ [ ] Customer complaint 顧客からの苦情 [ ] Periodic inspection 定期的に巡回・検査 [ ] Random inspection ランダムに巡回・検査 [ ] Other その他 Please describe 下記にお知らせください。

また、もしＱＣプランが存在しない場合、どのようにして提供しているサービスの質を判断し

ていますか？ [ ] Customer complaint 顧客からの苦情 [ ] Periodic inspection 定期的に巡回・検査 [ ] Random inspection ランダムに巡回・検査 [ ] Other その他 Please describe 下記にお知らせください。

8. What type of contract would you recommend for a custodial services requirement and why (reimbursement, fixed unit price, etc.)? <<Type of Contract>> このサービスにもっともふさわしい契約タイプは何だとお考えでしょうか。またその理由もお

聞かせください。（出来高払い契約、確定価格契約、等） [ ] Firm fixed price 固定価格契約 [ ] Reimbursement 出来高払い契約 [ ] Other その他 Please describe 下記にお知らせください。

9. The Government is contemplating to develop 7 years duration for entire contract period, (Basic + 6 Option Periods). Does this longer-life period of performance have adverse effect on your performance?

この度米国政府としましては７年間の契約期間を設けたいと考えております。現行の５年契約

と比較すると２年間長期となりますが、契約期間の長期化が契約履行やサービスの内容に影響

を及ぼすことはございますか？

Please circle one Yes No はい いいえ

If yes, please describe the specific adverse impact もしあれば、理由をお知らせください。

10. If the Government determined the period of performance as 7 years, is your firm still interested in bidding for this project?

もし米国政府が本案件を 7 年契約として入札期間を設けた場合、応札をご検討いただけますで

しょうか？いいえの場合、その理由を教えてください。

Please circle one Yes No はい いいえ

11. What are the price factors (square footage, difficulty of work, number of buildings, etc.) used to determine the costs? Please check. <<Price factor>> 価格の決定に影響する要素をお知らせください。 [ ] Square footage 平米数 [ ] Difficulty of work 仕事の複雑さ [ ] Number of Buildings 建物の数 [ ] Working hours 就業時間 [ ] Working days 稼働日 [ ] Supplies 消耗品 [ ] Staffing and G&A 人員配置と一般管理費 [ ] Other その他 Please describe 下記にお知らせください。

12. What laws, regulations or unique requirements do you have to comply with to provide these services?

<<Standards/Regulations>> どのような法規、または業界の特殊なルールなどを、このサービスを提供するにあたって守ら

なければならないのでしょうか？

13. How do you communicate with your customer? Do you hold meetings on a regular basis?

<<General>> どのようにして契約主とコミュニケーションをとりますか？定期的に会議を持ったりします

か？ Please circle one Yes No はい いいえ

14. Does your workforce need qualifications to perform this kind of services? Is it mandatory by law or regulation? <<Qualifications>> 作業を遂行するにあたり、なにか資格は必要ですか？ [ ] Not required to have any license/qualifications 特に資格は必要ない

[ ] Building Cleaning Technician certified by Japan Building Maintenance Association 全国ビルメンテナンス協会発行のビルクリーニング技能士 [ ] Other その他 Please describe 下記にお知らせください。

もし必要な場合、この資格は業務を行ううえで必ずもっていなければならないものですか？ Please circle one Yes No はい いいえ

15. Under your custodial contract, who provide the following supplies? Please circle.

<<Furnished supplies/materials>> 貴社の清掃契約では下記にあげる消耗品は誰が供給していますか？どちらかに○をお願いしま

す。 Plastic bags for trash can ゴミ箱用ビニール袋 [User 発注者・Contractor 業者]

Paper towels ペーパータオル [User 発注者・Contractor 業者]

Cleaning agent 洗剤 [User 発注者・Contractor 業者]

Cleaning tools 清掃用具 [User 発注者・Contractor 業者]

Soup 石鹸 [User 発注者・Contractor 業者]

Other (Please describe) その他（あれば記載願います）

16. In regards to the supplies listed above in question Number 9, which is more cost effective? Provided by the Contractor, or provided by the user? And why do you think so?

上記の質問 15 に挙げられた消耗品に関して、発注者が供給する場合と業者自身で調達する場合

とどちらが費用効率が良いと考えますか？またその理由も教えてください。 [ ] By User because, 発注者が供給したほうがいい。なぜなら [ ] By the contractor, because, 業者自身で調達したほうがいい、なぜなら

17. Please provide your answer in the below table. These are for general administration buildings.

下記の表の質問にお答えください。すべて一般的なオフィスビルの場合です。

Services サービス内容

Can you provide these services? Please circle.

このサービスは可能

ですか？どちらかに

○をお願いします。

How do you charge for them?課金する単位は

何ですか（平米、

日、月、建物など）

What is the cost of each item? Please let me know if possible.もし

可能であればその単

価を教えてくださ

い。

(Sample 回答例)SWEEP FLOORS Yes No 平米 ¥130

SWEEP FLOORS

ほうきがけ

Yes No

DAMP MOP FLOORS

モップがけ（水拭き）

Yes No

BUFF FLOORS

床磨き・バッファーがけ

Yes No

WAX FLOORS

ワックスがけ

Yes No

STRIP FLOORS

床磨き

Yes No

GENERAL SPOT CLEANING

染み抜き

Yes No

VACUUM CARPET

カーペットの掃除機がけ

Yes No

SHAMPOO CARPET

カーペットクリーニング・

シャンプー Yes No

CLEAN WALK-OFF MATS

フロアマット掃除

Yes No

CLEAN TRASH ROOM

ゴミ集積所の掃除

Yes No

CLEAN WALLS/PARTITIONS

壁・パーテション掃除

Yes No

DUSTING

埃取り

Yes No

CLEAN DRINKING FOUNTAIN

給水気の掃除

Yes No

CLEAN CHALKBOARDS

黒板清掃

Yes No

CLEAN INTERIOR/EXTERIOR

WINDOWS 窓清掃

Yes No

CLEAN LIGHT FIXTURES

照明機器の清掃

BASIC RESTROOM CLEANING

トイレ掃除

CLEAN/DISINFECT REST ROOMS

トイレ清掃消毒

CLEAN GLASS/MIRRORS

ガラス鏡の掃除

Yes No

CLEAN SINK

洗面台の清掃

Yes No

DESCALE TOILETS & URINALS

便器掃除

Yes No

RESUPPLY REST ROOMS

ペーパー補充

Yes No

TRASH COLLECTION/REMOVAL

(Centralized Locations) ゴミ収集（一ヶ所）

18. Your answers listed above are for general administrative offices. If performance area is more complex, such as kindergartens, hospitals, highly visible location (General’s office) where you need more attention while performing your services, does your price go up? If so, how much (%)?

上記に挙げていただいた料金はあくまでも一般的な事務所での場合ですが、より高度な清掃レ

ベルを必要とするエリア( 幼稚園、病院、会社の役員室など) へのサービスの履行を要求した場

合、金額についてはどの程度変化がありますか？ [ ] Price remains unchanged 金額は変わらない [ ] Price goes up by ______% 金額は＿＿＿＿＿％ほど高くなる。 [ ] Other その他 Please describe 下記にお知らせください。

19. The Government may require the Contractor to support turnover or transition periods. In an effort to avoid gaps in service on requirements, does your company have the capability to back fill positions immediately or expedite a transition plan?

米国政府は契約者に対し人員入れ替えの準備期間を短期間かつスムーズに行うことを期待する

ことがございます。契約期間中における人員欠如等が発生した際の人員補充につきまして、作

業の不履行期間を発生することなく契約を履行していただくことは可能でしょうか？

Please circle one Yes No はい いいえ

If yes, how soon would your company replace the personnel? How?

はいとお答えいただいた場合、その人員補充に対応していただくための時間（期間）はどれく

らいですか？また、どのようにして行われますか？

20. Please provide your information. 恐れ入りますが下記ご記入ください。

Company name: 会社名

Name of POC: 担当者名

Tel: 電話番号

E-mail：メールアドレス

Please submit your response to our survey by the close of business on 1 Feb 2019. Please contact Mr.

Yuki Watabe either by calling at 042-552-2511 Ext. 5-5416 or e-mail yuki.watabe.jp@us.af.mil if you have any questions. Again, we appreciate your assistance and thank you in advance for responding to the questionnaire.

大変恐縮ですが、市場調査の締め切り日を 2019 年 2 月 1 日とさせていただきます。期日までに yuki.watabe.jp@us.af.mil までご連絡の上お返事をいただけたら幸甚です。重ね重ね、ご理解とご

協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

NAMIKO KANEKO

Contracting Officer 374th Contracting Squadron 第 374 契約中隊 契約官 金子 奈美子 Attachment:

Summary of required services 添付書類 サービス概要