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GUÍA Y PLANTILLA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MONITOREO, EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE A NIVEL DE ACTIVIDAD

Introducción ¿Por qué elaborar un Plan MEL a nivel de Actividad?

· El Plan de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (Plan MEL, por sus siglas en inglés) cumple diversos propósitos. Su principal propósito es describir la manera como la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) y los Socios Implementadores (IP, por sus siglas en inglés) determinarán si una actividad está progresando en el logro de los resultados establecidos. En el caso de USAID, garantiza que se cuente con suficiente información para la gestión de la actividad y que la recolección de los datos sea consistente con las necesidades de datos y aprendizaje del Plan de Gestión del Desempeño (PMP, por sus siglas en inglés) de la Misión y del Reporte y Plan de Desempeño anual (PPR, por sus siglas en inglés) de la Misión. En el caso del socio, el Plan MEL describe los procesos de monitoreo, evaluación y aprendizaje de la implementación para la adaptación y logro de resultados. Asimismo, garantiza la generación de información de calidad y la toma de decisiones oportuna.

¿Por qué es necesaria esta Guía?

· La presente Guía y Plantilla para la Elaboración de un Plan de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje a nivel de Actividad tiene como finalidad guiarlo en la elaboración del Plan MEL de su actividad, para lo cual le indicará su contenido y le proporcionará instrucciones para desarrollar cada sección, de acuerdo con el Sistema Automatizado de Directivas (ADS, por sus siglas en inglés) 201, buenas prácticas y otras pautas de monitoreo, evaluación y aprendizaje de USAID. Recuerde que las actividades deben contar con un Plan MEL aprobado, antes de que comiencen las principales acciones de implementación.

· Esta Guía proporciona pautas, criterios y procedimientos estandarizados, así como enlaces a fuentes externas que permiten profundizar en los contenidos y en las especificaciones técnicas necesarias para su elaboración e implementación. Además, brinda instrucciones para el desarrollo de cada una de las secciones del Plan MEL, así como sugerencias de acciones por realizar, antes de iniciar su elaboración.

· Esta Guía está dirigida a los Especialistas MEL, quienes estarán a cargo de dirigir el proceso.

Contenido del Plan MEL

· Si bien no se exige un formato específico para el Plan MEL, USAID/Ecuador recomienda enfáticamente el uso de esta plantilla, la cual consta de nueve secciones. Esta plantilla ha sido validada por los Puntos de Contacto (PoC, por sus siglas en inglés) MEL de USAID, los Representantes del Oficial de Contratos (COR, por sus siglas en inglés), los Representantes del Oficial de Convenios (AOR, por sus siglas en inglés) y los IP.

Contenido del Plan MEL a nivel de Actividad

1. Introducción

2. Modelo lógico y teoría de cambio

3. Plan de monitoreo

4. Plan de evaluación

5. Plan de aprendizaje

6. Plan de gestión de datos

7. Plan de comunicación

8. Implementación del Plan MEL

9. Anexos

· La elaboración de Planes MEL es obligatoria para todas las actividades, y altamente recomendable para los buy-ins, salvo en el caso de las Organizaciones Públicas Internacionales (PIO, por sus siglas en inglés) o de los donantes bilaterales; los acuerdos de transacción de la Corporación Financiera de Desarrollo (DFC, por sus siglas en inglés); los acuerdos de Gobierno a Gobierno (G2G) de tipo ‘programa de asistencia’; y las actividades que no requieren de diseño. Estos tipos de actividades pueden optar por elaborar un Plan MEL; y monitorear los resultados de las intervenciones aun cuando no sea requisito el elaborar un Plan MEL (ADS 201.3.4.10).

Antes de iniciar la elaboración del Plan MEL

· Revise su convenio, así como todos los documentos de planificación disponibles.

· Revise la Teoría de Cambio (TdC) o la hipótesis de desarrollo, y asegurando su precisión y clarificando la manera como esta se relaciona con la implementación y contribuye al logro de la actividad. Efectúe los cambios que sean necesarios antes de elaborar el Plan MEL.

· Infórmese sobre el presupuesto que se asigna para las actividades MEL.

· Involucre a sus líderes y colegas en la importancia de esta herramienta. Explíqueles el proceso y asegúrese de que brinden la información necesaria para la elaboración del Plan MEL y asignen tiempo suficiente para las reuniones de discusión y para la revisión de sus avances.

· Identifique el idioma en que debe redactar y presentar su Plan MEL. Coordine con el COR/AOR/Gerente de la Actividad sobre la mejor manera de proceder en caso de que la actividad requiera que el Plan MEL esté en español para compartirlo con los grupos de interés en Ecuador. De ser más sencillo, presente el Plan MEL en español y, una vez aprobado, tradúzcalo al inglés.

Al momento de redactar el Plan MEL

· Utilice la plantilla que acompaña esta Guía y redacte el Plan MEL a modo de documento independiente y de manera tal, que sea legible y comprensible para todos.

· Redáctelo de manera sencilla, y teniendo en consideración los recursos disponibles para su implementación.

· Respete los límites indicados en cada sección.

· Trabaje en estrecha coordinación con su COR/AOR/Gerente de Actividad para perfeccionar y terminar el Plan MEL usando indicadores estipulados de mutuo acuerdo, ya que él/ella se encargará de verificar que los indicadores sean coherentes con el PMP y el PPR de USAID, y satisfagan las necesidades de recolección de datos. El COR/AOR tiene la responsabilidad de brindar información sobre los elementos requeridos, revisar el plan, brindar asistencia en cuanto a los cambios que sean necesarios efectuar y aprobarlo o brindar su conformidad.

· Se recomienda que, a través de su COR/AOR/Gerente de Actividad, solicite al PoC MEL de USAID que efectúe una revisión de una versión preliminar del Plan.

Cuando envíe el Plan MEL

· El Plan MEL debe ser enviado a su COR/AOR/Gerente de Actividad dentro de los 90 días posteriores a la firma del convenio o según cómo se especifique en el convenio (ADS 201).

· La entrega del Plan MEL consistirá en dos partes: (I) un documento Word para las secciones de la narrativa y (2) un documento Excel que contenga la Matriz de Seguimiento de Indicadores. Nombre cada uno de esos documentos (Word y Excel), según corresponda, y envíelos en un mismo mensaje de correo electrónico.

Después de la aprobación

· Inmediatamente después de la aprobación, el COR/AOR/Gerente de Actividad cargará el Plan MEL (así como cualquier actualización posterior) en el Sistema de Seguimiento de Almacenamiento e Imagen Segura (ASIST, por sus siglas en inglés) de la Agencia, que es el repositorio electrónico oficinal para toda la documentación de convenios de Adquisición y Asistencia (A&A) de la Agencia.

· Una vez que el Plan MEL sea aprobado, compártalo con todos sus colegas, contrapartes y beneficiarios. En coordinación con sus colegas, asigne el tiempo necesario para revisarlo y la manera como se implementará.

· Revise el Plan MEL según sea necesario, en función de los cambios que se produzcan en la actividad o en el contexto durante la implementación de la actividad. Se debe revisar y validar el Plan MEL cada año, y, revisarlo, cuando corresponda, en coordinación con el COR/AOR/Gerente de Actividad para efectuar las modificaciones que resulten necesarias.

Esta Guía fue elaborada en abril de 2021 y revisada en mayo de 2023.

Fecha de aprobación: [p. ej., 1 de abril de 2021][INGRESE EL NOMBRE DE LA ACTIVIDAD] Plan de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje

Número de convenio: [Ingrese el número de convenio] Socio Implementador: [ingrese el nombre del socio implementador principal]

RESUMEN DE LA ACTIVIDAD

· Nombre de la actividad: [Ingrese el nombre].

· Periodo de implementación: [p. ej., 1 de octubre de 2020 al 30 de septiembre de 2025].

· Presupuesto: [Ingrese el presupuesto].

· Subcontratistas: [De haber subcontratistas, ingrese sus nombres. Si no hubiere alguno, ingrese «No aplica (N/A)»].

· Sitio web: [Ingrese el sitio web del socio implementador, de tenerlo. Si no tuviere, ingrese «(N/A)»].

· Equipo de la actividad:

· [Ingrese el nombre], Jefe de Proyecto [Ingrese el correo electrónico]

· [Ingrese el nombre], [Especialista MEL o cargo similar] [Ingrese el correo electrónico]

· Equipo de USAID:

· [Ingrese el nombre], [COR/AOR/Gerente de Actividad, seleccione la opción correcta y elimine las demás] [Ingrese el correo electrónico], [Ingrese la oficina]

· [Ingrese el nombre], [COR/AOR/Gerente de Actividad alterno, seleccione la opción correcta y elimine las demás] [Ingrese el correo electrónico], [Ingrese la oficina]

· [Ingrese el nombre], [Punto de Contacto MEL] [Ingrese el correo electrónico]

ÍNDICE

ABREVIATURAS, SIGLAS Y ACRÓNIMOS

Incluya una lista de todas las abreviaturas, siglas y acrónimos usados en el documento, con el fin de asegurar su correcta compresión.

La primera vez que utilice una palabra que requiera una abreviatura, sigla o acrónimo, escriba la palabra completa y coloque la abreviatura, sigla o acrónimo en paréntesis. Luego, utilice solo la abreviatura, sigla o acrónimo.

Use cursivas cuando una palabra esté en otro idioma.

1. INTRODUCCIÓN

En esta sección, se presenta información sobre el Plan MEL, sus objetivos y contenido, así como los usuarios que utilizarán la información que se genere a partir de su implementación y la manera como se elaboró.

1.1 OBJETIVOS DEL PLAN MEL

Proporcione una breve explicación acerca de los objetivos del Plan MEL, ya que estos sentarán sus bases y las del sistema MEL, y guiarán su desarrollo. Los objetivos se relacionan con las necesidades de información de los usuarios, los requerimientos de rendición de cuentas respecto del logro de resultados y la generación de conocimiento, entre otros, vinculados a su naturaleza.

Ejemplo:

Objetivo general: El Plan MEL facilitará el cumplimiento de los objetivos de la actividad mediante la recolección de datos, su procesamiento y el análisis periódico de información clave que permita tomar decisiones de manera oportuna, asegurando el logro de los resultados esperados.

Objetivos específicos:

- Asegurar la recopilación de información de calidad mediante el establecimiento de procedimientos claros de recolección de datos y de mecanismos para verificar la calidad de los datos.

- Identificar las lecciones aprendidas de la actividad.

Para establecer estos objetivos, recuerde lo siguiente:

· El Plan MEL debe ser capaz de dar seguimiento al progreso y documentarlo contrastándolo con los resultados de la actividad; y dado que es una herramienta fundamental para la planificación, la gestión, la documentación y la evaluación del desempeño, debe incluir los indicadores de desempeño y contexto.

· El Plan MEL debe describir el proceso destinado al monitoreo, evaluación y aprendizaje de la implementación, facilitando la adaptación y logro de los resultados.

· La información que se genere mediante el Plan MEL debe utilizarse para influir en la toma de decisiones y en la asignación de los recursos, informar sobre los cambios que se produzcan durante la implementación de la actividad, cuando sea necesario, y adaptar la actividad, según corresponda.

· El Plan MEL debe permitir la generación de conocimiento.

· El Plan MEL debe incorporar temas transversales (género, inclusión social, medioambiente, fortalecimiento de capacidades), si los hubiere.

· El Plan MEL debe garantizar la recolección de datos para evaluaciones futuras.

1.2 USUARIOS DEL PLAN MEL

Incluya una narrativa en la que presente el uso previsto del Plan MEL, así como a las personas o instituciones que utilizarán la información generada mediante él. Con base en los usuarios identificados, se elaborará una matriz en la sección “Plan de comunicación”; identificando para cada uno de ellos, la información solicitada, la periodicidad, el formato, entre otros. Los datos y la evidencia que se obtengan mediante el Plan MEL serán utilizados por el personal de comunicación, los beneficiarios, entre otros.

1.3 PROCESO DE DESARROLLO

Brinde una breve descripción sobre el proceso realizado para la elaboración del Plan MEL, qué pautas se siguieron, quiénes participaron en el proceso, cómo se realizó (por ejemplo, mediante reuniones técnicas), quién lo lideró y demás información vinculada.

Recuerde trabajar en estrecha coordinación con el COR/AOR/Gerente de Actividad y con el PoC MEL de USAID para perfeccionar y terminar el Plan MEL. Con ello, se garantizará que los indicadores de la actividad sean coherentes con el PMP (de estar concluido o cuando esté culminado) y satisfagan sus necesidades de recolección de datos, estén alineados con los indicadores del PMP y sean reportados en el Development Information Solution (DIS).

Mencione en esta sección cuándo se actualizará el Plan MEL. Se sugiere revisarlo y validarlo cada año o, en función de los cambios que se produzcan en la actividad o contexto. Puede citar por ejemplo lo siguiente: Las actualizaciones de este Plan serán enviadas al COR/AOR/Gerente de Actividades para su revisión y aprobación [cada trimestre/semestre/año] o cuando se proponga su revisión.

Esta sección es de carácter obligatorio para:

Contratos Subvenciones Acuerdos de Cooperación Buy-ins G2G

[Ingrese aquí el nombre de la actividad] – Plan MEL usaid.gov

2. MODELO LÓGICO Y SU TEORÍA DE CAMBIO ASOCIADA

Esta sección permitirá a los usuarios del Plan MEL comprender la TdC y la hipótesis de desarrollo de la actividad, el contexto en el que influye la actividad, las cadenas de causa y efecto, los supuestos y los posibles riesgos.

El Plan MEL se basa en la evaluación de los cambios deseados producidos como resultado de la implementación de la actividad.

2.1 TEORÍA DE CAMBIO DE LA ACTIVIDAD

Los supuestos se definen como «las condiciones establecidas, las conductas y/o los eventos críticos que escapan del control de la actividad y que deben darse para alcanzar los resultados»; y un riesgo se describe como el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Un riesgo hace referencia a un evento o una circunstancia inciertos que —de producirse— tendrían un impacto, ya sea positivo o negativo, sobre la capacidad de obtener los resultados previstos. (ADS 201).

Incluya una breve descripción de la TdC o de la hipótesis de desarrollo de la actividad, donde se precise la manera como los resultados condujeron a un resultado de más alto nivel, y al propósito en un contexto dado.

En la narrativa, se debe describir lo siguiente:

· el problema que se ha de resolver;

· la lógica causal y las relaciones entre los resultados (lógica vertical o enunciado «si-entonces»);

· el contexto en el que la actividad se sitúa y busca lograr cambios, los supuestos clave y posibles riesgos que pudieran afectar esta hipótesis;

· incluya una breve referencia sobre cómo se estableció la TdC, así como la evidencia que la sustenta, si la hubiere.

2.2 MODELO LÓGICO DE LA ACTIVIDAD

Presente de manera gráfica la TdC o la hipótesis de desarrollo de la actividad e ilustre la conexión entre lo que hará la actividad y lo que esta espera lograr.

Elija un modelo lógico para representar la TdC. Entre la variedad de modelos lógicos que puede seleccionar se encuentran el marco lógico, el marco de resultados, la cadena de resultados, los diagramas causales, el árbol de objetivos, entre otros.

El modelo lógico no es una representación exacta ni completa de la teoría de cambio, sino una aproximación simplificada que se debe usar con fines de planificación, implementación, comunicación y monitoreo del desempeño. Ofrece una representación de alto nivel de la TdC de la actividad.

Si la actividad no cuenta con un modelo lógico que ilustre la TdC, será preciso diseñar uno. Esta Guía propone el uso del marco de resultados.

Recuerde incorporar los temas transversales (género, inclusión social, medioambiente, fortalecimiento de capacidades) tanto en la teoría de cambio como en el modelo lógico. En los reportes de progreso se informarán estos temas.

En el modelo lógico seleccionado, utilice los términos (propósito, objetivo, resultado, efecto, resultado intermedio, entre otros) según lo estipulado en su convenio.

Respecto a la planificación y la gestión, es posible que el equipo encuentre útil utilizar una cadena de resultados, la cual consiste en una TdC detallada, que facilitará la identificación de indicadores, supuestos y brechas de conocimiento. Para tener referencias sobre cómo crear una cadena de resultados, revise los ejemplos que figuran en el cuadro de texto. Si usted y su equipo desarrollan una cadena de resultados u otra TdC más detallada, adjúntela como anexo e indique cuándo será revisada y actualizada.

Revise las siguientes fuentes para obtener pautas para crear un modelo lógico, una cadena de resultados y ejemplos.

Guía para el Desarrollo del Modelo Lógico de un Proyecto (y su Teoría de Cambio Asociada) Nota Técnica: Desarrollando un Marco de Resultados Guía 1: Desarrollo de modelos situacionales en los programas de biodiversidad de USAID Guía 2: Uso de la cadena de resultados para representar las teorías de cambio en los programas de la biodiversidad de USAID Guía 3: Definiendo resultados e indicadores para el monitoreo, evaluación y aprendizaje en los programas de biodiversidad de USAID

Ilustración 1. Modelo lógico de la actividad (p. ej., marco de resultados)

Resultado 2.2 Resultado 2.1 Objetivo 1 (revise la terminología utilizada en el convenio)

PROPÓSITO

Objetivo 2

Resultado 1.1 (revise la terminología utilizada en el convenio)

2.3 VÍNCULO CON EL MARCO DE RESULTADOS DE USAID

Todas las actividades financiadas por USAID contribuyen al logro de un objetivo de desarrollo establecido en el Marco Estratégico 2020-2025. Mencione, en forma narrativa o gráfica, dónde se ubica la actividad en el marco de resultados de USAID/Ecuador. Asimismo, indique a qué objetivo de desarrollo, resultados intermedios y sub-intermedios contribuye. Consulte a su COR/AOR/Gerente de actividad o al PoC MEL de USAID.

Esta sección es de carácter obligatorio para:

Contratos Subvenciones Acuerdos de Cooperación

Y opcional, pero altamente recomendable para:

Buy-ins G2G

Revise el Marco Estratégico 2020-2025 de Ecuador

3. PLAN DE MONITOREO

Esta sección brinda información sobre la manera como la actividad monitoreará su desempeño, los factores contextuales que pudieran afectar el desempeño de la actividad y el logro de los productos y resultados esperados. Además, presenta los criterios utilizados para seleccionar los indicadores, sus desagregaciones, así como una breve descripción de cada uno de estos.

En este punto, es posible que se haya dado cuenta de que un Plan MEL involucra muchos conceptos y términos. Se sugiere incluir, como Anexo I, un glosario de todos los términos relacionados con MEL empleados en el Plan, con la finalidad de que todos comprendan los conceptos de la misma manera.

Si desea obtener pautas sobre el monitoreo, consulte la siguiente fuente:

Caja de Herramientas de Monitoreo de USAID

3.1 ENFOQUES DE MONITOREO

Describa de manera breve los enfoques de monitoreo que la actividad va a implementar y la manera como estos serán útiles para la gestión adaptativa.

Para USAID, el término «enfoques de monitoreo» hace referencia al monitoreo del desempeño, al monitoreo del contexto y al monitoreo complementario. El Plan MEL debe contener los dos primeros enfoques y se aconseja incluir el tercero en caso de que la actividad intervenga en un contexto muy dinámico. A continuación, se presentan sus definiciones.

· El monitoreo del desempeño se define como la «recolección continua y sistemática de datos de indicadores de desempeño y de información adicional cuantitativa o cualitativa para supervisar la implementación y comprender el progreso hacia la obtención de resultados medibles». Incluye el monitoreo de la cantidad, calidad y plazo en el logro de los productos de la actividad, así como el monitoreo de los resultados que se espera obtener a partir de la combinación de estos productos con otros factores. (ADS 201)

· El monitoreo del contexto se define como la «recolección sistemática de información acerca de las condiciones y los factores externos relevantes para la implementación y el desempeño de las actividades. Incluye información sobre las condiciones locales que pueden afectar de manera directa la implementación y el desempeño, o sobre los factores externos que pueden afectar de manera indirecta la implementación y el desempeño (tales como las condiciones macroeconómicas, sociales o políticas)». Se debería utilizar también para monitorear los supuestos y riesgos que se identifiquen en el modelo lógico de la actividad. (ADS 201)

· El monitoreo complementario complementa el monitoreo de desempeño y el de contexto, y puede usarse en situaciones en las que resulta difícil predecir los resultados debido a contextos dinámicos o relaciones de causa y efecto poco claras, o en las que es posible que los métodos de monitoreo tradicionales no sean suficientes.

En esta sección, presente la manera cómo se planifica el monitoreo del desempeño. Este incluye el monitoreo de la cantidad, calidad y plazo en el logro de los productos y resultados. Presente los tipos de indicadores y las técnicas de recolección de datos que se utilizarán. A partir de esta descripción, desarrollará las siguientes secciones.

Adicionalmente, presente los esfuerzos que se han de desplegar para monitorear las condiciones y los factores externos que son relevantes para la implementación de la actividad.

Mencione también la manera como el Plan MEL incorporará enfoques transversales como el género y la inclusión social, y garantizará su medición.

Si desea obtener pautas acerca de cómo incorporar el género, consulte la siguiente fuente:

ADS 205 – Integración de la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer en el Ciclo de Programas de USAID

3.2 INDICADORES

Una vez definidos los enfoques de monitoreo, será preciso que seleccione los indicadores para dar seguimiento a los resultados y cambios en el contexto. En esta sección, debe establecer dos tipos de indicadores: indicadores desempeño y de contexto.

Presente en esta sección los indicadores (desempeño y contexto) que utilizará para el monitoreo, los criterios que usó para seleccionarlos, la manera cómo se han determinado (o se determinarán) la línea de base y las metas, y, por último, presente una matriz resumen de indicadores donde se visualice esta información. A continuación, encontrará más información sobre cada uno de estos componentes que le servirán de guía al momento de seleccionar los indicadores y de establecer líneas de base y metas.

Indicadores de desempeño Los indicadores de desempeño le permitirán determinar el progreso en la obtención de los productos y resultados, y al aplicarlos, podrá definir el trabajo que se necesitará realizar para implementar el sistema MEL.

Los Planes MEL deben incluir como mínimo un indicador de desempeño pertinente por cada nivel de resultado de la actividad.

Todos los indicadores de desempeño seleccionados deben tener una línea de base y metas; estar desagregados por sexo al momento de medir los datos a nivel de persona; estar desagregados por ubicación geográfica cuando se usen indicadores a nivel de campo, tener una Hoja de Referencia de Indicadores de Desempeño (PIRS, por sus siglas en inglés), guardarse en una matriz de seguimiento de indicadores y en el sistema DIS, y tener evaluaciones de la calidad de los datos. Trabaje en estrecha coordinación con el COR/AOR/Gerente de la Actividad y con el PoC MEL para que se informe sobre las desagregaciones que debería incluir en el Plan MEL y las pautas que debe seguir.

Para más información sobre los indicadores de desempeño, pautas acerca de cómo seleccionarlos y desagregarlos, y sobre ubicación geográfica, consulte lo siguiente:

Seleccionando indicadores de desempeño Lista de verificación de los criterios de los indicadores Desagregando los indicadores de monitoreo Desagregación de datos por ubicación geográfica Lista de verificación de desagregación por ubicación geográfica

A continuación, se presentan los tipos de indicadores de desempeño:

· Producto (miden lo que se produce como resultado directo de los aportes) y resultados (miden todo resultado que sea más altos que un producto)

· Cuantitativos (se basa en datos numéricos. Por ejemplo, «el número de profesores que recibió capacitación») y cualitativos (son cuantificables, pero se basan en criterios subjetivos, tales como las percepciones de los beneficiarios o la revisión de expertos.)

· Personalizados (desarrollados por la actividad) y estándares (definidos por Washington Bureaus para recolectar datos de distintas Unidades Operativas (OU) empleando métodos y definiciones comunes que permiten agregarlos y comparar los resultados entre las OU)

Al final del proceso de selección de indicadores de desempeño individuales, considere a la totalidad de los indicadores como un todo y la manera como estos se relacionan entre sí. Al final, este proceso debe dar como resultado una serie de indicadores, cada uno de los cuales es necesario, y (juntos con otros esfuerzos de monitoreo, evaluación y aprendizaje) son suficientes para gestionar la actividad de manera efectiva. El conjunto final de indicadores debe también satisfacer todas las necesidades de reporte y, por otro lado, sería ideal que incluya una combinación de los indicadores personalizados y estándar.

Indicadores de contexto El Plan MEL tiene también por finalidad realizar un seguimiento al contexto, los supuestos, riesgos y oportunidades con la finalidad de reconocer las tendencias y los cambios en los factores externos que podrían afectar el desempeño de la actividad. Para ello, es necesario que identifique de uno a tres indicadores de contexto y que los presente en la tabla 2.

Los indicadores de contexto miden los factores que escapan del control de su actividad y que pueden afectar en cierto grado el logro de los resultados esperados. Se pueden utilizar para realizar un seguimiento del contexto del país/región, de los riesgos y supuestos programáticos, y del contexto. Por ejemplo, aquellos indicadores de riesgo claves identificados durante el proceso de diseño de la actividad, destinado a monitorear los factores externos y las incertidumbres que pudieran afectar la actividad.

Los indicadores de contexto son de carácter obligatorio para:

Y opcional, pero altamente recomendable para:

Subvenciones Acuerdos de Cooperación Buy-ins G2G

Criterios de selección Al momento de seleccionar los indicadores, debe considerar lo siguiente:

· Revise la TdC e identifique los productos y resultados más importantes que requerirán ser monitoreados para registrar el progreso y generar evidencia de que la teoría de cambio está funcionando.

· Esté atento a la información que se necesite para la toma de decisiones y para la elaboración de reportes.

· Identifique los puntos débiles de la TdC que probablemente requieran de atención.

· Infórmese sobre los recursos que tiene a su disposición para la recolección de los datos.

· Considere la disponibilidad de datos primarios o secundarios verificables y de alta calidad.

· Considere seleccionar o adaptar indicadores en lugar de desarrollarlos desde cero.

· Identifique los resultados de USAID/Ecuador a los que está contribuyendo su actividad. Solicite a su COR/AOR o al PoC MEL que le informe si su actividad necesita incluir algún indicador que esté contemplado en el PMP de USAID/Ecuador o algún indicador que debe ser reportado en el PPR.

· Revise la lista de Indicadores Estándar de Asistencia Extranjera de USAID.

Para obtener la lista de indicadores estándar de USAID y sus hojas de referencia, visite:

Lista de indicadores estándar USAID Hojas de referencia de indicadores estándar de USAID:

· Paz y Seguridad

· Democracia, Derechos Humanos y Gobernanza

· Salud

· Educación y Servicios Sociales

· Crecimiento económico

· Asistencia Humanitaria

· Indicadores transversales

En esta sección, presente de manera breve los criterios empleados para establecer los indicadores (tanto los de desempeño como de contexto) en toda la cadena de resultados. Entre los criterios se pueden mencionar la utilidad, la validez, la confiabilidad, la oportunidad, la precisión, la integridad, el costo y la posible desagregación.

Tengan en cuenta que el Plan MEL generará información con fines de rendición de cuentas junto con USAID, pero principalmente generará información para la gestión de la actividad, así que asegúrese de incluir indicadores clave para todos los niveles (producto y resultado) y, de ser necesario, una combinación de indicadores cuantitativos y cualitativos.

Como se mencionó, puede hacer uso de los Indicadores Estándar de Asistencia Extranjera de USAID o de los personalizados.

Recuerde de trabajar en estrecha coordinación con el COR/AOR/Gerente Actividad de USAID y con el PoC MEL de USAID para identificar qué indicadores de USAID tendrá que incluir en el Plan MEL y en el reporte, y para conocer la definición que podría adoptar. Recuerde que el Plan MEL contribuirá al PMP de USAID.

En esta sección, incluya la manera como se prevé revisar los indicadores, y modificarlos si es necesario.

Línea de base Tal como se establece en el ADS 201, la línea de base es el valor de un indicador de desempeño, inmediatamente antes del inicio de la intervención o intervenciones que se espera se traduzcan en un producto o resultado, medido a través del indicador en mención. En esta sección, brinde información sobre el plan para calcular las líneas de base.

Todos los indicadores de desempeño deben tener líneas de base, las cuales deben ser calculadas antes del inicio de las intervenciones en las cuales el indicador medirá los resultados. Si ello no fuera posible, se debe mencionar aquí la fecha en la que se medirán y brindar información detallada en cada una de los PIRS de los indicadores.

Recuerde que las líneas de base son referencias clave para establecer metas realistas, y que permitirán realizar un seguimiento de los cambios y medirlos en el transcurso del tiempo.

Se deben medir las líneas de base aplicando el mismo método y fuente de recolección de datos que se usará para calcular el indicador en mención durante la implementación de la actividad. Cada uno de los desagregados de un indicador de desempeño debe tener también una línea de base.

Los valores de las líneas de base se registrarán en cada PIRS, en la matriz de seguimiento de indicadores y en el sistema Development Information Solution (DIS). En el DIS, se le solicitará indicar la fecha en que se recolectarán las líneas de base y, una vez recolectadas, se le pedirá que ingrese los valores correspondientes.

Es posible que algunas de las líneas de base de los indicadores de producto sean cero, esto sobre todo es común en el caso de los indicadores de productos o servicios innovadores. Sin embargo, una línea de base cero no implica que no se hayan producido anteriormente productos similares, sino tan solo que, al momento de la intervención, la actividad genera nuevos productos o servicios que no existían antes como tal; en tal sentido, es necesario explicar esta situación. No es preciso que esta explicación sea extensa. Las líneas de base deben ir acompañadas de un breve reporte (1 página) donde se explique la metodología y los resultados obtenidos.

A continuación, se presentan dos ejemplos:

· En el caso del indicador «Número de personas que recibieron capacitación en prácticas agrícolas como resultado de la asistencia del Gobierno de los Estados Unidos», se debe calcular cuántos de sus beneficiarios han recibido capacitación en prácticas agrícolas impartida por otras actividades de USAID u otras organizaciones antes de que iniciara su actividad.

· En el caso del indicador «Monto de inversión privada movilizada (en dólares estadounidenses) para prevenir y reducir delitos medioambientales como resultado de la asistencia del Gobierno de los Estados Unidos», debe entrevistar a los actores clave para identificar por qué esta inversión no se realizó antes.

Si bien no es obligatorio, se recomienda enfáticamente establecer líneas de base para todos los indicadores de contexto.

Para obtener más información sobre las líneas de base y las consideraciones para establecerlas, consulte:

Líneas de base de indicadores de desempeño

Metas Una meta es un nivel específico y planificado de un resultado que debe obtenerse dentro de un periodo específico de tiempo y con un nivel determinado de recursos; y que ayuda a determinar si se está progresando de acuerdo con lo planificado o no (ADS 201). Todos los indicadores de desempeño deben tener metas y deben establecerse antes de reportar los datos reales.

En esta sección, explique cómo se han establecido las metas y brinde información completa en cada una de los PIRS.

Asimismo, de haber indicadores de desempeño que aún no tengan metas establecidas, debe indicar aquí el por qué y cuándo se van a determinar.

Las metas deben ser alcanzables, y se deben considerar los recursos y los valores de las líneas base para establecerlas.

Las metas se registrarán en cada PIRS, en la matriz de seguimiento de indicadores y en el DIS, en donde se le solicitará indicar la fecha en que se establecerán las metas y, una vez establecidas, se le pedirá que ingrese los valores correspondientes.

Como se mencionó anteriormente, el recolectar líneas de base y establecer metas es obligatorio. Si la desviación entre la meta y el resultado real es de +-10%, deberá proporcionar, en los reportes de progreso y en el DIS, una breve justificación mencionando las razones de esta desviación.

No es necesario que establezca metas para los indicadores de contexto; sin embargo, puede identificar sus desencadenantes.

Para obtener más información sobre las metas y las buenas prácticas para establecerlas y adaptarlas, consulte lo siguiente:

Metas de los indicadores de desempeño

RESUMEN DE INDICADORES

Todos los indicadores de desempeño tendrán una línea de base, metas, desagregación y un PIRS completamente detallado; pero será útil contar con una tabla resumen la que incluirá tanto los indicadores de desempeño como los de contexto. Mencione que se presenta una matriz de seguimiento de indicadores completa con toda la información asociada como Anexo 2 y los PIRS como Anexo 3.

Tabla 1. Matriz resumen de indicadores

PROPÓSITO: [Ingrese el propósito de la actividad]

Productores de comunidades indígenas.

1500 a finales de 2025

[INGRESE EL OBJETIVO, EFECTO, RESULTADO, RESULTADO INTERMEDIO O TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN SU CONVENIO]

Agregue tantas filas como sea necesario.

INDICADORES DE CONTEXTO

[Las metas no se aplican para los indicadores de contexto.]

En función de los reportes de GEOBOSQUES No aplica.

Agregue tantas filas como sea necesario.

De manera opcional, puede incluir el modelo lógico seleccionado con los indicadores y presentarlo aquí.Ilustración 2. Modelo lógico de la actividad e indicadores

[Incluya los indicadores.)

[Incluya los indicadores.)

Resultado 2.2

PROPÓSITO

Objetivo 1 (revise la terminología utilizada en el convenio) Un Objetivo 2

Resultado 2.1

Resultado 1.1 (revise la terminología utilizada en el convenio)

Subvenciones Acuerdos de Cooperación G2G

Y opcional, pero altamente recomendable para:

4. PLAN DE EVALUACIÓN

4.1 EVALUACIONES

Las evaluaciones tienen un doble propósito: por una parte, garantizar la rendición de cuentas a los grupos de interés y, por otra, aprender para mejorar los resultados. USAID clasifica las evaluaciones como de impacto y de desempeño. Estas evaluaciones podrían ser diseñadas, realizadas y financiadas por USAID (evaluaciones externas) o por la actividad (evaluaciones internas).

· Las evaluaciones de impacto miden los cambios en los resultados del desarrollo, los cuales se atribuyen a una intervención, programa, política u organización específicos. Estas evaluaciones utilizan modelos de causa y efecto, y requieren un contrafactual creíble y rigurosamente definido para controlar factores distintos a la intervención que podrían explicar los cambios observados. (ADS 201)

· Las evaluaciones de desempeño abarcan una amplia gama de métodos de evaluación. En muchas ocasiones, incluyen comparaciones de antes y después, pero en general no tienen un contrafactual rigurosamente definido. Estas evaluaciones pueden abordar preguntas descriptivas, normativas o de causa y efecto. Debido a que no contienen un contrafactual rigurosamente definido, no deben responder preguntas sobre la cantidad de cambio atribuible a una intervención, en los casos en que es probable que otros factores hayan influido en la variable en cuestión. (ADS 201)

En esta sección, se brindará información acerca de todas las evaluaciones (internas/externas, desempeño/impacto) que se han de realizar durante la implementación de la actividad.

Si dese obtener pautas sobre la evaluación, consulte las siguientes fuentes:

Política de Evaluación de USAID Caja de Herramientas de Evaluación de USAID TIPS para determinar preguntas de evaluación adecuadas (para evaluaciones de desempeño)

En caso de que USAID esté planificando realizar una evaluación externa de la actividad, en esta sección se explicará cómo el socio implementador interactuará con el equipo evaluador. Trabaje en estrecha coordinación con el COR/AOR/Gerente de Actividad de USAID y con el PoC MEL de USAID para saber si USAID ha planificado evaluar su actividad. De ser así, solicite la información que necesite para completar la tabla que figura continuación.

Los socios implementadores no están obligados a realizar una evaluación interna a menos que esta esté estipulada en su convenio. En caso de que la actividad tenga previsto realizar una evaluación interna (desempeño o impacto) según lo acordado con el COR/AOR/Gerente de Actividad, incluya aquí el tipo, el objetivo y el uso previsto, así como las posibles preguntas de evaluación, las fechas de inicio y de finalización previstas. Especifique la participación esperada de USAID, si corresponde, durante el diseño y la implementación. Los recursos enumerados en los cuadros de texto le servirán de guía.

Enumere todas las evaluaciones planificadas, y presente información clave en esta sección.

Si tiene previsto realizar una evaluación interna, los siguientes recursos le serán de utilidad:

El camino hacia los resultados (Banco Mundial) Evaluación en un Mundo Real – Una descripción general resumida y condensada (Bamberger et a.)

Tabla 2. Plan de evaluación de la actividad

EVALUACIONES INTERNAS

EVALUACIONES EXTERNAS

Agregue tantas filas como sea necesario.

Organice reuniones con el equipo técnico para definir las preguntas de evaluación.

Ejemplo del propósito y preguntas de una evaluación:

Propósito Evaluar los avances de la intervención, identificando las fortalezas y desafíos programáticos y técnicos de los componentes de la actividad Preguntas ¿Cuán adecuados son los cambios en el diseño de la intervención para responder a la problemática y oportunidades identificadas?

¿Cuáles son los resultados alcanzados por la actividad?

¿Cuál es la relación de la actividad con otras intervenciones contra la trata de personas que reciben aportes del Gobierno de los Estados Unidos?

¿Qué elementos de sostenibilidad se están trabajando a nivel nacional y local?

¿Qué lecciones aprendidas y buenas prácticas se pueden identificar?

Fuente: USAID. 2020. Evaluación Intermedia de la actividad «Trata de Personas en la Amazonía Ecuadorana» https://pdf.usaid.gov/pdf_docs/PA00X1NB.pdf https://pdf.usaid.gov/pdf_docs/PA00X1N9.pdf

4.2 COLABORACIÓN CON EVALUADORES EXTERNOS

De realizarse una evaluación externa, explique aquí cómo el socio implementador y los subcontratistas, si los hubiere, colaborarán con el equipo evaluador. Coordine con el COR/AOR/Gerente de Actividad de USAID y el PoC MEL de USAID para completar esta sección.

Si se tiene previsto efectuar alguna evaluación externa, su colaboración puede centrarse en las siguientes tareas:

· revisar y brindar retroalimentación a los siguientes documentos: notas de concepto, diseño de la evaluación, alcance del trabajo, reporte de conclusiones preliminares, versión preliminar y reporte final, materiales de difusión;

· participar en actividades iniciales;

· participar en reuniones en las que se presente el progreso y los hallazgos;

· participar en una reunión para la co-creación de recomendaciones;

· brindar la información que solicite el equipo evaluador. El socio implementador debe facilitar el acceso total, transparente y oportuno a los datos, a la documentación, al personal y a los grupos de interés clave, según corresponda, para culminar la evaluación.

Subvenciones Acuerdos de Cooperación G2G

5. PLAN DE APRENDIZAJE

Esta sección tiene como finalidad garantizar que la actividad genere conocimiento y aprendizaje a partir de la implementación, y que, en consecuencia, se adapte.

De acuerdo con el ADS 201, el enfoque intencional, sistemático y con recursos de Colaboración, Aprendizaje y Adaptación (CLA, por sus siglas en inglés) incluye lo siguiente:

· Generar, captar, compartir, analizar y aplicar información y conocimiento, incluidos los datos de monitoreo del desempeño, los resultados de las evaluaciones e investigaciones, y el conocimiento adquirido a partir de la experiencia y otras fuentes.

· Entender la teoría de cambio que sustenta la programación, identificar las posibles brechas de conocimiento técnico y elaborar planes para cerrarlas.

· Aprender de distintas fuentes, incluyendo la información y datos procedentes del monitoreo, de las investigaciones, las evaluaciones y de los análisis que realice la actividad o algún tercero, y del conocimiento obtenido a partir de la experiencia.

· Involucrar a los grupos de interés clave, incluidos los beneficiarios, los socios locales y demás actores clave, para comprender el contexto, y mantenerse informado sobre los cambios.

· Hacer pausas periódicas para reflexionar sobre nuevos aprendizajes y conocimientos, y, en consecuencia, adaptarse.

Esta sección contempla la planificación de procesos relacionados con el enfoque CLA, que le ayudarán a mejorar la eficacia de su actividad.

Utilice estas preguntas guía para identificar las prioridades de CLA y planifique las actividades que serán descritas en esta sección:

· Colaboración: ¿Quiénes son los socios adecuados con los que deberíamos colaborar? ¿Cuál es la forma correcta de hacerlo? ¿Cómo se supone que vamos a colaborar a nivel interno? ¿Cuáles son las relaciones o redes que requieren atención?

· Aprendizaje: ¿Cuáles son las preguntas más importantes que debemos formularnos y a las que debemos dar respuestas que sean relevantes para la toma de decisiones? ¿Qué procesos y actividades fomentarán el aprendizaje? ¿Qué tipo de preguntas debemos formularnos para corregir las brechas de conocimiento y tomar decisiones informadas? ¿Cómo utilizaremos y aprenderemos a partir de nuestras evaluaciones y datos de monitoreo? ¿Cómo aprenderemos a partir de la implementación de la actividad? ¿Cómo compartiremos lo que hemos aprendido internamente con los grupos de interés?

· Adaptación: ¿Cómo utilizaremos la información que recopilemos mediante las actividades de colaboración y aprendizaje para tomar mejores decisiones y hacer los ajustes necesarios? ¿Cómo reflexionaremos, con frecuencia, sobre esta actividad y el contexto en el que trabajemos? ¿Cómo usaremos lo que hemos aprendido a partir de las actividades de colaboración y aprendizaje para tomar decisiones y hacer los ajustes necesarios? ¿Qué procesos y actividades fomentarán la adaptación?

· Condiciones propicias: ¿Estamos trabajando en un entorno organizacional que respalde nuestros esfuerzos de CLA? ¿Qué cambios en los procesos o la cultura organizacional marcarían una gran diferencia?

Si desea obtener pautas acerca de CLA, consulte:

Caja de Herramientas de CLA de USAID Desarrollando una Agenda de Aprendizaje

5.1 BRECHAS DE CONOCIMIENTO Y PREGUNTAS DE APRENDIZAJE

Comience por identificar aquellas brechas de conocimiento de su actividad que limitarán la posibilidad de tomar decisiones informadas. Estas brechas se convertirán luego en preguntas de aprendizaje (LQ, por sus siglas en inglés), las cuales deberán ser abordadas por las actividades de CLA y MEL. Es preciso que la actividad genere conocimiento en torno a algunas prioridades de aprendizaje (brechas de conocimiento propias de la actividad y de USAID) necesarias para obtener los resultados esperados. Una de las maneras más eficaces de abordar estas brechas es utilizarlas para articular preguntas de aprendizaje concretas, que servirán posteriormente para informar sobre una mejor planificación de las actividades de CLA y MEL. Formular y responder LQ supone un ejercicio que mejora la comprensión de las condiciones y del contexto que afectan el desempeño y el impacto. Al responder estas LQ también se generará información requerida para mejorar las iniciativas de manera directa.

Reúna al equipo técnico para identificar cuáles son sus brechas de conocimiento y promueva la creación de LQ. Recuerde que las LQ están vinculadas a la programación, a la teoría de cambio, abordan una brecha de conocimiento, o evalúan los supuestos o riesgos. Revise la TdC y el modelo lógico seleccionado para este ejercicio, y analice cada uno de sus vínculo y supuestos e identifique las brechas de conocimiento.

Presente en esta sección las brechas y las LQ identificadas como clave y factibles de ser respondidas.

Trabaje en estrecha coordinación con el COR/AOR/Gerente de Actividad de USAID y con el PoC MEL de USAID para saber si se requiere que su actividad genere conocimiento en torno a un tema o LQ específicos, y/o para determinarlos de forma conjunta.