REQUEST FOR QUOTATIONS

(THIS IS NOT AN ORDER)

THIS RFQ [ ] IS [x] IS NOT A SMALL BUSINESS-

SMALL PURCHASE SET-ASIDE (52.219-4)

PAGE

OF

PAGES

1. REQUEST NO.

19VM3027Q0007

2. DATE ISSUED

Nov 6, 2026

3. REQUISITION/PURCHASE REQUEST NO.

PR16337674

4. CERT. FOR NAT. DEF. UNDER

BDSA REG. 2 AND/OR DMS REG.

RATING

5A. ISSUED BY

General Services Office Embassy of the United States of America 7 Lang Ha, Hanoi, Vietnam

6. DELIVER BY (Date)

Nov 27, 2026; 17:00PM local time

5B. FOR INFORMATION CALL: (Name and telephone no.) (No collect calls 7. DELIVERY

X FOB DESTINATION OTHER (See Schedule) NAME

Ha Pham

TELEPHONE NUMBER

AREA CODE

+84 24

NUMBER

38505000

8. TO: 9. DESTINATION

a. NAME b. COMPANY a. NAME OF CONSIGNEE

American Embassy Hanoi

c. STREET ADDRESS b. STREET ADDRESS

7 Lang Ha

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. CITY

Hanoi

d. STATE

Vietnam

e. ZIP CODE

10. PLEASE FURNISH QUOTATIONS TO THE ISSUING

OFFICE IN BLOCK 5A ON OR BEFORE CLOSE OF

BUSINESS (Date)

November 27, 2026 17:00 local time

IMPORTANT: This is a request for information, and quotations furnished are not offers. If you are unable to quote, please so indicate on this form and return it to the address in Block 5A. This request does not commit the Government to pay any costs incurred in the preparation of the submission of this quotation or to contract for supplies or services. Supplies are of domestic origin unless otherwise indicated by quoter. Any representations and/or certifications attached to this Request for Quotations must be completed by the quoter

11. SCHEDULE (Include applicable Federal, State and local taxes)

ITEM NO.

(a)

SUPPLIES/SERVICES

(b)

QUANTITY

(c)

UNIT

(d)

UNIT PRICE

(e)

AMOUNT

(f)

1 Printer Supplies for the U.S. Embassy Hanoi, Vietnam.

(Please see attached Statement of Work for details, page 3 - 17).

1 All

12 DISCOUNT FOR PROMPT PAYMENT a. 10 CALENDAR DAYS

b. 20 CALENDAR DAYS

c. 30 CALENDAR DAYS

d. CALENDAR DAYS

NUMBER %

NOTE: Additional provisions and representations [X] are [ ] are not attached.

13 NAME AND ADDRESS OF QUOTER 14 SIGNATURE OF PERSON AUTHORIZED TO SIGN

QUOTATION

15 DATE OF QUOTATION

a. NAME OF QUOTER

b. STREET ADDRESS

16. SIGNER

c. COUNTY a. NAME (Type or print)

b. TELEPHONE

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. TITLE (Type or print) AREA CODE

NUMBER

STANDARD FORM 18

STATEMENT OF WORK

A. GENERAL STATEMENT

This solicitation seeks proposals for Printer Supplies for the U.S. Embassy Hanoi and its agencies, under a Blanket Purchase Agreement (BPA) for a three-year period, tentatively December 2026 through December 2029. The Contractor must have extensive experience supplying Printer Supplies and be capable of delivering high-quality products in accordance with the technical requirements outlined below.

The Contractor shall submit a quotation inclusive of VAT (if applicable) and any other anticipated charges. The quotation must address all elements of this Statement of Work (SOW) and demonstrate the Contractor's ability to provide qualified personnel, necessary equipment, and sufficient financial resources to fulfill the requirement.

B. REQUIREMENTS

B.1. Service Requirements

The Contractor must supply Printer Supplies, including but not limited to the items listed in the "Printer Supplies Price List," on an as-needed basis over the three-year term, subject to the following requirements:

• All products must be new, unused, and of good commercial quality.

• Products must comply with applicable Vietnamese laws, regulations, safety requirements, and labeling requirements.

• Items must be supplied in original manufacturer packaging, with appropriate product identification, usage instructions, and safety information where applicable.

• Products must have sufficient remaining shelf life at delivery; expired, damaged, leaking, or improperly packaged products will not be accepted.

• Where a specific brand or model is requested, the Contractor shall supply the exact product specified, or an approved equivalent only with prior Embassy approval.

• Products must be properly packaged to prevent damage, leakage, or contamination during transport and delivery.

• The Contractor shall provide product information — including manufacturer, brand, model/product number, and country of origin — upon request.

B.2. Ordering Procedures

• Individual orders will be issued by authorized U.S. Embassy personnel through BPA calls/orders.

• Each order will specify the required items, quantities, delivery location, and requested delivery date.

• The Contractor shall not supply goods without an authorized BPA call/order.

• The Contractor shall provide quotations on an as-needed basis within two (2) working days of receiving a request.

• All quotes must be itemized and include all applicable costs.

B.3. Delivery Requirements

• The Contractor shall deliver ordered items to the U.S. Embassy warehouse or other designated U.S. Mission locations in Hanoi, Vietnam, as specified in each order.

• Delivery shall be completed within fifteen (15) working days of order confirmation, unless otherwise specified in the BPA call.

• Deliveries must occur during U.S. Embassy operating hours: Monday - Friday, 08:00–

11:00 and 13:00–16:00.

• The Contractor shall provide appropriate delivery documentation, including a delivery note or packing list identifying the items and quantities delivered.

• The Contractor shall submit the full name, government ID number, and vehicle details of pickup/delivery personnel to the designated point of contact at least one (1) business day in advance, to facilitate access requests.

B.4. Inspection and Acceptance

• The U.S. Embassy reserves the right to inspect all products upon delivery.

• Products that are damaged, defective, incorrectly supplied, or fail to meet order requirements may be rejected.

• The Contractor shall replace rejected products within ten (10) working days, at no additional cost to the Embassy.

B.5. Payment

• The Contractor shall submit a monthly invoice covering all goods delivered and accepted under approved BPA calls during the applicable month.

• The invoice must indicate delivery dates, items provided per order, unit price, and the total amount.

• Payment will be made via Electronic Funds Transfer (EFT) to the Contractor's designated bank account within 30 days of invoice receipt and acceptance of supplies.

B.6. Point of Contact

• The Contractor shall provide a list of individuals who may be contacted outside normal business hours in case of emergency, and shall keep this list current.

B.7. Past Performance References

• Bidders must provide at least three (3) references from companies for which they have performed, or are currently performing, services of similar size and scope within the past three (3) years.

• Referenced services performed in Vietnam are encouraged.

• For each reference, bidders shall provide the company name, point of contact, phone number, email, and a brief description of services provided.

• Failure to provide required references may result in exclusion from further evaluation.

C. PRICING

• The Contractor shall supply all labor, materials, equipment, and services required to complete this SOW. Pricing shall be firm-fixed, inclusive of labor, materials, insurance, overhead, profit, transportation, VAT (if applicable), and any other anticipated expenses.

• Bidders are required to complete and submit the "Printer Supplies Price List" (found on pages 7–17 of this Statement of Work), including unit prices inclusive of VAT (if applicable) for all listed items.

• The Embassy will pay the fixed prices specified in the Price List upon satisfactory delivery and acceptance of ordered supplies.

• Prices shall remain firm-fixed for at least one year. Any adjustment is subject to Embassy review and approval, and approved prices will apply for the remaining period.

• All costs related to delivery, transportation, packaging, loading, and unloading must be included in quoted prices; the Embassy will not pay separate fees for these items.

D. SOLICITATION PROVISIONS - Instructions to Offeror

Each offer must include the following:

• Standard Form 18: Complete blocks 11e & 11f (Price), and blocks 13, 14, 15 and 16 (Bidder’s information)

• Pricing: As per RFQ part C

• Proposal: Clearly state the brand name, model name, and technical specifications of items offered in the Printer Supplies Price List

• Past Performance References

• NDAA certification

E. PROCUREMENT TERMS & CONDITIONS

• The offeror must be willing to accept a BPA and BPA calls from U.S. Embassy Hanoi.

• Vendor-drafted contracts will not be accepted or signed.

• All bid items must meet or exceed the specifications listed.

• Quotations must be firm-fixed price, inclusive of applicable VAT and other anticipated charges.

• The selected vendor must accept payment within 30 days of complete delivery and receipt of a correct original invoice.

• Payment will be made via EFT to the vendor's bank account, as stated on the invoice.

• In the event of cancellation after a BPA call is awarded, only services already rendered will be paid.

• For applicable U.S. Government rules and regulations, refer to the attached Commercial

Clause document, which includes FAR provision 52.204-90 for NDAA Section 889 compliance verification.

Submission Deadline:

Please send your quotation no later than 17:00PM on November 27, 2026 local time by email to U.S. Embassy Hanoi.

Questions regarding this request for quotation needs to be sent no later than 17:00PM on November 13, 2026 local time; and answers for the questions will be released on November 19, 2026 local time.

All questions and quotation need to be submitted by email to U.S. Embassy Hanoi to:

Contact:

Hanoi GSO Procurement Email: HanoiGSOProcurement@state.gov

Thank you for your cooperation.

mailto:HanoiGSOProcurement@state.gov

PRINTER SUPPLIES PRICE LIST

No. Specifications Estimated

Annual Quantity

Unit Price Other

Anticipated Expenses

VAT (%)

(if applicable)

Total Unit Price

(Inc. VAT & Expenses)

Toner Cartridge for printer compatible with HP LaserJet M506 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 8,550 to 9,000 pages Compatibility: Similar to HP 87A Black Original LaserJet Toner Cartridge (CF287A)

Toner Cartridge for printer compatible with HP LaserJet M507 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 5,000 pages Compatibility: Similar to HP 89A Black Original LaserJet Toner Cartridge (CF289A)

Toner Cartridge for printer compatible with HP Color LaserJet M553 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 6,000 pages Compatibility: Similar to HP 508A Black Original LaserJet Toner Cartridge (CF360A)

LaserJet M553 series Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 5,000 pages Compatibility: Similar to HP 508A Cyan Original LaserJet Toner Cartridge (CF361A)

5 Toner Cartridge for printer compatible with HP Color LaserJet M553 series

Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 5,000 pages Compatibility: Similar to HP 508A Yellow Original LaserJet Toner Cartridge (CF362A)

Toner Cartridge for printer compatible with HP Color LaserJet M553 series Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 5,000 pages Compatibility: Similar to HP 508A Magenta Original LaserJet Toner Cartridge (CF363A)

LaserJet M856 series and M776 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 16,000 pages Compatibility: Similar to HP 659A Black Original LaserJet Toner Cartridge (W2010A)

LaserJet M856 series and M776 series Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 13,000 pages Compatibility: Similar to HP 659A Cyan Original LaserJet Toner Cartridge (W2011A)

LaserJet M856 series and M776 series Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 13,000 pages Compatibility: Similar to HP 659A Yellow Original LaserJet Toner Cartridge (W2012A)

LaserJet M856 series and M776 series Print Color: Magenta

Page Yield: Approximately 13,000 pages Compatibility: Similar to HP 659A Magenta Original LaserJet Toner Cartridge (W2013A)

Toner Collection Unit for printer compatible with HP Color LaserJet M776 series Page Yield: Approximately 90,000 pages Compatibility: Similar to HP LaserJet 3WT90A Toner Collection Unit

LaserJet MFP 5800 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 9,000 pages Compatibility: Similar to HP 213X High Yield Black Original LaserJet Toner Cartridge (W2130X)

LaserJet MFP 5800 series Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 6,000 pages Compatibility: Similar to HP 213X High-Yield Cyan Original LaserJet Toner Cartridge (W2131X)

LaserJet MFP 5800 series Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 6,000 pages Compatibility: Similar to HP 213X High Yield Yellow Original LaserJet Toner Cartridge (W2132X)

LaserJet MFP 5800 series Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 6,000 pages Compatibility: Similar to HP 213X High-Yield

Magenta Original LaserJet Toner Cartridge (W2133X)

Toner Cartridge for printer compatible with HP LaserJet M775 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 13,500 pages Compatibility: Similar to HP 651A Black Original LaserJet Toner Cartridge (CE340AC)

Toner Cartridge for printer compatible with HP LaserJet M775 series Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 16,000 pages Compatibility: Similar to HP 651A Cyan Original LaserJet Toner Cartridge (CE341A)

Toner Cartridge for printer compatible with HP LaserJet M775 series Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 16,000 pages Compatibility: Similar to HP 651A Yellow Original LaserJet Toner Cartridge (CE342A)

Toner Cartridge for printer compatible with HP LaserJet M775 series Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 16,000 pages Compatibility: Similar to HP 651A Magenta Original LaserJet Toner Cartridge (CE343A)

Toner Cartridge for printer compatible with HP Color LaserJet M578 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 5,500 pages

Compatibility: Similar to HP 212A Black Original LaserJet Toner Cartridge (W2120A)

Toner Cartridge for printer compatible with HP Color LaserJet M578 series Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 4,500 pages Compatibility: Similar to HP 212A Cyan Original LaserJet Toner Cartridge (W2121A)

LaserJet M578 series Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 4,500 pages Compatibility: Similar to HP 212A Yellow Original LaserJet Toner Cartridge (W2122A)

LaserJet M578 series Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 4,500 pages Compatibility: Similar to HP 212A Magenta Original LaserJet Toner Cartridge (W2123A)

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark MS610 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 10,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 50F0X0G High Yield Toner Cartridge

Imaging Unit for printer compatible with Lexmark MS610 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 60,000 pages

Compatibility: Similar to Lexmark 50F0Z0G (Model 500ZG) Imaging Unit

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS725 series Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 12,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 74C0H40 Yellow High Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS725 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 20,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 74C0H10 Black High Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS725 series Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 12,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 74C0H20 Cyan High Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS725 series Print Color:Magenta Page Yield: Approximately 12,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 74C0H30 Magenta High Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS625 series Print Color: Black Page Yield: Approximately 10,500 pages

Compatibility: Similar to Lexmark 78C1UK0 Black Ultra High Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS625 series Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 7,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 78C1UC0 Cyan Ultra High Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS625 series Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 7,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 78C1UY0 Yellow Ultra High-Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CS625 series Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 7,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 78C1UM0 Magenta Ultra High Yield Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 5,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 71C00YG Yellow Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 5,000 pages

Compatibility: Similar to Lexmark 71C00CG Cyan Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 5,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 71C00MG Magenta Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Print Color: Black Page Yield: Approximately 5,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 71C00KG Black Toner Cartridge

Waste Toner Container for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Page Yield: Approximately 170,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 71C0W00 Waste Toner Container

Imaging Unit for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Print Color: Black Page Yield: Approximately 150,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 71C0Z10 Black Imaging Unit

Imaging Unit for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Print Color: Cyan, Magenta, Yellow (CMY) Page Yield: Approximately 150,000 pages Compatibility: Similar to Lexmark 71C0Z50 Color (CMY) 150K Imaging Unit

Maintenance Kit for printer compatible with Lexmark CX735adse and Lexmark CS735de Kit Contents:

• Fuser unit (220–240 V)

• Pick roller

• Separation bracket / assembly Compatibility: Similar to Lexmark 41X3883 Maintenance Kit

Toner Cartridge for printer compatible with Dell Laser Printer B3460dn Print Color: Black Page Yield: Approximately 8,500 pages Compatibility: Similar to Dell M11XH Black High Yield Toner Cartridge

Imaging Drum Cartridge for printer compatible with Dell Laser Printer B3460dn Print Color: Black Page Yield: Approximately 60,000 pages Compatibility: Similar to Dell KVK63 Imaging Drum Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Ricoh M

320FB

Print Color: Black Page Yield: Approximately 7,000 pages Compatibility: Similar to Ricoh SP 3710X Black AIO Toner Cartridge

Ink Pack for printer compatible with Epson WorkForce Pro WF-C5390 Color Printer Print Color: Black Page Yield: Approximately 3,000 pages

Compatibility: Similar to Epson T10S100 Black Ink Pack

Ink Pack for printer compatible with Epson WorkForce Pro WF-C5390 Color Printer Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 3,000 pages Compatibility: Similar to Epson T10S200 Cyan Ink Pack

Ink Pack for printer compatible with Epson WorkForce Pro WF-C5390 Color Printer Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 3,000 pages Compatibility: Similar to Epson T10S400 Yellow Ink Pack

Ink Pack for printer compatible with Epson WorkForce Pro WF-C5390 Color Printer Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 3,000 pages Compatibility: Similar to Epson T10S300 Magenta Ink Pack

Toner Cartridge for printer compatible with Konica Minolta bizhub 650i Print Color: Black Page Yield: Approximately 24,000 pages Compatibility: Similar to Konica Minolta TN628 (AC79030) Black Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Konica Minolta bizhub 558e Print Color: Black Page Yield: Approximately 26,000 pages

Compatibility: Similar to Konica Minolta TN516 (AAJ7030) Black Toner Cartridge

Toner Cartridge for printer compatible with Konica Minolta bizhub C250i Print Color: Black Page Yield: Approximately 28,000 pages Compatibility: Similar to Konica Minolta TN328K (AAV8130) Black Toner Cartridge

Imaging Drum Unit for printer compatible with Konica Minolta bizhub C250i Print Color: Cyan Page Yield: Approximately 65,000 pages Compatibility: Similar to Konica Minolta DR-316C (AAV70TD) Color Drum Unit

Imaging Drum Unit for printer compatible with Konica Minolta bizhub C250i Print Color: Magenta Page Yield: Approximately 65,000 pages Compatibility: Similar to Konica Minolta DR-316M (AAV70TD) Color Drum Unit

Imaging Drum Unit for printer compatible with Konica Minolta bizhub C250i Print Color: Yellow Page Yield: Approximately 65,000 pages Compatibility: Similar to Konica Minolta DR-316Y (AAV70TD) Color Drum Unit

Bản dịch tiếng Việt (kèm theo):

PHẠM VI CÔNG VIỆC

A. ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Gói thầu này nhằm mời chào giá cung cấp Vật Tư Tiêu Hao Máy In (Printer Supplies) cho Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội và các cơ quan trực thuộc, theo Thỏa thuận Mua sắm Trọn gói (BPA) cho giai đoạn 3 năm, dự kiến từ tháng 12 năm 2026 đến tháng 12 năm 2029. Nhà thầu phải có kinh nghiệm chuyên sâu trong việc cung cấp Vật Tư Tiêu Hao Máy In và có khả năng cung cấp sản phẩm chất lượng tốt, phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật được nêu dưới đây.

Nhà thầu phải nộp báo giá đã bao gồm thuế VAT (nếu có) và các chi phí phát sinh dự kiến khác.

Báo giá phải đề cập đầy đủ các nội dung của Phạm vi Công việc (SOW) này và chứng minh khả năng của Nhà thầu trong việc cung cấp nhân sự có đủ năng lực, trang thiết bị cần thiết, và nguồn lực tài chính đầy đủ để thực hiện công việc theo yêu cầu.

B. YÊU CẦU

B.1. Yêu cầu về Dịch vụ Nhà thầu phải cung cấp Vật Tư Tiêu Hao Máy In, bao gồm nhưng không giới hạn ở các mặt hàng được liệt kê trong "Bảng Giá Vật Tư Tiêu Hao Máy In" (Printer Supplies Price List), trên cơ sở theo nhu cầu thực tế trong 3 năm, và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Tất cả sản phẩm phải là hàng mới, chưa qua sử dụng, và có chất lượng tốt.

• Sản phẩm phải tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, các yêu cầu về an toàn và ghi nhãn.

• Các mặt hàng phải được cung cấp trong bao bì gốc của nhà sản xuất, kèm theo thông tin nhận diện sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, và thông tin an toàn khi cần thiết.

• Sản phẩm phải còn đủ hạn sử dụng tại thời điểm giao hàng. Các sản phẩm hết hạn, hư hỏng, rò rỉ, hoặc đóng gói không đúng quy cách sẽ không được chấp nhận.

• Trong trường hợp yêu cầu một nhãn hiệu hoặc model cụ thể, Nhà thầu phải cung cấp đúng sản phẩm được chỉ định, hoặc sản phẩm tương đương chỉ khi được Đại sứ quán Hoa Kỳ phê duyệt trước.

• Nhà thầu phải đảm bảo sản phẩm được đóng gói đúng cách để tránh hư hỏng, rò rỉ, hoặc nhiễm bẩn trong quá trình vận chuyển và giao hàng.

• Nhà thầu phải cung cấp thông tin sản phẩm, bao gồm nhà sản xuất, nhãn hiệu, mã model/sản phẩm, và xuất xứ, khi được yêu cầu.

B.2. Quy trình Đặt hàng

• Các đơn hàng riêng lẻ sẽ được nhân viên được ủy quyền của Đại Sứ Quán Hoa Kỳ phát hành thông qua các yêu cầu/đơn đặt hàng theo BPA (BPA calls/orders).

• Mỗi đơn hàng sẽ nêu rõ các mặt hàng được yêu cầu, số lượng, địa điểm giao hàng và ngày giao hàng dự kiến.

• Nhà thầu không được cung cấp hàng hóa khi chưa có yêu cầu/đơn đặt hàng BPA được ủy quyền.

• Nhà thầu phải cung cấp báo giá theo nhu cầu thực tế, phù hợp với yêu cầu của khách hàng, trong vòng hai (2) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu báo giá.

• Tất cả báo giá phải được liệt kê chi tiết theo từng hạng mục và bao gồm đầy đủ các chi phí đi kèm.

B.3. Yêu cầu về Giao hàng

• Nhà thầu phải giao các mặt hàng đã đặt đến kho của Đại Sứ Quán Hoa Kỳ hoặc các địa điểm khác của Phái đoàn Hoa Kỳ tại Hà Nội, Việt Nam, theo quy định trong từng đơn hàng.

• Việc giao hàng phải được hoàn thành trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc kể từ khi xác nhận đơn hàng, trừ khi yêu cầu BPA có quy định khác.

• Việc giao hàng phải được thực hiện trong giờ làm việc của Đại Sứ Quán Hoa Kỳ: Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 08:00–11:00 và 13:00–16:00.

• Nhà thầu phải cung cấp chứng từ giao hàng phù hợp, bao gồm phiếu giao hàng hoặc danh sách đóng hàng, trong đó liệt kê các mặt hàng và số lượng đã giao.

• Nhà thầu phải cung cấp họ tên đầy đủ, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, và thông tin phương tiện của nhân viên giao/nhận hàng cho đầu mối liên hệ được chỉ định ít nhất một (1) ngày làm việc trước đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký cấp quyền ra/vào.

B.4. Kiểm tra và Nghiệm thu

• Đại Sứ Quán Hoa Kỳ có quyền kiểm tra tất cả sản phẩm khi giao hàng.

• Các sản phẩm bị hư hỏng, có lỗi, giao không đúng hoặc không đáp ứng các yêu cầu của đơn hàng theo bất kỳ cách nào có thể bị từ chối nhận.

• Nhà thầu phải thay thế các sản phẩm bị từ chối trong vòng mười (10) ngày làm việc mà không phát sinh thêm chi phí cho Đại Sứ Quán.

B.5. Thanh toán

• Nhà thầu phải gửi hóa đơn hàng tháng cho tất cả các mặt hàng đã cung cấp và được chấp nhận theo các yêu cầu/đơn đặt hàng BPA đã được phê duyệt trong tháng tương ứng.

• Hóa đơn phải nêu rõ ngày giao hàng, dịch vụ đã cung cấp cho từng đơn hàng, đơn giá, và tổng số tiền phải thanh toán trong tháng.

• Việc thanh toán sẽ được thực hiện thông qua Chuyển khoản Điện tử (EFT) đến tài khoản ngân hàng được chỉ định của Nhà thầu, trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được hóa đơn và nghiệm thu sản phẩm.

B.6. Đầu mối Liên hệ

• Nhà thầu phải cung cấp cho Đại Sứ Quán Hoa Kỳ tại Hà Nội danh sách các cá nhân có thể liên hệ ngoài giờ làm việc bình thường trong trường hợp khẩn cấp.

• Nhà thầu phải đảm bảo danh sách liên hệ này luôn được cập nhật.

B.7. Thông tin Tham chiếu về Năng lực Thực hiện

• Nhà thầu dự thầu phải cung cấp ít nhất ba (3) đơn vị tham chiếu là các công ty mà Nhà thầu đã từng hoặc hiện đang cung cấp các dịch vụ có quy mô và phạm vi tương tự trong vòng ba (3) năm qua.

• Các thông tin tham chiếu tại Việt Nam được khuyến khích đề cập.

• Đối với mỗi đơn vị tham chiếu, nhà thầu dự thầu phải cung cấp tên công ty, đầu mối liên hệ, số điện thoại, địa chỉ email, và mô tả ngắn gọn về dịch vụ đã cung cấp.

• Việc không cung cấp đầy đủ các thông tin tham chiếu và tài liệu hỗ trợ theo yêu cầu sẽ có khă năng dẫn đến việc nhà thầu bị loại khỏi quá trình đánh giá tiếp theo.

C. GIÁ

• Nhà thầu phải cung cấp toàn bộ nhân công, vật tư, thiết bị, và dịch vụ cần thiết để hoàn thành công việc được nêu trong SOW này. Giá cả phải là giá cố định (firm-fixed) và bao gồm toàn bộ chi phí nhân công, vật tư, bảo hiểm, chi phí quản lý chung, lợi nhuận, vận chuyển, thuế VAT (nếu có), và các chi phí phát sinh dự kiến khác.

• Nhà thầu dự thầu phải hoàn thành và nộp "Bảng Giá Vật Tư Tiêu Hao Máy In" (có thể tìm thấy tại trang 7–17 của Phạm vi Công việc này), bao gồm đơn giá đã bao gồm thuế VAT (nếu có) cho tất cả các hạng mục được liệt kê.

• Đại Sứ Quán sẽ thanh toán cho Nhà thầu theo mức giá cố định được nêu trong Bảng Giá Vật Tư Tiêu Hao Máy In sau khi giao hàng và nghiệm thu sản phẩm đạt yêu cầu.

• Mức giá sẽ được giữ cố định ít nhất trong một năm. các đề xuất điều chỉnh giá (nếu có) phải được Đại Sứ Quán xem xét và phê duyệt. Mức giá được phê duyệt sẽ áp dụng cho giai đoạn kế tiếp.

• Tất cả chi phí liên quan đến giao hàng, vận chuyển, đóng gói, bốc dỡ hàng phải được bao gồm trong giá báo; Đại Sứ Quán sẽ không thanh toán thêm bất kỳ khoản phí riêng biệt nào cho các hạng mục này.

D. CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA GÓI THẦU - Hướng dẫn dành cho Nhà thầu Mỗi báo giá phải bao gồm các tài liệu sau:

• Mẫu Standard Form 18: Hoàn thành mục 11e & 11f (Giá), và mục 13, 14, 15 và 16 (Thông tin Nhà thầu)

• Giá cả: Theo Phần C của RFQ

• Gói dự thầu: Nêu rõ tên nhãn hiệu, tên model, và thông số kỹ thuật của các mặt hàng chào thầu trong Bảng Giá Vật tư Máy in

• Thông tin Tham chiếu về Năng lực Thực hiện

• Chứng nhận NDAA

E. ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN MUA SẮM

• Bên chào giá phải sẵn sàng chấp nhận BPA và các yêu cầu/đơn đặt hàng BPA từ Đại Sứ

Quán Hoa Kỳ tại Hà Nội.

• Đại Sứ Quán sẽ không chấp nhận hoặc ký các hợp đồng do nhà cung cấp tự soạn thảo.

• Tất cả các hạng mục chào thầu phải đáp ứng hoặc vượt các thông số kỹ thuật đã nêu.

• Báo giá phải là giá cố định, đã bao gồm thuế VAT áp dụng và các chi phí phát sinh dự kiến khác.

• Nhà cung cấp trúng thầu phải chấp nhận thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ khi hoàn tất giao hàng và phát hành hóa đơn gốc chính xác, hợp lệ.

• Việc thanh toán sẽ được thực hiện thông qua Chuyển khoản Điện tử (EFT) đến tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, theo thông tin nêu trên hóa đơn.

• Trong trường hợp hủy đơn hàng sau khi yêu cầu BPA đã được gửi đi, chỉ các dịch vụ đã thực hiện sẽ được thanh toán.

• Đối với các quy định và quy chế hiện hành của Chính phủ Hoa Kỳ, vui lòng tham khảo tài liệu Điều khoản Thương mại đính kèm, trong đó bao gồm điều khoản FAR 52.204-90 về việc tuân thủ yêu cầu xác minh theo Mục 889 của Đạo luật Ủy quyền Quốc phòng

(NDAA).

Hạn chót gửi câu hỏi và nộp hồ sơ Vui lòng gửi đề xuất/báo giá của quý vị không muộn hơn 17:00, ngày 27 tháng 11 năm 2026 (giờ địa phương) Các câu hỏi liên quan đến gói thầu này cần được gửi đến Đại Sứ Quán Hoa Kỳ tại Hà Nội không muộn hơn 17:00, ngày 13 tháng 11 năm 2026 (giờ địa phương); trả lời cho các câu hỏi này sẽ được đăng tải vào ngày 19 tháng 11 năm 2026 (giờ địa phương) Tất cả câu hỏi và đề xuất/báo giá cần được gửi qua email đến:

Đầu mối liên hệ: Bộ Phận Mua Sắm – Phòng Dịch Vụ Tổng Hợp Email: HanoiGSOProcurement@state.gov Xin cảm ơn sự hợp tác của quý vị.

mailto:HanoiGSOProcurement@state.gov