EEO_iComplaints_-_Sole_Source_Justification.pdf

P B G C

S O L E SOURCE

(FOR SAP

C o n t r a c t i n g O r g a n i z a t i o n : P e n s i o n B e n e f i t G u a r a n t y C o r p o r a t i o n ( P B G C ) / P r o c u r e m e n t D e p a r t m e n t ( P D )

NATURE AND/OR DESCRIPTION OF THE ACTION BEING APPROVED

R e q u i s i t i o n N u m b e r :

P r o c u r e m e n t A c t i o n T y p e : N e w C o n t r a c t

C o n t r a c t N u m b e r : N / A

C o n t r a c t o r N a m e o r B r a n d N a m e P r o d u c t : M i c r o P a c t

DESCRIPTION OF THE SUPPLIES OR SERVICES REQUIRED TO MEET THE AGENCY'S NEED

S u p p l i e s o r s e r v i c e s t o b e p r o c u r e d :

T h i s p r o c u r e m e n t i s t o r e t a i n t h e F e d R a m p c e r t i f i e d i C o m p l a i n t s s o f t w a r e t h a t h a s b e e n c o n f i g u r e d f o r u s e b y t h e P e n s i o n B e n e f i t G u a r a n t y C o r p o r a t i o n ' s O f f i c e o f E q u a l E m p l o y m e n t O p p o r t u n i t y . T h e s c o p e a l s o i n c l u d e s O p e r a t i o n s a n d M a i n t e n a n c e o n t h e 5 l i c e n s e s c u r r e n t l y o w n e d b y P B G C , t h e s y s t e m u p g r a d e t o t h e e n t e l l i t r a k p l a t f o r m , t h e h o s t i n g s i t e , a n d t h e o p t i o n t o h a v e y e a r l y r e f r e s h e r t r a i n i n g o n t h e s y s t e m .

S u p p l i e s : Q u a n t i t y a n d e s t i m a t e d v a l u e o f e a c h i t e m t o b e p r o c u r e d : O R S e r v i c e s : P e r i o d o f p e r f o r m a n c e a n d e s t i m a t e d v a l u e o f e a c h s e r v i c e t o b e p r o c u r e d :

b a s e y e a r a n d 4 o p t i o n y e a r s

AUTHORITY PERMITTING SOLE SOURCE PROCUREMENT

F A R S u b p a r t ( b ) ( 1 ) - O n l y o n e s o u r c e ( i n c l u d i n g b r a n d n a m e p r o d u c t ) i s d e e m e d r e a s o n a b l y a v a i l a b l e t o p r o v i d e t h e r e q u i r e d s u p p l i e s o r s e r v i c e s a n d t h e c o s t / p r i c e i s o r b e l o w t h e S A T .

F A R S u b p a r t ( b ) ( 2 ) - T h e r e q u i r e d s u p p l i e s o r s e r v i c e s a r e c o m m e r c i a l i t e m s , o n l y o n e s o u r c e ( i n c l u d i n g b r a n d n a m e p r o d u c t ) i s c a p a b l e o f s a t i s f y i n g t h e A g e n c y ' s r e q u i r e m e n t , a n d t h e c o s t / p r i c e e x c e e d s t h e S A T b u t d o e s n o t e x c e e d $ 7 M .

5. DEMONSTRATION THAT THE CONTRACTOR'S UNIQUE QUALIFICATIONS OR THE NATURE OF THE

ACQUISITION REQUIRES THE USE OF THE AUTHORITY CITED

P B G C p r o c u r e d M i c r o P a c t i C o m p l a i n t s S W i n u s i n g f u l l a n d o p e n c o m p e t i t i o n . T h e s y s t e m w a s c o n f i g u r e d f o r u s e b y P B G C a n d d e p l o y e d t o p r o d u c t i o n i n In a n A l t e r n a t i v e s A n a l y s i s a n d M a r k e t r e s e a r c h ( R e q u e s t f o r I n f o r m a t i o n ) w a s c o m p l e t e d t o d e t e r m i n e i f t h e l e g a c y s y s t e m r e m a i n s t h e b e s t v a l u e f o r t h e g o v e r n m e n t .

r e s p o n s e s t o t h e R F I w e r e r e c e i v e d , i n c l u d i n g 6 C o m m e r c i a l o f f t h e S h e l f s o l u t i o n s . T h e s e 6 C o m m e r c i a l o f f t h e S h e l f ( C O T S ) C a s e M a n a g e m e n t T r a c k i n g S y s t e m s c o n f i r m e d t h e i r E E O C a s e M a n a g e m e n t S o l u t i o n s c o u l d m e e t t h e s y s t e m r e q u i r e m e n t s , a r e F e d R a m p c e r t i f i e d a n d m e e t a l l p r i v a c y a n d s e c u r i t y r e q u i r e m e n t s . T h e s e v e n d o r s p r o v i d e t h e c l o s e s t m a t c h t o E E O b u s i n e s s r e q u i r e m e n t s .

H o w e v e r , o f t h e s e 6 s y s t e m s , o n l y M i c r o P a c t ' s E n t e l l i t r a k h a s a Q u a l i t y R e p o r t i n g M o d u l e t h a t p r o v i d e s d a t a i n t e g r i t y a n a l y s i s a n d 4 6 2 c h e c k l i s t r e p o r t i n g a n d a u t o m a t e d s u b m i s s i o n t o t h e F E D S E P p o r t a l i n a n E E O C c o m p l i a n t f o r m a t .

P a g e 1 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .

T h e s e r e q u i r e m e n t s a r e m a n d a t e d b y E E O C . A l l t h e v e n d o r s c o u l d p u r s u e i n t e g r a t i o n w i t h E E O C b u t t h a t w o u l d c o m e a t a n i n c r e a s e d c o s t f o r P B G C , i n c r e a s e t h e r e s o u r c e l o a d o n a s m a l l d e p a r t m e n t f o r f i n a l i z i n g r e q u i r e m e n t s , c o n f i r m i n g d e s i g n , c o m p l e t i n g t e s t i n g a c t i v i t i e s , a n d i n c r e a s e t h e a m o u n t o f t i m e it w o u l d t a k e t o d e p l o y a s y s t e m t o p r o d u c t i o n , p o s s i b l y o u t p a s t t h e c u r r e n t P e r i o d o f P e r f o r m a n c e o f t h e c u r r e n t s y s t e m . T h e r e w e r e B u i l d t o r e q u i r e m e n t r e s p o n s e s . T h i s g r o u p i n d i c a t e d t h e y w o u l d b u i l d / i n t e g r a t e a s o l u t i o n t o P B G C ' s r e q u i r e m e n t s v e n d o r s o l u t i o n s s u c h a s ; S a l e s f o r c e , S e r v i c e N o w , A p p i a n , I B M C a s e M a n a g e m e n t , S h a r e P o i n t , O p e n s o u r c e , e t c .

e i t h e r o r v i a h o s t e d p l a t f o r m s s u c h a s A m a z o n W e b S e r v i c e , A z u r e , e t c . B u i l d t o r e q u i r e m e n t s s o l u t i o n s w o u l d r e q u i r e a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t i m e t o w o r k w i t h P B G C o n b u i l d i n g a n d d e p l o y i n g a n e w s o l u t i o n a n d t h i s m e t h o d o l o g y w o u l d b e u n l i k e l y t o b e c o s t w e r e t w o a d d i t i o n a l v e n d o r s w h i c h p r o v i d e a n E E O C a s e M a n a g e m e n t O u t s o u r c e d S o l u t i o n , w h i c h t h e C o m p l a i n a n t e n t e r s t h e i r c a s e i n t o t h e v e n d o r s o n l i n e s y s t e m , w h i c h t h e y p r o v i d e t h e S e r v i c e t o m a n a g e t h e c a s e f r o m e n t r y t o r e s o l u t i o n . B o t h v e n d o r s p r o v i d e t h i s h y b r i d o u t s o u r c e s o l u t i o n w h i c h i n c l u d e s a n o n l i n e t r a c k i n g s y s t e m t o e n t e r t h e c a s e i n f o r m a t i o n , w i t h t h e i r p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s m a n a g e m e n t b r i n g i n g t h e E E O C o m p l a i n t t o c l o s u r e . S i n c e P B G C s s c o p e d o e s n o t i n c l u d e o u t s o u r c i n g C a s e M a n a g e m e n t , t h e i r r e s p o n s e s w e r e n o t c o n s i d e r e d f e a s i b l e s o l u t i o n .

B a s e d o n t h e r e v i e w o f a l l r e s p o n s e s a n d i t s a b i l i t y t o q u i c k l y m e e t P B G C ' s r e q u i r e m e n t s f o r a c a s e m a n a g e m e n t s y s t e m , t h e r e c o m m e n d a t i o n i s f o r P B G C t o c o n t i n u e t h e u s e o f t h e c u r r e n t E E O C a s e M a n a g e m e n t S y s t e m , i C o m p l a i n t s . T h e s y s t e m m e e t s a l l o f t h e n e e d s o f E E O a n d i n t e g r a t e s w i t h E E O C f o r r e p o r t i n g .

M i c r o P a c t p r o v i d e s a p p r o x i m a t e l y 9 5 % o f t h e E E O c a s e m a n a g e m e n t s o f t w a r e w i t h i n t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t a n d w o r k s c l o s e l y w i t h E E O C o n r e g u l a t i o n c h a n g e s , r e p o r t i n g c h a n g e s a n d i n t e g r a t i o n t o s e n d d a t a t o E E O C . B e c a u s e P B G C h a s a l r e a d y p a i d f o r t h e P B G C - s p e c i f i c c o n f i g u r a t i o n , t h e c o s t w o u l d b e i n l i n e w i t h E E O ' s I T b u d g e t f o r s o f t w a r e .

T h e n e w v e n d o r s t h a t a r e w o r k i n g t o g a i n m a r k e t s h a r e i n t h i s s p a c e a r e n o t a t a m a t u r i t y l e v e l t h a t w o u l d l o w e r t h e r i s k o f a s u c c e s s f u l p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n a n d w o u l d b e m o r e c o s t l y w i t h l e s s f u n c t i o n a l i t y t h a n t h e c u r r e n t s o f t w a r e u s e d .

ilPTION OF EFFORTS MADE TO ENSURE THAT QUOTATIONS/OFFERS ARE SOLICITED FROM

NY POTENTIAL SOURCES AS PRACTICABLE

T o b e t t e r r e a c h a s m a n y p o s s i b l e p r o v i d e r s o f t h i s s e r v i c e , a d d i t i o n a l m a r k e t r e s e a r c h w a s c o n d u c t e d b y s e n d i n g a R e q u e s t f o r I n f o r m a t i o n ( R F I ) t o t h e t w o i d e n t i f i e d v e n d o r s a n d p o s t i n g o n F e d B I Z O p s . T h e R F I e n t i t l e d " E q u a l E m p l o y m e n t O p p o r t u n i t y C a s e M a n a g e m e n t " i n s u p p o r t o f t h e E E O D e p a r t m e n t a t P B G C w a s p o s t e d o n F B O . g o v o n 0 3 / 2 9 / 2 0 1 9 . T h e S o l i c i t a t i o n N u m b e r w a s E E O 0 1 . T h e R F I q u e s t i o n s f r o m t h e v e n d o r s w e r e d u e o n 0 4 / 0 4 / 2 0 1 9 . T h e r e s p o n s e s w e r e d u e

T h e s c o p e o f t h e R F I w a s t o u n d e r s t a n d v e n d o r c a p a b i l i t i e s t o p r o v i d e a s o l u t i o n w h i c h m a n a g e s t h e f u l l l i f e c y c l e m a n a g e m e n t o f E E O c o m p l a i n t s a n d c a s e s , i n c l u d i n g t r a c k i n g , s t o r i n g a n d f a c i l i t a t i o n f o r b o t h f o r m a l a n d i n f o r m a l c o m p l a i n t s .

A c o m p l e t e v e n d o r a n a l y s i s w a s c o m p l e t e d f o r t h e r e s p o n s e s r e c e i v e d . I n r e v i e w i n g t h e r e s p o n s e s , t h e v e n d o r s w e r e p l a c e d i n o n e t h e f o l l o w i n g t h r e e s o l u t i o n c a t e g o r i e s :

C o n f i g u r a t i o n R e a d y S o l u t i o n s - 6 v e n d o r s B u i l d t o R e q u i r e m e n t s S o l u t i o n s v e n d o r s

• d S o l u t i o n s - 2 v e n d o r

C o n f i g u r a t i o n R e a d y S o l u t i o n s t a i l o r e d t o t h e E E O i n d u s t r y e n a b l e s a q u i c k e r o f a p l u g a n d p l a y s o l u t i o n w h i c h w o u l d m a n a g e , t r a c k , a n d r e p o r t o n e v e r y a s p e c t o f t h e E E O c o m p l a i n t l i f e c y c l e m e e t i n g b o t h t h e s y s t e m a n d b u s i n e s s r e q u i r e m e n t s . O f t h e 6 v e n d o r s o n l y M i c r o P a c t ' s E n t e l l i t r a k m e t a l l t h e r e q u i r e m e n t s s u r r o u n d i n g t h e Q u a l i t y R e p o r t i n g M o d u l e t h a t p r o v i d e s d a t a i n t e g r i t y a n a l y s i s , 4 6 2 c h e c k l i s t r e p o r t i n g a n d a u t o m a t e d s u b m i s s i o n t o t h e F E D S E P p o r t a l i n a n E E O C c o m p l i a n t f o r m a t . T h i s r e q u i r e m e n t is m a n d a t e d b y E E O C . A l l t h e v e n d o r s c o u l d p u r s u e i n t e g r a t i o n w i t h E E O C b u t t h a t w o u l d c o m e a t a n i n c r e a s e d c o s t f o r P B G C , i n c r e a s e t h e r e s o u r c e l o a d o n a s m a l l d e p a r t m e n t f o r f i n a l i z i n g r e q u i r e m e n t s , c o n f i r m i n g d e s i g n , c o m p l e t i n g t e s t i n g a c t i v i t i e s , a n d i n c r e a s e t h e a m o u n t o f t i m e it w o u l d t a k e t o d e p l o y a s y s t e m t o p r o d u c t i o n , p o s s i b l y o u t p a s t t h e c u r r e n t P e r i o d o f P e r f o r m a n c e o f t h e c u r r e n t s y s t e m .

B u i l d t o R e q u i r e m e n t s S o l u t i o n s u t i l i z i n g v e n d o r s o l u t i o n s s u c h a s ; S a l e s f o r c e , S e r v i c e N o w , A p p i a n , I B M C a s e M a n a g e m e n t , S h a r e P o i n t , O p e n s o u r c e , e t c . e i t h e r o n - p r e m o r v i a h o s t e d p l a t f o r m s s u c h a s A m a z o n W e b S e r v i c e , A z u r e , e t c . B u i l d t o r e q u i r e m e n t s s o l u t i o n s w o u l d r e q u i r e a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t i m e t o w o r k w i t h P B G C o n b u i l d i n g a n d d e p l o y i n g a n e w s o l u t i o n a n d i s u n l i k e l y t o b e c o s t e f f e c t i v e .

P a g e 2 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e and s h o u l d no t be u s e d .

O u t s o u r c e s S o l u t i o n s p r o v i d e s a s e r v i c e w h e r e t h e C o m p l a i n a n t e n t e r s t h e i r c a s e i n t o t h e v e n d o r s o n l i n e s y s t e m , a n d t h e v e n d o r p r o v i d e s t h e S e r v i c e t o m a n a g e t h e c a s e f r o m e n t r y t o r e s o l u t i o n .

B a s e d o n t h e r e v i e w o f a l l r e s p o n s e s a n d i t s a b i l i t y t o q u i c k l y m e e t P B G C ' s r e q u i r e m e n t s f o r a c a s e m a n a g e m e n t s y s t e m t h e r e c o m m e n d a t i o n i s f o r P B G C t o c o n t i n u e t h e u s e o f t h e c u r r e n t E E O C a s e M a n a g e m e n t S y s t e m , i C o m p l a i n t s . T h e s y s t e m m e e t s a l l o f t h e n e e d s o f E E O a n d i n t e g r a t e s w i t h E E O C f o r r e p o r t i n g .

M i c r o P a c t p r o v i d e s a p p r o x i m a t e l y 9 5 % o f t h e E E O c a s e m a n a g e m e n t w i t h i n t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t a n d w o r k s c l o s e l y w i t h E E O C o n r e g u l a t i o n c h a n g e s , r e p o r t i n g c h a n g e s a n d i n t e g r a t i o n t o s e n d d a t a t o E E O C . B e c a u s e P B G C h a s a l r e a d y p a i d f o r t h e P B G C s p e c i f i c c o n f i g u r a t i o n t h e c o s t w o u l d b e i n l i n e w i t h E E O ' s I T b u d g e t f o r S W .

T h e n e w v e n d o r s t h a t a r e w o r k i n g t o g a i n m a r k e t s h a r e i n t h i s s p a c e a r e n o t a t a m a t u r i t y l e v e l t h a t w o u l d l o w e r t h e r i s k o f a s u c c e s s f u l p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n a n d w o u l d b e m o r e c o s t l y w i t h l e s s f u n c t i o n a l i t y t h a n t h e c u r r e n t S W u s e d .

DETERMINATION BY THE CONTRACTING OFFICER THAT THE ANTICIPATED COST TO THE

GOVERNMENT WILL BE FAIR AND

D e t e r m i n a t i o n : A d e t e r m i n a t i o n t h a t t h e c o s t / p r i c e i s f a i r a n d r e a s o n a b l e w i l l b e m a d e b y t h e C o n t r a c t i n g O f f i c e r b e f o r e t h e c o n t r a c t a c t i o n i s i s s u e d .

SEARCH CONDUCTED AND THE RESULTS, OR A STATEMENT

OF THE REASON MARKET RESEARCH WAS NOT CONDUCTED

M a r k e t R e s e a r c h b e g a n b y s e a r c h i n g t h e i n t r a n e t a n d r e v i e w i n g t h e G S A S c h e d u l e 7 0 f o r v e n d o r s t h a t p r o v i d e d E E O C a s e M a n a g e m e n t s y s t e m s .

E a c h r e s p o n s e w a s r e v i e w e d t o d e t e r m i n e if t h e y m e t t h e b u s i n e s s a n d s e c u r i t y r e q u i r e m e n t s . T h e r e c o m m e n d a t i o n f r o m t h e b u s i n e s s a n a l y s i s c o n d u c t e d o n t h e r e s p o n s e s w a s t h a t i n t e r m s o f h o w w e l l t h e r e q u i r e m e n t s w e r e m e t , t h e m a t u r i t y o f t h e v e n d o r s t o m e e t a l l E E O C r e q u i r e m e n t s n o w a n d i n t h e f u t u r e , t i m e l i n e f o r a n d c o s t s t o i m p l e m e n t a n e w s y s t e m t h a t t h e b e s t v a l u e t o t h e G o v e r n m e n t i s t o r e m a i n o n t h e c u r r e n t s y s t e m .

ANY OTHER FACTS SUPPORTING THE USE OF SOLE SOURCE

T h e i C o m p l a i n t s a p p l i c a t i o n i s a F e d R a m p c e r t i f i e d c l o u d a p p l i c a t i o n t h a t w a s p r o c u r e d a n d c o n f i g u r e d f o r P B G C a n d h a s b e e n i n u s e s i n c e T h i s s o f t w a r e c u r r e n t l y m e e t s a l l o f n e e d s o f E E O a n d m e e t s t h e r e q u i r e m e n t s f o r r e p o r t i n g r e q u i r e d b y E E O C . A s t a t e m e n t o f w o r k i s a v a i l a b l e f o r t h e v e n d o r t o p r o v i d e P B G C w i t h i t s t e c h n i c a l a p p r o a c h a n d p r i c i n g .

EXPRESSED, IN WRITING, AN INTEREST IN THE ACQUISITION

P a g e 3 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .

11. A STATEMENT OF THE ACTIONS THE AGENCY MAY TAKE TO REMOVE OR OVERCOME ANY

BARRIERS TO COMPETITION BEFORE MAKING ANY SUBSEQUENT ACQUISITION FOR THE

SUPPLIES OR SERVICES REQUIRED

F o l l o w i n g t h e r e q u i r e m e n t o f c o m p l e t i n g M a r k e t R e s e a r c h e a c h y e a r b e f o r e o p t i o n s a r e e x e r c i s e d t o e n s u r e t h i s s y s t e m r e m a i n s t h e b e s t v a l u e f o r t h e G o v e r n m e n t w i l l a d d r e s s t h e n e e d t o e n s u r e c o m p e t i t i o n f o r f u t u r e s o f t w a r e a n d o p e r a t i o n s o r m a i n t e n a n c e s e r v i c e s a r e o b s e r v e d f o r f u n c t i o n s c o v e r e d b y t h i s S o l e S o u r c e J u s t i f i c a t i o n .

I t i s b e l i e v e d t h a t t h e v e n d o r s i n t h e m a r k e t a r e m a t u r i n g a n d i n 3 t o 4 y e a r s w e w i l l c o m p l e t e a d d i t i o n a l M a r k e t R e s e a r c h a n d s e n d o u t a n o t h e r R F I t o e n s u r e f u t u r e c o m p e t i t i o n f o r t h i s b u s i n e s s .

CERTIFICATION

h e r e b y c e r t i f y t h a t t h i s S o l e S o u r c e J u s t i f i c a t i o n , a n d a l l s u p p o r t i n g d a t a , a r e a c c u r a t e a n d c o m p l e t e t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f .

CONTRACTING

h e r e b y c e r t i f y t h a t t h i s S o l e S o u r c e J u s t i f i c a t i o n , a n d a l l s u p p o r t i n g d a t a , a r e a c c u r a t e a n d c o m p l e t e t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f .

E n t e r C o n t r a c t i n g O f f i c e r

S i g n a t u r e

R APPROVAL

a p p r o v e t h i s S o l e S o u r c e J u s t i f i c a t i o n

P a g e 4 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .

J u s t i f i c a t i o n e x c e e d s $ 7 0 0 K b u t d o e s n o t e x c e e d $ 7 M

E n t e r N a m e C o m p e t i t i o n A d v o c a t e

D a t e S i g n a t u r e D a t e

P a g e 5 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .