1-Convocatoria servicios hoteleres Departamento de Santa Cruz BO-RQ-3267.docx
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- Solicitation number
- BO-RFQ-0189
- Issued by
- North Carolina
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This is a hotel services solicitation document issued by IPAS Bolivia for the Santa Cruz department, inviting qualified hotels and specialized companies to submit proposals for comprehensive hospitality services. The requested services include event hall rentals with various capacities, accommodation in simple, double, and triple rooms with private bathrooms and internet access, complete food service encompassing morning refreshments, afternoon snacks, lunch, and dinner with vegetarian options available, audio-visual equipment including data projectors and high-quality sound systems with wireless microphones, and ground transportation services including airport and bus terminal transfers. The proposal submission deadline is July 27, 2026, at 3:00 p.m., with proposals to be submitted through IPAS Bolivia's official channels.
Respondents must provide detailed cost breakdowns for each service offered, specify payment terms and conditions, outline cancellation and modification policies, confirm availability of facilities and rooms, supply company contact information and responsible personnel details, and indicate the validity period of their quotations. The solicitation emphasizes the need for comfortable, well-equipped environments with air conditioning and heating, wireless internet access, and daily housekeeping services to support institutional activities including meetings, workshops, training sessions, and other organizational events. IPAS Bolivia seeks to establish a provider database for the current fiscal year to ensure adequate facilities, optimal accommodation conditions, quality meal service, and reliable transportation for institutional personnel and event participants.
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CONVOCATORIA DE SERVICIOS HOTELEROS EN LA CIUDAD DE LA PAZ
1. Justificación En el marco de la presente gestión fiscal y con el propósito de garantizar el adecuado desarrollo de las actividades institucionales programadas por las distintas áreas que conforman IPAS Bolivia, se requiere contar con servicios hoteleros en la ciudad de Santa Cruz que incluyan alquiler de salones para eventos, alimentación completa, hospedaje y servicio de transporte (transfer) para el personal institucional y los diferentes grupos participantes en las actividades.
La contratación de estos servicios permitirá disponer de espacios adecuados para la realización de reuniones, talleres, capacitaciones y otros eventos institucionales, así como garantizar condiciones óptimas de alojamiento, alimentación y traslado para los participantes, contribuyendo al cumplimiento eficiente y oportuno de los objetivos, metas y resultados establecidos por la institución durante la presente gestión fiscal.
2. Descripción de los servicios requeridos
2.1. Alquiler de salón
· Salones con distintas capacidades, de acuerdo con el número de participantes.
· Ambientes con aire acondicionado y/o calefacción.
· Espacios cómodos y adecuados para actividades participativas y dinámicas grupales.
· Pantalla (Ecran) de tamaño apropiado para presentaciones.
· Mesas y sillas distribuidas según requerimiento del evento.
· Acceso a conexión a internet inalámbrica (Wi-Fi).
2.2. Equipo Data Show
· Equipo de proyección de buena calidad y resolución.
· Fácil acceso e instalación.
· Compatibilidad con computadoras portátiles y otros dispositivos.
2.3. Equipo de sonido
· Sistema de sonido de alta calidad.
· Control de volumen adecuado para el tamaño del salón.
· Micrófonos inalámbricos y/o de mesa, según requerimiento.
· Soporte técnico durante el evento, de ser necesario.
2.4. Alimentación durante los eventos
Se valorará la oferta de opciones variadas, nutritivas y tradicionales, considerando las siguientes alternativas:
· Refrigerio de la mañana.
· Refrigerio de la tarde.
· Almuerzo.
· Cena.
· Opciones vegetarianas y/o menús especiales, previa coordinación.
2.5. Hospedaje
· Habitaciones simples, dobles, triples u otras, según requerimiento.
· Habitaciones con baño privado, agua caliente y acceso a internet.
· Servicio de limpieza diario.
2.6. Servicio de Transfer
· Servicio de transporte para grupos e individuales.
· Traslado desde y hacia aeropuerto, terminal terrestre u otros puntos requeridos.
· Emisión de factura correspondiente.
3. Presentación de propuestas Las propuestas deberán incluir:
· Costos detallados por cada servicio ofertado.
· Condiciones y modalidades de pago.
· Políticas de cancelación y/o modificación de reservas.
· Disponibilidad de ambientes, habitaciones y demás servicios.
· Datos de contacto de la empresa y persona responsable.
· Vigencia de la cotización.
4. Fecha límite de presentación La presente solicitud de cotización estará vigente hasta el día 27 de julio de 2026, hasta horas 15:00 p.m.
Las propuestas deberán ser remitidas dentro del plazo establecido mediante los canales oficiales definidos por IPAS Bolivia.
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