1-Convocatoria servicios hoteleres Departamento de La Paz BO-RQ-3265.docx
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- Solicitation number
- BO-RFQ-0187
- Issued by
- North Carolina
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This is a hotel services request for proposal issued by IPAS Bolivia for the city of La Paz. The organization seeks to establish a vendor base for hotel and hospitality services to support institutional activities during the current fiscal year. The services requested include event hall rentals with varying capacities, complete meal service (breakfast, lunch, dinner, and afternoon refreshments), lodging accommodations, and transportation services (transfers) for institutional personnel and event participants. Required amenities and equipment include air-conditioned or heated event spaces, Wi-Fi connectivity, data projection equipment, high-quality sound systems with wireless microphones, and daily housekeeping. Lodging accommodations must include private bathrooms, hot water, and internet access in single, double, triple, or other configurations as needed. The proposal submission deadline is August 10, 2026, at 8:00 a.m., with submissions to be made through official channels designated by IPAS Bolivia.
Interested vendors must submit detailed proposals that include itemized costs for each service offered, payment terms and conditions, cancellation and modification policies, availability of facilities and rooms, company contact information and responsible personnel, and quotation validity periods. The convocation aims to ensure adequate spaces for meetings, workshops, training sessions, and institutional events while providing optimal lodging, meal service, and transportation conditions for participants. Vegetarian options and special menus are available upon prior coordination. Vendors must issue corresponding invoices for all services rendered. The organization seeks to streamline operations and achieve efficient fulfillment of institutional objectives and results for the fiscal year.
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CONVOCATORIA DE SERVICIOS HOTELEROS EN LA CIUDAD DE LA PAZ
1. Justificación En el marco de la presente gestión fiscal y con el propósito de garantizar el adecuado desarrollo de las actividades institucionales programadas por las distintas áreas que conforman IPAS Bolivia, se requiere contar con servicios hoteleros en la ciudad de La Paz que incluyan alquiler de salones para eventos, alimentación completa, hospedaje y servicio de transporte (transfer) para el personal institucional y los diferentes grupos participantes en las actividades.
La contratación de estos servicios permitirá disponer de espacios adecuados para la realización de reuniones, talleres, capacitaciones y otros eventos institucionales, así como garantizar condiciones óptimas de alojamiento, alimentación y traslado para los participantes, contribuyendo al cumplimiento eficiente y oportuno de los objetivos, metas y resultados establecidos por la institución durante la presente gestión fiscal.
2. Descripción de los servicios requeridos
2.1. Alquiler de salón
· Salones con distintas capacidades, de acuerdo con el número de participantes.
· Ambientes con aire acondicionado y/o calefacción.
· Espacios cómodos y adecuados para actividades participativas y dinámicas grupales.
· Pantalla (Ecran) de tamaño apropiado para presentaciones.
· Mesas y sillas distribuidas según requerimiento del evento.
· Acceso a conexión a internet inalámbrica (Wi-Fi).
2.2. Equipo Data Show
· Equipo de proyección de buena calidad y resolución.
· Fácil acceso e instalación.
· Compatibilidad con computadoras portátiles y otros dispositivos.
2.3. Equipo de sonido
· Sistema de sonido de alta calidad.
· Control de volumen adecuado para el tamaño del salón.
· Micrófonos inalámbricos y/o de mesa, según requerimiento.
· Soporte técnico durante el evento, de ser necesario.
2.4. Alimentación durante los eventos
Se valorará la oferta de opciones variadas, nutritivas y tradicionales, considerando las siguientes alternativas:
· Refrigerio de la mañana.
· Refrigerio de la tarde.
· Almuerzo.
· Cena.
· Opciones vegetarianas y/o menús especiales, previa coordinación.
2.5. Hospedaje
· Habitaciones simples, dobles, triples u otras, según requerimiento.
· Habitaciones con baño privado, agua caliente y acceso a internet.
· Servicio de limpieza diario.
2.6. Servicio de Transfer
· Servicio de transporte para grupos e individuales.
· Traslado desde y hacia aeropuerto, terminal terrestre u otros puntos requeridos.
· Emisión de factura correspondiente.
3. Presentación de propuestas Las propuestas deberán incluir:
· Costos detallados por cada servicio ofertado.
· Condiciones y modalidades de pago.
· Políticas de cancelación y/o modificación de reservas.
· Disponibilidad de ambientes, habitaciones y demás servicios.
· Datos de contacto de la empresa y persona responsable.
· Vigencia de la cotización.
4. Fecha límite de presentación La presente solicitud de cotización estará vigente hasta el día 10 de agosto de 2026, hasta horas 08:00 a.m.
Las propuestas deberán ser remitidas dentro del plazo establecido mediante los canales oficiales definidos por IPAS Bolivia.
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