1-Convocatoria servicios de empresas de Catering a nivel nacional BO-RQ-3268.docx
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- Solicitation number
- BO-RFQ-0190
- Issued by
- North Carolina
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Summary of Catering Services Solicitation
This is a national-level catering services solicitation issued by IPAS Bolivia (Instituto de Promoción de Artes y Saberes Bolivianos) seeking proposals from specialized catering companies to establish a provider base for corporate events. The solicitation encompasses a comprehensive range of food and beverage services including breakfasts, lunches, dinners, morning and afternoon refreshments, coffee breaks, buffet service, institutional cocktails, and beverage stations. Companies may submit proposals for one or multiple service categories. Complementary services are also available, including rental of tables, chairs, linens, and event furniture; outdoor structures such as tents; catering equipment; event staffing including waiters and supervisors; basic event decoration; and pre-, during, and post-event cleaning services. The solicitation emphasizes the importance of varied, nutritious, and balanced menus prepared under food safety and hygiene standards, with options for national and international cuisine, vegetarian, vegan, and specialty menus accommodating dietary restrictions and medical conditions. The submission deadline is August 10, 2026, at 8:00 AM, with proposals to be submitted through official IPAS Bolivia channels.
Proposals must include institutional company presentation, detailed pricing for each offered service, available menus and service alternatives, payment conditions and modalities, cancellation and reprogramming policies, service confirmation response times, and prior experience with corporate and institutional events. Companies must demonstrate capacity to provide services within the city or nearby municipalities and must be able to issue corresponding invoices. The solicitation does not specify a contract term, renewal options, or funding amounts. No set-asides, incumbent contractors, or specific pricing structures are identified in the document.
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CONVOCATORIA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CATERING PARA EVENTOS CORPORATIVOS A NIVEL NACIONAL
1. Justificación En el marco de la presente gestión fiscal y con el propósito de garantizar el adecuado desarrollo de las actividades institucionales programadas por las distintas áreas que conforman IPAS Bolivia, se convoca a empresas especializadas en la prestación de servicios de catering para eventos corporativos a nivel nacional, a fin de conformar una base de proveedores que brinden servicios de alimentación y servicios complementarios para reuniones, talleres, capacitaciones, seminarios, conferencias, encuentros institucionales y otras actividades organizadas por la institución.
La contratación de estos servicios permitirá garantizar una atención oportuna y de calidad a participantes, personal institucional, aliados estratégicos y otros asistentes, contribuyendo al desarrollo eficiente de las actividades institucionales y al cumplimiento de los objetivos, metas y resultados establecidos para la presente gestión.
2. Descripción de los servicios requeridos Las empresas podrán presentar propuestas para uno o varios de los siguientes servicios:
2.1. Servicio de Catering
Se requiere la provisión de alimentos y bebidas para eventos corporativos de diferentes magnitudes, incluyendo:
· Refrigerio de la mañana.
· Refrigerio de la tarde.
· Desayuno.
· Almuerzo.
· Cena.
· Coffee break.
· Servicio de buffet.
· Servicio de cóctel institucional.
· Estaciones de café e infusiones.
· Agua, jugos y bebidas no alcohólicas.
Se valorará la oferta de menús variados, nutritivos, balanceados y elaborados bajo normas de higiene e inocuidad alimentaria, considerando, además:
· Opciones nacionales, internacionales, vegetarianas, veganas y menús especiales por restricciones alimentarias o condiciones médicas, previa coordinación.
· Presentación adecuada de los alimentos.
· Personal de servicio cuando el evento lo requiera.
· Vajilla, cristalería, cubiertos, mantelería y demás implementos necesarios para la atención.
2.2. Servicios Complementarios para Eventos
De manera complementaria, las empresas podrán ofertar los siguientes servicios:
· Alquiler de mesas, sillas, mantelería y mobiliario para eventos.
· Carpas, toldos y mobiliario exterior.
· Equipamiento para buffet y estaciones de alimentos.
· Personal de atención, meseros y supervisores.
· Decoración básica para eventos corporativos.
· Limpieza antes, durante y después del evento.
3. Presentación de propuestas Las propuestas deberán incluir, como mínimo:
· Presentación institucional de la empresa.
· Costos detallados por cada servicio ofertado.
· Menús disponibles y alternativas de atención.
· Condiciones y modalidades de pago.
· Políticas de cancelación y/o reprogramación.
· Tiempo de respuesta para la confirmación de servicios.
· Experiencia en la atención de eventos corporativos e institucionales (deseable).
· Emisión de factura correspondiente.
4. Cobertura Las empresas deberán contar con capacidad para prestar servicios dentro de la ciudad o municipios cercanos.
5. Fecha límite de presentación La presente convocatoria para la presentación de cotizaciones estará vigente hasta el día 10 de agosto de 2026, hasta horas 08:00 am.
Las propuestas deberán ser remitidas dentro del plazo establecido mediante los canales oficiales definidos por IPAS Bolivia.
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