7100423271SalesReport.xlsx
XLSX spreadsheet 341 KB Posted
- Contract number
- 23271
- Issued by
- New York
About this file
This document is an Attachment 3 - Report of Contract Usage template for a New York State contract (NYS Contract Number 71004-23271) related to Group 71004 - Elevator, Escalator, and Miscellaneous Lift Equipment Maintenance Services. The spreadsheet is designed for contractors to report contract usage across multiple regions, with specific instructions for documenting invoice details, authorized user information, and service performance.
The contract appears to cover statewide maintenance services for various types of lift equipment, including hydraulic elevators, traction elevators, escalators, and miscellaneous lift equipment. The reporting template requires contractors to document detailed information for each invoice, such as the authorized user, invoice date, service dates, description of service, type of maintenance plan (e.g., Basic Maintenance Plan, Full-Service Warranty Maintenance Plan, Time and Material), and original invoiced amount. The template also includes fields for credits, refunds, liquidated damages, and tracking the value of work performed by certified MWBE (Minority and Women-owned Business Enterprise) or SDVOB (Service-Disabled Veteran-Owned Business) companies, though no specific utilization goals are mentioned in the document.
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| File | Type | Posted |
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Instructions
| NEW YORK STATE |
| Attachment 3 - Report of Contract Usage |
| Award 71004-23271 |
Enter your Contact information in the cells below. The information entered below will be prepopulated on the Contract Usage tab.
A Contractor must complete all light green shaded cells on the worksheet. All other cells are read-only and locked and are intended for structural or informational purposes or to perform automatic calculations based on the data entered in the green shaded cells. Only those cells provided for entering Sales information are to be accessed by the Contractor.
| Contractor Name: |
| NYS Contract Number: |
A Contractor must designate for each Region whether that Region is applicable to this submission. Selection is to be made via the dropdown provided signifying Y (yes) or N (no). This information will be propagated to the Contract Usage Sheets.
Region Number does not correlate to Contract Usage Sheet number. Number of Contract Usage Sheets available for reporting reflect the number of Regions being reported on (ex. if there are a total of three (3) Regions reported on, Contract Usage 1, 2 and 3 shall be released and all other sheets unavailable). Each Contract Usage Sheet is to be utilized to provide all invoice information for a Region.
Contractors must submit Report of Contract Usage documentation even if there are no sales during the applicable timeframe.
Should there be no invoices to report: Select N for all Regions and indicate in Row 9 on Contract Usage 1 that, "No applcable invoices to under this Contract".
| Regions | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| Applicable Region(s) (Select Y/N via Dropdown): | |||||||||||
| Contract Reporting Period (Dates): |
| Contract Usage Sheet | |
| Authorized User | Authorized User placing purchase order with Contractor (ie. DOT, OGS, Albany County, etc.) |
| Invoice Date | Date on Contractor's invoice to Authorized User |
| Mini-Bid Number Or Authorized User Purchase Order Number | Authorized User's Mini-Bid Agreement Number or Purchase Order Number |
| Contractor's Invoice Number | Invoice number on Contractor's invoice to Authorized User |
| Related to Subcontracted Work | Designation if the invoice includes work performed through a subcontract. Utilize the provided dropdown to select whether subcontractor(s) were used (Y) or not used (N) |
| Date(s) Service Performed | Date or range of dates when the service being invoiced was performed |
| Description of Service Performed | Brief description of invoiced task (ex. Monthly preventive maintenance) |
| Applicable Plan, Time & Material Or Fireman's Recall Test | Designation if the invoice pertains to work performed under a plan (Basic Maintenance Plan or Full-Service Warranty Maintenance Plan), pertains to a Time and Material proposal or is for a Fireman's Recall Test. Utilize the provided dropdown to select which of these four (4) options the invoice pertains to |
| Lift Equipment Serviced | Designation of the type of Lift Equipment the work was performed on (Hydraulic Elevator(s), Traction Elevator(s), Escalator(s) or Misc. Lift Equipment). Should the invoice reflect work performed on more than one type of Lift Equipment, utilize the provided Multiple Types option. Utilize the provided dropdown to select which of the four (4) options is applicable to the invoice. |
| Original Amount Invoiced | Value on invoice originally submitted to the Authorized User |
| Credits, Refunds Or Overcharges (If Applicable) | Value of any credits, refunds or determined overcharge which may have been attributed to the Authorized User |
| Liquidated Damages (If Applicable) | Value of any Liquidated Damages which may have been applied to the invoice by the Authorized User |
| Final Invoice Total | Value automatically calculated by subtracting any applicable credits, refunds, determined overcharge or Liquidated Damages from the original invoiced amount |
| Value of Total Attributable to Certified MWBE or SDVOB businesses (If Applicable) | Value of the Final Invoice Total which is attributable to a business certified through NYS as an MWBE or SDVOB. This total should be based upon work performed as a subcontractor or as supplier of product(s). For clarification, the Central Contract does not include any required goals for MWBE or SDVOB Utilization. |
GROUP [XXXXX] - [Group Desc]
GROUP 71004 - Elevator, Escalator, and Miscellaneous Lift Equipment Maintenance Services (Statewide)
&F Page &P of &N
Attachment 3 - Report of Contract Usage Page &P of &N
Hidden
| Yes/No | Calculations | |
| Y | 2 | All Applicable Regions Reported |
| N | 3 | All Applicable Regions Reported |
| 4 | All Applicable Regions Reported | |
| 5 | All Applicable Regions Reported | |
| Plan or T&M | 6 | All Applicable Regions Reported |
| Basic Maintenance Plan | 7 | All Applicable Regions Reported |
| Full-Service Warranty Maintenance Plan | 8 | All Applicable Regions Reported |
| Time and Material | 9 | All Applicable Regions Reported |
| Fireman's Recall Test | 10 | All Applicable Regions Reported |
| 11 | All Applicable Regions Reported | |
| Lift Equip. Type | ||
| Hydraulic Elevator(s) | ||
| Traction Elevator(s) | ||
| Escalator(s) | ||
| Misc. Lift Equipment | ||
| Multiple Types |
Contract Usage 1
| Contractor Name: | Please input Businss Name on Instructions Sheet | |
| Region: | No Regions Selected | |
| Contract Reporting Period (Dates): | Please input Reporting Period on Instructions Sheet | |
| OGS Contract Number: | Please input OGS Contract Number on Instructions Sheet | Applied Back to |
Authorized User's Account
Authorized User Invoice Date Mini-Bid Number Or Authorized User Purchase Order Number Contractor's Invoice Number Related to Subcontracted Work Date(s) Service Performed Description of Service Performed Applicable Plan, Time & Material Or Fireman's Recall Test Lift Equipment Serviced Original Amount Invoiced Credits, Refunds Or Overcharges
| (If Applicable) | Liquidated Damages | |
| (If Applicable) | Final Invoice Total | Value of Total Attributable to Certified MWBE or SDVOB businesses |
(If Applicable)
| Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Utilize Dropdown to Select | Manually Enter | Manually Enter | Utilize Dropdown to Select | Utilize Dropdown to Select | Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Automatically Calculated | Manually Enter |
| Sample: DOT Albany Office | 10/1/15 | 12-12345 | ABC123 | Y | 9/25/2015 - 9/28/2015 | Monthly preventive maintenance | Full-Service Warranty Maintenance Plan | Hydraulic Elevator(s) | $ 20,000.00 | $ 20,000.00 | $ 500.00 | ||
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Group[XXXXX] - [Group Desc]
Group 71004- Elevator, Escalator, and Miscellaneous Lift Equipment Maintenance Services (Statewide)
Award XXXXX &P of &N
Attachment 3 - Report of Contract Usage &P of &N
Contract Usage 2
| Contractor Name: | Please input Businss Name on Instructions Sheet | |
| Region: | No Regions Selected | |
| Contract Reporting Period (Dates): | Please input Reporting Period on Instructions Sheet | |
| OGS Contract Number: | Please input OGS Contract Number on Instructions Sheet | Applied Back to |
Authorized User's Account
Authorized User Invoice Date Mini-Bid Number Or Authorized User Purchase Order Number Contractor's Invoice Number Related to Subcontracted Work Date(s) Service Performed Description of Service Performed Applicable Plan, Time & Material Or Fireman's Recall Test Lift Equipment Serviced Original Amount Invoiced Credits, Refunds Or Overcharges
| (If Applicable) | Liquidated Damages | |
| (If Applicable) | Final Invoice Total | Value of Total Attributable to Certified MWBE or SDVOB businesses |
(If Applicable)
| Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Utilize Dropdown to Select | Manually Enter | Manually Enter | Utilize Dropdown to Select | Utilize Dropdown to Select | Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Automatically Calculated | Manually Enter |
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Group[XXXXX] - [Group Desc]
Award XXXXX &P of &N
Contract Usage 3
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| Region: | No Regions Selected | |
| Contract Reporting Period (Dates): | Please input Reporting Period on Instructions Sheet | |
| OGS Contract Number: | Please input OGS Contract Number on Instructions Sheet | Applied Back to |
Authorized User's Account
Authorized User Invoice Date Mini-Bid Number Or Authorized User Purchase Order Number Contractor's Invoice Number Related to Subcontracted Work Date(s) Service Performed Description of Service Performed Applicable Plan, Time & Material Or Fireman's Recall Test Lift Equipment Serviced Original Amount Invoiced Credits, Refunds Or Overcharges
| (If Applicable) | Liquidated Damages | |
| (If Applicable) | Final Invoice Total | Value of Total Attributable to Certified MWBE or SDVOB businesses |
(If Applicable)
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Award XXXXX &P of &N
Contract Usage 4
| Contractor Name: | Please input Businss Name on Instructions Sheet | |
| Region: | No Regions Selected | |
| Contract Reporting Period (Dates): | Please input Reporting Period on Instructions Sheet | |
| OGS Contract Number: | Please input OGS Contract Number on Instructions Sheet | Applied Back to |
Authorized User's Account
Authorized User Invoice Date Mini-Bid Number Or Authorized User Purchase Order Number Contractor's Invoice Number Related to Subcontracted Work Date(s) Service Performed Description of Service Performed Applicable Plan, Time & Material Or Fireman's Recall Test Lift Equipment Serviced Original Amount Invoiced Credits, Refunds Or Overcharges
| (If Applicable) | Liquidated Damages | |
| (If Applicable) | Final Invoice Total | Value of Total Attributable to Certified MWBE or SDVOB businesses |
(If Applicable)
| Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Utilize Dropdown to Select | Manually Enter | Manually Enter | Utilize Dropdown to Select | Utilize Dropdown to Select | Manually Enter | Manually Enter | Manually Enter | Automatically Calculated | Manually Enter |
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Award XXXXX &P of &N
Contract Usage 5
| Contractor Name: | Please input Businss Name on Instructions Sheet | |
| Region: | No Regions Selected | |
| Contract Reporting Period (Dates): | Please input Reporting Period on Instructions Sheet | |
| OGS Contract Number: | Please input OGS Contract Number on Instructions Sheet | Applied Back to |
Authorized User's Account
Authorized User Invoice Date Mini-Bid Number Or Authorized User Purchase Order Number Contractor's Invoice Number Related to Subcontracted Work Date(s) Service Performed Description of Service Performed Applicable Plan, Time & Material Or Fireman's Recall Test Lift Equipment Serviced Original Amount Invoiced Credits, Refunds Or Overcharges
| (If Applicable) | Liquidated Damages | |
| (If Applicable) | Final Invoice Total | Value of Total Attributable to Certified MWBE or SDVOB businesses |
(If Applicable)
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