Appendix G - Business Associate Addendum.pdf

PDF 405 KB Posted

Attached to
HEZ Community Health Workers State and local contract opportunity
Solicitation number
25-RFA-13139
Issued by
Philadelphia County, Philadelphia City, Pennsylvania

About this file

This document is the Business Associates Addendum for the Commonwealth of Pennsylvania, specifically related to the Department of Human Services and its contracted Business Associates. The addendum outlines the requirements, obligations, and protocols for handling Protected Health Information (PHI) in compliance with HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), the HITECH Act, and related federal and state regulations. It defines the relationship and responsibilities between the Covered Entity (the Commonwealth) and Business Associates who may receive, create, or handle protected health information during the course of providing services.

The addendum establishes comprehensive guidelines for PHI management, including strict limitations on use and disclosure, requirements for maintaining appropriate safeguards, mandatory reporting of security incidents, provisions for subcontractors and agents, individual access rights to PHI, and procedures for returning or destroying PHI at contract termination. The document also specifies the Business Associate's obligations around maintaining confidentiality, implementing security measures, providing accounting of disclosures, and developing mitigation procedures in case of unauthorized PHI use. Key compliance requirements include developing sanction procedures for violations, maintaining PHI records for six years, and establishing processes to minimize potential harmful effects of PHI disclosures.

View the file

Other files for this state and local contract opportunity

Show all 12

On GovTribe

Work with this file on GovTribe

  • Download the original file
  • Contacts named in this file
  • Similar government files
  • Ask GovTribe AI about this file

Text version

APPENDIX G - Business Associates Addendum

����������������� ���!��"��#�$$%&'��$(��)�*�+�,�$��-.�/0,�$�1�+�(2�%�34-��+���5$�(�&6��$��4-$�+�2�-+�370%($�%%�8%%-2(���6�($��$���-�*+-��2���"��*+(��2&��$��%�20+(�&�-.�2�+��($�#+-��2����/��'�"�9$.-+,��(-$�3#/96��-�:"(2"�70%($�%%�8%%-2(����,�&�"�����22�%%�($�-+��+��-�*+-�(���%�+�(2�%��-�-+�-$�;�"�'.�-.�4-��+���5$�(�&<�($��22-+��$2��:(�"��"��/��'�"�9$%0+�$2��#-+��;('(�&��$��822-0$��;('(�&�82��-.��==><�#0;?�@?�A-?����B�=��3/9#886<��"��/��'�"�9$.-+,��(-$�C�2"$-'-D&�.-+�52-$-,(2��$��4'($(2�'�/��'�"�3/9C54/6�82�<�C(�'��E999�-.�)(�(%(-$�8��$��C(�'��9F�-.�)(�(%(-$�7�-.��"��8,�+(2�$���2-��+&��$����($��%�,�$��82��-.�

��=�38��86<�#0;?�@?�A-?����BG�3H�;?��I<�

��=6��$��+�'�����+�D0'��(-$%<��"��/9#88�#+(��2&��0'��3#+(��2&��0'�6<��G�4?H?�?�#�+�%��>���$���>�<��%��,�$���<��"��/9#88�1�20+(�&��0'��31�20+(�&��0'�6<��G�4?H?�?�#�+�%��>�<��> ��$���>�<�6<��%��,�$���<��

�4?H?�?�JJ��K�?K��B�K�?K�

�4?H?�?�#�+�� <��G�4?H?�?�J� �G?G�<�� �L?1?4?�J�>� 3�63�63863(�6<�� �L?1?4?�J��K=>�3�63I6<�KG�#?1?�J�I>�I<�G��#�?4?1?�J�I���<�I��#?1?�J��>=�?��M326<�> �#?1?�J����<�GG�#�?�4-���4"�*��+���G<�GG�#�?�4-���4"�*��+�G���<��"��#�$$%&'��$(��7+��2"�-.�#�+%-$�'�9$.-+,��(-$�A-�(.(2��(-$�82�<�IK�#?1?�J� K���NO�PNQ?<��$��-�"�+�+�'���$��'�:%<�($2'0�($D�%0;%�R0�$�'&���-*����*+-�(%(-$%��**'(2�;'���-�0%���$���(%2'-%0+��-.�2-$.(��$�(�'�($.-+,��(-$<��$���**'(2�;'���D�$2&�D0(��$2�?������ ���!�70%($�%%�8%%-2(����,�&�+�2�(���#/9�.+-,�4-��+���5$�(�&<�-+�,�&�2+�����-+�-;��($�#/9�.+-,�-�"�+�*�+�(�%�.-+�0%��-$�;�"�'.�-.�4-��+���5$�(�&<�:"(2"�#/9�,�&�;��0%���-+��(%2'-%���-$'&�($��22-+��$2��:(�"��"(%�8���$�0,��$���"��%��$��+�%��%��;'(%"���;&��**'(2�;'��'�:%��$���D�$2&�D0(��$2�?���� ���!�70%($�%%�8%%-2(����,�&�+�2�(���#/9�.+-,�4-��+���5$�(�&<�-+�,�&�2+�����-+�-;��($�#/9�.+-,�-�"�+�*�+�(�%�.-+�0%��-$�;�"�'.�-.�4-��+���5$�(�&<�:"(2"�#/9�,0%��;��"�$�'���($��22-+��$2��:(�"��"(%�8���$�0,��$���"��%��$��+�%��%��;'(%"���;&�/9#88<��"��/9C54/�82���$��+�'�����+�D0'��(-$%<��$��-�"�+��**'(2�;'��'�:%��$���D�$2&�D0(��$2�?����!���� ��� �!�4-��+���5$�(�&��$��70%($�%%�8%%-2(�����D+����%�.-''-:%S�TU �VWXYXZX[Y\U�?]̂_̀abc̀̀�d̀ èfaghci�̀jgkk�jglc�hjc�mcgbabn�nalcb�he�̀_fj�hcom�_bpco�/9#88<�"��/9C54/�82�<��**'(2�;'��+�D0'��(-$%��$���D�$2&�D0(��$2�?;?]qelcocp�rbhahsi�̀jgkk�jglc�hjc�mcgbabn�nalcb��-�%02"���+,�0$��+�/9#88<��"�/9C54/�82���$���**'(2�;'��+�D0'��(-$%��$���D�$2&�D0(��$2�?2?]tuvddi�̀jgkk�mcgb�hjc�tcgkhj�ub̀_ogbfc�veohgwakahs�gbp�dffe_bhgwakahs�dfh�ex�==><�#0;?�@?�A-?����B�=�?�?]tuyrqt�dfhi�̀jgkk�mcgb��"��/��'�"�9$.-+,��(-$�C�2"$-'-D&�.-+�52-$-,(2��$�4'($(2�'�/��'�"�3/9C54/6�82�<�C(�'��E999�-.�)(�(%(-$�8��$��C(�'��9F�-.�)(�(%(-$7�-.��"��8,�+(2�$���2-��+&��$����($��%�,�$��82��-.�

��=�38��86<�#0;?�@?�A-?���BG�3H�;?��I<�

��=6?�?]voalgfs�z_kci�̀jgkk�mcgb�hjc�̀��$��+�%�.-+�*+(��2&�-.�($�(�(�0�''&�(��$�(.(�;'�"��'�"�($.-+,��(-$�($��G�4?H?�?�#�+�%��>���$���>�<��%��,�$���<��$��+�'�����D�$2&�D0(��$2�?.?]voehcfhcp�tcgkhj�ubxeomghaebi�eo�]vtui�%"�''�,��$��$&�($.-+,��(-$<��+�$%,(����-+�+�2-+����($��$&�.-+,�-+�,��(0,{�3(6��"���+�'���%��-��"��*�%�<�*+�%�$��-+�.0�0+�

��������������������
����������������������������������
��������������������
�������������������������������������
��������������������������
������������
����������������������������������������
�������
���������
�����������������������
�������������������� !"�����������
��������
����������������������#������
�����������������������������������������������
�����
������������������$%�&'('%)*+�$,�+',-).'+�$%�/$-','0�1(*)*2�3$,�/$-','0�1(*)*24+�����������5������������������#���#67'.8,)*2�98:';�+<=::�>'=(�*<'�+�������������������?@�"#A#B#������CDE��CD����CD?����
������������
�����������������#�#6F(+'.8,'0�GHI;�+<=::�>'=(�GHI�*<=*�)+�($*�+'.8,'0�*<,$8J<�*<'�8+'�$%�=������
��������������������� !"������
������������������������������������������������������ !"�����#KL MNONPQ�RSTUVWPW�XVT�YZ[\Z�]SW[̂PWW�_WWV\[ONP�̀Oa�bWP�cT�d[W\eVWP�RfgL�� ��h�������������������
���������������5�������
������������������������������������
�����"�������!�������������������������������������������������������������������"�������!��������i��������������������������������������
#jc�ckflm�dgMnocMbmlM�cX�Rfg�cm�ckflm�gjXcm̀ _kgcj�_ml�Rlm̀ gkkldL�pL ]bMgjlMM�_MMcng_kl�c]ogq_kgcjMrOso[t[NW�ĉ �bWP�_̂ Q�XSTNZPT�d[W\eVWSTPL��h�������������������
������������������������������������������������
�����"������!���������������������

�����������u���������������������

��������u���������
�����������������#vs_UUTVUT[ONP�MOwPxSOTQWL��h�������������������
�����
�������
�������������������������������������������������
����������������������������������������������������
#������������������������
��������
������������������
������������
��������������������
�������������
���������������������
��
��������������������������������������
����������������
�����������������
�����������
���
�����������u����
����������������������
���
������������������������
�������u����
���������������������#\smPUVTNW�cw�gtUTVUPT�bWP�cT�d[W\eVWSTPL��h��������������������������������������

�����������y�z�"���������� �����z��������{������� ���|C|��||�}D?D~����������������� ���������������� ��������������

������������������������ ��!������"�!����� �#$� �%���&����&�!�����'�()*��"�����+�,-.+�/!������ �0����� �1$0�����&2��1��!31$����!���������� ��440�!��0��"��� �0�����&�����0�5&2�6$&���&&�/&&�!�����&��00 �4� �����7+8�.���"���"� %������8�!$ ��3�9""�!� ����:;';<�;;*=>(>?@�5�������5�:*<��3&��"���&!�A� 3���3�&�!$ ��3���!�������"�5��!�������!�%�&��5� �B��/�����&�0���C4��&���"�6$&���&&�/&&�!����2�6$&���&&�/&&�!�����&��00�!�%403�5�����00"��� �0�����&������ ��!������"�!������ �#$� �%���&2���!0$���1����&���440�!��0����6$&���&&�/&&�!������������&���440�!��0�����.�A� ���-����3B���6$&���&&�/&&�!����&��00�����%��"3�����.�A� ���-����3�"� �!�&�&��&&�!������5������3���!�������A�0A��1������!#$�&�����2��!!�&&2�$&��� ���&!0�&$ ���"�D�&�!$ ���E+�������%���� ����4� %������$��� �"��� �0�� �&�����0�5������1��!3�1$����!�BF����G���

H�
���I���IJ��

����/����3���%��E+���&�4 �A������ �%�����A��0��0����6$&���&&�/&&�!�����&$�!��� �!�� &�� ��1���&2�6$&���&&�/&&�!�����&��00�4 �A�����03�����%���%$%���!�&&� 3�E+��"� �����4$ 4�&���"�����!�A� ���� ��&�!��������&��00�"� &������ ��������&$�!��� �!��� �!��� �!��5��������&$�!��� �!�� �� ��1��������!������&�����&�%���� %&2�!��������&����� �&� �!����&��������$&��������&!0�&$ ���"E+���&�!���������������&�/�����$%BF

<��JK

�I������L��MN����6$&���&&�/&&�!�����&��00��00�5��������A��$�0�5����&����&$�O�!���"�E+��%�����������������&�1������ �!� ��&��2������A���!!�&&�������PQRS�TUVT�WXYWZWY[V\]̂�_̀ a�bWTU���"�A��:c<��$&���&&���3&��"� �!��A��1���5 ����� �#$�&��" �%�����.�A� ���-����3B��6$&���&&�/&&�!�����&��00�4 �A����E+��������"� %��� �#$�&���2��"�����&� ����03�4 ��$!��0�����&$!��"� %�����"� %��d�� ��"����2����� �����0���� ��!�43�"� %�� �&$!������ �"� %�����"� %����&��1 ��������3�6$&���&&/&&�!�����������������A��$�0B���"����� �#$�&���&�"� ���"� %������%����������������� �%� ����&�1������ �!� ��&��&��0�!� ���!�003������"���������A��$�0� �#$�&�&����0�!� ���!�!�43��"�&$!����"� %�����2�6$&���&&�/&&�!�����%$&��4 �A�����������A��$�0�5�����!!�&&��������E+����������0�!� ���!�"� %�����"� %��� �#$�&�����3��������A��$�02��"�����&� ����03�4 ��$!��0�����&$!��"� %�����"� %��d�� 2��"����2����� �����0���0�!� ���!�"� %�����"� %����&��1 ��������3�����6$&���&&�/&&�!����������������A��$�0B��"���3�����A��$�0� �#$�&�&�" �%�6$&���&&�/&&�!������ ���&��1���&�� &$�!��� �!�� &��!!�&&����E+�2�6$&���&&�/&&�!�����&��00�����"3�.�A� ���-����35������"�A��:c<��$&���&&���3&B��6$&���&&��&&�!�����&��00�"$ ��� �!��"� %�5�����00��"���� �#$� �%���&��"�(c�.BeBfB�g'>(Bc*(��������� ��440�!��0��0�5&2���!0$���1����+�,-.+�/!������ �0����� �1$0�����&2������1��!3�1$����!�BFJ�Ih���h�� �I������� �� H �Ih���h�� ����i������"�A��:c<��$&���&&��3&��"� �!��A��1��� �#$�&��" �%�.�A� ���-����3�"� �����%���%�����"�E+�%�����������������&�1������ �!� ��&��2�6$&���&&�/&&�!�����&��00�%�j������E+��A��0��0��������!� 4� ���������%���%�����������0��.�A� ���-����3����!�%403�5���(c�.BeBfB�g'>(Bc*>2��440�!��0��"��� �0�����&�����0�52���!0$���1�����+�,-.+�/!����� �0����� �1$0�����&2������1��!3�1$����!�B���"��������A��$�0� �#$�&�&����%���%����" �%�6$&���&&�/&&�!������ ���&��1���&�� �&$�!��� �!�� &2�6$&���&&/&&�!�����&��00�����"3�.�A� ���-����3�5������"�A��:c<��$&���&&���3&B

������������������������ !�"#���$"%%�&"��#"���"�'�! '(� )�"%%�(��!% ��'��� )�*+,����"!! '("�!��-�#$��.�/01020�345�0.67�"�(� #$�'�"88%�!"9%��%"-��"�(�":��!;�:��("�!�<���!%�(��:�#$��+,=>/+��!#�"�(�'�%"#�(�'�:�%"#� ��0��?�!$�'�! '(���$"%%���!%�(�<�) '��"!$�(��!% ��'�<�#$��("#�� )�#$��(��!% ��'�<�#$���"&��"�(�"(('���� )�#$��'�!�8���#� )�#$��*+,<�"�(��!'�8#� �� )�#$��*+,�(��!% ��(<�#$���"&�� )�#$����(�@�(�"%�-$ ����#$����9A�!#� )�#$��*+,�(��!% ��(<�"�(�#$��8�'8 ��� )�#$��(��!% ��'�0�������������� !�"#���$"%%�&"B����!$�'�! '(�"@"�%"9%��# �#$����(�@�(�"%� '�#$��/ @�'�(�>�#�#;�-�#$���)�@��C.D�9��������(";�� )�"�'�E���#�) '�"��"!! ��#��:� )�(��!% ��'��0�� � ��F�G����������F���� ����������������� !�"#���$"%%�! &8%;�-�#$�'�E���#��) '�'��#'�!#� ��� ��(��!% ��'��� )�*+,�"9 �#�"����(�@�(�"%��)�#$��(��!% ��'�����# �"�$�"%#$�8%"��) '�8�'8 ���� )�!"'';��:� �#�8";&��#� '�$�"%#$�!"'�� 8�'"#� ���C"�(����� #�) '�#'�"#&��#�8�'8 ���D<�"�(�#$��*+,�8�'#"����� %�%;�# �"�$�"%#$�!"'���#�&� '���'@�!��) '�-$�!$�#$����'@�!����@ %@�(�-"��8"�(����)�%%� �#H )H8 !B�#0��1 '� #$�'�'�E���#��) '�'��#'�!#� �<������������� !�"#���$"%%� #$�'-����! &8%;�-�#$�#$��*'�@"!;�2�%��<�"��"&��(�(<�"�(� #$�'�"88%�!"9%���#"#�# ';�"�(�'�:�%"# ';�'�E��'�&��#��"�(�":��!;�:��("�!�0�� �I�� ������J��K��L�� ���F��������������������� !�"#���$"%%�&"B���#����#�'�"%�8'"!#�!��<�9 B�<�"�(�'�! '(��'�%"#��:�# �#$������ '�(��!% ��'�� )�*+,�'�!��@�(�)' &<� '�!'�"#�(� '�'�!��@�(�9;������������� !�"#�� ��9�$"%)� )�#$��/ @�'�(�>�#�#;<�"@"�%"9%��# �#$��?�!'�#"';� )�+�"%#$�"�(�+�&"��?�'@�!��� '�(���:����) '�8�'8 ���� )�(�#�'&����:�! &8%�"�!��-�#$�"88%�!"9%��%"-��"�(�":��!;�:��("�!�0���L��F����������������� �������MN����#�#�'&��"#� �� '��O8�'"#� �� )�#$��! �#'"!#<������������� !�"#���$"%%�'�#�'�� '�(��#' ;�"%%�*+,�8' @�(�(�9;� '� 9#"���(� ��9�$"%)� )�/ @�'�(�>�#�#;0�������������� !�"#��&";�� #�'�#"���"�;�! 8���� )�#$��*+,�")#�'�#�'&��"#� �� '��O8�'"#� �� )��#��! �#'"!#0��,)�'�#�'�� '�(��#'�!#� �� )�#$��*+,����� #�)�"��9%�<������������� !�"#���$"%%��O#��(�#$��8' #�!#� ��� )�#$����((��(�&�# �%�&�#�"�;�)�'#$�'����� '�(��!% ��'����#�%���!$�#�&��"��#$��*+,�&";�9��'�#�'��(� '�(��#' ;�(0��,)������������� !�"#���%�!#��# �(��#' ;�#$��*+,<��#��$"%%�!�'#�);�# �/ @�'�(�>�#�#;�#$"#�#$��*+,�$"��9����(��#' ;�(0���� ����PQ ����Q��������MN���R #-�#$�#"�(��:�?�!#� ��SCBD� )�#$����:'��&��#<������������� !�"#��"�(��#����9! �#'"!# '�� '�":��#���$"%%�'�#"���"%%�*+,�#$' �:$ �#�#$��#�'&� )�#$���#��! �#'"!#�"�(�#$����((��(�&�"�(��$"%%�! �#�����# �&"��#"���#$����) '&"#� ��'�E��'�(���(�'�#$��@"'� ���( !�&��#"#� ��'�E��'�&��#�� )��#��! �#'"!#�"�(�#$����((��(�&�C��!$�"��#$ ������3SC$DD�) '�"�8�'� (� )���O�C5D�;�"'��")#�'�#�'&��"#� �� '��O8�'"#� �� )��#��! �#'"!#<���%����/ @�'�(�>�#�#;�"�(������������� !�"#��":'��� #$�'-���0�� �T�P �Q� ���������������������������� !�"#���$"%%���#"9%��$�"�(�8' @�(��# �/ @�'�(�>�#�#;��8 ��'�E���#<�8' !�(�'���) '�&�#�:"#��:<�# �#$��&"O�&�&��O#��#�8'"!#�!"9%�<�"�;�$"'&)�%��))�!#�)' &�#$������ '�(��!% ��'�� )�*+,����"�&"���'�! �#'"';�# �#$����((��(�&� '�#$��*'�@"!;�2�%��<�"��"&��(�(0�������������� !�"#��

���������
�����
������������������������������������������������������������������������������
�����������������������������������������������������������������������
���������� � !�"# $%&' �()'$*+,)*-.��������������������������������������������������
����������������������
��/�����������������
���������������������������/���������������������

������������ �'!�0)', +-�1')�2)*#$3.��4��5������������ ����6�����

�7����/�����������/�������������������������/��������������8�������������
�������������������������9::;<=>?@A:�<;B?C><?��� �D!�E*)F& #%&' �GH�I'FF' J*#K%3.��������������������������L���������������������
��������
����8�����������������8��������������������/����������������������������������������������������������������������������������������� �M!�1#&K,)*�%'�(*)N')F�OGK&P#%&' -.������������������������������������������������������
������������������������/�8�������Q��
����������
��������������������
���������������������������8�������Q��
�����/�����������/���R�����������������������������������������������������/���������
���������
�8�������Q��
������������
������������������/����8�������Q��
���������������������������������������������
����������������������������������������������������������������
���������� �)!��()&S#$H�()#$%&$*-.��8�������Q��
���������������������������������������������������
���������������/���
���������������4��������������
���������/���������
�����T����������/����������L����/��������������������������
������
�������
�������8�������Q��
���8�������Q��
���������/����������������������U����������������������������������������
������������������������/����������������V����
���������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������
����������������
�������������������
���������/���������
������R��������������������V��8�W�7��X�YZV��[\���].� O2̂ _0̀ E_Oa"�O1�IObcdce�caE_Efg�� #!�()'S&-&' �'N�a'%&$*�'N�()&S#$H�()#$%&$*-.��8�������Q��
�������������������������������������������������������
����������������8�������Q��
������������������������������������������������
������������������8�������Q��
�������������������������
�������������
�����������������������
�����������
�����������������������������������

���������������������������������������� ���!�����"��������!���#�����$��������!�������%$����&�������'��������������������������!�����()*��%�"��!��+,-./.0�123435�46�787/.9�4:�6;<=�<=72>.6�7::.<3�?;642.66�@66,<473.A6�B./C433.0�,/���D������������������!�������E�� F��G�

H� FH ��

���������������������������%����������� ���!������%�����������!����������������������!��������%�()*������������������������������#������������!!�����!��"����IJ��EKELE�MN�IEJOO����������������!�'�����"�����������!�'����#��!��#�����!�$���������P��������3�6;<=�/.63/4<34,2�C75�7::.<3�?;642.66�@66,<473.A6�;6.�������!��������%�()*E���� � � � � � �

File details come from the government source that posted it. Updated .