Questions_and_Answers11.10.15_FINAL.docx

TFSAIAF15R0015 – AR/CH Evaluator Questions and Answers (18-38) Amendment 2

Español

Q18 - Documentos contractuales/ propuesta de precios Q18a. Quisiéramos confirmar que la presentación se realiza por correo electrónico y en un mismo mensaje se incorporan dos archivos: uno con la propuesta de precios (vol. I) y otro la propuesta técnica escrita (vol. II).

A18a: Si, tienen que enviar su propuesta por correo electrónico y en el mismo mensaje se pueden incluir dos archivos: la propuesta técnica y la de precios. Consulte la Seccion L Q18b. Por otra parte, los adjuntos que se presentan en la parte III no corresponde incorporarlos en la presentación de la propuesta ¿es así? (p.19)

A18b: Correcto. No tienen que incorporar ninguno de esos documentos en la presentación de la propuesta.

Q18c. En caso de que se presente una fundación ¿Es preciso incorporar documentación de la misma en la presentación (por ejemplo, acta constitutiva)?

A18c: En el caso de una fundación, no tienen que incorporar el acta constitutiva, ni otra documentación legal, en la propuesta.

English

Q18 - Contractual documents / price proposal

Q18a. We would like to confirm that the proposal is to be delivered by email and in the same message we could include two files: one with the price proposal (Vol. I) and one with the written technical proposal (vol II.).

A18a: Yes, you must submit your proposal by email and attach two files: one with the technical proposal and the other one with the price. Refer to Section L

Q18b. Attachments listed in Part III of the solicitation notice are not to be included in the proposal. Is that right? (p.19)

A18b: Correct. You do not have to include any of those documents in your proposal.

Q18c. In the case of a foundation, is it necessary to submit documentation pertaining to its legal status in the proposal?

A18c: In the case of a Foundation, no documents pertaining to its charter or legal status shall be submitted with the proposal.

Español

Q19 – Documentos contractuales/ propuesta de precios

Q19a. En el Volumen I (propuesta de precios) se indica que es preciso adjuntar el Formulario OF 308, pero además “todas las enmiendas de la licitación […] mediante la devolución de un ejemplar firmado de cada enmienda” (p.24) ¿A qué se refiere? ¿Se trata de la Parte IV? ¿Consiste en firmar esa sección, que se extiende entre las páginas 20 a 22?

A19a. El Ofertante tiene que firmar el formulario OF308 y adjuntarlo a su propuesta. Si se han emitido enmiendas durante el período de licitación, el Ofertante tiene que dar acuso en su propuesta de haberla recibido y tener conocimientos de las mismas.

Q19b. Por otro lado, en el punto (c) de la propuesta de precios se hace referencia a que el ofertante copiará la sección K o completará la certificaciones en el registro SAM. ¿Esto es preciso hacerlo antes de presentar la propuesta o al momento de que se adjudique el contrato?

A19b. Por favor, refiérase a la sección L.7.1.(c). Ofertantes tienen que iniciar el proceso de registración en el SAM antes de enviar su propuesta. Es un requerimiento que terminen con la registración del SAM antes que el contrato sea otorgado. El Ofertante completará su registración ubicada en la página Web www.SAM.gov a no ser que exista un impedimento por el idioma. Ofertantes que no hayan tenido éxito registrándose en el SAM antes de enviar su propuesta, podrán copiar la sección K de la licitación, completar todos los casilleros o bloques en los párrafos correspondientes, y enviar la sección como parte de la propuesta.

Q19c. En relación con el punto anterior, ¿A qué se refiere la cláusula FAR que aparece indicada en la página 21?

A19c. Lea la sección K.1(d). Ofertantes que están actualmente registrado en el SAM son requeridos a listar cualquier cambio que hayan hecho con respecto a su representación y certificación y que no estén reflejado en el SAM, a fin de quel gobierno tenga su más reciente información.

Q19d. Para la elaboración y presentación de la propuesta de precios, ¿es preciso seguir el esquema resumido de la sección B (p.2) o el esquema desagregado de la sección M.2.3 (p. 28)?. (En función de lo que se indica en la página 24).

A19d. Los Ofertantes deberán completar y enviar las secciones M.2.3 y B2 en su propuesta de precio.

Q19e. ¿Es preciso desagregar el presupuesto siguiendo el Adjunto A? ¿O se trata de un formulario de contrato para seguimiento?

A19e. No, el Adjunto A no debe completarse como parte de la propuesta del Ofertante.

English

Q19 – Contractual documents / price proposal

Q19a. Part I (price proposal) states that you must attach Form OF 308, but also "any amendments to the tender [...] by returning a signed copy of each amendment" (p.24) What do you mean? Is it Part IV? Is it to sign that section covering pages pages 20 to 22?

A19a. Offerors must sign the OF308 and submit with their proposal. If there are any amendments that have been issued during the solicitation period, Offerors shall acknowledge in their proposal they have received and have knowledge of those amendments.

Q19b. In item (c) of the price proposal reference is made for the offeror to copy Section K or complete the certifications in SAM. Does this has to be done before submitting a proposal or at the time the contract is awarded?

A19b. Please refer to section L.7.1(c) Offerors shall initiate SAM registration prior to proposal submission. Completion of SAM registration is required prior to award. Offerors shall complete the registration at www.SAM.gov unless language barriers exist. Offerors who are not successfully registered in SAM prior to proposal submission shall copy Section K of the solicitation, check or complete all applicable boxes or blocks in the paragraphs, and submit the full section as a part of the proposal.

Q19c. In relation to the previous point, what does the FAR clause on page 21 refer to?

A19c. Read K.1(d). Offerors who are currently registered in SAM are required to list any amended changes they have made to their representation(s) and certification(s) that may not be reflected in SAM in order for the Government to have the most current information.

Q19d. For drafting and submitting the price proposal, is it necessary to follow the format summarize in section B (p.2) or the disaggregated format in section M.2.3 (p. 28)?. (Based on what is indicated on page 24).

A19d. Offerors shall complete and submit M.2.3 and Section B.2 in its price proposal.

Q19e. Is it necessary to breakdown the budget as shown in Attachment A? Or is it just a form to monitor the budget?

A19e. No. Attachment A does not need to be completed as part of the offerors proposal.

Español

Q20 – Propuesta técnica escrita ¿Es posible definir un equipo con dos coordinadores?

A20 – Si, es posible.

English

Q20 – Written technical proposal

Is it possible to form a team with two coordinators?

A20 – Yes, it is acceptable.

Español

Q21 – En la pág. 25 (L.7.2/1.d) se indica que si no se dispone de los certificados sobre el manejo de software “El oferente proporcionará una nota certificando el nivel de experiencia con MS Office 2013, 2010, 2007 (Word y Excel)”. En ese caso, ¿puede tratarse de una declaración individual en la que se indica que se tiene conocimiento y experiencia en el manejo de dicho software?

A21 – Si, puede presentar una declaración por escrito que indique su nivel de conocimiento y experiencia con el software requerido.

English

Q21 – Page 25 (L.7.2 / 1.d) states that if there are no certificates about managing software "The offeror will provide a note certifying the level of experience with MS Office 2013, 2010, 2007 (Word and Excel)" . In that case, could it be a written statement which indicates your level of knowledge and experience with such software?

A21 – Yes, you could submit a written note explaining the level of knowledge and experience you have with the required software.

Español

Q22 – En la pág. 25 (L.7.2/1.d) en el punto referido a “desempeño anterior” se solicita incorporar algunas referencias ¿Es sólo incorporar la referencia o se valorará adicionalmente que estas referencias contesten las preguntas que se presentan en Adjunto E y se agreguen también a la propuesta?

A22 – Ofertantes están requerido a proveer referencias de acuerdo al punto L.7.2. Ofertantes deben proveer a sus referencias para que completen y devuelvan al Bureau of Fiscal Services purchasing@fiscal.treasury.gov antes del último día y hora de recepción de la propuesta, el Adjunto E.

English

Q22 – Page 25 (L.7.2 / 1.d) refers to "past performance" and request to include some references. Is it just the reference information or do they have to answers the questions in Attachment E too and you have to include the answers in the proposal?

A22 – Offerors are required to provide references in accordance with L.7.2. Offerors should provide Attachment E to their stated references to complete and return to the Bureau of the Fiscal Service at purchasing@fiscal.treasury.gov by the solicitation closing date/time.

Q23 – En la nota de presentación inicial se hace referencia a que el listado de referencias es de clientes actuales (punto 4, listado de referencias) algo que no se especifica en la p.25. ¿Estas referencias deben ser las de trabajos actuales y luego pueden agregarse otras o es indistinto?

A23 – Oferantes deberán proveer sus más recientes referencias, las cuales pueden incluir las de sus trabajos actuales. Las referencias serán enviadas no más tarde de la fecha (día y hora) de entrega de la propuesta.

English

Q23 – In the beginning of the solicitation note, it states that the reference list should be of current clients (item 4, list of references) something that is not specified on page 25. Do these references have to be of current jobs and could you add others later?

A23 – Offerors shall provide the most current references available which can include current jobs. References shall be submitted by the closing date/time of the solicitation.

Q24 - ¿Los informes de evaluación y la presentación de gastos tiene que realizarse en versión impresa o sólo electrónica? En caso de ser versión impresa ¿Es en la sede en Estados Unidos o en la sede en Argentina?

A24 – Todos los informes y facturas se presentaran en forma digital y enviados por correo electrónico. No hay versión impresa.

English

Q24 – Are evaluation reports and invoices submitted electronically or they printed? If printed, would this be done in the US or in Argentina?

A24 – All the reports must be submitted in digital format and sent via email. There shall be no printed version.

Español

Q25 - ¿Los gastos de viático se anticipan o es contra reembolso (b.3, p.2)? ¿Los costos de alojamiento, comidas y costos de transporte se utilizan para estimar el valor total de la consultoría, pero después es ajustable (por precio) según valor actualizado?

A25 - Vea la Sección B y la M.2.3. El honorario diario es un valor fijo. Costos de viajes son aproximados y serán reembolsados bajo este contrato de acuerdo a las Reglas Federales sobre Viajes. Los costos aproximados de viajes se considerarán como parte del valor total de los servicios.

Q25 – Are expenses based on a fixed per diem or reimbursable costs (b.3, p.2)? Are the costs of lodging, meals and transportation costs used to calculate the total value of the service, but later are adjusted (by price)?

A25 – See Section B and M.2.3. The Daily fee is fixed. Travel costs are estimates and will be paid in accordance with the Federal Travel Regulations under this contract. Estimated travel costs are factored into the overall total value of the service.

Español

Q26 - ¿Las facturas a entregar para el cobro de honorarios corresponden a una factura fiscal o recibo?

A26 – Los “honorarios” están basado en el número de días que toma para desempeñar el trabajo. Para los “honorarios” no hace falta presentar ni factura fiscal ni recibo. Para otros gastos, sí deberá presentar recibos con su factura.

Q26 – To collect the contractor’s fee, do we need to present a government issued fiscal invoice or receipts will do?

A26 –The “contractor’s fee” is based on the number of days spent to do the task. For the “contractor’s fee,” there is no need to present a government issued invoice or a receipt. For other costs, you need to submit receipts with the invoice.

Español

Q27 - Estimación presupuestaria

Q27a. ¿Los 12 socios de IAF en Argentina y Chile que menciona el Anexo D son para contribuir a la estimación del tipo y lugar a dónde se realizarán viajes de campo? En el documento se hace referencia a 11 donatarios (M.2.3, p. 28). ¿El cálculo presupuestario es sobre la visita a 11 donatarios por año?

A27a. - Los Ofertantes deben proponer según las instrucciones en M.2.3 y L.7.1(d). Para propósito de su presupuesto en la propuesta, no tome en cuenta el ítem 11 del Adjunto D – Formosa y Gran Chaco; por lo tanto, su presupuesto se debe elaborar en base de 11 donatarios.

Q27b. En el párrafo inicial del punto M.2.3 se indica que, por año, se realizarán: a) Visitas de orientación- 3 x 5 días; b) Visitas de verificación de resultados- 2 x 11 x 6 días; c) Evaluación de donaciones expiradas: 1 x 40 días y d) 55 días adicionales para estudios de evaluación y reunirse con representantes de la fundación. Esto da un total de 242 días. Sin embargo, el formulario que establece los precios en unidades diarias de costo señala 254 días para el período base (año 1) y este número desciende año a año. ¿Qué base tenemos que usar? ¿La que aparece en el formulario de la pág. 28? ¿Por qué disminuye progresivamente la cantidad de días a medida que se avanza en los años de contratación?

A27b.- El Evaluador para AR/CH debe anticipar que su carga de trabajo será proporcional al tamaño y actividades de la cartera de proyectos para Argentina/Chile y correspondarán a las necesidades de la institución y podrá aumentar o disminuir de acuerdo a los cambios en la cartera. Fluctuaciones en la cartera afectarán su carga de trabajo. La sección M.2.3 muestra una aproximación del número de visitas que se espera por cada año del contrato. Para propósito de la evaluación, los ofertantes deben proponer de acuerdo a lo estipulado en la sección M.2.3.

Q27c. Algo similar ocurre al calcular los costos anuales de viaje: las 60 noches anuales suponemos surgen de calcular: a) las visitas de orientación con 15 noches por año de alojamiento (3x5) y b) las visitas de verificación con 44 noches (2 viajes x 11 donatarios x 2 noches alojamiento). Esto da un total de 59 noches. ¿Por qué cada año se consideran menos días de viático? ¿Por otro lado, ¿de dónde surgen los costos de transporte que en el primer año se consideran en 40 visitas por año? De lo anterior parecería desprenderse que hay 3 visitas anuales de orientación y 22 de verificación (un total de 25). Finalmente, en la página 28 (sección M.2.3.) se establece que se deben considerar 5 noches por visita como promedio de duración de las evaluaciones, si es es así, ¿en un año con un total de 25 visitas se deberían cotizar alojamiento y comidas por 125 días?

A27c.- Ofertantes deben proponer de acuerdo a lo estipulado en la sección M.2.3. Las noches, días y visitas estas basadas en aproximaciones hechas por el Gobierno.

Q27 – Budget estimate

· Q27a. The 12 IAF grantee-partners in Argentina and Chile in Annex D, are these to be used to estimate the budget based on their location? The document refers to 11 grantees (M.2.3, page 28). Is the budget to be calculated on 11 visits per year?

A27a.- Offerors shall propose in accordance with the instructions in M.2.3 and L.7.1(d) For purpose of your estimates in the budget proposal, disregard item 11 – Formosa y Gran Chaco, shown in Attachement D. Therefore, your budget proposal should be based on 11 grantees.

· Q27b. In the opening paragraph of item M.2.3 indicates that there will be: a) visits orientation-3 x 5 days; b) verification visits results- 2 x 11 x 6 days; c) Evaluation of expired grants: 1 x 40 days d) 55 additional days for assessment studies and to meet with Foundation staff. This makes a total of 242 days. However, the daily unit pricing table further down you have 254 days for the base period (year 1) and this number decreases every year. What basis do we use for the budget? The one on the form in page. 28? Why do the number of days decreases as the years passes?

A27b.- The AR/CH Evaluator shall anticipate that his or her workload will be proportional to the size and activities of the AR/CH grants portfolios and will correspond to the needs of the agency, and may increase or decrease according to any portfolio changes. Fluctuations in the portfolio will affect the workload. M.2.3 shows the estimated # Visit-days anticipated for each year of the contract. For evaluation purposes, offerors shall propose in accordance with M.2.3.

· Q27c. Something similar occurs when calculating the annual travel costs: the 60 nights figure, I assume, derives from: a) orientation visits - 15 nights for lodging (3x5) and b) verification visits - 44 nights (2 trips x 11 grantees x 2 nights for lodging). This gives a total of 59 nights. Why every year, the per diem number is less? Also, during the first year you are considering 40 visits for transportation costs. Where do this number come from? From the foregoing it would appear that there are three orientation visits, annually, 22 verification visits (out of a total of 25). Finally, page 28 (section M.2.3.) mentions an average of five nights per evaluation. If this is so, then should we consider, in a year with a total of 25 visits, lodging and meals for 125 days?

A27c.- Offerors shall propose in accordance with M.2.3. The nights, days and visits are based on the Government’s estimates.

Q28 - En el caso de los viáticos ¿Se considera un estimativo en base a los costos actuales tomando un valor promedio en función de las sedes de los socios actuales? Quisiéramos verificar que estos costos son estimativos y se ajustarán a la inflación y el tipo de cambio vigente.

A28 - Costos de viajes son estimativos y se pagarán de acuerdo a las Regulaciones Federales de Viajes.

Q28 – In the case of per diem, the estimated costs are based on actual costs taking as reference, for an average cost, the headquarters of the current partners? We would like to ensure that these costs are estimates and are adjusted later for inflation and the exchange rate.

A28 – Travel costs are estimates and will be paid in accordance with the Federal Travel Regulations.

Español

Q30 - Ofertante:

Q30a. ¿El ofertante que presenta la propuesta y coordina el equipo, es quien debe inscribirse en el registro SAM, o todo el equipo? [1] A30a- El Ofertante que firmará el contrato con el Gobierno es quién debe registrarse en SAM.

Q30b. ¿El ofertante es quien firma la propuesta y el contrato? ¿o se requiere la suscripción del contrato por todos los profesionales que participaran de la acción?

A30b. El ofertante es quien firma la propuesta.

Q30c. ¿O se requiere una delega por parte de los demás integrantes del equipo al coordinador?

A30c. El ofertante es quiern firma la propuesta.

Q30d. En caso de resultar ganador, la facturación deberá ser emitida solo por el ofertante o podrá ser emitida por cada uno de los colaboradores directamente a la IAF?

A30d. Solamente el oferante quien firma el contrato podrá emitir la factura al Bureau of Fiscal Services y no a la IAF. Vea la Sección G.4 de la Licitación.

Q30e. ¿El conjunto de los requisitos del cargo, especificados en el pliego de licitación, puede estar distribuido entre los miembros del equipo?

A30e - Las tareas relacionadas con las donaciones pueden distribuirse entre los miembros del equipo.

English

Q30A – Offeror

Q30a. The offeror who is submitting the proposal and coordinating the team, the one who must enroll in the SAM registration or is it the entire team?

A30a- The Offeror whom the Government will be entering into the contract withshall be registered in SAM

Q30b. Is the offeror the one who signs the proposal and contract or all professionals included in the proposal?

A30b- The Offeror signs the proposal.

Q30c. Or is it delegated by proxy to the team coordinator?

A30c- The Offeror signs the proposal.

Q30d. In case of winning, invoicing should be done by the offeror or could anyone in the team bill directly the IAF?

A30d- The awardee of the contract invoices the Bureau of Fiscal Services, not the IAF. See G.4 in the solicitation.

Q30e. The tasks listed in the solicitation notice, could these be distributed among the members of the team?

A30e – The tasks related to grants could be distributed among the team’s members.

Español

Q31 - Presupuesto ¿En el cálculo de la tarifa diaria para la presentación del presupuesto se deben incluir también los gastos administrativos (impuestos, gastos de transferencias de fondos, comunicaciones, seguros, etc.)?

A31 – Vea Sección B.2.

Q31 – Budget – To estimate the daily rate for budget submission purposes, should we include administrative costs (taxes, fees fund transfers, communications, insurance, etc.)?

A31 – See B.2.

Español

Q32 - Documentación

1) Es posible nos remitan el : Formulario Opcional OF 308 de Licitación y Oferta (Optional Form 308 Solicitation and Offer) ?

A32 – El formulario OF308 está adjuntado a la Licitación.

English

Q32 – Documentation

1) Is it possible for you to send us the Optional Form OF 308 (Optional Form 308 Solicitation and Offer)?

A32 – OF308 was attached to the solicitation

Español

Q33 - [1] Si la disposición de 52.204-7, sobre el sistema de administración de concesiones (System for Award Management - SAM), es incluida en esta licitación, el párrafo (d) de esta provisión se aplica.

A33- Por favor diríjase a la Sección L.7.1(c). Ofertantes deberán inciar su registración en SAM antes de enviar su propuesta. La registración en SAM es requerida antes que se otorgue el contrato. Los ofertantes deberán completar su registración en www.SAM.gov a no ser que tengan problema por el idioma. Ofertantes que no tengan éxito registrandose en SAM antes de enviar su propuesta podrán copiar la Sección K de la Licitación, marcar o completar todos los casilleros o bloques en los párrafos correspondientes, y enviar la sección completa como parte de la propuesta.

English

Q33 – [1] If 52.204-7 regarding the System of Award Management (SAM) is included in the proposal, paragraph (d) of this provision applies?

A33 – Please refer to section L.7.1(c) Offerors shall initiate SAM registration prior to proposal submission. Completion of SAM registration is required prior to award. Offerors shall complete the registration at www.SAM.gov unless language barriers exist. Offerors who are not successfully registered in SAM prior to proposal submission shall copy Section K of the solicitation, check or complete all applicable boxes or blocks in the paragraphs, and submit the full section as a part of the proposal.

Q34 –¿Cómo se cobrará por el trabajo, si se lo hará mediante el IAF de Argentina o directamente lo paga el gobierno de EEUU?

A34 – La IAF no tiene oficina en Argentina. Todo pago se hará a través del Bureau of Fiscal Services desde EE.UU.

English

Q34 – How do you get paid for services rendered? Is it through IAF/Argentina or by the US government?

A34 – There is no IAF office in Argentina. All payments will be done through the Bureau of Fiscal Services in the US.

Español

Q35 – Cuando el ofertante es "un individuo". ¿ Puede presentar un equipo de consultores también que trabajarán con él? o ¿El equipo sólo es viable para cuando se presenta una empresa u organización?.

A35 –Si el ofertante es un individuo, el/ella puede presentar en su propuesta un equipo que trabajen con el/ella. No necesariamente un equipo es viable para una empresa u organización, sino también para personas independientes que subcontratan individuos para formar un equipo.

Q35 – If the offeror is "an individual," could it also include in his proposal other consultants as part of a team? Or is a team only reserved for companies and organizations?

A35 – If the offeror is an individual, he/she could include in his/her proposal other consultants as part of a team. A team is not necessary applicable in cases of companies or organizations, but is allowable for individuals who subcontract others to form a team.

Q36 – ¿Es posible presentar propuesta integrando un equipo técnico compuesto por dos personas sin ser una ONG o empresa? es decir, compartir la tarea en equipo?

A36 – Si es posible presentar una propuesta por un equipo compuesto de dos personas. No hace falta que sean empresa u ONG. Y si pueden compartir las tareas.

Q36 – Is it allowable to submit a proposal by a 2-person team even though they are not incorporated or are part of an NGO? Could they share tasks?

A36 – It is acceptable for a 2-person team to present a proposal. There is no need for them to be incorporated or to be an NGO. And yes, they could share tasks.

Español

Q37 – Quisiera saber además si se puede incluir un apoyo administrativo para desarrollar la tarea no siendo la presentación a través de una ONG o empresa.

A37 – Es permitido.

English

Q37 – I would also like to know if you can include administrative support to develop the task, even though not part of an NGO or a company.

A37 - It is acceptable.

Q38 – Los datos consignados para presupuestar en la sección M.2.3. EVALUACION DE PRECIO¿son a título de ejemplo o corresponden al numero de días a considerar y presupuestar para cada año?

A38 – Es para propósitos de ejemplo solamente, pero que se tienen que utilizer para desarrollar esta propuesta.

English

Q38 – The information provided in section M.2.3. PRICE EVALUATION, is this for illustrative purposes or do they actually correspond to the number of days you will have to taken into consideration to develop the budget each year?

A38 - It is only for illustrative purposes, but you will have to use the information to develop your proposal.

English

The Government has extended the solicitation to November 23, 2015 at 2:00pm EST. Electronic proposals are to be submitted to purchasing@fiscal.treasury.gov to be accepted, and must reference solicitation number TFSAIAF15R0015/AR/CH Evaluator-- SG/TMW in the subject line.

Spanish

El Gobierno ha extendido el período de entrega de la Licitación hasta las 2:00 pm (hora del Este de EE.UU.) del 23 de noviembre de 2015. Las propuestas por medio de correo electrónico serán enviadas a: purchasing@fiscal.treasury.gov para que sean aceptadas y tienen que referirse a TFSAIAF15R0015/AR/CH Evaluator-SG/TMW en la línea de “tema” del correo.

image1.wmf