Questions_and_Answers.docx

TFSAIAF15R0015 – AR/CH Evaluator Questions and Answers

Español

Q1 - Estimados colegas, nuestra empresa y mi persona tenemos exactamente el perfil para el puesto, sin embargo, nuestras sedes están en Santiago de Chile y en el Distrito Federal en México, y trabajamos en consultorías en prácticamente toda América Latina. Por ello, me gustaría saber si se aceptará solamente a residentes en Argentina? Esto para saber si es posible igualmente realizar la propuesta o definitivamente no calificamos.

Saludos, Alejandra.

A1 - El Contratista tendrá presencia física en la Argentina, país donde desempeñará el trabajo, mientras dure el contracto, excepto en los casos donde las actividades se realizarán en otro país cuando sea solicitado por la IAF.

English

Q1 - Dear colleagues, our company and I have exactly what you are looking for, but our headquarters are in Santiago de Chile and in the Federal District in Mexico, and provide services in virtually all Latin America. For this reason, I would like to know if this solicitation is applicable only to those who have a physical presence in Argentina. Would you accept a proposal of someone who does not a physical presence in Argentina? Greetings, Alejandra

A1 - The Contractor shall have a physical presence in Argentina for the duration of the contract, except in cases where activities are to be performed in another country as requested by the IAF.

Español

Q2 - Leyendo el documento enviado, veo que requisito indispensable es tener personería legal en Argentina, sin embargo, la licitación es también para Chile. En mi caso, tengo permanencia en Chile mas no en Argentina, por lo que entiendo quedaría fuera, pero prefiero me lo confirmen.

A2 – Ver A1 anterior.

English

Q2 – Reading the document you sent, I see that is a requirement to be a legal resident of Argentina, but the solicitation mentions Chile too. In my case, I have legal residency in Chile, but not in Argentina. Would this exclude me from submitting a proposal? Please confirm. Thanks.

A2 – See A1 above.

Español

Q3 – Le escribo confirmando la recepción correcta del correo y los archivos adjuntos.

A3 – Por favor consulte la sección L.6 (presentación de las propuesta) de la solicitud.

English

Q3 – I write to you to confirm the correct address for mailing the proposals and attachments.

A3 – Please refer to section L.6 (Proposal Submission) of the solicitation.

Español

Q4 - En la nota de presentación tapa del documento pdf enviado, hay una nota explicando los cambios en las condiciones del trabajo en caso de cambio de cartera. El punto no esta muy claro,en se podría ampliar información acerca de ello?

A4 –La cartera de proyectos puede fluctuar de año a año. Hay proyectos que terminan y otros que inician. Si hay más proyectos que inician que terminan, la cartera de proyectos crecerá y lo contrario también sucede, cuando terminan más proyectos que los que inician. Por ese motivo decimos que puede haber cambio en la cartera de proyectos.

English

Q4 – In the cover page of the solicitation document, there is a note explaining the workload is proportional to the size and activities of the grant portfolio. The point is not clear, could you provide more information about this?

A4 – The project portfolio can fluctuate from year to year. There are some projects that end and others that initiate. If more projects are initiated than those that terminates, the project portfolio will increase; the opposite is also true when more projects end than initiate. That is why we say that there could be fluctuation in the size of the portfolio.

Español

Q5 - La propuesta técnica debe ser presentada de acuerdo algún formato estándar del IAF o Fiscal Treasury, o queda bajo el criterio del Ofertante?

A5 - La propuesta se presentarán conforme a las instrucciones en sección L.7.

English

Q5 – The technical proposal must be submitted using a standard IAF or Fiscal Services format or could the Offeror use his/her own format?

A5 – The proposal shall be submitted in accordance with the instructions in section L.7.

Español

Q6 - En la página 2 punto B.3 señala que hay tasas apropiadas para los viajes, existe algún parámetro de referencia publicado sobre las tasas que sea accesible?

A6 - Existe tasas para alojamiento y viáticos para ciudades en los diferentes países publicados por el Departamento de Estado de EE.UU. El Anexo D lista las ciudades donde la IAF tiene actualmente proyectos. Para las tasas de viáticos publicadas por el Departamanento de Estado, vaya a: https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp

English Q6 – On page 2, item B.3, indicates there are travel rates appropriate for the areas. Are these rates [State Department] available?

A6 – The U.S. Department of State publish a list of cities and countries with lodging and per diem rates. Annex D provides a list of cities where the IAF has active grants. For U.S. Department of State per diem rates go to: https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp

Español

Q7 - En el punto D.1 que tipos de envíos físicos por correo postal se contemplan para calcular gastos en el presupuesto? Los informes, la rendición, algún otro punto?

A7 - Todos los envíos se hacen a través de correo electrónico.

English

Q7– In Section D.1 what type of mailings are envisioned for budgeting purposes? Reports, invoices, others?

A7 – All submissions are made via email.

Español

Q8 - La seccón K debe completarse y adjuntarse al envío de la propuesta del Ofertante y adicionalmente debe ingresarse al SAM, o es una u otra opción excluyente?

A8 - Por favor consulte la sección L.7.1(c) oferentes iniciará registro SAM antes de la presentación de la propuesta. Terminación del registro de SAM es requerida antes de premio. Oferentes deberán completar el registro en el www.SAM.gov a menos que existan las barreras del idioma. Oferentes que no se registran con éxito en SAM antes de la presentación de la propuesta se copia de la solicitud de la sección K, comprobar o completar las cajas aplicables o bloques en los párrafos y presentar la sección completa como parte de la propuesta.

Q8 – Section K should it be completed and submitted with the Offeror’s proposal, in addition to registering in SAM?

A8 –Please refer to section L.7.1(c) Offerors shall initiate SAM registration prior to proposal submission. Completion of SAM registration is required prior to award. Offerors shall complete the registration at www.SAM.gov unless language barriers exist. Offerors who are not successfully registered in SAM prior to proposal submission shall copy Section K of the solicitation, check or complete all applicable boxes or blocks in the paragraphs, and submit the full section as a part of the proposal.

Español

Q9 - Cuando es la fecha estimativa de comunicación de la selección del Ofertante y cuando debería iniciar el primer año de trabajo?

A9 - El contrato actual expira el 01 de enero de 2016 y el nuevo premio se estima a partir del el 10 de enero de 2016.

El primer año del contrato es a partir de marzo del 2016 English

Q9 – When would you notify the winner of the award and when is the expected starting date for the contract?

A9 –The current contract expires on 1/9/2016 and the new award is estimated to begin on 1/10/2016. The contract base, or first year, starts in March 2016.

Español

Q10 – En primer lugar, nos gustría conocer un poco más sobre el detalle de las visitas que se deben realizar en la ciudad de Santiago de Chile a fines de estimar los costos.

A10 - Hay dos visitas, por semestre, a Santiago de Chile donde se visitará la sedes de dos donatarios Además, cada semestre después de visitar a un donatario en Santiago, tendrá que visitar a sus beneficiarios en comunidades de Antofagasta.

Q10 – First of all, we like to know a little more about the detail of the visits to be carried out in the city of Santiago de Chile, for purposes of estimating the costs

A10 - There are two visits per semester to Santiago, Chile, where grantees’ headquarters are located. In addition, after visiting one of the grantees, the contractor will have to travel to Antofagasta to visit with the grantee’s beneficiaries.

Español

Q11 – Nos gustaría saber si manejan algún valor referencial de honorarios por días, así también como de viáticos.

A11 - Vea respuesta para pregunta 3 para concepto de viáticos, pero no tenemos para honorarios.

English Q11 – We'd like to know if you have a table with historical honoraria and per diem rates.

A11 - In reference to per diem, see the answer for Q3, but we do not have honorarium rates.

Español

Q12 – Además, si es la primera vez que realizan este tipo de licitaciones en Argentina, y si los ofertantes que se han presentado generalmente son personas o empresas.

A12 - Por los últimos 15 años, hemos conducidos licitaciones similares en Argentina. En la mayoría de los casos, los proponentes son individuos y no empresas.

English

Q12 – In addition, if it is the first time that they carried out this type of tender in Argentina, and if bidders usually tabled are individuals or companies.

A12 – For the past 15 years, we have conducted solicitations in Argentina for this particular type of contract. In most cases, the offerors have been individuals, not companies.

Español

Q13 – Respecto a la documentación que hay que presentar, no nos queda muy en claro cuál es. Por un lado, en la primera hoja del archivo que recibimos mencionan los siguientes requisitos:

a) Fromulario Opcional OF 308

b) Propuesta sobre precios.

c) Propuesta tecincia .

d) Listado de referencias.

Pero luego en la página 24, punto L.7.1 (c) hace mención a la sección K, y no nos queda en nada claro, que se necesita de esta sección. ¿Pareciera que hay que ingresar a un sistema (SAM) para registrarse también?

A13 - Proveedores deberán seguir las instrucciones se encuentran en la sección L del principio de solicitud en la página 22. En referencia a registrarse en SAM consulte el A8 anterior.

English

Q13 – With regard to the documentation that must be presented, it is not clear what we need to submit. The first page of the document mentions the following requirements:

a) Optional Form OF 308

b) Price proposal.

c) Technical proposal.

d) List of references.

But then on page 24, L.7.1 point (c) makes reference to Section K. It is not clear what is required in this section. It seems you want us to log in to SAM to register too?

A13 – Vendors shall follow the instructions found in Sections Section L of the solicitation beginning on page 22. In reference to SAM registration please see A8 above.

Español

Q14 – Nos sentimos que contamos con toda la experiencia y capacidad para aplicar a la oferta, pero cuando leemos los términos para armar la propuesta nos parecen pocos claros. Nos gustaría tener una lista concreta de todo lo que debemos presentar para dimensionar el tiempo que nos llevará armar una propuesta que para ustedes sea útil evaluarla.

A14 - Por favor consulte las secciones L y M de la licitación.

English

Q14 – We feel that we have all the experience and capacity to apply to the offer, but when we read the terms of the solicitation they are not clear to us. We'd like to have a complete list of everything we must present to estimate the time it will take us to put together a proposal that will be useful for you to evaluate.

A14 – Please refer to sections L & M of the solicitation.

Español

Q15 - El número de los 11 socios de la IAF en Argentina mencionados en ANEXO D del documento de esta licitación, ¿se corresponden con las localidades, áreas de trabajo y organizaciones vigentes en la actual cartera de proyectos que figuran en la página Web de la IAF en Argentina ?

A15 - Las sedes de los donatarios mencionados en el Anexo D coinciden con las donaciones listadas en la página Web de la IAF. Sin embargo, las áreas donde se llevan a cabo las actividades de los proyectos pueden ser diferentes a la ubicación de las sedes de los donatarios listados.

English

Q15 – Do the 11 grantee-partners listed for Argentina in Annex D of the solicitation document correspond to cities, project areas and organizations posted in the IAF website for Argentina?

A15 - The headquarters of the grantees listed in Annex D match the grantees listed on the website of the IAF. However, the areas where they carry out project activities may differ from the location of the headquarters of the grantees listed.

Español

Q16 - En relación al mismo anexo, los socios de Chile (N° 12 del listado) ¿son los mismos 4 que se mencionan en la Web de la IAF en Chile, es decir; Fundación Pehuén, Corporación Sociedad Activa, Fundación Microfinanzas y Desarrollo y NESst ?

Hago estas consultas pues si bien y dado mi oficio de consultor y evaluador de iniciativas y programas en algunas provincias de Argentina, estimo importante conocer esta información, especificamente para poder elaborar un presupuesto riguroso, coherente y focalizado en las respectivas localidades e iniciativas a evaluar. Por ello también hago la misma consulta para los proyectos o programas que aplican en localidades de Chile.

Lo anterior me permitiria definir criterio acerca de las distancias o recorridos que se requieren ejecutar desde la ciudad capital (sedes socios) hacia las organizaciones de base, con lo cual estaria en mejores condiciones para discriminar los costos pertinentes en el presupuesto final de la propuesta tecnica.

A16 - Los donatarios listados para Chile en el Anexo de la licitación no son los mismos que están en el website de la IAF. La página de la IAF en la Web está actualizada, a diferencia del Anexo en la licitación. Entendemos que los costos calculados en las propuestas son costos aproximados solamente y lo tendremos en consideración cuando evaluemos las propuestas.

English

Q16 - In reference to Chilean grantees listed in the Annex (# 12 in the list), are these the same four listed on the IAF website for Chile; namely, Pehuen, Sociedad Activa, Microfinance and Development Foundation and NESst?

I enquire about this because as a professional evaluator of, and consultant for, projects and programs in Argentina, I believe it is very important to have the right information when it comes to budgeting. I like, therefore, to enquire about projects and programs located in Chile.

The right information about location of project activities would provide me with the parameters to calculate distances and costs from grantee headquarters to areas where grassroots groups are located and, hence, provide accurate travel cost estimates in the technical proposal budget.

A16 - Grantees listed for Chile in the Solicitation notice (Annex D) are not the same as those on the website of the IAF. The IAF website page is updated, unlike the Annex in the Solicitation. We understand that costs calculated for the proposals are only “approximates” and we will take that into consideration when evaluating the proposal.

Español

Q17 - Finalmente y concretamente con respecto a la Exposición del Desempeño del Trabajo, mi primera experiencia en materias de desarrollo local se realizo en Chile (soy ciudadano chileno que reside hace 20 años en Argentina) en el periodo que va de 1987 a 1992. En ese periodo no se cuenta con registros documentales digitalizados o electrónicos que puedan avalar el trabajo realizado allí. Solo estoy tratando de recopilar algún texto o documento en versión papel que sea valioso adjuntar. Al respecto, ¿puedo escanear algún documento de estos y enviarlos electrónicamente?

A17 - Sí, el gobierno acepta estos documentos.

English

Q17 - With respect to demonstrate work performance, my experience in the subject of local development was in Chile (I'm a Chilean citizen residing in Argentina for the last 20 years) from 1987 to 1992. I have proof in the form of documents of the work I did. In this regard, could I scan some of these document send them electronically as part of the proposal?

A17 - Yes, the Government will accept these documents.

Correction to the Spanish Version of the solicitation cover letter for TFSAIAF15R0015:

Corrección a la versión española de la carta de solicitud para TFSAIAF15R0015:

Las propuestas electrónicas deben ser enviadas a purchasing@fiscal.treasury.gov para que sean aceptadas y deben mencionar como referencia el # nombre TFSAIAF15R0015/Colombia AR/CH Evaluator-- SG/TMW en el espacio sobre tema o asunto.

Las propuestas electrónicas deben ser enviadas a purchasing@fiscal.treasury.gov para que sean aceptadas y deben mencionar como referencia el # nombre TFSAIAF15R0015/AR/CH Evaluator-- SG/TMW en el espacio sobre tema o asunto.

Electronic proposals are to be submitted to purchasing@fiscal.treasury.gov to be accepted, and must reference solicitation number TFSAIAF15R0015/AR/CH Evaluator-- SG/TMW in the subject line.