NOI-PCA-NLM-0027.pdf

PDF 281 KB Posted

Attached to
NOI-Microbox Cobra II A1 V-Cradle Scanners Maintenance Agreement
Solicitation number
PCA-NLM-0027
Issued by

About this file

This is a Pre-Solicitation Notice of Intent to Sole Source for maintenance services on Microbox Cobra II A1 V-cradle scanners.

The National Library of Medicine (NLM) seeks a new maintenance agreement for two Microbox Cobra II A1 V-cradle scanners used to digitize collection materials for online access. The solicitation number is PCA-NLM-0027, with responses due April 6, 2026, at 4:00 pm EST. The primary point of contact is Jaddua Johnston (Jaddua.Johnston@nih.gov, 240-569-0006). The NAICS code is 811210 (Computer and Office Machine Repair and Maintenance), with a standard business size classification of $34 million. This acquisition is conducted under FAR Subpart 13.5 for Simplified Procedures for Certain Commercial Items and not set aside for small businesses. NLM previously acquired the scanners in 2015 with device maintenance for a base period and four one-year options; the 2021 maintenance acquisition covered the same parameters.

The contractor must provide preventive maintenance at minimum semi-annually on-site, complete calibration checks, technical support for production issues (within 24 hours for Priority One; within 5 business days for Priority Two), software updates and technical support, replacement parts at no additional cost except consumables, and written documentation of work performed. The agreement shall ensure scanners produce preservation-quality images meeting Federal Agencies Digital Guidelines Initiative standards for bound volumes. The base period runs April 8, 2026–April 7, 2027, with four optional one-year periods extending through April 7, 2031. The intended sole source is Ristech Company Inc., located at 5115 Harvester Road, Unit 8, Burlington/Ontario L7L 0A3, Canada. Responses must include unit price, list price, shipping and handling costs, delivery period, prompt payment discount terms, F.O.B. point, Dun & Bradstreet Number, Taxpayer Identification Number, and System for Award Management registration.

View the file

On GovTribe

Work with this file

  • Download the original file
  • Contacts named in this file
  • Similar government files
  • Ask GovTribe AI about this file

Text version

,-./0102 301/4 89./4:;< =.4>></=?

A� �B���

CD

EFEGD

HI

JKFF

LM

NOP?

Q+ ������R

�S

THUUVH

TWXYZIWY

THUUVH?TWXYZIWY[Y\X?]Ŵ

_XWỲK

EJFabGcaFFFG

��A� PdeO eO f _gNaOhiejePfPehk khkajhl_NPePemN nkhPejN ho ekPNkPp Oqkh_OeO Ph frfgs f jhkPgfjP rePdhtP _ghmeseku ohg otii hg h_Nk jhl_NPePehk nekjitseku vgfksakflNp?

wx< y4z-0>4;

{-1/4/| 0} ~y{,� �4->z<>4>.< 4�/<<�<>z }0/ -z= ,-./0102 301/4 89./4:;< =.4>></=� wx< =.4>></= 4/< z0 :-�-z-�< .0;;<.z-0> �4z</-4;= }0/ 0>;->< 4..<==� =���0/z->� zx< .0>�/<==-0>4;

�4>:4z< zx4z zx< {-1/4/| �4�< zx<=< �4z</-4;= 4�4-;41;< z0 zx< ��1;-.� �4->z<>4>.< 4�/<<�<>z z0 zx< =.4>></= �/0:�.< �/<=</�4z-0>9��4;-z| -�4�<= 4>:

=���0/z :-�-z-�4z-0> �/0:�.z-0> �04;=� 5> ��7�� y{, .0��;<z<:

4> 4.��-=-z-0> }0/ zx< ��/.x4=< 0} zx< z�0 ,-./0102 301/4 89./4:;< =.4>></= �-zx �4->z<>4>.< }0/ 14=< �</-0:

4>:

}0�/ 0>< |<4/ 0�z-0>=� 5> ���7� y{, .0��;<z<:

4> 4.��-=-z-0> }0/ zx< �4->z<>4>.< 0} zx< z�0 =.4>></= }0/ 14=< �</-0:

4>:

}0�/ 0>< |<4/ 0�z-0>=

��A�� �R �����S� � �R�

������
�A�

���A� kfejO

�WÙ

�77�7� a jWMLV�

HYU

h��\�̀ lH�X\Ỳ g̀ LH\�

HYU

lH\YÌYHY�̀

�\IX

H

�VZ\ỲZZ

Z\�̀

ZIHYUH�U

��HZZ\�\�HI\WY

W� ��J l?

PX\Z

H��V\Z\I\WY

\Z khP Z̀I

HZ\Ù

�W�

ZMH��

�VZ\ỲZZ̀Z?

��R R

PX̀

�̀ZV�IHYI

�WYI�H�I

\Y��VÙ

H��

HLL�\�H��̀

L�Ŵ\Z\WYZ

HYU

��HVZ̀Z

\Y ̀��̀�I

IX�WV]X

IX̀

òÙ�H� f��V\Z\I\WY j\��V�H� nofjp EFEJaF�

UHÌU

F aEcaEFEJ?

PX\Z

H��V\Z\I\WY

\Z

�WYUV�ÌU

VYÙ�

IX̀

L�W�̀UV�̀Z

HZ

L�̀Z��\�̀U \Y ofg

ZV�LH�I

¡�?b¢O\ML�\�\̀U

_�W�̀UV�̀Z

�W� j̀ �IH\Y jWMM �̀�\H� eÌMZ

HYU

ofg

ZV�LH�I

¡E¢f��V\Z\I\WY W� jWMM �̀�\H� eÌMZ

HI

HY

HMWVYI

̀£�̀ Ù\Y]

IX̀

OfPD

HYU

YWI

̀£�̀ Ù\Y]

M\��\WY?

������������������������������������������������������������������������������������������������ !"�#�$%����&'()*#��%�������+��������������,�������,����������-������������������������������������.�%�����������%%����$������������/�0&1� !"�2('345&*6�����������%����$�������������������������%%�����������������7�������������8������������������9&�:(#(,(�''39�0�10&1(������;<�= <A�� <B<?�C����>�

>�<��?;�DE<=���<�C�FGH�IJKLMNOLJM�PGNQQ�RMJSTUH�NQQ�QNVJMW�XNLHMTNQ�NKU�HYZTRXHKL�KHOHPPNM[�LJ�XNTKLNTK�NKU�RMJSTUH�\]̂_̂ àb_̂�cdb̀ầ d̀ê�fg]�hijkl�jbe]gmgn�ogm]d�pp�qrstOMNUQH�PONKKHMPu�FGH�PONKKHMP�NMH�ZPHU�LJ�UTvTLTwH�OJQQHOLTJK�XNLHMTNQP�xJM�JKQTKH�NOOHPPW�PZRRJMLTKv�LGH�OJKvMHPPTJKNQ�XNKUNLH�LGNL�LGH�yTVMNM[�XNzH�LGHPH�XNLHMTNQP�NSNTQNVQH�LJ�LGH�RZVQTOu�{�XNTKLHKNKOH�NvMHHXHKL�TP�KHHUHU�LJ�HKPZMH�LGH�PONKKHMP�RMJUZOH�RMHPHMSNLTJKtYZNQTL[�TXNvHP�NKU�PZRRJML�UTvTLTwNLTJK�RMJUZOLTJK�vJNQPu�{QQ�XNTKLHKNKOH�PHMSTOHP�PGNQQ�VH�RHMxJMXHU�JKtlbâ�b̀�deeg]|d̀ê�}ba~�a~̂�cd̀�fdea�]̂]kl�PLNKUNMU�OJXXHMOTNQ�XNTKLHKNKOH�RMNOLTOHPu�FGH�NvMHHXHKL�PGNQQ�HKPZMH�LGH�PONKKHMP�NMH�zHRL�JRHMNLTJKNQ�NKU�TK�vJJU��JMzTKv�JMUHM�LJ�l�\\g]a�hijkl�|b�bab�dabg̀�\]g�]dc���NTKLHKNKOH�PHMSTOHP�PGNQQ�HKPZMH�LGNL�LGH�PONKKHMP�RMJUZOH�TXNvHP�Jx�UHSTOH�QHSHQ�LNMvHLP�LGNL�XHHL�N�XTKTXZX��tPLNM�RHMxJMXNKOH�QHSHQ�xJM�VJZKU�SJQZXHP�NP�PRHOTxTHU�TK�LGH��HUHMNQ�{vHKOTHP��b�bad����b|̂�b̀̂ l�p̀babdab_̂kl��̂e~̀bed����b|̂�b̀̂ l�fg]��b�bab�bKv�IZQLZMNQ��HMTLNvH��NLHMTNQP���������GLLRP������uUTvTLTwNLTJKvZTUHQTKHPuvJS�vZTUHQTKHP���{�F���FHOGKTONQ����ZTUHQTKHP���xJM����TvTLTwTKv���IZQLZMNQ����HMTLNvH����NLHMTNQP���t����MU����UTLTJKuRUx��{P�RNML�Jx�LGHTM�UZLTHPW�LGH��y��NPzP�LGH�OJKLMNOLJM�LJ�NPPZMH�LGNL�LGH�JRHMNLTJK�Jx�LGH�PONKKHMP�TP�XNUH�NP�NOOHPPTVQH�NP�RJPPTVQH�OJKPTPLHKL��TLG��HOLTJK�����Jx�LGH��HGNVTQTLNLTJK�{OL�Jx���������� �I���¡U�u��D��><
�;�@�><

B�?=<C��y��������%��������������¢���%�����%�������������(� �����������������������������������&45������$����%����������091�&45�������%�����%�������%����������������%���������������(�� �������������%���������%�����������������$����������7�/��£NPH�¤HMTJU��{RMTQ��W����¥¦{RMTQ��W������§RLTJK�¤HMTJU�§KH��{RMTQ��W�����¦�{RMTQ��W������§RLTJK�¤HMTJU�F�J��{RMTQ��W�����¦�{RMTQ��W������§RLTJK�¤HMTJU�FGMHH��{RMTQ��W�����¦{RMTQ��W������

/�-/�0+��
+�����0-���/+����+�,�+���,�/����,+��1
+�����,),2��.�,+��
�-3-�/�.�,

-����4)���4��+���4 +3-,+� �+���,���

,��--5�(,)��,+��3�6
+��.���.+,��

30�

+�����
-�����-)+����

/�7

8�,5�����6
��/���-)+���1���
+����+��3��-����)
4)�+���+-�����9�:�,�/������
+���4�,3,��+���)�����.��)��
8���8�/+����+�,���-�,��������+--
�����/
/�+���..�,�����

/+�, 5�;5���<�=�*�7>?@A*>�() �*��� /���0� /+���/+��� �+�, �+���� ,)��,+��- ���4�B�� ��3��� ��� -�C��)����;�)�

�/�DEF�B��

��3��C�����)

-�C��)���G�1
-��--��+3-��.�����.�,+�����.
�/�DEF5�;5��7��(H�?>�I�<�(>7J7>?@A*>�KLM�NOPQRSTQOR�ULSVV�WROXYZM�[O\Q]SRM�[MRXYTM�SPZ�̂WZSQMU�YP�STTORZSPTM�]YQL�QLM�_SP̂\STQ̂RMR̀U��+�-��-�+1��-)��-
8�,��
�,�
-�������,�
�����)���+,,--�����,)��,+��-

�4 +/�-�.�C+

1��-)�����4��.��)���
+���4�-3-�/-��+�����+�������+��,�-������)�a�8
�/��5�()�,���

, �8 �+�8+�, �+�� �8+��.�

��)���-�+��+������.�+���-�.�C+
�
��+�-�+���
8�-���-�.
�/��)�a�8
�/��5�<.,��8�-�.�C+
�-)+���1�
��+,��+�����+�������+��,�-������)�4�8
�/��5�;5;�?>�E�*>F>D(���?(7�()�*���
��
��+,/����+
�-�+�����+�������+��,�-������)�a�8
�/����C��)��)�b,�������.�,��-
/+1�-5��+
�-�-)+���1��C�����
�4��+��6
��/���-�,�.�,+����-5�(,)��,+��3�6
+��.���.+,��

30�

+�����
-�����-)+����

8�, �����) ��C��F�, �1�b�*�1

+�AA���@0,

-��+-�,�8 ��13��)�-�,��� +,�5������ 3�-

8�,��
-�����-)+���)+8�+���+-�����1+,2
-���C��)�+���+-���)�-+/��8���.�b�
��-�����)�6
��/���,�8
��13��)�-�,���
+,�5�()�*���
�-)+�������1�
-���-�1��.�

�+�3�

�+�
-��,--��+���13�+1
-���4�,���8+��+��-/���,�-��.�a����.�
��

�C+�

5�()-�
�+�
-�-)+���1��)�-
1c,���.�+�-�+
+���
,)+-��

�+���-)+�������1 �� +,�5��defghijgeh�klimm�lino�ijjokk�ge�phephqogihr�pihgk�ifs�gokg�qfkghtuofgigqef�veh�ovvojgqno�hopiqh�qf�jiko�ev�uimvtfjgqefw�xojlfqjim�pohvehuifjo�hoytqhouofgk�qfjmtso�krkgou�

����������
�����������
����
�����������������������"�$��������������
������������������������
���������
����������"��%����������������
���������������
����������������
��������
�����������������
��������
�������������������������!�
�����������������
������������

�"��'()�*+,-./*-(,0�1(-2+3-�4.+'(5(,0�6+.�6377�+.�+48,�*+948-(-(+,�:(,*735(,0�;./,5<,/98=�58-8.9(,/-(+,�$�����

�����
������
���>������
���������������
���������������
������������
���
����#������@�"����
���������������

��������AB�"�$�����

����#������@������
��������������

��CD?����

�EF���&

���������!�
���������� ������
�����
��"�D���
����������

����"�C� ������������� ���� ���>%D�D���

�����G������%�����H
������%����������������
���������
�"�$��������������?��
����#������@�"������������������
���
�����������

������I�?��

����#������@�"�JEEJ�K�����
���?����L�M�

�N�H

����
��L��

�����BOB�FDP�#DADG��'(()�*7+Q(,0�Q-/-898,-�$K@%�%RA�S%@%�@%�A�$�D�?�TM�%$�C�?�#��S�$@$@U��S?�S�%DB%"�K� ������� ���"���D���

�����
������
���>������
��
������
���>������
"�D����������������
��� ���������������������������
��������"�$���������
������������ ������������������������������������
"�$�����
����������
���������
���������������������"��?��������
�������
���
��������
�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������!"������������������#����"��$����������%��
��!"&%'#����(�)�����*�������������%��
��!(*%#����������������������
���������+��,�������������������������������������������'��������,����-���������!',-#������������,���������������
���������
��������������������������������������������������������������������������
���./0123415567�8������������
���
����������������������9�����9��������:�������'�����������9������9�������;���������

File details come from the government source that posted it. Updated .