W564KV-16-T-0074_C3_invitation_letter.pdf

DEPARTMENT OF THE ARMY

409th Contract Support Battalion

Theater Contracting Center Kleber Kaserne, Geb. 3323

67657 Kaiserslautern

28 June 2016

Request for Technical Proposals, Number W564KV-16-T-0074

A site visit by all interested vendors is strongly recommended for this C3 (Customer, Contracting, Commerce) Partnering Solicitation. Thereafter, a technical proposal will be submitted by the vendors for review.

The review will determine whether the technical proposal is: acceptable; reasonably susceptible of being made acceptable; or unacceptable. The project description is attached.

All technical proposals shall be submitted to this office with a cover sheet that identifies the vendor and the proposal number and a separate price schedule. The technical proposals can be submitted in German, however an

English translation must be provided by the contractor prior to award, since the English version is the binding one.

Vendors should submit proposals that are acceptable without additional explanation or information. All proposals must clearly identify the DIN’s, governing codes or industry standards that will apply to the project. The first technical proposal will be evaluated on the basis of: method of accomplishment; materials and equipment to be used; time schedule; quality control plan. The Government may make a final determination regarding a proposal’s acceptability solely on the basis of the proposal as submitted. The Government may request additional information from offerors of proposals that it considers reasonably susceptible of being made acceptable, and may discuss proposals with their offerors. Design drawings are not required in the proposals but may be submitted at the discretion of the vendor. Vendors will be bound by their technical proposals!

Vendors with proposals determined to be unacceptable will be notified on final determination of unacceptability. Vendors are encouraged to submit multiple offers presenting different basic approaches. Each technical proposal submitted will be separately evaluated.

Vendors will be notified if the U.S. Government requires a different time schedule than the one proposed by the vendors. Award will be made to that responsible offeror whose offer, conforming to the invitation, will be most advantageous to the Government.

The site visit will be held on Wednesday, 6 July 2016, 1030 hours. We will meet at the Hopstaetten Water

Works Site, Baumholder.

If you are interested to attend the site visit, please notify Ms. Karin Price by telephone number 0631-411-

5530 or by e-mail: karin.m.price.ln@mail.mil, and Ms. Debora Wells by telephone number 0631-411-5525 or by e-mail: debora.l.wells.civ@mail.mil of the persons attending by indicating the firm’s name, the full name of the firm’s representative and a telephone number. You need to provide the first and last name, date of birth and passport number of the persons attending, if the person attending does not have a valid installation pass.

Notifications must be made not later than 1000 hours, 30 June 2016.

In order to get access to the US installation the persons attending the site visit must show the passport, driver’s license and vehicle registration.

The Points of Contact for this action are Ms. Price at telephone number 0631-411-5530 and Ms. Wells at telephone number 0631-411-5525.

MAGNITUDE OF WORK: $25,000.00 - $100,000.00

DEBORA L. WELLS

Contracting Officer mailto:karin.m.price.ln@mail.mil mailto:debora.l.wells.civ@mail.mil

COURTESY TRANSLATION

Briefliche Ausschreibung, Nummer Number W564KV-16-T-0074

Eine Ortsbegehung seitens aller interessierten Anbieter wird dringend für diese C3 (Customer, Contracting, Commerce) Ausschreibung empfohlen. Danach ist von den Anbietern ein technisches Angebot zur Prüfung einzureichen. Zweck der Prüfung ist es, festzustellen, ob das technische Angebot akzeptabel, teilweise akzeptabel oder nicht akzeptabel ist. Die Arbeitsbeschreibung liegt bei.

Ein Deckblatt mit der Firmenanschrift und Auschreibungsnummer und einer Einzelpreisaufstellung muss allen

Angeboten beiliegen. Die Angebote können in der deutschen Sprache unterbreitet werden, jedoch muss eine englische Fassung vor Vertragsvergabe vom Auftragsnehmer eingereicht werden, da nur die englische Fassung bindend ist.

Die unterbreiteten Angebote sollten, ohne zusätzlicher Erläuterungen oder weiterer Informationen zu bedürfen, akzeptabel sein. Alle Angebote müssen eine klare Angabe der entsprechenden DIN-Vorschriften, geltenden

Bestimmungen oder Industrienormen enthalten, die für das Projekt gelten. Die Bewertung des ersten, technischen

Angebots erfolgt auf folgender Grundlage: Realisierungskonzept, verwendete Materialien, Equipment, Terminplan.

Der Auftraggeber (US-Regierung) behält sich vor, eine endgültige Entscheidung hinsichtlich der Akzeptierbarkeit bzw. Nichtakzeptierbarkeit eines Angebots ausschließlich auf der Grundlage des Angebots in der unterbreiteten

Form zu treffen. Der Auftraggeber kann von den Anbietern, deren Angebote als potentiell akzeptabel eingestuft wurden, zusätzliche Informationen anfordern, und unterbreitete Angebote mit dem jeweiligen Anbieter erörtern. Die

Vorlage von Konstruktionszeichnungen in Verbindung mit dem Angebot ist nicht erforderlich, dem Anbieter steht jedoch frei, solche vorzulegen. Die technischen Angebote der Anbieter sind für die Anbieter verbindlich!

Bei nicht akzeptablen Angeboten wird der Anbieter, sobald das Angebot endgültig für nicht akzeptabel befunden wurde, davon in Kenntnis gesetzt. Anbieter können durchaus Mehrfachangebote mit alternativen Bedingungen oder

Positionen vorlegen, um den Anforderungen der vorliegenden Ausschreibung gerecht zu werden. Jedes unterbreitete

Angebot wird separat ausgewertet.

Vor Vertragsvergabe werden die Anbieter darüber unterrichtet, ob diese Terminpläne verbindlich sind.

Der Zuschlag ergeht an den Anbieter, dessen Angebot fuer den Auftraggeber am vorteilhaftesten ist.

Die Ortsbegehung erfolgt am Mittwoch, 6. Juli 2016, 10:30Uhr. Treffpunkt ist am Wasserwerk Hopstaetten.

Falls Sie an der Ortsbegehung teilnehmen moechten, informieren Sie bitte Frau Price unter Telefonnummer 0631-

411-5530 oder bei E-Mail: karin.m.price.ln@mail.mil und bei Frau Wells unter Telefonnummer 0631-411-

5535 oder bei E-Mail: debora.l.wells.civ@mail.mil mit Angaben Ihrer Firma und Telefonnummer ueber die teilnehmenden Personen: Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Personalausweisnummer. Die Anmeldung muss bis spaetestens 10:00 Uhr, 30. Juni 2016, erfolgen.

Um Zutritt zu der US Einrichtung zu erhalten, muessen die teilnehmenden Personen Ihren Ausweis, Fuehrerschein und Fahrzeugschein mitbringen.

Ihre Ansprechpartnerin in dieser Angelegenheit sind Frau Price, Telefon 0631-411-5530 und Frau Wells, Telefon

0631-411-5525.

Geschaetzter Arbeitsumfang: $25,000.00 - $100,000.00 mailto:karin.m.price.ln@mail.mil mailto:debora.l.wells.civ@mail.mil