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Questions and Answers to RFQ‐527‐16‐000005

1) QUESTION Annex 1 – The RFQ refers to an Annex 1 in reference to the packing requirement that "the books must be packaged proportionally according to the number of students in each classroom in response to the classroom list and with a proposal of titles that maximizes the variety of titles in each classroom.” We assume that Annex 1 is a chart indicating the number of students in each class and will also supply the school/district/town/ region needed to label each box. When will the Annex 1 be supplied?

ANSWER Annex 1 is attached to this message.

PREGUNTA Anexo 1 – El RFQ se refiere al Anexo 1 en referencia al empaque “Los libros deberán empacarse de manera proporcional, de acuerdo al número de estudiantes en cada aula; en respuesta al listado detallado de las aulas, y con una propuesta de cómo maximizar la variedad de títulos por aula, aun cuando el número de alumnos sea pequeño (Anexo 1).” Asumimos que el anexo 1 es una tabla indicando el número de estudiantes y también indicará la escuela/distrito/pueblo/región necesarios para marcar cada caja. Cuándo será enviado el Anexo 1? RESPUESTA El anexo 1 está adjunto a este mensaje.

2) QUESTION Number of books per classroom – The RFQ refers to a minimum of 25 titles per grade with a minimum of 75 books in each classroom kit. To calculate the sizes of the boxes needed, can we assume that 75 will be the maximum number of books per box?

ANSWER The RFQ refers to a minimum of 25 titles per grade, IT DOES NOT refer to a minimum or a maximum of 75 books per classroom kit. The final number of books in each classroom kit depends on the number of students. Please see examples in Section C3.

PREGUNTA Número de libros por salón. El RFQ se refiere a un mínimo de 25 títulos por grado con un mínimo de 75 libros en cada biblioteca de aula. Para calcular el tamaño de las cajas que necesitaremos, podemos asumir que 75 será el máximo número de libros por caja?

RESPUESTA El RFQ se refiere a un mínimo de 25 títulos por grado, NO SE REFIERE a un mínimo o máximo de 75 libros por biblioteca de aula. El número final de libros en cada biblioteca de aula depende del número de estudiantes en cada aula. Por favor ver ejemplos en la sección C3.

3) QUESTION Number of titles – Do the titles for each classroom kit need to be the same? For instance, do the titles for San Martin have to be the same titles as distributed to Ucauyali? If the offeror could supply different titles by region or district we could offer a larger range of titles due to inventory limitations.

ANSWER No, the titles for each classroom do not need to be the same. In every classroom, however, there must be at least 25 different titles.

PREGUNTA Número de títulos. Es necesario que los títulos de cada biblioteca de aula sean los mismos? Por ejemplo, los títulos enviados a San Martín deben ser los mismos que sean enviados a

Ucayali? Si el ofertante pudiera enviar distintos títulos por región o distrito podría ofrecer una mayor variedad de títulos dadas ciertas limitaciones de inventario.

RESPUESTA No, no es necesario que los títulos sean iguales para cada aula. En cada salón, sin embargo, debe haber por lo menos 25 títulos diferentes.

4) QUESTION Book Samples – The RFQ requests that the proposal should contain (D) 1 sample product per grade as well as (E) 1 sample of the book cover and page materials. Can you clarify the number of samples per grade that should be submitted?

ANSWER We ask for at least one sample of title per grade, which adds to a total of three samples. The materials sample may be an additional sample or may be one/all of the title samples (in all cases, please explain how the materials sample responds to the use/environmental needs of the libraries).

PREGUNTA Muestras de libros – El RFQ require que la propuesta incluya D) 1 muestra de producto por grado y E) una muestra de los materiales que serán utilizados para la cubierta y las páginas. Pueden aclarar el número de muestras que deben ser enviadas como parte de la propuesta?

RESPUESTA Pedimos por lo menos una muestra de título por grado, lo que asciende a por lo menos tres muestras. La muestra de materiales puede ser una muestra adicional o puede ser una o todas de las muestras de títulos (en ambos casos se debe explicar cómo los materiales propuestos responden a las necesidades de uso y ambientales de las bibliotecas de aula).

5) QUESTION Proposed Timeline – The proposed timeline will be based on the date the contract is awarded. Is there an expected date for this?

ANSWER Timeframe and conditions of delivery is one of the evaluation criteria, in that the sooner the libraries can be delivered the better. We expect the contract to be awarded on/about XXX (Andrea?).

PREGUNTA Tiempo de ejecución: El tiempo de ejecución propuesto dependerá de la fecha en que sea firmado el contrato. Hay una fecha en que se espere sea firmado el contrato?

RESPUESTA El tiempo de ejecución y las condiciones de entrega son criterios de evaluación, de manera que lo más pronto que las bibliotecas sean entregadas, mejor. Esperamos que el contrato sea adjudicado XXX.

6) QUESTION Complementarity of National Curriculum as set by Ministry of Education of Peru

– Would it be possible to receive any information that summarizes Peru’s national curriculum for Grades 1‐3 to assist in the selection of titles? This information could be provided in Spanish if English is not available.

ANSWER Please provide a Google account (Gmail address) so we can share this information via Google Drive.

PREGUNTA Complementariedad del Currículo Nacional determinado por el Ministerio de

Educación de Perú. Sería posible recibir información que resuma el currículo nacional de Perú para los grados 1ero a 3ero que ayude a la selección de títulos?

RESPUESTA Por favor enviar una cuenta de Google (dirección de Gmail) para poder compartir esta información por medio de Google Drive.

7) QUESTION Weather‐proof boxes – The RFQ states that the books must be packed in

“weather‐proof” boxes. Please clarify if this means a weather‐proof shipping box or if a weather‐proof plastic storage container is preferred that will also serve as a storage container in the classroom for the books.

ANSWER This means a weather‐proof and durable storage container for the books in the classroom. Any weather‐proof material is acceptable, please provide the best proposal. (See answer to question 11)

PREGUNTA Cajas impermeables. El RFQ indica que los libros deben ser empacados en cajas impermeables. Por favor aclarar si esto significa una caja impermeable de envío o una caja impermeable de plástico para no solo enviar los libros si no también guardarlos una vez en el aula.

RESPUESTA Se requieren cajas impermeables y durables para guardar los libros en el aula.

Cualquier material impermeable es aceptable. Por favor enviar la mejor propuesta de material. (Ver respuesta a pregunta 11)

8) QUESTION Delivery options – Are you able to provide the delivery addresses for "thirteen

Unidades de Gestion Local de Educacion (UGELes) in San Martin and Ucayali” so that we can obtain the most accurate delivery costs?

ANSWER The addresses will be provided as soon as possible. Delivery in Lima will not be considered as an option as originally stated in the RFQ.

PREGUNTA Opciones de Entrega – Por favor sería posible obtener las direcciones para las trece Unidades de Gestión Local de la Educación (UGELES) en San Martín y Ucayali para poder obtener el costo más exacto posible de envío?

RESPUESTA Las direcciones están en la tabla abajo. La entrega en Lima ya no será considerada como una opción, aun cuando esto hubiera sido incluido en el RFQ.

9) PREGUNTA SECCIÓN C C.3 Alcance del trabajo, CITA: “Para cada grado se adquirirá un mínimo de 25 títulos diferentes. De los títulos propuestos, por lo menos 20 títulos deben ser de cuentos, mientras que los cinco títulos restantes pueden ser de material de referencia

(diccionarios, enciclopedias, atlas…) o libros informativos de materias diversas”

Considerando la propuesta de 25 títulos, ¿cuál de estas alternativas es la más recomendada?

∙ 24 libros de cuentos más 01 libro informativo.

∙ 23 libros de cuentos más 02 informativos.

∙ 22 libros de cuentos más 03 informativos.

∙ 21 libros de cuentos más 04 informativos

∙ 20 libros de cuentos más 05 informativos

RESPUESTA La alternativa más recomendada es 25 títulos (favor notar que se habla del número de títulos y no del número de libros) de cuentos más 0 títulos de referencia/informativos. Solamente si el ofertante no tuviera variedad suficiente para llegar a los 25 títulos de cuentos es que se añadirían títulos de referencia/informativos.

QUESTION CITATION “For each grade, at least 25 titles will be provided. Of these, at least 20 titles per grade must be story books, while the remaining 5 may be reference books (dictionaries, encyclopedias, atlases).” Considering the proposal for 25 titles, which of these alternatives is most recommended?

24 story books plus one reference book?

23 story books plus two informative books?

22 story books plus three reference books?

21 story books plus four reference books?

20 story books plus five reference books?

ANSWER The alternative most recommended is 25 titles (please note that we are speaking of the number of titles, not the number of books) which are story books, and zero reference books. The option to offer reference books is for bidders who may not have sufficient variety to offer all story books.

10) PREGUNTA CITA 2: “El número de libros para cada biblioteca de aula será proporcional al número de estudiantes. Cada biblioteca de aula contará con un total de libros equivalente a tres veces el número de estudiantes en dicha aula”

Cuál es la cantidad de estudiantes por aula? Es necesario tener el detallado para hacer la propuesta lo más exacta posible. En el documento que tenemos no está el Anexo 1, ¿a dónde accedemos para recabarlo?

RESPUESTA Lista adjunta.

QUESTION CITATION “The number of books in each library will be proportional to the number of students. Each library will have a total number of books that is equal to the number of students multiplied by 3.” Question, what is the quantity of students per classroom? It is necessary to have these details in order to make the proposal as exact as possible. In the document we have, there is no Annex 1. How can we access it?

ANSWER See the list attached.

11) PREGUNTA Empaquetado y entrega ‐ CITA “Los libros deberán empacarse de manera proporcional, de acuerdo al número de estudiantes en cada aula; en respuesta al listado detallado de las aulas, y con una propuesta de cómo maximizar la variedad de títulos por aula, aun cuando el número de alumnos sea pequeño.” Respecto del empaquetado y entrega, no se menciona si las cajas se entregarán en paletas o en cajas individuales. Favor de detallar este punto.

RESPUESTA Los libros que conforman una biblioteca deben ser empacados en una caja impermeable y durable que sirva para contener los libros durante los meses y años en que la usen los estudiantes. En la selva no siempre hay vidrios en las ventanas de las aulas y los libros no pueden ser almacenados en estanterías. Se necesita una caja impermeable para contener los libros y protegerlos del medio ambiente. Estas cajas impermeables/durables pueden ser empacadas en paletas siempre y cuando en cada paleta estén únicamente las cajas de libros específicas para cada lugar de entrega. Habrá 13 lugares específicos de entrega. (Ver respuesta a pregunta 8)

QUESTION Packaging and Delivery – CITATION “Books must be packaged proportionally according to the number of students in each classroom in response to the classroom list and with a proposal of titles that maximizes the variety of titles in each classroom (Annex 1).” Question, with respect to the packaging and delivery, it is not mentioned if the boxes will be delivered on pallets or in individual boxes. Please clarify this point.

ANSWER The books for each library should be packed in a weather‐proof and durable box which will serve to contain the books during the time frame the books are expected to be used. In the jungle region there is often no glass in windows and books cannot be stored on shelves. Weather‐proof and durable boxes are needed which will protect the books from the environment. Such boxes can be packed onto pallets, provided that each pallet contains only the books for the district to which they will be delivered. There will be 13 different delivery locations (See answer to question 8).

12) PREGUNTA Respecto de la modalidad de entrega, ¿las cajas deben ser del mismo tamaño o aceptarán cajas de diferentes tamaños según corresponda?

RESPUESTA Se aceptarán cajas de diferentes tamaños según corresponda.

QUESTION With respect to the mode of delivery, must boxes be the same size or will you accept boxes of different size, according to what is needed?

ANSWER We will accept boxes of different sizes.

13) PREGUNTA CITA “Los libros deben ser empacados en cajas impermeables y marcadas apropiadamente por grado, nombre de la escuela, nombre del distrito, centro poblado y región.

Ello en respuesta a la lista detallada de aulas en el Anexo 1.” Se menciona que los libros deben empacarse en cajas impermeables, entendemos que esto refiere a que deben retractilarse las cajas con material tipo stretch film, ¿es correcto?

RESPUESTA No es correcto. Las cajas impermeables deben ser durables, ver respuesta a la pregunta 11.

QUESTION CITATION “Books must be packed in weather‐proof boxes and marked with the relevant grade‐level, school name, district name, town, and region. This will be in response to the classroom list in Annex 1.” It is mentioned that the books must be packed in weather‐proof boxes. We understand this to mean that the boxes can be wrapped in stretch film. Is this correct?

ANSWER It is not correct. The weather proof boxes must be durable. See response to question

11.

14) PREGUNTA Necesitamos que se especifique el tamaño del sticker que irá en cada caja y el puntaje de letra para la información respectiva; en caso contrario, favor de indicar que resulta indistinto.

RESPUESTA El sticker que va en cada caja con la información del aula y la escuela debe ser por lo menos de 20 x 10 cm con las letras lo más grandes posibles para facilitar la identificación de las cajas.

QUESTION We need the size of the sticker to be located on each box to be specified and the Font of the printing for the respective information. If not available, please indicate that this is not significant.

ANSWER The sticker which goes with each box with information as to the classroom and school should be at least 20 x 10 cm with printing as large as possible to facilitate identification of the boxes.

15) PREGUNTA Periodo de ejecución ‐ CITA “Oferentes debe proponer un periodo de ejecución para esta orden de compra.” ¿Cuál es el rango de fechas recomendado para inicio y término?

RESPUESTA Queremos hacer llegar las bibliotecas de aula a las escuelas lo más pronto posible. El período de ejecución es uno de los criterios de evaluación. Por favor, déjenos saber cuál es la menor cantidad de tiempo que el ofertante necesita para hacer llegar los libros debidamente empacados a los puntos de entrega.

QUESTION CITATION “Offerors must propose a period of performance for this Purchase Order.”

What is the range of dates recommended for the start and completion of the work?

ANSWER: We want the libraries to arrive in the classrooms as soon as possible. The period of execution is one of the criteria for evaluation. Please provide the least amount of time that the offeror needs to ensure that the books can arrive, properly packed, to the places of delivery.

16) PREGUNTA SECCIÓN D ‐ II. Propuesta técnica – CITA “D. Se deberá adjuntar una muestra de producto título por cada grado (1ero, 2do, y 3ero). E. Una muestra de las tapas de los libros y del material de las páginas para evaluar la calidad y durabilidad de los libros.” Se enviarán muestras de todos los libros completos, en los cuales se podrán observar las tapas y material de las páginas de referencia, por lo tanto entendemos que ya no es necesario enviar las muestras por separados (tapa y material de páginas) tal como figura en los puntos E de la propuesta técnica.

¿Es correcto?

RESPUESTA Es correcto, si las muestras de títulos incluyen la muestra de materiales no hay necesidad de enviar una muestra de materiales aparte.

QUESTION SECCIÓN D – II. Technical Proposal – CITATION “D. One sample product for each grade

(1st, 2nd, and 3rd) should be submitted with the above materials. E. One sample of the book cover and page materials, representative of the quality and durability of the books.” Samples of all the complete books will be sent, in which the covers and page material can be seen, for which reason we understand that it will not be necessary to send separate samples of the cover and page material. Is this correct?

ANSWER Yes, that is correct. If the book samples include the material samples it is not necessary to send a separate sample of the material.

17) PREGUNTA CITA “F. Información relevante sobre experiencia previa en el desempeño de trabajos similares así como una lista de referencias relacionada con la experiencia presentada.

Sírvanse incluir cualquier información indicando si la(s) experiencia(s) previa(s) involucraron la aprobación de los materiales de lectura por parte del MINEDU.” ¿Se favorecerá que la propuesta incluya títulos que hayan ganado alguna licitación del MINEDU en dotación de Módulos de

Bibliotecas?

RESPUESTA Sí, o títulos que hayan ganado alguna licitación con otras organizaciones trabajando en educación en Perú.

QUESTION CITATION “F. Past Performance information including relevant or similar work previously performed as well as a list of related references. Please include any information related to whether previous work involved Ministry of Education approval of reading materials.” Would it be an advantage if the proposal includes titles which have already been awarded a contract by MINEDU for supplying library modules?

RESPONSE Yes, or titles which have been purchased by other organizations working in education in

Peru.

18) PREGUNTA III Criterios de evaluación ‐ Propuesta técnica ‐ CITA “… Los títulos que se ofrezcan por cada grado podrán ser una combinación de cuentos clásicos (universales) y locales”. Considerando la propuesta de 25 títulos por biblioteca, ¿se sugiere una cantidad mínima de cuentos clásicos?

RESPUESTA No, lo que sí se considerará es que haya un mínimo de 30% de títulos de autores peruanos y/o latinoamericanos.

QUESTION III Evaluation Criteria ‐ Technical Proposal CITATION “Titles to be provided in each grade can consist of a combination of classic (universal) and local stories.” Considering the proposal of 25 titles per library, is some mininum quantity of classical stories suggested?

ANSWER No, but we do ask that at least 30% of the titles be by Peruvian and/or Latinamerican authors.

19) PREGUNTA Valor agregado y personalización ‐ CITA “Es mandatorio que los materiales lleven el logo de USAID más información de descargo de responsabilidad, así como los logos de la DREs de Ucayali y San Martín.” Respecto a los logos mencionados, ¿a dónde debemos acceder para recabarlos y colocarlos en las muestras?

RESPUESTA Solamente se incluirá el logo de USAID (sin distorsiones en sus proporciones) en la portada y el descargo de responsabilidad y reconocimiento en la contraportada de los libros

(ver texto abajo). El logo se encuentra en https://www.usaid.gov/branding/translated‐ brandmarks en la sección que dice SPANISH.

Texto de descargo de responsabilidad y agradecimiento:

Reconocimiento:

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos de América a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).

Descargo de responsabilidad (Disclaimer):

Las opiniones aquí expresadas son las del autor(es) y no reflejan necesariamente la opinión de

USAID ni del Gobierno de los Estados Unidos.

QUESTION Value Added and Personalization ‐ CITATION “Is it mandatory that the materials carry the logo of USAID as well as the disclaimer of responsibility and the logos of the Regional Educational

Directorates of Ucayali and San Martin.” With respect to the mentioned logos, how can we request these and include them in the samples?

ANSWER Only USAID’s logo (without any proportion distortions) will be added to the front cover and the disclaimer and the gratitude message will be added to the back cover of the books (See text below). To find the correct logo go to https://www.usaid.gov/branding/translated‐brandmarks and click on SPANISH.

Text of disclaimer and gratitude message:

Reconocimiento:

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos de América a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).

Descargo de responsabilidad (Disclaimer):

Las opiniones aquí expresadas son las del autor(es) y no reflejan necesariamente la opinión de USAID ni del Gobierno de los Estados Unidos.

20) PREGUNTA ¿En qué secciones se recomienda la inclusión de los logos? Es necesario que se indique su ubicación de forma precisa y si es únicamente en cubierta (portada y contraportada) o también en las páginas de interiores. Si bien los logos en algunas muestras serán colocados con stickers, se recomienda la impresión directa en las páginas y cubiertas para evitar posibles inconvenientes debido a las condiciones climáticas de ambas regiones.

RESPUESTA Ver respuesta a pregunta 19. Sí, en las muestras se podrá usar stickers.

QUESTION In which sections is it recommended to include the logos? Is it necessary that the location be specified with precision and is it only necessary on the cover or also in the interior pages?

While on some samples the logos can be affixed with stickers, it is recommended that they be printed directly onto the pages and covers to avoid problems stemming from the climate in both regions.

ANSWER See answer to question 19. Yes, stickers may be used for the samples.

21) PREGUNTA Necesitamos que se especifique el tamaño de los logos o stickers que irán en cada una de las partes indicadas; así también que se precise si estos tienen colores especiales que requieran de una impresión especial.

RESPUESTA El logo de USAID debe tener un mínimo de 3.5 centímetros de ancho sin distorsiones en sus proporciones. Usar los colores especificados en el website mencionado en la respuesta a la pregunta 19.

QUESTION We need the size of the logos or stickers to be stated, as well as any special colors for each of the indicated places.

ANSWER USAID’s logos must be a minimum of 3.5 cm in width without any proportion distortion.

Only use the colors specified in website referenced in question 19.

22) PREGUNTA Habrá algún otro requerimiento de información en las muestras como símbolos patrios, declaración de derechos humanos u otros? De ser así, indicar cuáles y la ubicación de cada uno.

RESPUESTA No hay ningún otro requerimiento de información.

QUESTION Will there be any other requirement for information on the samples such as patriotic symbols, human rights declarations or others? If so, indicate which and the location of each.

ANSWER No, there will be no such additional requirement.

23) PREGUNTA ¿Es necesario retirar la información editorial? De ser así, para efectos de la muestra, entendemos que es suficiente colocar un sticker que la cubra.

RESPUESTA Sí es necesario remover la información editorial, y sí es suficiente un sticker para la muestra.

QUESTION Is it necessary to remove any editorial information? If so, for purposes of our sample, we understand that it is sufficient to affix a sticker that would cover it.

ANSWER Yes, it is necessary to remove the editorial information. And yes, a sticker on the sample is fine.

24) PREGUNTA CITA “USAID/Perú también tomará en cuenta cualquier oferta de valor agregado que pudiera ser ofrecida por el Ofertante que contribuya a aumentar la lectura y maximizar el uso de los libros de cuentos como material didáctico”. Considerando que se desea maximizar el uso de libros de cuentos como material didáctico, ¿cuál de estas alternativas es la más recomendada? Material pedagógico en ficha impresa separada del libro, CD de recursos, URL al final del texto para descargarlo desde la WEB?

RESPUESTA La propuesta de valor agregado podría tener otros componentes pero, si solo fueran estos tres, se espera que lo más recomendado sea una combinación entre material impreso y CD de recursos.

QUESTION CITATION “USAID/Peru will also take into consideration any “value‐added items” that may be offered by the bidders to enhance reading and the further use of the story books as didactical materials.” Considering that it is hoped to maximize the use of the story books as didactique material, what are the alternatives that are most recommended? Pedagogical material printed apart from the books, resource CD, URL to the final text for downloading from the WEB?

ANSWER The value added proposal can contain other components, but of these three, it is expected that the most recommended would be a combination of a resource CD and printed material.

25) PREGUNTA En función a la respuesta de la pregunta 9.1, de ser ficha impresa o CD con recursos, ¿es necesaria una copia por cada ejemplar o basta con una por título?

RESPUESTA La respuesta a esta pregunta depende del tipo de material de valor agregado propuesto.

QUESTION Based on the response to question 9.1, if it is a printed card or a resource CD, is one copy of each sample necessary or would it suffice to include only one per title?

ANSWER The response to this question will depend on the type of value added material proposed.