16PBGC18C0015_J&A_Final_FBO_1.pdf

I

JUSTIFICATION FOR OTHER THAN

FULL AND OPEN COMPETITION

(FOR OPEN MARKET PROCUREMENTS ABOVE SAT)

AGENCY AND CONTRACTING

C o n t r a c t i n g O r g a n i z a t i o n : P e n s i o n B e n e f i t G u a r a n t y C o r p o r a t i o n ( P B G C ) /. P r o c u r e m e n t D e p a r t m e n t ( P D )

AND/OR DESCRIPTION OF THE ACTION BEING

R e q u i s i t i o n N u m b e r :

P r o c u r e m e n t A c t i o n T y p e :

C o n t r a c t N u m b e r :

C o n t r a c t o r N a m e o r B r a n d N a m e P r o d u c t :

n

1 6 P B G C 1 8 R 0 0 0 9

F o l l o w - o n C o n t r a c t

P B G C 0 1 - C - 1 8 - 0 0 1 5

S c i e n t i f i c A p p l i c a t i o n s I n t e r n a t i o n a l C o r p o r a t i o n

S u p p l i e s o r s e r v i c e s t o b e p r o c u r e d :

I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y I n f r a s t r u c t u r e O p e r a t i o n s D e p a r t m e n t ( I T I O D ) i s e n t e r e d i n t o a f o l l o w - o n b r i d g e C o s t P l u s A w a r d F e e ( C P A F ) c o n t r a c t f o r I T O p e r a t i o n a n d M a i n t e n a n c e S u p p o r t S e r v i c e s f o r t h e P B G C I T I n f r a s t r u c t u r e S y s t e m a n d S e r v i c e s . T h i s i n c l u d e s t h e c o n t i n o u s i m p r o v e m e n t , p r o d u c t a n d s e r v i c e m a n a g e m e n t a n d n e c e s s a r y u p g r a d e e f f o r t s ( d e v e l o p m e n t , m o d e r n i z a t i o n & e n h a n c e m e n t ( D M & E ) ) a n d s e c u r i t y r e q u i r e m e n t s f o r a l l P B G C u s e r s a n d s t a k e h o l d e r s .

T h e m i s s i o n o f i s t o e n s u r e t h a t t h e s e r v i c e r e q u i r e m e n t s o f t h e b u s i n e s s u n i t s a r e m e t o n a c o n s i s t e n t , r e l i a b l e b a s i s . s u p p o r t s c u s t o m e r s e r v i c e o p e r a t i o n s , m a i n t a i n s s e r v i c e s o f b u s i n e s s a p p l i c a t i o n s s e r v i c e c a t a l o g s .

D e v e l o p s i n f r a s t r u c t u r e , e n h a n c e m e n t s , m a n a g e s i n v e n t o r y I T a s s e t s a n d p r o t e c t l i v e e n v i r o n m e n t f r o m n e w s o f t w a r e a n d h a r d w a r e r e l e a s e s .

S u p p l i e s : Q u a n t i t y a n d e s t i m a t e d v a l u e o f e a c h i t e m t o b e p r o c u r e d : O R S e r v i c e s : P e r i o d o f p e r f o r m a n c e a n d e s t i m a t e d v a l u e o f e a c h s e r v i c e t o b e p r o c u r e d :

A w a r d D a t e : 2 8 J u l y B a s e P e r i o d : 1 A u g u s t t h r u 3 1 D e c e m b e r i n t h e a m o u n t o f O p t i o n Y e a r 1 J a n u a r y t h r u 3 1 D e c e m b e r i n t h e a m o u n t o f $ 2 2 , 3 9 3 , 4 6 2 . 8 0

T o t a l E s t i m a t e d V a l u e :

o n e r e s p o n s i b l e s o u r c e a n d n o o t h e r s u p p l i e s o r s e r v i c e s w i l l s a t i s f y a g e n c y r e q u i r e m e n t s ( 4 1 § 3 3 0 4 ( a ) ( 1 ) , a s i m p l e m e n t e d b y F A R 6 . 3 0 2 . 1 ) .

E x p e r t S e r v i c e s ( 4 1 U S C § 3 3 0 4 ( a ) ( 3 ) 4 1 U S C § 1 9 0 1 , a s i m p l e m e n t e d F A R 6 . 3 0 2 - 3 ) .

a . O n l y O n e R e s p o n s i b l e S o u r c e a n d N o O t h e r S u p p l i e s o r S e r v i c e s W i l l S a t i s f y A g e n c y R e q u i r e m e n t s :

P a g e 1 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .

T h e o r i g i n a l c o n t r a c t t o a n d t o 9 0 0 4 ) f o r I T O p e r a t i o n a n d M a i n t e n a n c e s e r v i c e s , b a s e a n d f o u r ( 4 ) o p t i o n y e a r s , w a s a w a r d e d t o S A I C o n 1 F e b r u a r y a g a i n s t a m u l t i p l e a w a r d I n d e f i n i t e D e l i v e r y I n d e f i n i t e Q u a n t i t y c o n t r a c t v e h i c l e .

I T I O S S i s o n e o f P B G C ' s m o s t m i s s i o n - c r i t i c a l c o n t r a c t s . A l l I T s y s t e m s a n d a u t o m a t e d t o o l s a r e e i t h e r h o s t e d o r a c c e s s e d v i a P B G C ' s I T i n f r a s t r u c t u r e a n d a r e v i t a l s e r v i c e s t o t h e O p e r a t i o n s a n d M a i n t e n a n c e s u p p o r t m i s s i o n o f t h e a g e n c y . S A I C h a s d e l i v e r e d , d e v e l o p e d a n d p r o d u c e d t h e r e q u i r e d o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e s e r v i c e s w i t h i n t h e c o s t c e i l i n g e s t a b l i s h e d d u r i n g t h e c o u r s e o f t h e p e r i o d o f p e r f o r m a n c e . .

A w a r d t o a n o t h e r s o u r c e w o u l d r e s u l t i n a s u b s t a n t i a l d u p l i c a t i o n o f c o s t s a n d p o t e n t i a l t i m e d e l a y t o t h e g o v e r n m e n t f o r t r a n s i t i o n a l p h a s e - i n . T h e e s t i m a t e d t r a n s i t i o n c o s t f o r a p e r i o d o f t h r e e ( 3 ) m o n t h s i s a n e s t i m a t e d $ 5 . 6 M . T h e r e i s p o t e n t i a l o f l o s s o f s t a f f a n d / o r a b i l i t y t o o b t a i n t h e n e c e s s a r y r e s o u r c e s w i t h i n t h e p h a s e - i n p e r i o d a n d t h e c o n t r a c t o r t i m e t o a c c l i m a t e t h e m s e l v e s t o t h e s e r v i c e s r e q u i r e d b y t h e P e r f o r m a n c e W o r k S t a t e m e n t ( P W S ) . T h e c o s t w o u l d b e a n u n n e c e s s a r y d u p l i c a t i o n o f c o s t a n d p o t e n t i a l t i m e d e l a y t o t h e G o v e r n m e n t . M a r k e t r e s e a r c h e f f o r t s h a v e i d e n t i f i e d o t h e r f i r m s w i t h t h e p o t e n t i a l t o s u p p o r t t h e s e s e r v i c e s , t h e r e w i l l b e n o f e a s i b l e w a y t o t r a n s i t i o n t h e v e n d o r a n d p r e s e n t t h e r e s o u r c e s r e q u i r e d a t t h i s t i m e t o c o m m e n c e s e r v i c e s t o s u p p o r t t h e m i s s i o n .

b . E x p e r t S e r v i c e s :

N A

QUOTATI'

AS MANY POTENTIAL SOURCES AS PRACTICABLE

F e d e r a l B u s i n e s s O p p o r t u n i t i e s ( F B O ) n o t i c e w a s s u b m i t t e d o n 0 7 M a y t o p u b i l i z e P B G C ' s i n t e n t t o a w a r d a s o l e s o u r c e c o n t r a c t . T h r e e ( 3 ) r e s p o n s e s w e r e r e c e i v e d i n r e s p o n s e t o t h e F B O n o t i c e a n d n o c a p a b i l i t i e s s t a t e m e n t s w e r e s u b m i t t e d w i t h t h e r e s p o n s e s : O n e ( 1 ) e x p r e s s e d t o P B G C t o c o n s i d e r r e d u c i n g t h e p e r i o d o f p e r f o r m a n c e F R O M : b a s e / t w o o n e y e a r o p t i o n s T O : b a s e / o n e o p t i o n p e r i o d . T h e P O P h a s b e e n c h a n g e d t o b a s e / o n e o p t i o n p e r i o d

GOVERNMENT WILL BE FAIR AND REASONABL

A d e t e r m i n a t i o n t h a t t h e c o s t / p r i c e i s f a i r a n d r e a s o n a b l e s h a l l b e m a d e b e f o r e t h e c o n t r a c t a c t i o n i s i s s u e d . A c t i o n s t o b e t a k e n :

T h e f a i r a n d r e a s o n a b l e n e s s o f t h e e s t i m a t e d c o s t s i s b a s e d o n t h e a n a l y s i s o f t h e p r o p o s a l s u b m i t t e d b y S A I C . T h e w a s s e t a s t h e b a s e l i n e f o r e s t a b l i s h i n g t h e m a r k e t r e s e a r c h t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n c u r r e n t m a r k e t p r i c e s a n d f o r e c a s t e s c a l a t i o n s t o e x e c u t e f o l l o w - o n c o n t r a c t .

A c o m p a r i s o n o f t h e p r o p o s e d p r i c e s r e c e i v e d w a s e v a l u a t e d a g a i n s t t h e l a b o r m i x o f t h e r e s o u r c e s , l e v e l o f e f f o r t a n d p r o j e c t e d c o s t o f t h e r e s o u r c e s f o r t h e e x e c u t i o n o f t h e o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e s e r v i c e s i n e f f o r t t o e s t a b l i s h f a i r m a r k e t v a l u e o r t o t a l a l l o w a b l e c o s t o f p e r f o r m a n c e . T h e p r o p o s e d e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f w a s 3 . 7 % l o w e r t h a n t h e G o v e r n m e n t p r o j e c t i o n a n e s t i m a t e d

M a r k e t r e s e a r c h w a s c o n d u c t e d u t i l i z i n g l a b o r r a t e s v i a t h e G S A s c h e d u l e p e r v e n d o r a n d t h e m e d i u m r a t e s c o m b i n e d f o r a l l t h e v e n d o r s f o r t h e s a m e l a b o r c a t e g o r y . I n a d d i t i o n , t h e N I T A A C s c h e d u l e a n d t h e c u r r e n t b u r n r a t e o f t h e c u r r e n t c o n t r a c t w a s u s e d t o c a l c u l a t e t h e e s t i m a t e o f t h e r e s o u r c e s a n d p r o j e c t e d c o s t o f t h e r e s o u r c e s a c o n t r a c t o r w i l l i n c u r i n t h e p e r f o r m a n c e o f a c o n t r a c t . T h e r e s u l t s s h o w t h a t p r o p o s e d c o n t r a c t e s t i m a t e d a m o u n t w a s l e s s t h a n t h e G o v e r n m e n t e s t i m a t e d , p u b l i s h e d p r i c e l a b o r c a t e g o r i e s f r o m N I T A C C , a v e r a g e m e d i u m r a t e s , a n d c u r r e n t a w a r d s c h e d u l e h o l d e r s a n d G S A p r i c i n g s c h e d u l e .

A s a r e s u l t o f t h e a b o v e , i t w a s d e t e r m i n e d t h e t o t a l e s t i m a t e d c o n t r a c t a m o u n t o f i s f a i r a n d r e a s o n a b l e .

P a g e 2 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .

DESCRIPTION OF THE MARKET RESEARCH CONDUCTED AND

OF THE REASON MARKET RESEARCH WAS NOT •

s u s e d i n f o r m a t i o n o b t a i n e d f r o m G S A w e b s i t e , h i s t o r i c a l d a t a , N I T A C C a n d o t h e r c a t a l o g s t o r e s e a r c h m a r k e t r a t e s i n v a r i o u s l a b o r c a t e g o r i e s a p p l i c a b l e t o t h e r e q u i r e m e n t

OTHER FACTS SUPPORTING THE USE OF SOLE SOURC

T h e u p c o m i n g r e l o c a t i o n o f t h e H e a d q u a r t e r s I T I n f r a s t r u c t u r e , P B G C w i l l d e f i n e t h e r e q u i r e m e n t s a n d a w a r d a n e w c o n t r a c t i n i n c o n j u c t i o n w i t h t h e m o v e s c h e d u l e d f o r F Y 2 0 / 2 1

10. LISTING SOURCES, IF ANY, THAT EXPRESSED, IN WRITING, AN INTEREST IN THE ACQUISITION

Y e s S e e p a r a 6

P B G C i s i n t e n d i n g t o r e - c o m p e t e t h e c o n t r a c t t o c o m m e n c e b y 1 J a n u a r y 2 0 2 0 f o r a p e r f o r m a n c e p e r i o d y e a r s . D u e t o t h e p e n d i n g r e l o c a t i o n o f t h e P B G C H e a d q u a r t e r s , c o n s t r a i n t s o n f u t u r e i n f r a s t r u c t u r e a n d l o g i s t i c a l r e q u i r e m e n t s a r e c o n t e m p l a t e d b e c a u s e o f u n c e r t a i n i t e s o f r e q u i r e m e n t s a n d r e s o u r c e a l l o c a t i o n s . I n a d d i t i o n , c h a n g e s i n P B G C ' s b u s i n e s s m i s s i o n , c h a n g e s i n a d m i n i s t r a t i o n , o r r e g u l a t o r y w i t h a h i g h t e n e m p h a s i s o n c y b e r s e c u r i t y .

T h e f o l l o w - o n r e q u i r e m e n t h a s u n c e r t a i n t i e s a s s o c i a t e d w i t h i t . T h e r e q u i r e m e n t c a n n o t b e f u l l y q u a n t i f i e d a n d t r a n s i t i o n i n g t o a n e w s e r v i c e p r o v i d e r w i t h u n c e r t a i n m o v e d a t a i s h a r m f u l t o t h e a g e n c y . O n c e m o r e s p e c i f i c s a b o u t t h e H Q m o v e a r e k n o w n t h e f o l l o w - o n r e q u i r e m e n t w i l l b e d e v e l o p e d v i a a c o m p e t i t i v e a w a r d p r o c e s s .

P B G C t h r o u g h b e n c h m a r k i n g p r a c t i c e s u s i n g b e s t p r a c t i c e s w i l l h e l p i d e n t i f y a n d q u a n i t i f y p e r f o r m a n c e o b j e c t i v e s t h a t c a n n o t b e e x p r e s s e d i n a d v a n c e b y d e f i n i t e m i l e s t o n e s , t a r g e t s o r g o a l s t o a c t u a l m e a s u r e m e n t o f p e r f o r m a n c e .

P B G C c a n n o t a f f o r d t o g o w i t h o u t s e r v i c e s u n t i l t h e n e w r e q u i r e m e n t i s d e v e l o p e d a n d a w a r d e d . T h e h a r m t o t h e g o v e r n m e n t w o u l d b e q u a n t i f i e d b y a l l s y s t e m s r e l a t e d s h u t t i n g d o w n t h e o p e r a t i o n s o f t h e a g e n c y .

P a g e 3 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .

h e r e b y c e r t i f y t h a t t h i s J u s t i f i c a t i o n , a n d a l l s u p p o r t i n g d a t a , a r e a c c u r a t e a n d c o m p l e t e t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f . / , h e r e b y c e r t i f y t h a t t h i s J u s t i f i c a t i o n , a n d a l l s u p p o r t i n g d a t a , a r e a c c u r a t e a n d c o m p l e t e t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f .

J u s t i f i c a t i o n d o e s n o t e x c e e d $ 7 0 0 K a p p r o v e t h i s J u s t i f i c a t i o n .

J u s t i f i c a t i o n e x c e e d s $ 7 0 0 K h a v e r e v i e w e d t h i s J u s t i f i c a t i o n , a n d a l l s u p p o r t i n g d a t a , a n d f i n d i t t o b e a c c u r a t e a n d c o m p l e t e t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f .

J u s t i f i c a t i o n e x c e e d s $ 7 0 0 K b u t d o e s n o t e x c e e d a p p r o v e t h i s J u s t i f i c a t i o n .

J u s t i f i c a t i o n e x c e e d s

S t e v e K v a l e v o g

S i g n a t u r e

15. SENIOR PROCUREMENT EXECUTIVE'S APPROVAL (For Justifications that exceed a p p r o v e t h i s J u s t i f i c a t i o n f o r O T F A O C .

R o l a n d T h o m a s S e n i o r P r o c u r e m e n t E x e c u t i v e

S i g n a t u r e T a t e

P a g e 4 R e v i s e d : - O l d e r v e r s i o n s a r e o b s o l e t e a n d s h o u l d n o t b e u s e d .