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PIÈCE B

DIRECTIVES CONCERNANT LES PAIEMENTS ANTICIPÉS

Selon la norme FAR 32.404(a)(9) et 32.404(b), l'alinéa 32 n'est pas applicable aux paiements anticipés autorisés par la loi quand il s'agit de « transactions exclues par des procédures de nomination de mandataires conformément aux statuts » et les « agences sont habilitées à établir leurs propres normes concernant les paiements anticipés. »

La Section 305 de la Loi de 1949 sur la Propriété fédérale et les Services administratifs (41 U.S.C. 255) constitue le statut de référence pour l'alinéa 32 de la norme FAR concernant le financement des marchés conclus avec les entreprises petites ou défavorisées. Elle contient une exemption concernant toute fonction du gouvernement des États-Unis autorisée par la Loi sur l'Assistance étrangère de 1961 (22 U.S.C. 2393), amendement(s) compris. La Fondation Interaméricaine ayant été mandatée en vertu de la Loi sur l'Assistance étrangère, amendée en 1969, bénéficie par conséquent de l'exemption de l'alinéa 32 prévue par la norme FAR au sujet du financement des marchés.

En vertu de la norme statutaire citée plus haut, les directives suivantes sont établies concernant le versement, en cas de nécessité, de paiements anticipés aux fournisseurs de services ayant conclu des marchés avec l'IAF :

Le fournisseur de services peut demander un paiement anticipé sur une durée qui ne dépassera pas trois mois, en soumettant le formulaire ci-joint. Le Contractant soumettra sa requête au Service de Comptabilité à l'adresse courriel qui lui aura été fournie lors de l'attribution du marché, conformément aux procédures de facturation standard définies dans le contrat. Le Représentant technique du Chargé des Contrats (RTCC) de l'IAF examinera la requête et décidera s'il y a lieu d'approuver le paiement anticipé. Les documents peuvent être expédiés par courrier électronique, par FedEx ou par courrier ordinaire.

Une fois le paiement reçu, le fournisseur de service devra pouvoir rendre compte de l'utilisation des fonds versés par anticipation. Le fournisseur de services devra soumettre les documents concernant l'utilisation des fonds versés par anticipation et déclarer le solde restant aux COTR IAF désigné par le contrat. Préalablement au versement du dernier paiement lié à la demande de services, le COTR IAF devra déterminer s'il reste un solde sur les paiements versés par anticipation. S'il reste un solde, il sera déduit de la facture finale soumise pour les services fournis et les reçus seront présentés à cette occasion.

Les paiements anticipés devront être limités à certaines circonstances Exemples de circonstances pouvant justifier des paiements anticipés : frais de voyage et autres dépenses nécessitées par la participation à des ateliers, conférences, séminaires ou autres déplacements dans le cadre d'une assistance au bénéficiaire ou d'une vérification programmée par le fournisseur de services ou requise par les activités liées au contrat. Les demandes de paiements anticipés liées à des frais de fonctionnement ou à des dépenses opérationnelles pour l'acquisition de matériel, la location des locaux, l'ameublement et les services téléphoniques peuvent être agréées, mais ne sont pas souhaitables. Les honoraires ne peuvent pas faire l'objet de paiements anticipés.