BPD-IAF-10-R-0009 FRENCH HA.doc

appel d'offresOMB CONTROL NO. 1505-0080/0081

SUR

PAGES

I. APPEL D'OFFRES

1. NUMÉRO DE L'APPEL D'OFFRES

BPD-IAF-10-R-0009

2. DATE DE MISE EN CIRCULATION

15 Octobre de 2010

3. OFFRES ACCEPTÉES JUSQU'AU

18 Novembre de 2010, 2:00 pm ET

4. OFFRES VALABLES POUR 60 JOURS SAUF INDICATION CONTRAIRE CI-DESSOUS

90 jours

5. BUREAU ÉMETTEUR

Department of the Treasury Bureau of the Public Debt Division of Procurement 200 Third Street – Avery 5-F Parkersburg, WV 26106-5312

6. EXPÉDIER L'OFFRE À L'ADRESSE CI-DESSOUS (si l'adresse est différente de celle figurant à la case 5)

7. POUR DES RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES, APPELER (pas d'appels en P.C.V.)

NUMÉRO

PSB3@bpd.treas.gov

8. BREF EXPOSÉ DU MOTIF

Le présent appel d'offres a pour but d'obtenir, pour une durée indéterminée et en quantité indéterminée (DIQI), des services contractuels de vérification de données de subvention en Haïti pour le compte de la Fondation Interaméricaine (IAF).

Cet appel d'offres n'est soumis à aucune restriction. Le code NAICS est 541219, et le montant standard est de 8,5 millions de dollars.

9. SOMMAIRE

II. SOUMISSION D'OFFRE

Le soussigné s'engage à fournir les articles ou services selon les spécifications du présent document, conformément aux conditions énumérées. Les droits et responsabilités des parties concernant un éventuel marché sont définis par le présent document et par tous autres documents qui y seront joints ou intégrés par référence.

11. NOM ET ADRESSE DE L'OFFREUR

12A. SIGNATURE D'UNE PERSONNE AUTORISÉE

12B. NOM DU SIGNATAIRE

12C. TITRE DU SIGNATAIRE

INDICATEUR RÉGIONAL

NUMÉRO

REPRODUCTION LOCALE AUTORISÉE FORMULAIRE FACULTATIF 308 (9-97)

PRODUIT PAR ORDINATEUR

Recommandé par la GSA - FAR (48 CFR) 53.215-1(f) 1re PARTIE – PLAN DE MISE EN OEUVRE

SECTION B – BIENS OU SERVICES ET TARIFS / COÛTS

B.1.

SOMMAIRE DESCRIPTIF DU CONTRAT

Le Contractant fournira les services indiqués à la Section C à un tarif journalier forfaitaire. Les frais de voyages et les coûts administratifs seront remboursés aux niveaux actuellement en cours (voir B.4 et B.5). La durée totale du contrat ne devra pas dépasser 60 mois, pouvant s'étendre sur une période de base et quatre périodes en option unilatérale, comme suit :

B.2. MONTANT MAXIMUM ET MINIMUM DU CONTRAT

Le montant minimum de ce contrat sera de 10 000 $; le montant maximum sera établi en fonction du tarif estimé. Voir la Section M.2.3.

Le vérificateur de donnéés (VD) d'Haïti doit s'attendre à ce que ses responsabilités soient proportionnelles à l'importance et au nombre d'activités prévues au dossier de ce pays et qu'elles correspondent aux besoins de l'Agence ; elles peuvent ainsi augmenter ou diminuer en fonction des modifications éventuellement apportées. Les fluctuations de la situation dans le pays influeront sur l'importance du travail confié à cet agent et sur sa rémunération dans le cadre du présent contrat.

B.3. TARIF CONTRACTUEL

Les prix unitaires indiqués ci-après comprendront le tarif journalier intégral du Contractant (avantages compris) pour les visites sur le terrain, l'organisation ou la présence aux conférences, la formation et les autres services fournis sur demande du Représentant technique du Chargé des contrats (RTCC). Ces tarifs sont fixés pour la durée du contrat. Les coûts associés à C.6 (Réunions régionales hémisphériques) et C.8 (Autres services), tels que les coûts de réservation des salles de réunion et les invitations, ainsi que les coûts associés à ces activités seront soumis aux procédures de commande de travaux énumérées à B.5. Puisque le nombre de jours variera en fonction du type d'activité (voir la Section C), le tarif intégral du Contractant pour chaque activité sera déterminé selon les modalités indiquées à B.5. Le tarif journalier s'applique à la journée de travail de 24 heures et doit être indiqué en dollars U.S.

Période 1re Période 2e Période 3e Période 4e Période de base en Option en Option en Option

(1re Année) (2e Année) (3e Année) (4e Année) (5e Année)

Vérificateur de données (Tarif journalier)

US$ _____

B.4. FRAIS DE VOYAGE

Les frais de voyage applicables au contrat varieront en fonction du nombre et de la situation géographique des bénéficiaires en activité pendant la durée du contrat. Au moment de la soumission du plan de travail, une estimation des frais d'hébergement, de nourriture et de transport sera fournie. Les frais de voyage sont remboursés au tarif agréé par les Normes fédérales sur les voyages. Le Contractant ne sera remboursé pour ses voyages qu'à hauteur des tarifs applicables à la région, conformément aux estimations jugées raisonnables par le RTCC, qui ne doivent qu'exceptionnellement dépasser les frais d'hébergement agréés par le Département d'État, avec l'assentiment du RTCC. Les justificatifs de dépenses pour les voyages doivent être soumis pour les vols aériens, l'hébergement et toutes autres dépenses supérieures à vingt-cinq dollars.

Frais de voyages annuels – Devant servir à l'évaluation des tarifs L'Offreur calculera le nombre de jours / nuits d'hébergement, ainsi que les frais de nourriture et de voyage occasionnés par les visites au Bénéficiaire (comme indiqué à la Section M.2.3.).

Période 1re Période 2e Période 3e Période 4e Période de base en Option en Option

(1re Année) (2e Année) (3e Année) (4e Année) (5e Année) Frais de Voyage

(pour ne pas dépasser) US$ _____

B.5. BONS DE COMMANDE

Dans le cadre du présent contrat, l'Agence gouvernementale émettra des bons de commande conformément aux tarifs indiqués dans cette section et aux instructions de la Section G.5. Une fois le plan de travail envoyé au Contractant (tous les douze mois), celui-ci devra soumettre un budget pour chacune des visites prévues sur le terrain. En plus du nombre de jours anticipés pour ces visites, le Contractant pourra inclure, dans les coûts prévus, les frais de voyage (transport, hébergement, repas et dépenses occasionnelles), ainsi que les dépenses administratives (virements bancaires, appels téléphoniques, frais d’accès internet,frais de courrier, de photocopie et d'expédition par fax). Les frais de voyage hors du pays et pour y revenir ne doivent pas être inclus, sauf dans les cas jugés appropriés par le RTCC.

Le RTCC examinera les propositions et pourra les approuver ou demander qu'elles soient révisées. Le Chargé des contrats expédiera par courriel au Contractant un bon de commande où sera précisé un montant maximum.

Les Bons de commande seront aussi expédiés au contractant du pays d'accueil, à l'occasion des réunions régionales hémisphériques, pour les présences aux réunions, la participation aux séances de formation et les autres services requis durant la période couverte par le contrat.

SECTION C – FONDATION INTERAMÉRICAINE

AU SUJET DE NOTRE TRAVAIL (PWS)

C.1. GÉNÉRALITÉS

La Fondation Interaméricaine (IAF) est une agence autonome du gouvernement des États-Unis fondée dans le cadre de la Loi sur l'Assistance Étrangère [Foreign Assistance Act] de 1969. Sa mission est de promouvoir le développement durable à la base dans des pays d'Amérique Latine et des Caraïbes. Dans ce but, l'IAF fournit directement des subventions à des associations de base et organisations communautaires d'Amérique Latine et des Caraïbes afin de les aider à mettre en oeuvre des projets qu'elles ont elles-mêmes conçus pour le développement et pour la réduction de la pauvreté.

Depuis le début de ses activités en 1972, l'IAF a versé plus de $630 millions à travers environ 5 000 subventions. De nombreuses subventions ont servi à soutenir des organisations de base telles que des coopératives agricoles de petites entreprises urbaines ; d'autres ont été accordées à de plus grandes associations intermédiaires qui fournissent à des groupements de base du crédit, de l'assistance technique, de la formation et de l'aide en matière de marketing. La plus grande partie des fonds fournis par l'IAF a été investie dans la production de nourriture et de denrées agricoles et, en second lieu, dans le développement des micro-entreprises, l'éducation et la formation. Pour des informations complémentaires sur l'IAF, veuillez vous brancher sur notre site Web à l'adresse www.iaf.gov.

Le développement à partir de la base porte des fruits, et la meilleure preuve en est que cette approche du développement est aujourd'hui celle que privilégient de nombreux donateurs internationaux, ainsi que des entités des secteurs public et privé à travers l'hémisphère. Néanmoins, l'IAF s'applique à découvrir des indices précis de réussite par l'analyse des résultats obtenus de ses projets. En 2000, l'IAF a conçu et élaboré un outil de collecte de données appelé à recueillir et évaluer des informations sur les résultats à l'aide de tableurs Excel. Cet outil mesure à la fois les résultats tangibles et intangibles à trois niveaux : celui des individus, des associations et de l'ensemble de la société. L'une des conditions du décaissement des fonds de subvention est que les Bénéficiaires acceptent d'enregistrer et de soumettre à l'IAF, tous les six mois, les résultats obtenus pendant toute la durée de leurs projets. Les vérificateurs de données (VD), engagés contractuellement par l'IAF pour les pays en question, vérifient ensuite les résultats rapportés par les Bénéficiaires et rapportent à leur tour à l'IAF les données qu'ils ont pu valider, accompagnées de leurs observations sur les causes ayant facilité ou fait obstacle à la réalisation des objectifs de projet. L'IAF forme les nouveaux vérificateurs de données à l'utilisation de son outil de collecte de données. Pour des informations complémentaires à ce sujet, veuillez consulter le site http://www.iaf.gov/grants/grassroots_dev_framework_en.asp et cliquer sur le lien « How to measure grant results? » [Comment mesurer les résultats de subvention obtenus ?]

C.2. OBJECTIF

La Fondation Interaméricaine cherche un Contractant qualifié en Haïti pour la vérification de données de subvention dans ce pays.

L'IAF octroie approximativement six subventions par pays annuellement. Les subventions s'échelonnent d'habitude sur une période d'un, de deux ou de trois ans, et prévoient des visites de vérification, comme suit : une visite initiale de familiarisation par le vérificateur de données, une visite de vérification tous les six mois et une visite finale à la clôture du projet. La plupart des subventions sont octroyées pour une durée de trois ans ; pendant la durée d'une subvention de trois ans, le Contractant rendra donc au Bénéficiaire environ sept visites. On s'attend à ce que chaque visite au Bénéficiaire nécessite du vérificateur une disponibilité personnelle d'environ six jours, à savoir le temps des préparatifs (contact avec le Béhéficiaire, lecture des documents relatifs à la subvention, reproduction des rapports), la durée du voyage, les rencontres avec le Bénéficiaire et ses sous-traitants, et la rédaction des rapports de visite.

Même si les informations obtenues par le Contractant à l'occasion des visites de familiarisation et de vérification sont communiquées au Bureau d'Évaluation de l'IAF par les rapports sur les résultats, toutes les prises de contact avec les bénéficiaires de l'IAF doivent être arrangées par le Bureau des Programmes de l'IAF, d'habitude à travers le Représentant de la Fondation (RF) affecté au pays où travaille le Contractant.

C.3. CONDITIONS D'ÉLIGIBILITÉ

Le Contractant devra posséder l'expérience requise ou les connaissances nécessaires à l'exécution du travail décrit à la Section C.4. Les conditions d'éligibilité d'un éventuel Contractant sont les suivantes :

(a) un minimum de trois ans d'expérience dans les recherches en sciences sociales, y compris les interviews sur le terrain, la compilation et l'analyse de données primaires et secondaires, la conception ou la mise en oeuvre d'outils de sondage, avec expérience dans les projets de développement à la base (ONG ou organismes de base) ;

(b) un diplôme universitaire dans une discipline apparentée aux sciences sociales (par exemple, l'économie, la sociologie ou les statistiques)

(c) de l'expérience dans le domaine de la surveillance et de l'évaluation de projets, en ce qui concerne les groupes de base (locaux) et organismes sans but lucratif ; et

(d) un minimum de trois années d'expérience dans le travail avec des organisations non gouvernementales ou des associations de base.

Le Contractant devra posséder les compétences linguistiques spécifiques au pays, en l'occurrence le créole et le français; le contractant devra avoir assez de maîtrise du français et du créole pour parler, lire et écrire dans ces langues à un niveau professionnel. Le Contractant doit être capable de communiquer en l'espagnol ou en l'anglais pour parler, lire et écrire dans ces langues à un niveau professionnel.

Le Contractant devra faire montre d'ouverture d'esprit et de sensibilité aux environnements pluriculturels et pluridisciplinaires. Il devra être prêt à aller dans des régions très reculées afin de rencontrer les bénéficiaires et leurs sous-traitants, ainsi que des personnes impliquées dans des coopératives agricoles, des petites entreprises, des associations communautaires, des entités des secteurs public et privé et des organisations fournissant de l'assistance technique.

Le Contractant devra être présent en personne en Haïti pendant toute la durée du contrat, sauf dans les circonstances où sa présence sera requise par le RTCC pour des activités dans d'autres pays. Son travail comprendra à la fois des tâches sédentaires dans un bureau et de nombreux voyages dans les secteurs ruraux. Les visites sur le terrain peuvent entraîner l'épuisement ou des malaises physiques, et nécessiter l'utilisation de moyens de transport locaux pour se rendre dans des régions reculées, la marche et des randonnées dans des zones difficiles d'accès, ainsi que donner lieu à des difficultés sanitaires telles que la carence d'eau potable, le manque d'accès à des centres de soins modernes et l'exposition potentielle aux maladies. Le Contractant doit être prêt à se rendre dans des zones éloignées du pays et à y séjourner afin de travailler sur le terrain, dans les locaux utilisés par les bénéficiaires ou là où se déroulent leurs activités.

C.4. TÂCHES

Le Contractant sera chargé des tâches suivantes :

· Apprendre aux bénéficiaires comment utiliser l'outil de collecte de données de l'IAF.

· Former les bénéficiaires aux stratégies de collecte de données.

· Venir en aide aux bénéficiaires en ce qui concerne les indicateurs qui posent des difficultés dans la collecte de données.

· Enregistrer et vérifier les résultats de subvention avec les bénéficiaires, les sous-traitants et les partenaires aux activités de subvention.

· Rédiger des rapports concernant les conclusions de la visite de vérification de données.

· Soumettre à l'IAF, par courrier électronique, les résultats de données vérifiés en fonction d'indicateurs désignés.

· Rédiger des rapports sur l'historique des projets, dans le cas de subventions arrivées à échéance ou suspendues.

· Participer à l'évaluation de subventions arrivées à échéance.

· Communiquer avec le FR et le Service local de Liaison et de Consultation (LLAS) par téléphone, par courriel ou par des rencontres en personne, dans le but d'échanger des informations sur les progrès du projet.

· Sur demande du RTCC, accompagner les employés et contractants de l'IAF lors de leurs visites sur le terrain.

· Fournir des services de vérification de données de subvention dans d'autres pays, sur demande du RTCC.

· Participer à des Évaluations de la Qualité du Travail (QPA) devant être effectuées au moins une fois au cours de la période couverte par le contrat. La QPA sera menée par le RTCC et nécessitera l'accès aux archives de la Subvention ainsi que la disponibilité personnelle du Contractant.

· Participer à des séances de formation ou à des conférences approuvées par le RTCC.

· Entreprendre toute activité requise par le RTCC dans le cadre du présent PWS.

C.5. MÉthodologie C.5.1 Visite de Familiarisation du Vérificateur de données (VD) Le Contractant effectuera une visite de familiarisation VD au lieu de travail des bénéficiaires peu de temps après l'octroi des subventions, pas plus tard que dix semaines après avoir reçu du RTCC un exemplaire de l'Accord de Subvention. Le Bureau des Programmes de l'IAF peut demander au Contractant d'accompagner le FR à l'occasion de sa visite de familiarisation pour le compte de ce Bureau, avec le personnel LLAS affecté au pays en question et avec l'auditeur. Si cette demande n'est pas faite par le Bureau des Programmes de l'IAF au Contractant, ce dernier effectuera lui-même sa visite de familiarisation après avoir reçu l'autorisation du RTCC. Le compte rendu de la visite de familiarisation doit être soumis à l'IAF dans les 30 jours qui suivront la visite.

C.5.1.1. Préalablement à la visite de familiarisation du VD, le Contractant devra :

a) assurer la coordination de la visite de familiarisation avec le FR et le LLAS afin de déterminer si le Contractant les accompagnera à l'occasion de ladite visite ou s'il effectuera seul sa visite de familiarisation ;

b) soumettre une proposition de budget au RTCC aux fins de révision et d'approbation ;

c) demander à l'IAF ou au LLAS un exemplaire complet de la dernière version de l'Accord de Subvention ;

d) examiner les objectifs de subvention inclus dans l'Accord de Subvention ;

e) discuter avec le FR des indicateurs définis par ce dernier concernant le projet du Bénéficiaire et présenter des suggestions, si le FR le lui demande ;

f) examiner les indicateurs définitifs sélectionnés ou approuvés par le FR et demander tout éclaircissement nécessaire ;

g) choisir avec le Bénéficiaire les dates de la visite de familiarisation.

C.5.1.2. Au cours de la visite de familiarisation, le Contractant accomplira les tâches ci-dessous avec le Bénéficiaire :

a) Examiner et vérifier la rigueur et l'exhaustivité des données de base afin de mesurer les objectifs du projet présentés dans la proposition de projet.

b) Revoir avec le Bénéficiaire les objectifs de la Subvention et les indicateurs identifiés par le FR comme indicateurs prioritaires avant la visite. Cette discussion offrira au Bénéficiaire une occasion de suggérer des changements dans la sélection des indicateurs. Si les indicateurs recommandés sont acceptés par le Bénéficiaire, le Contractant en informera le RTCC et le FR, si ce dernier n'était pas présent à la visite de familiarisation.

c) Consulter le FR en vue d'obtenir des clarifications sur toute question soulevée par le Béneficiaire.

d) Expliquer comment le Bénéficiaire devra soumettre des rapports concernant les indicateurs sélectionnés. Le Contractant fera des recommandations au Bénéficiaire au sujet des données à collecter, de la façon de collecter les données et de la façon de rendre compte des données en utilisant l'outil de collecte de données.

e) Installer la version la plus récente du logiciel de collecte de données sur l'ordinateur du Bénéficiaire et apprendre aux employés du Bénéficiaire comment enregistrer les résultats de subvention.

f) Souligner à l'attention du Bénéficiaire les dates de soumission des rapports conformément à la lettre d'accompagnement jointe à l'Accord de Subvention.

Le Contractant s'abstiendra de conseiller ou de fournir de l'assistance technique au Bénéficiaire en matière de gestion ou d'interprétation de la Subvention ou concernant la mise en oeuvre des activités de subvention. Ces attributions relèvent du domaine de supervision de l'IAF et sont exercées en dehors du Bureau des Programmes de l'IAF. Les questions relatives à la mise en oeuvre des activités ou à l'interprétation de l'Accord de Subvention doivent être adressées directement, par le Béneficiaire, au FR ou au LLAS affecté au pays. Toute question relative à l'interprétation du contrat conclu entre le Contractant et l'IAF doit être adressée au RTCC.

C.5.1.3. Après la visite de familiarisation du VD, le Contractant devra soumettre un compte rendu de la visite, où devront figurer les éléments ci-dessous :

a) le nom de la personne qui a servi de guide au cours de la visite de familiarisation sur le lieu de travail du Bénéficiaire et les dates de la visite;

b) les noms des personnes interviewées sur le lieu de travail du Bénéficiaire;

c) la description et les objectifs du projet;

d) les indicateurs sélectionnés;

e) les résultats attendus;

f) les données de base pour les indicateurs sélectionnés;

g) les étapes du projet réalisées année après année tout au cours de la durée du projet;

h) les éventuelles opportunités d'apprentissage (tendances émergentes en matière de développement, techniques jugées efficaces, etc.)

Le Contractant devra aussi, à travers le FR et le RTCC, notifier l'IAF de toute question nécessitant des clarifications ou des solutions abordées pendant la visite de familiarisation, ou de toute préoccupation liée aux indicateurs antérieurement sélectionnés.

C.5.2. Visites de vérification des résultats de subvention Après la visite de familiarisation du VD, le Contractant devra rendre visite tous les six mois à chacun des bénéficiaires jusqu'à la fin de la période de subvention, afin de vérifier les données citées par les bénéficiaires dans leurs rapports sur les indicateurs. Le Contractant devra soumettre, au sujet des visites à effectuer pour la vérification des résultats, une proposition de calendrier au RTCC et au FR, aux fins d'approbation et de coordination, préalablement aux visites. La visite semestrielle de vérification devra se dérouler dans les quatre semaines qui suivront la soumission des rapports par les bénéficiaires, à moins d'un avis contraire écrit du RTCC. Le Contractant devra envoyer à l'IAF, par courriel, le rapport sur la vérification des résultats des données de subvention à l'aide de l'outil de collecte de données de l'IAF, dans les 30 jours qui suivront sa visite de vérification. De même, dans les 30 jours qui suivront sa visite de vérification, le Contractant soumettra au Bureau d'Évaluation un sommaire des plus importants résultats produits par le projet depuis la visite précédente, faisant état des causes ou des conditions qui ont facilité ou limité l'obtention de ces résultats.

C.5.2.1. Préalablement à la visite de familiarisation, le Contractant devra :

a) recevoir du Bénéficiaire un exemplaire des Activités du Programme et du Rapport sur les Résultats de l'Accord de Subvention ;

b) soumettre au FR un calendrier proposé pour toutes les visites et les coordonner avec lui ;

c) arranger une rencontre avec le Bénéficiaire pour examiner les données sur les résultats de subvention ;

d) examiner les résultats de subvention déclarés par le Bénéficiaire pour chacun des indicateurs sélectionnés.

C.5.2.2. Au cours de la visite de familiarisation, le Contractant accomplira ce qui suit, en collaboration avec le Bénéficiaire :

a) organiser des entretiens et des séances de concertation avec les employés et partenaires du Bénéficiaire et ses sous-traitants pour la vérification des résultats de subvention ;

b) comparer les données du rapport précédent aux données actuelles afin de s'assurer qu'aucune donnée du rapport précédent n'a été transférée ou reproduite dans le rapport actuel sur les résultats de subvention ;

c) vérifier qu'aucune donnée correspondant aux indicateurs sélectionnés n'a été omise.

C.5.2.3. Après chaque visite de vérification, le Contractant devra enregistrer dans l'outil de collecte de données de l'IAF les données de subvention suivantes :

a) nom de la personne ayant effectué la visite de vérification des données de subvention et date de la visite ;

b) noms des personnes interviewées sur le lieu de travail du Béneficiaire, ainsi qu'à celui d'autres organisations privées et publiques, et un échantillon des interviews réalisées ;

c) recommandations du Contractant au Bénéficiaire concernant la méthode de collecte de données afin d'assurer la qualité des résultats ;

d) recommandations concernant la mise à niveau de l'outil de collecte de données de l'IAF.

C.5.2.4. Le Contractant devra accomplir au moins ce qui suit dans sa vérification des données :

a) revoir le dernier rapport soumis par le Bénéficaire, y compris les indicateurs ;

b) examiner les fichiers et documents conservés par le Bénéficiaire ; conduire des interviews, séances de concertation, et évaluations avec le Bénéficiaire, ses sous-traitants et ses partenaires;

c) soumettre à l'IAF les données sur les résultats de subvention vérifiées en fonction des indicateurs sélectionnés ; les résultats de subvention devront être soumis à l'IAF par courriel, à l'aide de l'outil de collecte de données de l'IAF;

d) former ou fournir de l'assistance technique au Béneficiaire quand des indicateurs posent des difficultés dans la collecte des données requises;

e) coordonner toute visite sur les lieux ou programmer des déplacements avec le FR, et en soumettre une copie au RTCC, qui donnera son avis sur les dates choisies, ainsi que sur toutes questions soulevées par l'IAF au sujet des activités de subvention et des rapports pouvant intéresser le Contractant.

C.5.3 Visite finale et Enregistrement des informations Dans le cas des subventions récemment arrivées à échéance, le Contractant rendra visite au Bénéficiaire et à quelques sous-traitants de projets choisis au hasard, dans les 45 jours qui suivront l'échéance de ces subventions. Le Contractant notifiera le FR de la visite finale, qu'il coordonnera avec lui, le cas échéant. Le Contractant vérifiera, expliquera et complètera, si c'est nécessaire, les résultats de subvention déclarés par le Bénéficiaire dans son rapport final. De plus, le Contractant rédigera un rapport narratif où il fera état des réalisations ou des échecs du projet de subvention et des leçons à en tirer. Dans les 45 jours suivant la visite finale sur le lieu de travail du Bénéficiaire, le Contractant soumettra à l'IAF une analyse des objectifs, de la durabilité et de l'impact du projet de subvention.

C.5.4 Évaluation par l'IAF des subventions arrivées à échéance Au cours de l'année budgétaire, l'IAF choisira quelques-unes des subventions arrivées à échéance pour en faire l'évaluation. Sur recommandation du RTCC et si le bon de commande l'exige, le Contractant participera aux évaluations au niveau du travail préparatoire, des rapports de visites et du rapport final, et il pourra lui être demandé d'aider l'IAF à trouver / engager un sous-traitant / consultant comme spécialiste local pour les évaluations ; ce sous-traitant sera engagé séparément et rémunéré directement par l'IAF. Il pourra aussi être demandé au Contractant de produire des observations, conduire des interviews, enregistrer les informations sur l'impact du projet et gérer des contrats de sous-traitance. Les rapports d'évaluation nécessaires seront livrés à l'IAF dans les 45 jours qui suivront la visite d'évaluation finale.

C.6. RÉUNION RÉGIONALE HÉMISPHÉRIQUE AVEC LE PERSONNEL DE L'IAF ET LES CONTRACTANTS Une fois l'an, ou quand le Bureau d'Évaluation le jugera nécessaire, le Contractant participera à une réunion ou un atelier régional hémisphérique en compagnie d'autres contractants et employés de l'IAF, dans le but d'évaluer les activités, d'examiner et de mettre à jour les stratégies et moyens de collecte de données, et de se communiquer leurs méthodes de travail jugées les plus efficaces et leur perception de l'impact des subventions par région et par pays. Les frais de voyage du Contractant à l'occasion de ces réunions seront remboursés par l'IAF, selon les conditions applicables aux factures reçues (Section G.4). Le Contractant touchera une indemnité journalière conforme au prix unitaire indiqué à la Section B, à l'occasion de son déplacement pour assister à la réunion régionale hémisphérique.

Il sera faix choix d'un contractant dans le pays d'accueil, qui aidera à programmer et à gérer les besoins logistiques de la réunion régionale hémisphérique. Le lieu de cette réunion changera chaque année. Dans le cadre des préparatifs de la réunion, le contractant du pays d'accueil devra réserver un local. Les frais associés au local de la réunion, à l'hébergement des participants, à leur indemnité journalière et à leur transport seront à la charge de l'IAF. Dans les deux semaines qui suivront la clôture de la réunion, le contractant du pays d'accueil rédigera et soumettra une copie du procès-verbal de la réunion au RTCC. Une fois le procès-verbal approuvé par le RTCC, le contractant distribuera un exemplaire du rapport à tous ceux qui auront participé à la réunion.

C.7. ÉVALUATION DE LA QUALITÉ DU TRAVAIL

En plus des évaluations de la qualité du travail soumises annuellement par le Contractant, une évaluation sera effectuée pendant la durée du contrat. Le RTCC effectuera cette évaluation afin d'examiner et d'évaluer les dossiers administratifs et les méthodes de vérification utilisées à l'occasion des visites de vérification. Dans un délai d'un mois après la visite, le RTCC chargé de l'évaluation soumettra un rapport au Contractant, faisant état de ses observations et de son évaluation du travail du Contractant. Le Contractant aura 30 jours pour apporter toute clarification nécessaire au rapport avant que celui-ci ne soit considéré définitif.

C.8. Autres services L'IAF peut requérir d'autres formes d'assistance technique ou des services connexes pour ses Bénéficiaires, ses employés ou ses contractants dans le cadre du présent contrat. Les modalités précises concernant ces autres services seront énoncées dans des demandes de travail appropriées. Ces autres services, tels que définis par le RTCC, seront fournis en plus des services de vérification de données, selon un tarif conforme aux tarifs journaliers de la Section B.3. Il pourra, à ces occasions, être demandé au Contractant de se rendre dans d'autres pays afin de fournir les services requis par l'IAF.

C.9. PRODUITS LIVRABLES (voir aussi le Récapitulatif des Critères de Performance) Les produits livrables pour les services de vérification de données seront les documents suivants :

1.

rapport sur la visite de familiarisation du VD

2.

rapport sur la vérification des résultats de subvention (premier des deux rapports concernant la visite de vérification des résultats de la subvention)

3. un résumé de vérification de données concernant les réalisations de la période en question, faisant état des facteurs qui y ont contribué (second des deux rapports concernant la visite de vérification des résultats de la subvention)

4. un rapport final sur les données concernant les résultats de la subvention (premier des trois rapports sur la visite finale)

5. documentation sur l'historique du projet (deuxième des trois rapports sur la visite finale)

6. analyse des subventions arrivant à échéance, en fonction de leur objectif, de leur durabilité et de leur impact (troisième des trois rapports sur la visite finale)

7.

Rapport d'Évaluation de l'IAF (subventions arrivées à échéance)

8.

procès-verbal de la conférence régionale hémisphérique (contractant du pays d'accueil uniquement)

C.10. DOCUMENTS REQUIS

Tous les rapports soumis à l'IAF par le Contractant devront être rédigés en espagnol. Toutes les communications adressées au RTFF devront être en espagnol ou en anglais.

1. Directives et Instructions – Le Contractant suivra les directives actuellement en vigueur et les nouvelles directives du RTCC en matière de collecte, enregistrement et transmission de données, dans la préparation des rapports sur les résultats et évaluations des subventions arrivées à échéance. Le Contractant rencontrera en Haïti le RTCC et d'autres employés de l'IAF, si on le lui demande, afin de recevoir les directives ou instructions et de faire part des résultats de collecte de données et d'autres activités prévues par le présent Contrat.

2. Système de classement – Le Contractant établira un système de classement pour les documents liés aux subventions et pour leurs résultats respectifs. Ces documents sont confidentiels et seuls pourront y accéder le personnel de l'IAF et les consultants indépendants avec une autorisation écrite du RTCC.

À l'échéance du contrat, tous les dossiers et documents liés à la Subvention seront retournés à l'IAF. Tous les dossiers électroniques devront être compatibles avec le logiciel actuellement utilisé par l'IAF, qui est le MS Office 2003 (Word et Excel). Toutes les données et informations recueillies pendant la durée du contrat seront considérées confidentielles et ne seront communiquées à des tiers qu'avec le consentement préalable de l'IAF.

C.11. CRITÈRES DE PERFORMANCE

L'objectif du Récapitulatif des Critères de Performance (PRS) est d'établir un plan d'assurance de qualité pour les services de vérification de données en Haïti. Ce plan fournit au RTCC un élément de référence, enrichi de l'apport du Bureau des Programmes de l'IAF, pour l'évaluation de la qualité du travail du Contractant. Les explications fournies dans le contrat et dans ce plan aideront à garantir que le niveau des services atteindra et maintiendra la qualité exigée pendant toute la durée du contrat. De plus, ce plan donne au RTCC un moyen de prévenir une performance inacceptable ou déficiente, tout en fournissant des données vérifiables pour toute évaluation requise au sujet des performances antérieures.

Il incombe au Contractant d'exécuter les tâches spécifiées dans ce contrat en vertu du Récapitulatif des Critères de Performance présenté ci-après de façon détaillée. Le Contractant sera soumis aux mesures d'incitation et de dissuasion associées au PRS.

RÉCAPITULATIF DES CRITÈRES DE PERFORMANCE (PRS)

Le RTCC devra enregistrer la date à laquelle le rapport concernant la visite a été reçu par l'IAF et son contenu, vérifié.

Le paiement des factures associées à cette activité est conditionné à l'accomplissement de la visite requise et à l'acceptation, par l'IAF, du rapport qui doit suivre la visite. Aucun paiement ne sera versé pour cette subvention particulière jusqu'à ce que le Rapport sur la visite de familiarisation soit reçu et accepté.

Le RTCC enregistrera la date à laquelle le rapport sur les données, l'historique du projet jusqu'à la date d'échéance et le rapport d'analyse ont été reçus, et leur contenu, vérifié.

Le paiement des factures associées à la visite finale est conditionné à l'accomplissement de cette activité et à l'acceptation, par l'IAF, des rapports requis. Aucun paiement ne sera versé pour les visites finales jusqu'à ce que les trois rapports de clôture requis au paragraphe C.5.3 soient reçus et acceptés.

SECTION D – EMBALLAGE ET MARQUAGE

D.1. AFFRANCHISSEMENT ET FRAIS D'EXPÉDITION

Tous les frais d'affranchissement et d'expédition déboursés pour communiquer des informations ou faire parvenir des plis au Chargé des contrats (CC) ou au RTCC seront à la charge du Contractant, à moins que celui-ci et le RTCC n'aient conjointement décidé d'autres arrangements.

D.2. PRÉPARATION À LA LIVRAISON

Tous les articles à expédier seront emballés conformément aux normes commerciales en vigueur.

D.3 MARQUAGE DES COLIS

Pour faciliter l'identification des colis expédiés à l'Agence gouvernementale, le Contractant et les sous-traitants marqueront chaque pli, paquet ou conteneur (à l'intérieur et à l'extérieur) du numéro de contrat de l'Agence gouvernementale, sans omettre le numéro du bon de commande ; tous les colis doivent être marqués conformément aux normes commerciales en vigueur.

SECTION E – VÉRIFICATION ET ACCEPTATION

E.1. 52.252-2

CLAUSES INCORPORÉES PAR RÉFÉRENCE (FÉVRIER 1998)

Ce contrat comporte une ou plusieurs clauses qui lui sont incorporées par référence, avec la même vigueur et le même effet que si elles faisaient partie intégrante du texte. Le Service des contrats peut mettre à disposition l'intégralité du texte, sur demande. De plus, le contenu intégral des clauses peut être visionné électroniquement à l'adresse suivante : www.acquisition.gov/far.

La clause ci-dessous est incorporée par référence :

E.2. 52.246-6 VÉRIFICATION – TEMPS DE TRAVAIL ET MATÉRIAUX ; RÉMUNÉRATION HORAIRE (MAI 2001)

E.3. VÉRIFICATION ET ACCEPTATION

Le RTCC vérifiera et décidera de l'acceptation de tout travail réalisé en vertu de ce contrat pour assurer la conformité au contrat et au Récapitulatif des Critères de performance.

E.4. DOSSIERS

Le Contractant devra conserver tous les documents et dossiers concernant les services fournis dans le cadre du contrat, et les tenir à la disposition du Chargé des contrats (CC) et du RTCC. Le Contractant devra se conformer aux exigences de FAR 4.7, intitulées « Conservation des dossiers par le Contractant ».

E.5. CONTRÔLE DE LA QUALITÉ

Le Contractant devra immédiatement porter à la connaissance du RTCC tout problème ou toute situation qui pourrait influer négativement sur la conformité aux clauses du contrat et du bon de commande, et informer le RTCC des mesures qu'il compte prendre pour résoudre ces problèmes.

SECTION F – PRESTATIONS OU PERFORMANCE

Les clauses ci-dessous sont incorporées par référence :

F.1. 52.242-15

ORDRE DE CESSATION DE TRAVAIL (AOÛT 1989)

F.2. 52.242-17 RETARD DE TRAVAIL CAUSÉ PAR L'AGENCE GOUVERNEMENTALE (AVRIL 1984)

F.3. PRODUITS LIVRABLES

En plus des produits livrables énumérés dans le Cahier des charges (C.9.), les prestations associées aux Autres Services (voir C.8) seront mentionnées dans les bons de commande émis dans le cadre du contrat.

F.4 LIEU DE LIVRAISON

Tout article adressé au RTCC sera expédié à l'adresse spécifiée dans le contrat (voir G.3)

SECTION G – INFORMATIONS ADMINISTRATIVES CONCERNANT LES CONTRATS

G.1. RESPONSABLES DU SERVICE CHARGÉ DES CONTRATS

Personne chargée des contrats : Gina Hanna Responsables administratifs des contrats : sera désigné à l'occasion de l'adjudication du contrat Négociateur de contrat : Mindy Wargowsky

Adresse :

Department of the Treasury Bureau of the Public Debt Division of Procurement, 200 Third Street - Avery 5F Parkersburg, WV 26106-5312 Adresse électronique: sera désigné à l'occasion de l'adjudication du contrat

Télécopieur : (304) 480-7204

G.2. GESTION DES CONTRATS

Aucun arrangement, accord, modification au contrat ou au bon de commande, ni aucune autre dérogation aux modalités de ce contrat, ne devra être décidé entre le Contractant et une personne autre que les Chargés de contrats, ne prendra effet, ni n'entraînera d'obligation pour l'Agence gouvernementale. Les Chargés de contrats sont les seules personnes habilitées à effectuer ou à avaliser des changements aux modalités de ce contrat et, quelles que soient les clauses existant par ailleurs dans ce contrat, les Chargés de contrats restent les seules personnes habilitées en la matière. Dans l'éventualité où le Contractant effectuerait des changements en accord avec une personne autre que les Chargés de contrats, ces changements seront considérés comme effectués sans autorisation et aucun ajustement de prix ne sera apporté au contrat en ce qui concerne les débours entraînés par ces changements.

G.3. DTAR 1052.201-70 DÉSIGNATION ET ATTRIBUTIONS DU REPRÉSENTANT TECHNIQUE DU CHARGÉ DES CONTRATS (RTCC) (AVRIL 2004)

a) Le Représentant technique du Chargé des contrats sera désigné à l'occasion de l'adjudication du contrat.

b) L'exécution des travaux dans le cadre de ce contrat sera soumise à la supervision technique du RTCC auquel il est fait référence plus haut ou d'un représentant désigné par écrit. L'expression « supervision technique » désigne, sans s'y limiter, la supervision du Contractant qui assigne ou réassigne les travaux ou les transfère entre les lieux ou zones de travail, fournit les instructions détaillées et assure autrement que le travail réclamé dans le bon de commande est réalisé de façon satisfaisante.

c) La supervision technique doit s'exercer dans le cadre du cahier des charges ou du bon de commande.

Le RTCC n'est pas habilité à donner des directives techniques qui :

1) constituent un changement d'affectation ou un supplément de travail non compris dans le cahier des charges ou le bon de commande ;

2) constituent un changement, selon la définition contenue dans la clause intitulée « Changements » ;

3) entraînent, de quelque façon que ce soit, une hausse ou une baisse du prix du contrat ou du temps requis pour les travaux du contrat ;

4) entraînent un changement affectant les modalités du contrat, le cahier des charges ou le bon de commande ;

5) sont contraires aux droits du Contractant de travailler selon les modalités du contrat ; ou

6) exercent un effet de direction ou de contrôle quelconque sur le travail des employés du Contractant.

d) La supervision technique peut s'exercer oralement ou par écrit. Dans le cas de directives orales, le RTCC confirmera ces dernières par écrit, sous cinq jours travaillés, et fera parvenir une copie de la confirmation au Chargé des contrats.

e) Le Contractant ne tardera pas à exécuter les travaux réclamés par les directives techniques du RTCC. Toutes les fois que, de l'avis du Contractant, une directive du RTCC ou d'une personne désignée par celui-ci tombe sous le coup d'une des restrictions sus-citées, le Contractant en informera le Chargé des contrats, au plus tard, au début du jour ouvrable suivant.

f) Au cas où le Contractant et le Chargé des contrats n'arriveraient pas à convenir qu'une directive technique tombe sous le coup desdites restrictions, la question serait traitée selon les modalités de la clause intitulée « Affaires en litige ».

G.4. INSTRUCTIONS DE FACTURATION

a) Les factures concernant les frais de voyage ou les achats de matériel seront soumises mensuellement pour le mois écoulé. En ce qui concerne les bons de commande payables en fonction du temps de travail et des matériaux, le Contractant peut soumettre les factures arriérées à mesure que le travail progresse, mais seulement une fois par mois tout au plus, à moins d'avoir reçu du Chargé des contrats l'autorisation de les soumettre plus souvent. Les travaux exécutés en fonction de bons de commande multiples ne doivent pas être combinés dans une facture unique. Le Contractant gardera une copie de toutes les factures afin de les soumettre à une vérification, si le Chargé des contrats ou le RTCC le demande.

b) Les factures seront expédiées par voie électronique. Le format recommandé est Microsoft Excel, mais Adobe Acrobat Portable Document Format (PDF) et Microsoft Word sont aussi acceptables. L'adresse d'expédition par courriel sera communiquée lors de l'adjudication du marché.

c) Toute facture correctement préparée doit comprendre les informations ou les pièces jointes ci-dessous :

1) le nom de l'entreprise et la date de la facture ;

2) le numéro du contrat ou de toute autorisation de livrer un article ou de fournir des services ;

3) le numéro du bon de commande, la description, le tarif et le nombre de services ou d'articles fournis, ainsi que leur date ;

4) les modalités d'expédition et de paiement ;

5) les nom, titre et numéro de téléphone de la personne qui a préparé la facture ;

6) le nom et la signature du responsable de certification désigné par le Contractant, ainsi que le titre, le numéro de téléphone et l'adresse postale complète de la personne à qui expédier le paiement ;

7) s'il s'agit de bons de commande payables en fonction du temps de travail et des matériaux, les pièces justificatives indiquant le temps facturé (en faisant état des tâches accomplies), les factures des sous-traitants et toute autre documentation pouvant servir à étayer la facture.

d) Les factures seront acquittées dès leur réception et leur certification par le RTCC.

G.5. BONS DE COMMANDE

G.5.1 Appels à propositions Pour lancer une demande de travail, le RTCC ou le Contractant soumettront un formulaire de « Travail sous Contrat » (voir l'Annexe A). Cette requête peut être envoyée par télécopieur ou par un moyen électronique commercial, à tout moment de la durée du contrat.

a) L'appel à propositions devra contenir au moins les éléments suivants :

1) une description du travail requis

2) la durée fixée pour l'exécution du travail ou la date de son Achèvement

3) les conditions de soumission du rapport et de livraison du travail.

b) L'acceptation d'une proposition de services sera suivie de l'émission d'un bon de commande soumis selon les termes et conditions du présent contrat. En cas de contradiction entre les stipulations d'un bon de commande et celles du contrat, ce dernier prévaudra.

c) Le Contractant n'entamera aucun travail en réponse à une proposition de demande de services jusqu'à ce qu'il en ait obtenu l'autorisation du Chargé des contrats. Tout bon de commande précisera une date d'entrée en vigueur, date à compter de laquelle les travaux débuteront en vue de la livraison des produits ou la fourniture des services à la date (aux dates) spécifiée(s).

d) L'appel à propositions n'engage l'Agence gouvernementale à rembourser aucune dépense liée à la préparation d'une proposition ou à des études effectuées en vue de soumettre ladite proposition, ni n'oblige l'Agence gouvernementale à émettre un bon de commande pour les services en question.