PR15504772 _Local Ad.pdf

EMBASSY OF THE UNITED STATES OF AMERICA

U.S. Department of State

The General Services Office (GSO) Bogotá, Colombia

The General Services Office (GSO) at the U.S. Embassy in Bogotá, Colombia has a requirement for CMR DOOR PANEL WOOD RESTORATION we invite you to read carefully the following minimum requirements:

Conditions of proposal and evaluation criteria.

To be considered for evaluation and award you must include/comply with the following:

• Prices should be in Colombian Pesos (COP). Only for Colombian Vendors.

• Unit price, tax percentage, tax amount and total amount should be stipulated in the quote.

• Submit with the quotation the technical information sheet per model/reference. (For commodities).

• Your offer must show evidence that it meets or exceeds ALL requirements specified in this advertisement.

• Your offer must meet the technical description provided.

• The offer must be valid for six (6) months.

• Your offer must include CONTRACTOR’S CERTIFICATION ON COMPLIANCE WITH

NATIONAL DEFENSE AUTHORIZATION ACT (NDAA)-- 52.204-24 Representation Regarding Certain Telecommunications and Video Surveillance Services or Equipment (Aug 2020)

• Include a statement certifying that the terms of this requirement are clearly understood:

A. REQUIREMENT: Thay your company completely understands the requirement.

B. DELIVERY TERMS: DDP DELIVERY AT THE EMBASSY WAREHOUSE IN BOGOTA.

C. PAYMENT TERMS: 30 Day net payment.

D. VALIDITY OF OFFER: 6 Months

NOTE: We will contact your company clarify or to request additional information during the evaluation process, if necessary.

Delivery Place CMR Bogotá, Colombia

Delivery Terms for U.S. vendors

U.S. vendors: you can send a proposal in USD, but all prices must be DDP at our warehouse in Bogotá - Colombia.

The U.S. Embassy Bogotá will NOT emit a tax exemption certification for Colombian taxes

IMPORTANT NOTE in spite the US embassy is exempt of some Colombian taxes, the Colombian Government courier limits are: $2,000 USD and/or 50 kilos MAX, any package exceeding those limits will no longer be considered courier shipments, and Customs Brokerage + Release of air waybills or Bill of Ladings + Storage fees will be charged, these fees MUST be included in the prospective vendor’s offer as the US Embassy will not cover such expenses.

DELIVERY TERMS: DDP DELIVERY AT THE EMBASSY WAREHOUSE IN BOGOTA. “Delivered Duty Paid” the seller delivers the goods when the goods are placed at the disposal of the buyer, cleared for import on the arriving means of transport, and ready for unloading at the named place of delivery. The seller bears all the costs and risks involved in bringing the goods to the place of destination, has an obligation to clear the goods not only for export but also for import, to pay any duty for both export and import, and to carry out all customs formalities.

Payment Terms

EFT net 30 calendar days, payments will be made upon receipt and acceptance of delivery. No advance payments are allowed.

Site visit

Please use PR15504772 the subject line.

Siti visit will take place on August 20, 2025 at 10:00am If you are interested in participating, please submit the full names and ID numbers of up to two people from your company ) via e‐mail to bogotagsocompras@state.gov by August 15th, 2025.

Deadline to submit questions

Please use PR15504772 the subject line.

Questions are due by August 25th, 2025 at 4:00 PM (Bogota, Colombia - local time) via e‐mail to bogotagsocompras@state.gov All responsible sources may submit an offer that shall be considered.

Deadline to submit your offer

Please use PR15504772 subject line.

Offers are due by September 3rd, 2025 at 4:00 PM (Bogota, Colombia - local time) via e‐mail to bogotagsocompras@state.gov All responsible sources may submit an offer that shall be considered.

Please note that this is a combined synopsis/solicitation for a commercial item, prepared in accordance with the format FAR 12.6, as supplemented with additional information included in this notice. This announcement constitutes the only solicitation; offers are being requested, and a written solicitation will not be issued. The solicitation number is PR15504772 and is issued as a Request for Quotation.

SOW - CMR – Door Restoration – 2025 1 | P a g e

SENSITIVE BUT UNCLASSIFIED

STATEMENT OF WORK

CMR BOGOTA

DOOR RESTORATION

United States Embassy

Bogotá, Colombia

United States Department of State

June 2025

SOW - CMR – Door Restoration – 2025 2 | P a g e

Table of Contents

1. Project Description

2. General Requirements

3. Safety

4. Scope

5. Points of contact

6. Special considerations

7. Attachment

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1. Project Description

The project aims to restore and maintain solid wood architectural surfaces. The work consists of restoring the exposed wood, removing layers of paint, lacquer, and other previous interventions; stabilizing the structure and improving the finish of each piece to ensure its protection and extend its useful life. Two final finish options are contemplated

(natural wood or white), as specified.

1.1.Documents of the Project:

This project work must be completed in accordance with the following:

A. SOW.

B. Base quantities and activities

C. Safety Requirements for Contractors and Subcontractors.

1.2.Contract Award: Anticipated on or about.

This is a firm-fixed-price contract, payable entirely in Colombian pesos. The prices for all

Contract Line-Item Numbers (CLINs) shall include the proper disposal of waste, debris and toxic substances. No additional payments will be made for material, equipment, or labor cost escalations, nor for the contractor's failure to accurately estimate or anticipate the cost or complexity of achieving the required results. The contract price is fixed and will not be adjusted due to fluctuations in currency exchange rates. Site visit is the main input for the contractor to quote and verify the contract requirements.

Limited Notice to Proceed (LNTP)

• Issued after award of contract.

• The government should review and approve all submittals and shop drawings.

Construction Notice to Proceed (NTP)

• Issued after completion of LNTP requirements.

• The government reserves the right to observe fabrication/ construction process.

• Final project completion must be achieved within 70 calendar days.

2. General Requirements

2.1 Existing conditions:

Before any construction activity, the General Contractor shall confirm the existing conditions, produce a set of Construction Drawings, and report any discrepancies with the corresponding attached designs.

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2.2 All formal communications between the Contractor and the Embassy must be conducted in writing via authorized email addresses. No modifications or instructions shall be issued or accepted through any other means. The Embassy will not be held responsible for any actions or decisions taken by the Contractor without formal written instructions from the

Contracting Officer (CO) and/or the Contracting Officer’s Representative (COR).

2.3 Contractor Supplied Personnel Technical Qualifications:

All personnel used in the performance of project work must be authorized and qualified professionals recognized by at least one Colombian authority that has respective jurisdiction or US certification for specific topics.

• Resumes for all proposed team personnel detailing their experience must be submitted to COR. Similar experience must be clearly shown on all resumes submitted.

✓ Casework Restorer/Conservator Professional specialized in local materials

(such as wood), supported in local cultural heritage knowledge.

✓ Master in Aesthetics and Art History.

✓ Minimum experience of 20 years in related projects (including scope and price).

✓ Support experience in local dry woods, joinery, construction systems and manufacturing.

• The name and validation of the certificates must be submitted to the COR prior start of the work.

• Contractor shall have electrical technicians certified by Colombian institute

“CONTE” for all electrical work.

• Equipment manufacturer technicians (factory representatives) but not replace the

Journeyman staff and must be under constant direction and supervision from licensed personnel.

• The use of non-licensed labor should not perform functions beyond helper or manual labor, such as debris removal and must be directly managed and supervised by the contractor.

• The contractor is responsible for all costs associated with shipping, transportation to the construction site, and customs clearance.

• The contractor is responsible for repairing or coordinating the repair of any damage caused to Embassy facilities by its employees, agents, or guests. Embassy personnel may supervise these repairs at their discretion.

• The contractor must adhere to all applicable federal, state, and local laws, including safety, labor, and environmental regulations, ensuring operations are legal and ethical.

• The contractor must maintain the facilities in good condition during the contract period, ensuring that equipment and systems remain safe and functional.

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2.4 Security:

2.4.1 The Contractor must submit a list of employees who will work on this project, to include names (as shown on ID), driver´s license (if applicable) EPS and ARL certificates to the COR within one (1) month of the Notice to Proceed (NTP).

2.4.2 Information on any vehicles must be submitted to the COR within one (1) month of the Notice to Proceed (NTP). This information is to include Traffic license, SOAT Insurance, Good techno mechanical conditions certification, vehicle description, and color.

2.4.3 List of assigned personnel, including full names, roles, ID numbers, technical certifications, and brief resumes.

2.4.4 List of assigned personnel, including full names, roles, ID numbers, technical certifications, and brief resumes. Criminal and disciplinary background certificates for all personnel.

2.4.5 Contractor to provide a Phasing Plan which includes the means to guarantee the security and the safety during the normal operation of the warehouse in the surrounding of affected areas during the demolition and construction phase.

2.5 Materials:

2.5.1 All materials and equipment necessary to complete the Project will be new and free of manufacturing defects.

2.5.2 All materials and equipment necessary to complete the Project will be provided, installed, and commissioned by the contractor directly at the construction site.

2.5.3 All costs associated with shipping, transportation to the construction site, and movement through customs is the responsibility of this contractor.

2.5.4 COR shall approve all materials and procedures before conducting activities.

2.6 Construction equipment and Tools:

2.6.1 All the construction equipment and tools must be provided by the contractor.

2.6.2 All equipment and tools must be in good operating and safe condition. It is the contractor´s responsibility to safeguard them within the work area.

2.6.3 Workers must be certified and trained for the proper use of equipment and machinery necessary.

3. Safety

3.1. General:

The contractor shall provide and maintain work environments and procedures which will safeguard the public and Government personnel, property, materials, supplies, and equipment exposed to contractor operations and activities; avoid interruptions of

Government operations and delays in project completion dates; and control costs in the performance of this contract. For these purposes, the contractor shall:

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3.1.1. Provide appropriate safety barricades, signs and signal lights.

3.1.2. Comply with the standards issued by any local government authority having jurisdiction over occupational health and safety issues.

3.1.3. Ensure that any additional measures the contracting officer determines to be reasonably necessary for this purpose are taken.

3.1.4. The contracting officer shall specify in writing additional requirements regarding safety if the work involves (If applicable):

3.1.4.1. Scaffolding,

3.1.4.2. Work at heights above 1.5 meters,

3.1.4.3. Temporary wiring and portable electric tools require the use of a ground fault circuit interrupter (GFCI) in the affected circuits; other electrical hazards may also require the use of a GFCI.

3.1.4.4. Work in confined space (limited exits, potential for oxygen less than 19.5 percent or combustible atmosphere, potential for solid or liquid engulfment, or other hazards considered to be immediately dangerous to life or health such as water tanks, transformer vaults, sewers, cisterns, etc.)

3.1.4.5. Hazardous materials—a material with a physical or health hazard including but not limited to, flammable, explosive, corrosive, toxic, reactive or unstable, or any operations which creates any kind of contamination inside an occupied building such as dust from demolition activities, paints, solvents, etc.

3.1.4.6. Hazardous noise levels.

3.2. Records:

The contractor shall maintain an accurate record of exposure data on all accidents incident to work performed under this contract resulting in death, traumatic injury, occupational disease, or damage to or theft of property, materials, supplies, or equipment. The contractor shall report this data in the manner prescribed by the contracting officer.

3.3. Before commencing work:

3.3.1. The contractor shall Submit a written plan to the contracting officer for implementing this clause. The plan shall include specific management or technical procedures for effectively controlling hazards associated with the project.

3.3.2. The contractor shall Meet with the contracting officer to discuss and develop a mutual understanding relative to administration of the overall safety program.

3.4. Notifications:

The contracting officer shall notify the contractor of any non-compliance with these requirements and the corrective actions required. This notice, when delivered to the contractor or the contractor's representative on site, shall be deemed sufficient notice of the

SOW - CMR – Door Restoration – 2025 7 | P a g e noncompliance and corrective action required. After receiving the notice, the contractor shall immediately take corrective action. If the contractor fails or refuses to promptly take corrective action, the contracting officer may issue an order suspending all or part of the work until satisfactory corrective action has been taken. The contractor shall not be entitled to any equitable adjustment of the contract price or extension of the performance schedule on any suspension of work order issued under this clause.

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4. Scope

General Observations

Workshop and on-site intervention:

• The doors will be restored in the workshop to ensure a controlled environment and obtain precise finishes.

• The frames and staircase will be treated on-site to minimize the impact on the original structure and facilitate integration with the surroundings.

Environmental protection:

• During the on-site intervention, protective measures will be implemented to avoid damaging other finishes or furnishings.

Restoration process activities to be performed:

1. Door Dismantling

Dismantling doors, including hinges and panels, to transport them to the workshop for specialized treatment.

2. Removal of Previous Finishes

Mechanical and chemical removal (using strippers and solvents) of layers of paint, varnish, and lacquer, preserving moldings, reliefs, and architectural details.

3. Expansion Correction

Treatment of cracks, fissures, disjoints, and small dents by injecting resins or filling with sheet metal, and applying localized heat and moisture.

4. Sanding and Preparation

Manual and mechanical sanding to level the surface, improve texture, and open pores, which optimizes the adhesion of the finishes.

5. Application of Insecticide and Immunizer

Preventive and corrective treatment with Proquimcol Termite Killer, applied both generally and locally, to protect the wood against wood-boring insects and fungi.

6. Application of Protective Finish

Natural finish: Application of two coats of AQUADEVA SEALER followed by two coats of URATER MATE lacquer.

White finish: Application of two coats of white impregnating agent followed by two coats of URATER MATE.

Total area: 313 m²

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7. Restoration of Hardware

Cleaning, restoration, and polishing of the original hardware.

8. Reinstallation and Final Delivery

Reinstallation of the doors in their original location, with verification of adjustments, leveling, and proper operation.

Technical Processes

The project consists of interrelated technical processes that ensure the recovery and preservation of each wooden element. They are described below without mentioning specific quantities or measurements, so that the general procedure is understood:

1. Disassembly

The pieces are carefully disassembled, along with their hardware, to allow for optimal processing in the workshop. This allows for complete control of the work environment and reduces the risk of damage.

2. Removal of Previous Finishes

Mechanical and chemical techniques are used to remove all previous coatings, exposing the original wood without damaging the decorative details.

3. Minor Damage Correction

Dilatations, cracks, dents, and other small defects are identified and corrected using specific techniques (filling, veneers, application of heat and moisture) that ensure structural and aesthetic integrity.

4. Sanding and Surface Preparation

Multi-stage sanding processes are performed to uniform the texture and prepare the wood for the application of immunizing treatments and finishes.

5. Application of Insecticides and Immunizers

The wood is protected against pests and fungi through the application of specialized products, ensuring long-lasting protection and the integrity of the material.

6. Application of Protective Finishes

Two finishing alternatives are offered that, in addition to enhancing the natural beauty or modernizing the appearance, provide a protective barrier against environmental factors such as humidity and ultraviolet light.

SOW - CMR – Door Restoration – 2025 10 | P a g e

7. Hardware Restoration

The metal elements undergo a process of cleaning, polishing, and, when necessary, reconditioning to restore functionality and give the entire structure a renewed aesthetic.

8. Reinstallation

The restored pieces are installed back in their original location, undergoing a thorough inspection to ensure perfect operation and proper integration with the surroundings.

Execution Schedule

An estimated execution time of 10 weeks is expected, subject to negotiation and approval of the work plan. This timeframe includes the coordination of workshop and on-site activities, allowing flexibility to meet quality standards and the client's priorities.

Documentation

As a fundamental part of ensuring the quality and transparency of the work, an individual report will be delivered for each item worked on. Each report will include:

• Photographic records before and after the intervention.

• Detailed description of the treatment performed.

• List of products and tools used.

• Technical observations and recommendations.

• Suggestions for future maintenance.

This set of documents will allow for rigorous control of each stage, facilitating verification of the quality of the work and serving as a basis for future interventions.

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5. Quality Assurance Surveillance Plan (QASP)

5.1. Purpose

The Quality Assurance Surveillance Plan (QASP) establishes the framework for monitoring and evaluating contractor performance in delivering construction services to renovate the VIP bathroom located in the U.S. Ambassador's residence. The QASP ensures that all work meets the required standards for functionality, security, and aesthetics as outlined in the Scope of Work

(SOW).

5.2. Surveillance Methods

The following methods will be used to monitor contractor performance:

a. Inspections: The COR or designated representative will conduct regular inspections of work progress to ensure compliance with the SOW and approved designs.

b. Checklist: Detailed checklists will be used to verify the completion of SOW tasks.

c. Customer Feedback (Punch List): Input from Embassy’s personell will be requested to ensure the solutions meet operational needs.

5.3. Surveillance Frequency

a. Initial Inspection: Upon commencement of work, the COR will verify that the contractor has mobilized appropriately and is prepared to meet the SOW requirements.

b. Progress Inspections: Weekly inspections will be conducted to monitor ongoing work and address any issues promptly.

c. Final Inspection: Upon completion of the project, a comprehensive inspection will be conducted to ensure all deliverables meet the performance standards outlined in the SOW.

5.4. Acceptance Criteria

The project will be deemed complete and accepted when:

a. Project Planning and Management:

The project was executed diligently and seamlessly, with adequate monitoring, statistics, and feedback provided throughout its duration.

b. Technical Execution:

All technical activities were completed, installed, and made operational as specified in the

Statement of Work (SOW).

c. Quality Standards:

All activities were completed to the satisfaction of the Contracting Officer’s Representative

(COR) and met the agreed-upon quality standards.

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6. Hours of Performance

The Contractor shall maintain work schedules. The schedules must take into consideration the hours that the staff can effectively perform their services without placing a burden on the security personnel of the Post. The service provider shall deliver standard services between the hours of 07:00 AM and 04:00 PM Monday through Friday. No work shall be performed on US Government and local holidays, unless approved in advance by the Contracting officer’s Representative (COR).

The contractor must consider that Embassy properties are diplomatic and highly secure facilities. Unexpected closures or work limitations at Embassy facilities will not warrant recognition of additional costs or payments to the contractor.

7. Standards of Conduct

7.1. General Conduct.

The vendor shall maintain satisfactory standards of employee competency, conduct, cleanliness, appearance, and integrity and shall be responsible for taking such disciplinary action with respect to employees as may be necessary. Each employee shall adhere to standards of conduct that reflect credit on themselves, their employer, and the United States

Government. The Government reserves the right to direct the vendor to remove an employee from the worksite for failure to comply with the standards of conduct.

7.2. Neglect of Duties

Neglect of duties is unacceptable. This includes sleeping while on duty, unreasonable delays or failures to carry out assigned tasks, conducting personal affairs during duty hours and refusing to render assistance or cooperate in upholding the integrity of the worksite security

7.3. Disorderly Conduct.

The vendor shall not condone disorderly conduct, use of abusive or offensive language, quarreling, and intimidation by words, actions, or fighting. Also included is participation in disruptive activities that interfere with normal and efficient Government operations.

7.4. Personal Identification

Government shall issue identity cards to Contractor personnel, after they are approved.

Contractor personnel shall always display identity card(s) on the uniform while providing services under this contract. These identity cards are the property of the US Government. The

Contractor is responsible for their return at the end of the contract, when an employee leaves

Contractor service, or at the request of the Government. The Government reserves the right to deny access to U.S.-owned and U.S.-operated facilities to any individual.

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8. Points of Contact

CONTRACTING OFFICER: The Contracting Officer (CO)

Jack Parker

General Services Officer/Contracting Officer

U.S. Embassy Bogota, Colombia

E-mail: bogotagsocompras@state.gov

CONTRACTING OFFICER REPRESENTATIVE (COR)

Viviana Vasquez

Project Architect

U.S. Embassy Bogota, Colombia

E-mail: VasquezVA@state.gov

Proposal shall be submitted to GSO, U.S. Embassy Bogotá at bogotagsocompras@state.gov

9. Special considerations

• A technical site visit is required for quoting purposes.

• Prices are in COL Pesos.

• Quote prices MUST be valid for a minimum period of six months.

• The line items are just for quotation purposes, but the contract must consider all the requirement for the work that will be performed.

10. Attachment

The following documents are part of this Scope of Work. Contractor must consider and comply with these documents as part of the Contract:

ANNEX 1. BASE QUANTITIES AND ACTIVITIES PRICING CHART

ANNEX 2. SAFETY REQUIREMENTS FOR CONTRACTORS AND SUBCONTRACTORS

END OF STATEMENT OF WORK

mailto:bogotagsocompras@state.gov mailto:VasquezVA@state.gov

CMR DOORS-PANELS WOOD RESTORATION

Description QTY Unit $ /Un COP

1 ROTONDA

1.1 Door. Complete restoration - exposed wood was salvaged. Leveling was done to match the new floor. Hardware and veneers were polished.

UND 8

1.2 Door frame. Complete restoration, wood is

salvaged in plain sight. UND 4

2 LIVING ROOM

2.1 Door. Complete restoration - exposed wood was salvaged. Leveling was done to match the new floor. Hardware and veneers were polished.

UND 4

2.2 Door frame. Complete restoration, wood is

salvaged in plain sight. UND 2

3 LIVING ROOM - PATIO

3.1 Door frame. Complete restoration, wood is

salvaged in plain sight. UND 1

4 AUX. DINING ROOM

4.1 Door frame. Complete restoration, wood is

salvaged in plain sight. UND 1

4.2 Door frame. Complete restoration, wood is

salvaged in plain sight.

UND 1

Sub-Total $ -

Total Direct costs $ -

VAT 19% $ -

DBA

Total Project Cost $ -

Safety Requirements for Contractors & Subcontractors

HERE

U.S. DEPARTMENT of STATE

U.S. Embassy in Colombia

Carrera 45 # 24B- 27 - (+571) 275.2000 - Bogotá D.C. – Colombia

El propósito del presente documento es asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente así como la salud y seguridad de las personas evitando cualquier tipo de daño o lesión. El contratista acepta todas las regulaciones legales vigentes en materia de seguridad y salud para el personal, así como para el público que directa o indirectamente puede verse afectado por el proyecto.

El Representante del Jefe de Contratos (COR) se asegurará que todos los requerimientos de seguridad se implementen antes y durante la ejecución del proyecto y, en caso de que se necesite, el COR estará en contacto con el Oficial de Seguridad y Salud en el Trabajo (POSHO) para garantizar que todos los estándares de seguridad están siendo implementados y para compartir cualquier información relacionada, si así se requiere.

El contratista dará cumplimiento a la norma más restrictiva entre el Manual de Requisitos de seguridad y de salud establecidos por el Cuerpo de Ingenieros del Ejército de los EE.UU

(http://www.publications.usace.army.mil/Portals/76/Publications/EngineerManuals/EM_385-1-1.pdf) o las leyes colombianas en materia de seguridad industrial, según lo establecido por el Ministerio de Trabajo de la siguiente manera:

1. Requisitos Generales:

a. El contratista deberá demostrar comprensión de sus responsabilidades relacionas con los requisitos de seguridad controlando los peligros en los procesos durante planeación inicial y en las reuniones.

b. Antes de iniciar el proyecto, el contratista deberá revisar el área de trabajo e identificar los peligros y riesgos que pueden repercutir en la ejecución del trabajo.

c. El contratista deberá proporcionar una “persona competente” para implementar el plan de seguridad y salud en el lugar de trabajo y supervisar su cumplimiento. Una persona competente es una persona que, por medio de capacitación y/o experiencia, conoce las normas aplicables, es capaz de identificar los peligros en el lugar de trabajo relacionados con la operación. Debe ser una persona designada por el contratista y debe tener la autoridad de tomar las medidas y decisiones apropiadas.

d. El contratista está obligado a presentar las planillas de pago al Sistema General de Seguridad Social del personal que tenga trabajando en el proyecto. Así mismo, el contratista está obligado a enviar mensualmente las planillas vigentes durante el tiempo que dure la labor para la cual fueron contratados.

e. El contratista realizará una charla de seguridad diaria antes de iniciar la labor.

http://www.publications.usace.army.mil/Portals/76/Publications/EngineerManuals/EM_385-1-1.pdf

Carrera 45 # 24B- 27 - (+571) 275.2000 - Bogotá D.C. – Colombia

f. Está prohibido el ingreso de personal contratista que presente signos de embriaguez o que se encuentre bajo efectos de sustancias estimulantes o alucinógenas.

g. El contratista deberá asegurarse que las personas trabajando en el proyecto estén capacitadas y conozcan los peligros potenciales asociados a la labor. El contratista debe asegurarse que estas personas reciban los equipos apropiados para evitar lesiones de acuerdo con los requerimientos del contrato.

h. La empresa contratista deberá acoger las normas de seguridad establecidas por la Embajada.

i. La empresa contratista no permitirá a su personal el uso de cadenas, anillos, relojes y/o pulseras durante la ejecución de los trabajos.

j. Está prohibido fumar en el lugar de trabajo, sólo deberán hacerlo en las áreas designadas para este fin.

k. La empresa contratista deberá reportar cualquier accidente que se presente al COR quien transmitirá la información al POSHO o al Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Embajada.

2. Barricadas y Cerramientos

a. El contratista deberá instalar barricadas provisionales y señales de advertencia con el fin de mantener un camino seguro y accesible para los peatones, incluidos aquellos con discapacidad, a fin de evitar accidentes a terceros. Las barricadas y señales alertan a las demás personas sobre los peligros generados por las actividades propias del proyecto y también deben usarse para controlar el tráfico vehicular alrededor del sitio de trabajo.

b. El contratista deberá instalar y mantener durante la ejecución del proyecto barricadas tales como cercas, conos, cintas de precaución, rampas, aceras provisionales que cumplan con los códigos de acceso y regulaciones.

c. El contratista deberá asegurar que no se almacenen materiales de construcción en las áreas destinadas para desplazamientos peatonales y/o vehiculares.

d. Mantendrá las barricadas y cerramientos en condiciones seguras, ordenadas y limpias.

3. Requisitos de Elementos de Protección Personal:

El personal contratista deberá usar los Elementos de Protección Personal (EPP) requeridos y específicos para las labores contratadas.

La empresa contratista está obligada a inspeccionar y a mantener el inventario suficiente para el reemplazo de EPP en caso de daño, deterioro o pérdida.

Los EPPs usados por el personal contratista deben cumplir con las especificaciones técnicas exigidas por la legislación colombiana y las normas internaciones que los regulen.

El personal contratista que para el desarrollo de la labor deba utilizar herramientas y objetos corto-punzantes deben ser portados en canguros multi-herramientas; bajo ninguna circunstancia pueden ser portados en bolsillos del uniforme.

En aquellas actividades en las que se requiera EPP certificado, éste debe contar con la certificación vigente.

La empresa contratista deberá enviar al COR registros firmados por los trabajadores de la entrega de EPP.

Carrera 45 # 24B- 27 - (+571) 275.2000 - Bogotá D.C. – Colombia

4. Requisitos Inspecciones de Seguridad

Todas las herramientas, equipos y/o maquinaria que van a ser utilizados en la ejecución de la tarea contratada deben ser inspeccionados por una persona competente antes de iniciar el proyecto.

El COR y/o Representantes de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Embajada podrán inspeccionar los equipos, herramientas y/o maquinaria de la empresa contratista en el momento que lo considere necesario y podrá solicitar su cambio si así lo considera.

5. Requisitos Herramientas Manuales y de Potencia

El contratista deberá asegurar que todas las herramientas y equipos utilizadas por sus trabajadores son seguras.

Todas las herramientas deberán inspeccionarse periódicamente y mantenidas en buenas condiciones de acuerdo con las especificaciones del fabricante.

El contratista deberá asegurar que las herramientas son utilizadas para los fines que fueron creadas.

6. Requisitos Respuesta ante Emergencia:

En caso de que se presente una emergencia en las instalaciones de la Embajada, durante la ejecución de la labor contratada, el personal contratista deberá acatar las órdenes dadas por el representante/escolta que se encuentre supervisando el trabajo, por los brigadista y/o el personal de seguridad. Seguir instrucciones dadas por RSO.

La empresa contratista no podrá obstruir equipos de respuesta ante emergencia tales como botiquines, extintores, gabinetes contra incendio, desfibriladores, camillas, estaciones lavaojos, o señalización de seguridad.

7. Requisitos Tareas de Alto Riesgo:

La empresa contratista deberá presentar los certificados de entrenamiento de cada persona que ejecutará la tarea.

Estos certificados deben ser enviados antes de iniciar la ejecución del proyecto.

La empresa contratista deberá elaborar un permiso de trabajo específicamente para dicha tarea y debe ser proporcionado al COR antes de la iniciación de la labor.

La empresa contratista deberá enviar el Análisis de Riesgo de la tarea en un plazo máximo de ocho días hábiles antes de la iniciación del trabajo. El POSHO o representante de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Embajada revisará el documento y hará las observaciones que considere pertinentes.

Durante la ejecución de actividades de alto riesgo siempre se debe contar con la presencia de un vigía que pueda dar aviso o primer auxilio en caso de emergencia.

8. Seguridad Eléctrica

El contratista deberá dar cumplimiento total a la normatividad local y las políticas de la Embajada relacionadas con prácticas seguras de trabajo eléctrico y trabajo des-energizado para prevenir cualquier incidente que pueda impactar la salud del personal y/o los sistemas eléctricos de la Embajada o sus propiedades residenciales.

Carrera 45 # 24B- 27 - (+571) 275.2000 - Bogotá D.C. – Colombia

Es política de la Embajada de Estados Unidos, que las partes energizadas, usualmente llamadas “vivas”, a las cuales se vean expuestos empleados o contratistas, sean desenergizadas antes de que cualquier persona trabaje en o cerca de ellas. Si desenergizarlas produce riesgos adicionales o la desenergización no es posible, debe comunicarse con su punto de contacto de la Embajada para reportar dicha situación antes de realizar el trabajo. La inconveniencia no se considera razón aceptable para trabajar en circuitos o partes energizadas.

Todo el personal que realice trabajo eléctrico deberá estar lo suficientemente entrenado y se debe ser una persona competente para poder ejecutar el trabajo.

El contratista deberá identificar cualquier posible fuente de energía eléctrica que pueda causar muerte, lesiones o daños físicos graves.

Deberá asegurarse que todo el trabajo se realice de acuerdo con la normatividad local y los estándares americanos.

El contratista debe proporcionar los equipos y herramientas apropiados para la labor contratada dando cumplimiento con los requerimientos del contrato.

Durante la ejecución de trabajo en el sistema eléctrico, el personal contratista debe retirarse joyas conductoras tales como relojes, anillos, cadenas y/o pulseras.

Se deben utilizar escaleras no conductivas (fibra de vidrio) para trabajos eléctricos o cerca de peligros eléctricos.

9. Requisitos Trabajo en Alturas:

Todo trabajo que se realice a más de 1.50 mts (5ft) se considera trabajo en alturas, por lo tanto el contratista deberá dar estricto cumplimiento a la Resolución 1409/2012:

Todo equipo de trabajo en alturas debe cumplir, como mínimo, la norma ANSI Z359.1 o estándares europeos homólogos.

Todo personal contratista que utilice equipos para trabajos en alturas deberá acatar las instrucciones y advertencias que traen dichos equipos.

El personal contratista no utilizará como punto de anclaje para trabajo en alturas escaleras, tubería o soportes de tubería.

Si un punto de anclaje no ofrece la resistencia recomendada para protección contra caídas (5000 lbs), la empresa contratista deberá suministrar equipos de protección para alturas con amortiguadores que permitan disminuir la fuerza del impacto.

Están prohibidos los andamios de tijera, sólo se deben utilizar andamios modulares debidamente certificados.

Utilice escaleras dieléctricas para trabajos con electricidad y áreas con influencia eléctrica.

Está prohibido pararse en los dos peldaños más altos de una escalera.

Todo el personal que realice trabajos en alturas deberá utilizar como mínimo las siguientes elementos de protección personal: casco con resistencia y absorción anti-impactos, según la necesidad podrán ser dieléctrico, con barbuquejo y cuatro puntos de apoyo, gafas de seguridad que protejan a los ojos de impacto, con protección para rayos UV y deslumbramientos; protección auditiva si es necesaria, guantes antideslizantes, flexibles de alta resistencia a la abrasión, botas antideslizantes con punteras reforzada, ropa de trabajo de acuerdo a las condiciones climáticas y de los factores de riesgo y un arnés integral o de cuerpo completo.

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La empresa contratista debe enviar al COR, en los próximos 8 días hábiles los certificados de capacitación y el entrenamiento de todos los trabajadores que realizarán trabajos en alturas. El certificado debe cumplir con lo establecido en la resolución 3673/ 2008. El certificado de reentrenamiento debe proporcionarse, por lo menos una vez al año como lo establece la legislación.

10. Requisitos de Seguridad para Andamios

El contratista es responsable de probar condiciones seguras al usar, montar y desmontar andamios.

Los andamios deberán ser armados y desmontados por trabajadores competentes, bajo la supervisión de supervisor experto y con experiencia.

Los andamios deberán ser armados en una superficie rígida, capaz de soportar la carga máxima prevista sin asentamiento ni desplazamiento.

Asegúrese de que el andamio esté equipado con barandas y rodapiés en todos los lados abiertos y en los extremos de plataformas de cuatro a diez pies de altura.

Proporcione una escalera de acceso o un acceso seguro equivalente.

Los andamios soportados con una relación entre la altura y el ancho de la base de más de cuatro a uno (4:1) deberán ser asegurados para que no se inclinen, por medios de sujeción, amarre o medios equivalentes.

11. Requisitos para el Manejo de Sustancia Químicas:

El contratista deberá cumplir con las especificaciones que la ley local y estándares Americanos exigen para su almacenamiento, manipulación y transporte.

La empresa contratista es responsable de verificar el manejo correcto de cada producto tales como:

almacenamiento, rotulación, EPP requerido, disposición final de los residuos generados dando cumplimiento con la normatividad, cuidado del medio ambiente.

El contratista deberá tener a la mano copia de las hojas de seguridad (SDS) de cada uno de los productos que se utilizaran en las instalaciones de la Embajada.

Reenviará copia de las Hojas de seguridad al COR para su revisión.

Usará y almacenará todos los productos químicos peligrosos que se utilizarán en las instalaciones en contenedores aprobados.

12. Requisitos para Izaje de cargas, uso de grúas o brazos articulados:

La empresa contratista deberá enviar al COR los certificados (avalado por la ONAC) de la maquinaria empleada para la prestación del servicio (Incluye montacargas y camiones grúa) y los documentos de estos vehículos (SOAT, tarjeta de propiedad y revisión técnico mecánica si aplica).

La empresa contratista deberá enviar al COR los certificados (avalado por la ONAC) de las eslingas, guayas, cadenas, grilletes u otros elementos empleados para el izaje de cargas.

La empresa contratista deberá enviar al COR las certificaciones de entrenamiento y/o avales de todo el personal que estará involucrada en la tarea.

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La empresa contratista deberá enviar al COR el programa de mantenimiento e inspecciones que se tengan de los equipos y la maquinaria.

La empresa contratista deberá enviar al COR el procedimiento del cargue y descargue.

La empresa contratista deberá realizar un plan de izaje para garantizar la capacidad de la grúa o brazo con relación a su carga.

13. Requisitos de Seguridad para Soldadura

Antes de realizar actividades de corte o la soldadura, el COR inspeccionará el área para autorizar la operación con el fin de reducir el potencial de generar una ignición no controlada de materiales.

El contratista deberá obtener un permiso de trabajo en caliente a través del POSHO o el Coordinador de seguridad y

Salud antes de iniciar la tarea de trabajo en caliente dentro de las instalaciones que están siendo ocupadas, a 40 pies de un edificio o en áreas con riesgo potencial como un tanque de almacenamiento de combustible y espacios confinados, independientemente de la ubicación.

El contratista deberá instalar cerramiento en el área de trabajo de acuerdo con la tarea a ejecutar, para proteger a peatones. Este cerramiento debe cumplir con los estándares de OSHA y las políticas de trabajo en caliente de la

Embajada.

Se deberá mantener un equipo adecuado y accesible para extinción de incendios en el área de trabajo.

El corte y la soldadura se deben realizar en áreas que son o han sido hechas a prueba de fuego. Cuando el trabajo no se pueda mover de manera práctica, el área debe estar segura retirando los combustibles o protegiendo los combustibles de las fuentes de ignición.

El contratista deberá asegurarse de que todos los operadores y ayudantes del soldador, expuestos al peligro, usen el equipo de protección personal de soldadura adecuado.

14. Requisitos Seguridad Vial:

El vehículo debe contar con los elementos básicos de atención de emergencias. NTC 4532.

Las camionetas y vehículos pesados deben contar con pito y sensor de reversa.

La empresa contratista deberá enviar al COR los documentos de los vehículos (SOAT, tarjeta de propiedad y revisión técnico mecánica si aplica).

15. Requisitos para trabajos en espacios confinados

Para cualquier trabajo que se deba realizar en un espacio confinado, debe consultar con la Oficina de Seguridad y

Salud para identificar y cumplir con todos los requisitos obligatorios establecidos por SHEM.

16. Requisitos Corte y Remoción de arboles

Siempre asuma que los cables eléctricos están energizados.

Comuníquese con la compañía de servicios para asesorarse acerca de cómo desconectar y hacer contacto a tierra o aislar los cables de las líneas eléctricas.

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Todos los trabajos de corte y remoción de árboles dentro de un mínimo de 10 pies (3 metros) de las líneas eléctricas, deben hacerse por podadores capacitados y experimentados en corte de árboles cerca de las líneas. Un segundo podador de árbol es requerido dentro de una distancia de comunicación con voz normal.

Podadores de árboles, de cortes de línea, deben de estar conscientes y mantener una distancia apropiada mínima cuando trabajen alrededor de cables de alta tensión energizados.

Use extrema cautela cuando mueva las escaleras y equipos alrededor de árboles caídos y cables de alta tensión.

Manténgase alerta en todo momento.

No recorte árboles en condiciones de clima peligroso.

Lleve a cabo una evaluación de los peligros del área de trabajo antes de comenzar a trabajar.

Elimine o disminuya la exposición a peligros en el árbol y en las áreas alrededor.

Operadores de sierra de cadena y otros equipos deberán ser capacitados y mantener el equipo apropiadamente.

Use el equipo de protección de seguridad personal tales como guantes, gafas de seguridad, casco con barbuquejo, protección para los oídos, etc., según recomendaciones en el manual de operación del fabricante.

Determine la dirección de la caída del árbol. Señale inclinaciones hacia al frente, inclinaciones hacia atrás e inclinaciones hacia los lados.

Determine la cantidad apropiada de articulaciones en el árbol para poder guiar la caída del árbol con seguridad.

Provea un camino de retirada a un lugar seguro.

Inspeccione la estabilidad y la fuerza de las ramas del árbol antes de subirse. Podadores de árboles trabajando en la parte alta deben usar un equipo de protección contra caídas.

No suba con herramientas en las manos.

Si árboles rotos están en presión, determine la dirección de la presión y haga cortes pequeños para liberarla.

Use cuidado extremo cuando tale un árbol que no ha caído completamente al suelo y está recostado contra otro árbol.

Nunca de la espalda a un árbol caído.

Esté alerta y evite que objetos revoten de un árbol cuando cae.

17. Covid-19

El contratista deberá seguir los lineamientos y protocolos establecidos por el Gobierno Colombiano, así como los emitidos por el Centro de Control y Prevención de Enfermedades (Centers for Disease Control and Prevention – CDC por sus siglas en inglés) para prevenir la propagación del Covid-19 y de esta manera garantizar la salud y la seguridad tanto del personal contratista como del personal de la Misión de la Embajada de Estados Unidos.

Notas Adicionales

El COR de la Embajada trabajará directamente con el contratista para garantizar que todos los requerimientos de seguridad se cumplan como se describen en este documento y, en caso de que se requiera, el COR le reportará al

POSHO o al Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Embajada sobre cualquier deficiencia identificada antes o durante la ejecución del proyecto.

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En caso de que el COR identifique un acto o una condición insegura que pueda afectar significativamente la salud o la seguridad del personal de la Embajada, contratistas, subcontratistas, terceros o a la propiedad del gobierno, la operación puede ser suspendida por el COR hasta que la condición sea corregida. Si aparecen diferentes condiciones durante el proyecto, el COR puede solicitarle requisitos de seguridad adicionales al contratista.

El COR puede compartir información relacionada con seguridad con el POSHO o el Coordinador de Seguridad y Salud para garantizar la seguridad del personal y la conservación de la propiedad.