Questions answers.pdf

Embassy of the United States of America

Bogotá D.C., Colombia

GSO/ Contracting Unit

Solicitation PR15922520

CMR ELECTRIC ROOM SAFETY UPGRADE

QUESTIONS AND ANSWERS

Question No. 1. Regarding the accreditation of ELECTRICITY TECHNICIANS under the "Enabling Technical Requirements" section: Is the national CONTE certification—issued based on accredited professional experience—considered valid? This inquiry arises from the fact that, for this specific certification, it is not a requirement for the technician to possess prior formal education.

Para la acreditación de los TECNICOS EN ELECTRICIDAD en el capítulo REQUISITOS TÉCNICOS HABILITANTES ¿Es valida la certificación nacional CONTE que se expide de acuerdo con la experiencia acreditada? Lo anterior debido a que, para esta certificación, no es necesario que el técnico cuente con estudios previos.

Answer No. 1. Please refer to chapter 5 “ DELIVERABLES” for specific requirements for the technical staff required.

Question No. 2 Does the building have a grounding grid? If so, could you please inform us: a) What is its resistance reading? and b) What is the source of the grounding cable leading to the electrical room?

¿La edificación cuenta con malla de puesta a tierra? De ser así, podrían por favor informarnos: a) ¿Cuál es la medida de resistencia de esta? y ¿Cuál es el origen del cable de puesta a tierra que llega al cuarto eléctrico?

Answer No. 2. The building does have grounding grid. It is connected from the main electrical station located at the main entrance of the CMR. the contractor shall verify as stated in chapter 4

“ SCOPE OF WORK”

Question No. 3. Regarding the drywall partition that must be constructed to separate the electrical panels from the boilers, do the dimensions provided correspond to the height and length?

Respecto de la pared que hay que construir en Drywall para separar los tableros eléctricos de las calderas tiene las medidas son alto y largo?.

Answer No. 3.

GSO/ Contracting Unit

Approximate dimensions: length 5.5m by 3 m height. The wall must be in superboard of 10mm.

the wall needs to be double faced with frescasa insulation and wood reinforcement to support the existing control panel that needs to be relocated as part of this contract. The quantities are approximate, the contractor must confirm and install them accordingly. The relocation of existing power outlets at the new wall is also part of this scope.

Question No. 4. The access doors for the electrical panels have specific dimensions and a particular design; a quote is required for the sheet metal, as well as for the material in which they are to be manufactured?

Las puerta de ingreso a los tableros eléctricos tienen medidas y un diseño particular, se debe cotizar chapa y en qué material se debe fabricar?

Answer No. 4. A multilock type of lock must be supplied by YALE brand or equivalent. The door shall be metallic mesh with metallic frame and enamel Pintuco Pintulux. Final color to be defined by the COR

Question No. 5. Regarding the DBA: If the company to which the request for quotation was sent fails to submit it by Tuesday—the deadline for providing the cost estimate—which figure should be used for the quotation?

Sobre DBA si la empresa que se le envía la solicitud de cotización no la entrega para el martes que hay que enviar el valor cual se puede tener en cuenta para la cotización?

Answer No. 5. DBA line item in the quotation must be filled out. Please keep in mind the information provided in the site visit, the value you include in that line is the limit to pay for the insurance policy.

La línea del DBA debe ser cotizada obligatoriamente. Tenga en mente la información que se discutió sobre este tema en la visita de campo. El valor que se incluya en esta línea será el máximo valor que pagar por el seguro DBA.

Question No. 6. Scope of Work: Pedestals and Control Panel Relocation: We note that the line item "Supply and installation of reinforced concrete pedestals 3600 psi (0.10m x 0.20m x 3.30m)" covers exclusively the civil construction of the foundations. However, as indicated during

GSO/ Contracting Unit the site visit, the relocation and mounting of the pump control panel onto these new bases is required.

Given that this technical operation entails the disconnection, modification of power feeds and control circuits, as well as the subsequent reconnection of the pumping system, we request confirmation as to whether we should:

• Quote this electromechanical operation as a separate, new line item;

Or if there are any additional instructions regarding the inclusion of these costs within our proposal.

Alcance de la actividad de pedestales y maniobra de tablero: Observamos que el ítem "Supply and installation of reinforced concrete pedestals 3600 psi (0.10m x 0.20m x 3.30m)" contempla exclusivamente la construcción civil de las fundaciones. No obstante, según lo indicado en la visita, se requiere realizar el traslado y fijación del tablero de control de bombas sobre estas nuevas bases.

Dado que esta maniobra técnica implica la desconexión, adecuación de acometidas de potencia y circuitos de mando, así como la posterior reconexión del sistema de bombeo, solicitamos nos confirmen si debemos:

• Cotizar esta maniobra electromecánica como un ítem nuevo.

O si existe alguna instrucción adicional para integrar estos costos en la oferta.

Answer No. 6. The control panel shall be installed on the new superboard partition wall and not over a concrete structure. The contractor shall quote this activity as part of the “Civil and Electrical Works” item 1.

Question No. 7. Storage and Safeguarding Logistics: To facilitate the planning of our crew's mobilization, we would like to inquire whether the Embassy will provide a designated space within the premises for the secure storage of materials and tools during the execution phase.

Should security protocols require the daily removal of all equipment, we would appreciate confirmation of this requirement so that we may adjust our transportation logistics accordingly.

Logística de Almacenamiento y Resguardo: Con el fin de planificar la movilización de nuestra cuadrilla, consultamos si la Embajada proporcionará un espacio designado dentro de las instalaciones para el resguardo de materiales y herramientas durante la ejecución.

En caso de que los protocolos de seguridad exijan el retiro diario de todo el equipo, agradeceríamos nos lo confirmen para ajustar nuestra logística de transporte.

GSO/ Contracting Unit

Answer No. 7. The USG (US Government) will provide a temporary storage area for the contractor.

The contractor must comply with all security protocols to access the space.

Question No. 8. SERVICE INTERRUPTION WINDOWS The scope of work involves the planned de-energization and reconnection of circuits, including the relocation of the Main Distribution Panel and the Automatic Transfer Switch. Given the diplomatic and residential nature of the CMR facility, could you please clarify:

a) What are the permitted time windows for electrical service interruptions during construction activities?

b) Are there any restricted periods (e.g., scheduled diplomatic events, official functions, or security operations) during which no interruptions will be allowed?

c) What is the minimum advance notice required to coordinate a planned outage with the Embassy's Facility Management team?

VENTANAS DE INTERRUPCIÓN DEL SERVICIO

El alcance del trabajo implica la desenergización y reconexión planificada de circuitos, incluyendo la reubicación del Tablero de Distribución Principal y del Conmutador de Transferencia Automática. Dada la naturaleza diplomática y residencial de las instalaciones del CMR, ¿podrían por favor aclarar lo siguiente?:

a) ¿Cuáles son las ventanas de tiempo permitidas para las interrupciones del servicio eléctrico durante las actividades de construcción?

b) ¿Existen períodos restringidos (p. ej., eventos diplomáticos programados, funciones oficiales u operaciones de seguridad) durante los cuales no se permitirán interrupciones?

c) ¿Cuál es el aviso previo mínimo requerido para coordinar un corte programado con el equipo de Gestión de Instalaciones de la Embajada?

Answer No. 8. Power outage cannot exceed a period of 20 min. During diplomatic events, no power outage will be authorized. The contract shall submit a work schedule for the entire project.

the power outage shall be coordinated at least 1 week in advance.

Question No. 9. CRITICAL CIRCUITS — CONTINUITY OF OPERATIONS The technical documentation identifies multiple circuits with varying criticality levels, including security, communications, HVAC, and backup systems. In order to develop an adequate temporary power supply plan and sequencing strategy, please advise:

a) Which circuit or circuits are deemed absolutely critical and must remain energized at all times, with no interruption permitted under any circumstance?

GSO/ Contracting Unit

b) Is the existing generator and UPS infrastructure sufficient to maintain these critical loads during the transition phases, or are there capacity limitations the contractor should account for in the backup power schedule?

CIRCUITOS CRÍTICOS — CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES

La documentación técnica identifica múltiples circuitos con diversos niveles de criticidad, incluyendo los sistemas de seguridad, comunicaciones, climatización (HVAC) y sistemas de respaldo. Con el fin de elaborar un plan de suministro eléctrico temporal y una estrategia de secuenciación adecuados, por favor, indique lo siguiente:

a) ¿Qué circuito o circuitos se consideran absolutamente críticos y deben permanecer energizados en todo momento, sin que se admita interrupción alguna bajo ninguna circunstancia?

b) ¿Resulta suficiente la infraestructura existente de generadores y sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS) para mantener estas cargas críticas durante las fases de transición, o existen limitaciones de capacidad que el contratista deba tener en cuenta en la programación del suministro eléctrico de respaldo?

Answer No. 9. There will 4 main circuits that cannot be interrupted for more than 20min, and its intervention must be specifically defined in the project schedule. USG will inform the contractor that will get the award, which circuits will be. Even though the CMR has a power generator, the contractor shall encounter for an additional generator if required.

Question No. 10. ROUTING COORDINATION WITH OTHER BUILDING SYSTEMS The proposed installation includes new overhead cable tray routes (600×80 mm and 300×80 mm ladder-type trays) and surface-mounted IMC conduits throughout the CMR facility. To assess routing feasibility and avoid conflicts:

a) Are updated as-built drawings available for the existing HVAC ductwork, plumbing lines, and structured cabling/data networks that would be crossed or run parallel to the proposed electrical routes?

b) Will the contractor have access to the relevant facility drawings and to the areas where coordination is required prior to submitting the final proposal?

c) Are there any known spatial constraints or restricted zones within the CMR that are not reflected in the drawings included in the solicitation package?

COORDINACIÓN DE ENRUTAMIENTO CON OTROS SISTEMAS DEL EDIFICIO

GSO/ Contracting Unit

La instalación propuesta incluye nuevas rutas de bandejas portacables aéreas (bandejas tipo escalera de 600×80 mm y 300×80 mm) y conductos IMC de montaje superficial en todas las instalaciones del CMR. Para evaluar la viabilidad del enrutamiento y evitar conflictos:

a) ¿Se encuentran disponibles planos actualizados de obra terminada (*as-built*) correspondientes a los conductos de climatización (HVAC), las líneas de fontanería y el cableado estructurado/redes de datos existentes que pudieran ser cruzados por las rutas eléctricas propuestas o discurrir en paralelo a estas?

b) ¿Tendrá el contratista acceso a los planos pertinentes de las instalaciones, así como a las áreas donde se requiera coordinación, antes de presentar la propuesta final?

c) ¿Existe alguna restricción espacial o zona restringida conocida dentro del CMR que no se encuentre reflejada en los planos incluidos en el paquete de licitación?

Answer No. 10.

As built drawings are not available. The area of intervention is limited to the electrical room at the basement and exterior areas where the grounding system is located. Please refer to the area of intervention specified in the SOW (Scope of work)